Giáo trình Hán ngữ Công tác hành chính, Văn thư, Tài sản, Mua sắm và Quản lý xe công ty Tác giả Nguyễn Minh Vũ

CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH, VĂN THƯ, TÀI SẢN, MUA SẮM VÀ QUẢN LÝ XE CÔNG TY

行政、文书、资产、采购与公司车辆管理

Buổi học tập trung vào toàn bộ nhóm nghiệp vụ hành chính trong doanh nghiệp, đặc biệt là khả năng sử dụng tiếng Trung trong các tình huống thực tế:

Văn bản đến.

Văn bản đi.

Lưu trữ hồ sơ.

Quản lý phiên bản.

Quản lý con dấu.

Quản lý hồ sơ pháp lý.

Quản lý máy móc và tài sản.

Kiểm kê tài sản.

Văn phòng phẩm.

Mua sắm hành chính.

Nhà cung cấp.

Cuộc họp.

Chuyển phát nhanh.

Cập nhật quy định.

Phổ biến nội quy.

Điều phối xe công ty.

Kiểm tra xe.

Ghi nhận kilomet.

Kiểm tra pin.

Sạc xe điện.

Xử lý sự cố.

Kiểm soát chi phí.

Lập báo cáo hành chính.

Mục tiêu cao nhất không chỉ là biết “làm việc hành chính”, mà là hình thành tư duy:

Đúng nhu cầu.

Đúng người.

Đúng mục đích.

Đúng thẩm quyền.

Đúng quy trình.

Đúng hồ sơ.

An toàn.

Tiết kiệm.

Có thể kiểm tra.

Có thể truy xuất.

Có thể bàn giao.

01. TỪ VỰNG THEO CHỦ ĐỀ

01.01. Công tác hành chính

行政 – xíngzhèng – administration – hành chính

行政工作 – xíngzhèng gōngzuò – administrative work – công tác hành chính

行政管理 – xíngzhèng guǎnlǐ – administrative management – quản lý hành chính

行政人员 – xíngzhèng rényuán – administrative staff – nhân viên hành chính

行政流程 – xíngzhèng liúchéng – administrative process – quy trình hành chính

行政费用 – xíngzhèng fèiyòng – administrative expense – chi phí hành chính

行政成本 – xíngzhèng chéngběn – administrative cost – chi phí hành chính

行政报表 – xíngzhèng bàobiǎo – administrative report – báo cáo hành chính

费用控制 – fèiyòng kòngzhì – expense control – kiểm soát chi phí

预算 – yùsuàn – budget – ngân sách

01.02. Văn thư và văn bản

文书 – wénshū – documentary work – văn thư

文秘工作 – wénmì gōngzuò – secretarial work – công tác văn thư, thư ký

文件 – wénjiàn – document – văn bản, tài liệu

公文 – gōngwén – official document – công văn

收文 – shōuwén – incoming document – văn bản đến

发文 – fāwén – outgoing document – văn bản đi

收文登记 – shōuwén dēngjì – incoming document registration – đăng ký văn bản đến

发文登记 – fāwén dēngjì – outgoing document registration – đăng ký văn bản đi

文件编号 – wénjiàn biānhào – document number – số văn bản

公文处理 – gōngwén chǔlǐ – document processing – xử lý công văn

01.03. Hồ sơ và lưu trữ

档案 – dàng’àn – file, archive – hồ sơ

资料 – zīliào – materials, documents – tài liệu

档案管理 – dàng’àn guǎnlǐ – records management – quản lý hồ sơ

文件管理 – wénjiàn guǎnlǐ – document management – quản lý văn bản

归档 – guīdàng – archive – lưu hồ sơ

存档 – cúndàng – file, store – lưu trữ

纸质档案 – zhǐzhì dàng’àn – paper records – hồ sơ giấy

电子档案 – diànzǐ dàng’àn – electronic records – hồ sơ điện tử

档案编号 – dàng’àn biānhào – file number – mã hồ sơ

档案目录 – dàng’àn mùlù – file index – danh mục hồ sơ

01.04. Phiên bản và hiệu lực

版本 – bǎnběn – version – phiên bản

文件版本 – wénjiàn bǎnběn – document version – phiên bản tài liệu

正式版本 – zhèngshì bǎnběn – official version – phiên bản chính thức

旧版本 – jiù bǎnběn – old version – phiên bản cũ

新版本 – xīn bǎnběn – new version – phiên bản mới

生效 – shēngxiào – take effect – có hiệu lực

失效 – shīxiào – become invalid – hết hiệu lực

生效日期 – shēngxiào rìqī – effective date – ngày có hiệu lực

撤回 – chèhuí – withdraw – thu hồi

替换 – tìhuàn – replace – thay thế

01.05. Con dấu

印章 – yìnzhāng – seal – con dấu

公章 – gōngzhāng – company seal – con dấu công ty

印章管理 – yìnzhāng guǎnlǐ – seal management – quản lý con dấu

盖章 – gàizhāng – stamp, seal – đóng dấu

用章 – yòngzhāng – use a seal – sử dụng con dấu

盖章申请 – gàizhāng shēnqǐng – seal-use request – đề nghị đóng dấu

批准 – pīzhǔn – approve – phê duyệt

授权 – shòuquán – authorize – ủy quyền

保管人 – bǎoguǎnrén – custodian – người bảo quản

用章记录 – yòngzhāng jìlù – seal-use record – sổ sử dụng con dấu

01.06. Hồ sơ pháp lý

法律文件 – fǎlǜ wénjiàn – legal document – văn bản pháp lý

法律档案 – fǎlǜ dàng’àn – legal records – hồ sơ pháp lý

营业执照 – yíngyè zhízhào – business license – giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

许可证 – xǔkězhèng – permit – giấy phép

原件 – yuánjiàn – original – bản gốc

复印件 – fùyìnjiàn – copy – bản sao

有效期 – yǒuxiàoqī – validity period – thời hạn hiệu lực

到期 – dàoqī – expire – hết hạn

续期 – xùqī – renew – gia hạn

发证机关 – fāzhèng jīguān – issuing authority – cơ quan cấp

01.07. Tài sản

资产 – zīchǎn – asset – tài sản

固定资产 – gùdìng zīchǎn – fixed asset – tài sản cố định

资产管理 – zīchǎn guǎnlǐ – asset management – quản lý tài sản

资产编号 – zīchǎn biānhào – asset number – mã tài sản

资产清单 – zīchǎn qīngdān – asset list – danh mục tài sản

使用人 – shǐyòngrén – user – người sử dụng

使用部门 – shǐyòng bùmén – using department – phòng ban sử dụng

资产状态 – zīchǎn zhuàngtài – asset condition – tình trạng tài sản

资产盘点 – zīchǎn pándiǎn – asset inventory – kiểm kê tài sản

资产交接 – zīchǎn jiāojiē – asset handover – bàn giao tài sản

01.08. Thiết bị văn phòng

办公设备 – bàngōng shèbèi – office equipment – thiết bị văn phòng

机器设备 – jīqì shèbèi – machinery and equipment – máy móc thiết bị

电脑 – diànnǎo – computer – máy tính

显示器 – xiǎnshìqì – monitor – màn hình

打印机 – dǎyìnjī – printer – máy in

复印机 – fùyìnjī – photocopier – máy photocopy

投影仪 – tóuyǐngyí – projector – máy chiếu

电话 – diànhuà – telephone – điện thoại

网络设备 – wǎngluò shèbèi – network equipment – thiết bị mạng

会议设备 – huìyì shèbèi – meeting equipment – thiết bị phòng họp

01.09. Hư hỏng, sửa chữa, bảo hành

损坏 – sǔnhuài – damage – hư hỏng

故障 – gùzhàng – malfunction – sự cố thiết bị

维修 – wéixiū – repair – sửa chữa

更换 – gēnghuàn – replace – thay thế

保修 – bǎoxiū – warranty – bảo hành

保修期 – bǎoxiūqī – warranty period – thời hạn bảo hành

维修费用 – wéixiū fèiyòng – repair cost – chi phí sửa chữa

维修记录 – wéixiū jìlù – repair record – hồ sơ sửa chữa

报修 – bàoxiū – report for repair – báo hỏng

检查 – jiǎnchá – inspect – kiểm tra

01.10. Văn phòng phẩm

办公用品 – bàngōng yòngpǐn – office supplies – văn phòng phẩm

纸 – zhǐ – paper – giấy

笔 – bǐ – pen – bút

文件夹 – wénjiànjiā – folder – bìa hồ sơ

信封 – xìnfēng – envelope – phong bì

打印纸 – dǎyìnzhǐ – printing paper – giấy in

打印机墨盒 – dǎyìnjī mòhé – printer cartridge – mực máy in

标签 – biāoqiān – label – nhãn

库存 – kùcún – inventory – tồn kho

最低库存 – zuìdī kùcún – minimum stock – tồn tối thiểu

01.11. Cấp phát văn phòng phẩm

领用 – lǐngyòng – receive for use – nhận để sử dụng

发放 – fāfàng – issue – cấp phát

申请 – shēnqǐng – request – đề nghị

数量 – shùliàng – quantity – số lượng

用途 – yòngtú – purpose – mục đích

库存数量 – kùcún shùliàng – inventory quantity – số lượng tồn

期初库存 – qīchū kùcún – opening inventory – tồn đầu

入库 – rùkù – stock in – nhập kho

出库 – chūkù – stock out – xuất kho

期末库存 – qīmò kùcún – closing inventory – tồn cuối

01.12. Mua sắm

采购 – cǎigòu – procurement – mua sắm

采购申请 – cǎigòu shēnqǐng – purchase request – đề nghị mua sắm

采购计划 – cǎigòu jìhuà – procurement plan – kế hoạch mua sắm

采购流程 – cǎigòu liúchéng – procurement process – quy trình mua sắm

询价 – xúnjià – price inquiry – hỏi giá

报价 – bàojià – quotation – báo giá

比价 – bǐjià – price comparison – so sánh giá

供应商 – gōngyìngshāng – supplier – nhà cung cấp

下单 – xiàdān – place an order – đặt hàng

收货 – shōuhuò – receive goods – nhận hàng

01.13. Nhà cung cấp

供应商名称 – gōngyìngshāng míngchēng – supplier name – tên nhà cung cấp

联系人 – liánxìrén – contact person – người liên hệ

联系电话 – liánxì diànhuà – contact number – số điện thoại liên hệ

价格 – jiàgé – price – giá

质量 – zhìliàng – quality – chất lượng

交货时间 – jiāohuò shíjiān – delivery time – thời gian giao hàng

付款条件 – fùkuǎn tiáojiàn – payment terms – điều kiện thanh toán

发票 – fāpiào – invoice – hóa đơn

信誉 – xìnyù – reputation – uy tín

供应商评价 – gōngyìngshāng píngjià – supplier evaluation – đánh giá nhà cung cấp

01.14. Cuộc họp

会议 – huìyì – meeting – cuộc họp

会议通知 – huìyì tōngzhī – meeting notice – thông báo họp

会议室 – huìyìshì – meeting room – phòng họp

参会人员 – cānhuì rényuán – meeting participants – người tham dự

会议资料 – huìyì zīliào – meeting materials – tài liệu họp

会议记录 – huìyì jìlù – meeting notes – ghi chép cuộc họp

会议纪要 – huìyì jìyào – meeting minutes – biên bản họp

负责人 – fùzérén – person in charge – người phụ trách

完成期限 – wánchéng qīxiàn – deadline – thời hạn hoàn thành

跟踪事项 – gēnzōng shìxiàng – follow-up item – công việc cần theo dõi

01.15. Chuyển phát

快递 – kuàidì – express delivery – chuyển phát nhanh

快递管理 – kuàidì guǎnlǐ – courier management – quản lý chuyển phát

寄件 – jìjiàn – send parcel – gửi bưu phẩm

收件 – shōujiàn – receive parcel – nhận bưu phẩm

寄件人 – jìjiànrén – sender – người gửi

收件人 – shōujiànrén – recipient – người nhận

地址 – dìzhǐ – address – địa chỉ

运单号 – yùndānhào – tracking number – mã vận đơn

快递费 – kuàidìfèi – courier fee – phí chuyển phát

签收 – qiānshōu – sign for receipt – ký nhận

01.16. Xe công ty

车辆 – chēliàng – vehicle – phương tiện

公司车辆 – gōngsī chēliàng – company vehicle – xe công ty

公务车 – gōngwùchē – company vehicle – xe công vụ

电动汽车 – diàndòng qìchē – electric vehicle – ô tô điện

车辆管理 – chēliàng guǎnlǐ – vehicle management – quản lý xe

车辆使用 – chēliàng shǐyòng – vehicle use – sử dụng xe

用车 – yòngchē – use a vehicle – sử dụng xe

用车申请 – yòngchē shēnqǐng – vehicle request – đăng ký sử dụng xe

用车需求 – yòngchē xūqiú – vehicle demand – nhu cầu sử dụng xe

车辆调度 – chēliàng diàodù – vehicle dispatch – điều phối xe

01.17. Lịch trình xe

行程 – xíngchéng – itinerary – lịch trình

行程登记 – xíngchéng dēngjì – trip registration – đăng ký lịch trình

出发时间 – chūfā shíjiān – departure time – giờ đi

返回时间 – fǎnhuí shíjiān – return time – giờ về

驾驶员 – jiàshǐyuán – driver – người lái

随行人员 – suíxíng rényuán – accompanying personnel – người đi cùng

客户 – kèhù – customer – khách hàng

目的地 – mùdìdì – destination – điểm đến

用车目的 – yòngchē mùdì – vehicle-use purpose – mục đích sử dụng xe

审批 – shěnpī – approval – phê duyệt

01.18. Nhận xe và kiểm tra xe

领车 – lǐngchē – collect a vehicle – nhận xe

验车 – yànchē – inspect a vehicle – kiểm tra xe

车辆证件 – chēliàng zhèngjiàn – vehicle documents – giấy tờ xe

车辆外观 – chēliàng wàiguān – vehicle exterior – ngoại thất xe

划痕 – huáhén – scratch – vết xước

轮胎 – lúntāi – tire – lốp xe

车灯 – chēdēng – vehicle light – đèn xe

后视镜 – hòushìjìng – rear-view mirror – gương xe

车钥匙 – chē yàoshi – car key – chìa khóa xe

仪表盘 – yíbiǎopán – dashboard – bảng đồng hồ xe

01.19. Pin và kilomet

电量 – diànliàng – battery level – dung lượng pin

电池 – diànchí – battery – pin

剩余电量 – shèngyú diànliàng – remaining battery level – lượng pin còn lại

充电 – chōngdiàn – charge – sạc điện

充电桩 – chōngdiànzhuāng – charging station – trạm sạc

公里数 – gōnglǐshù – mileage reading – số kilomet

里程 – lǐchéng – mileage, distance – quãng đường

起始公里数 – qǐshǐ gōnglǐshù – starting mileage – kilomet đầu

结束公里数 – jiéshù gōnglǐshù – ending mileage – kilomet cuối

总里程 – zǒng lǐchéng – total distance – tổng quãng đường

01.20. Sổ sử dụng xe

用车记录 – yòngchē jìlù – vehicle usage record – dữ liệu sử dụng xe

用车记录本 – yòngchē jìlùběn – vehicle logbook – sổ sử dụng xe

HC-02-BM01 – HC-02-BM01 – vehicle usage form code – mã biểu mẫu sổ sử dụng xe

登记 – dēngjì – register – ghi nhận

记录 – jìlù – record – ghi chép

填写 – tiánxiě – fill in – điền

核对 – héduì – verify – đối chiếu

使用历史 – shǐyòng lìshǐ – usage history – lịch sử sử dụng

异常 – yìcháng – abnormality – bất thường

追踪 – zhuīzōng – track – theo dõi

01.21. Trả xe

还车 – huánchē – return vehicle – trả xe

停车 – tíngchē – park – đỗ xe

规定位置 – guīdìng wèizhì – designated location – vị trí quy định

归还钥匙 – guīhuán yàoshi – return key – trả chìa khóa

返回时间 – fǎnhuí shíjiān – return time – thời gian về

检查电量 – jiǎnchá diànliàng – check battery – kiểm tra pin

补充充电 – bǔchōng chōngdiàn – additional charging – sạc bổ sung

车辆状态 – chēliàng zhuàngtài – vehicle condition – tình trạng xe

完成记录 – wánchéng jìlù – complete the record – hoàn tất ghi sổ

下一位使用人 – xià yí wèi shǐyòngrén – next user – người sử dụng tiếp theo

01.22. Vi phạm giao thông

交通法规 – jiāotōng fǎguī – traffic regulations – quy định giao thông

交通违法 – jiāotōng wéifǎ – traffic violation – vi phạm giao thông

违章 – wéizhāng – traffic violation – lỗi vi phạm

罚款 – fákuǎn – fine – tiền phạt

超速 – chāosù – speeding – chạy quá tốc độ

闯红灯 – chuǎng hóngdēng – run a red light – vượt đèn đỏ

走错车道 – zǒu cuò chēdào – use the wrong lane – đi sai làn

违规停车 – wéiguī tíngchē – illegal parking – đỗ xe sai quy định

个人责任 – gèrén zérèn – personal responsibility – trách nhiệm cá nhân

直接费用 – zhíjiē fèiyòng – direct expense – chi phí trực tiếp

01.23. Tai nạn và bảo hiểm

交通事故 – jiāotōng shìgù – traffic accident – tai nạn giao thông

事故 – shìgù – accident – sự cố

碰撞 – pèngzhuàng – collision – va chạm

Xem thêm diễn đàn học tiếng Trung ChineMaster EDU.

车辆损坏 – chēliàng sǔnhuài – vehicle damage – hư hỏng xe

损失 – sǔnshī – loss – thiệt hại

过错 – guòcuò – fault – lỗi

责任 – zérèn – responsibility – trách nhiệm

保险公司 – bǎoxiǎn gōngsī – insurance company – công ty bảo hiểm

保险理赔 – bǎoxiǎn lǐpéi – insurance claim – bồi thường bảo hiểm

第三方 – dìsānfāng – third party – bên thứ ba

01.24. Quy định nội bộ

内部规定 – nèibù guīdìng – internal regulation – quy định nội bộ

规章制度 – guīzhāng zhìdù – rules and regulations – nội quy, quy chế

传达 – chuándá – communicate – truyền đạt

宣贯 – xuānguàn – communicate and implement – phổ biến và quán triệt

培训 – péixùn – training – đào tạo

签收 – qiānshōu – acknowledge receipt – ký nhận

确认 – quèrèn – confirm – xác nhận

执行 – zhíxíng – implement – thực hiện

更新 – gēngxīn – update – cập nhật

合规 – héguī – compliance – tuân thủ

02. BỐI CẢNH HỘI THOẠI THỰC CHIẾN

Công ty đang thực hiện đợt rà soát hệ thống hành chính cuối tháng.

Các dữ liệu mô phỏng phục vụ bài học:

Văn bản đến trong tháng:

48 văn bản.

Trong đó:

7 văn bản cần xử lý gấp.

11 văn bản hợp đồng.

6 văn bản pháp lý.

9 văn bản tài chính.

15 văn bản thông thường.

Văn bản đi:

32 văn bản.

Có:

2 văn bản phát hiện sai trước khi phát hành.

1 văn bản đang dùng sai phiên bản.

Tài sản văn phòng:

186 tài sản.

Trong đó:

151 đang sử dụng.

18 dự phòng.

9 đang sửa chữa.

8 chờ xử lý hoặc điều chuyển.

Kiểm kê phát hiện:

3 trường hợp người sử dụng thực tế không khớp dữ liệu.

1 máy tính không tìm thấy tại vị trí ghi trên hệ thống.

1 máy in hỏng.

Văn phòng phẩm:

Giấy A4 đầu tháng:

80 ram.

Nhập:

60 ram.

Đã cấp:

92 ram.

Tồn cuối:

48 ram.

Một phòng trước đây dùng trung bình:

5 ram/tháng.

Tháng này đề nghị:

20 ram.

Mua sắm:

4 nhà cung cấp báo giá máy tính.

Giá mô phỏng lần lượt:

18.500.000 đồng.

19.200.000 đồng.

20.100.000 đồng.

21.000.000 đồng.

Không chọn chỉ theo giá thấp nhất mà phải so sánh:

Cấu hình.

Thời gian giao.

Bảo hành.

Điều kiện thanh toán.

Chứng từ.

Uy tín.

Cuộc họp:

Một cuộc họp hành chính có 9 người tham dự.

Sau họp phát sinh:

7 công việc.

3 việc hoàn thành trong 2 ngày.

2 việc hoàn thành trong 5 ngày.

2 việc cần theo dõi tiếp.

Chuyển phát:

Tháng này có:

64 lượt gửi.

62 lượt giao thành công.

1 lượt giao chậm.

1 lượt đang tra soát vì thất lạc.

Xe công ty:

Là xe điện.

Quy trình nội bộ yêu cầu đăng ký lịch sử dụng trước chuyến đi ít nhất 1 ngày.

Lịch xe phải được phê duyệt theo kênh nội bộ.

Sổ quản lý:

HC-02-BM01.

Tình huống mô phỏng chuyến đi:

Giờ đi:

09:00.

Giờ dự kiến về:

12:30.

Kilomet đầu:

18.460 km.

Kilomet cuối:

18.538 km.

Quãng đường:

78 km.

Pin lúc nhận:

72%.

Pin khi trả:

18%.

Do pin dưới 20%, người sử dụng cuối cùng phải cắm sạc lại theo quy định nội bộ của bài học.

03. HỘI THOẠI ỨNG DỤNG CHUYÊN SÂU

03.01. Kiểm tra toàn bộ công việc hành chính cuối tháng

丁垂杨：阮明武哥，这个月我们要一起检查文件、档案、资产、采购、快递和公司车辆六大类行政工作。
Dīng Chuíyáng: Ruǎn Míngwǔ gē, zhè ge yuè wǒmen yào yìqǐ jiǎnchá wénjiàn, dàng’àn, zīchǎn, cǎigòu, kuàidì hé gōngsī chēliàng liù dà lèi xíngzhèng gōngzuò.
Đinh Thùy Dương: Anh Nguyễn Minh Vũ, tháng này chúng em sẽ cùng kiểm tra sáu nhóm công việc hành chính lớn gồm văn bản, hồ sơ, tài sản, mua sắm, chuyển phát và xe công ty.
Dinh Thuy Duong: Bro Nguyen Minh Vu, this month we will review six major administrative areas together: documents, records, assets, procurement, courier services, and company vehicles.

阮明武：好，不要只看事情有没有做完，还要检查流程、责任人、记录、成本和异常情况。
Ruǎn Míngwǔ: Hǎo, bú yào zhǐ kàn shìqing yǒu méiyǒu zuò wán, hái yào jiǎnchá liúchéng, zérènrén, jìlù, chéngběn hé yìcháng qíngkuàng.
Nguyễn Minh Vũ: Được, không chỉ xem công việc đã làm xong chưa mà còn phải kiểm tra quy trình, người chịu trách nhiệm, hồ sơ ghi nhận, chi phí và các trường hợp bất thường.
Nguyen Minh Vu: Good. Do not just check whether tasks were completed. Also review the process, responsible persons, records, costs, and exceptions.

03.02. Báo cáo văn bản đến

黎云英：这个月一共收到四十八份文件，其中七份需要马上处理，十一份是合同文件，六份是法律文件。
Lí Yún Yīng: Zhè ge yuè yígòng shōudào sìshíbā fèn wénjiàn, qízhōng qī fèn xūyào mǎshàng chǔlǐ, shíyī fèn shì hétóng wénjiàn, liù fèn shì fǎlǜ wénjiàn.
Lê Vân Anh: Tháng này nhận tổng cộng 48 văn bản, trong đó có 7 văn bản cần xử lý ngay, 11 văn bản hợp đồng và 6 văn bản pháp lý.
Le Van Anh: We received forty-eight documents this month, including seven requiring immediate action, eleven contract documents, and six legal documents.

阮明武：剩下的文件也要分类，不能全部放在同一个文件夹里。
Ruǎn Míngwǔ: Shèngxià de wénjiàn yě yào fēnlèi, bù néng quánbù fàng zài tóng yí ge wénjiànjiā lǐ.
Nguyễn Minh Vũ: Các văn bản còn lại cũng phải phân loại, không được để toàn bộ chung một thư mục.
Nguyen Minh Vu: The remaining documents must also be classified rather than being placed in a single folder.

03.03. Tiếp nhận văn bản đến

水仙：今天早上有一份快递文件送到公司，信封上写的是财务部，但是里面的收件人名字是销售经理。
Shuǐ Xiān: Jīntiān zǎoshang yǒu yí fèn kuàidì wénjiàn sòng dào gōngsī, xìnfēng shàng xiě de shì Cáiwù Bù, dànshì lǐmiàn de shōujiànrén míngzi shì Xiāoshòu Jīnglǐ.
Thủy Tiên: Sáng nay có một hồ sơ chuyển phát đến công ty, trên phong bì ghi Phòng Tài chính nhưng bên trong tên người nhận lại là Trưởng phòng Kinh doanh.
Thuy Tien: A courier document arrived this morning. The envelope says Finance Department, but the recipient named inside is the Sales Manager.

阮明武：先不要随便转给任何人，先核对寄件单位、收件人、文件内容和联系方式，再确定谁处理。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān bú yào suíbiàn zhuǎn gěi rènhé rén, xiān héduì jìjiàn dānwèi, shōujiànrén, wénjiàn nèiróng hé liánxì fāngshì, zài quèdìng shéi chǔlǐ.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên không được tùy tiện chuyển cho bất kỳ ai. Hãy đối chiếu đơn vị gửi, người nhận, nội dung và thông tin liên hệ rồi mới xác định ai xử lý.
Nguyen Minh Vu: Do not forward it casually. First verify the sender, recipient, document content, and contact details, then determine who should handle it.

03.04. Sổ văn bản đến

芳玲：我已经把今天收到的五份文件登记了，包括收文日期、文件编号、发文单位、内容、处理人、期限和存档位置。
Fāng Líng: Wǒ yǐjīng bǎ jīntiān shōudào de wǔ fèn wénjiàn dēngjì le, bāokuò shōuwén rìqī, wénjiàn biānhào, fāwén dānwèi, nèiróng, chǔlǐrén, qīxiàn hé cúndàng wèizhì.
Phương Linh: Em đã đăng ký 5 văn bản nhận hôm nay, gồm ngày nhận, số văn bản, đơn vị gửi, nội dung, người xử lý, thời hạn và vị trí lưu.
Phuong Linh: I registered the five documents received today, including receipt date, document number, issuing organization, content, responsible person, deadline, and filing location.

阮明武：很好，有回复期限的文件要单独标出来，避免过期以后才发现。
Ruǎn Míngwǔ: Hěn hǎo, yǒu huífù qīxiàn de wénjiàn yào dāndú biāo chūlái, bìmiǎn guòqī yǐhòu cái fāxiàn.
Nguyễn Minh Vũ: Tốt, những văn bản có thời hạn phản hồi phải được đánh dấu riêng để tránh đến khi quá hạn mới phát hiện.
Nguyen Minh Vu: Good. Documents with response deadlines should be specially flagged so they are not discovered only after becoming overdue.

03.05. Văn bản đi

丁垂杨：这个月一共发出了三十二份文件，发文以前发现了两份有错误，所以没有直接发出去。
Dīng Chuíyáng: Zhè ge yuè yígòng fāchū le sānshí’èr fèn wénjiàn, fāwén yǐqián fāxiàn le liǎng fèn yǒu cuòwù, suǒyǐ méiyǒu zhíjiē fā chūqù.
Đinh Thùy Dương: Tháng này phát hành tổng cộng 32 văn bản. Trước khi phát hành phát hiện 2 văn bản có lỗi nên không gửi ngay.
Dinh Thuy Duong: We issued thirty-two documents this month. Two were found to contain errors before issuance, so they were not sent out immediately.

阮明武：这就是发文前检查的意义，标题、编号、日期、收件人、签字人和附件都要确认。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè jiù shì fāwén qián jiǎnchá de yìyì, biāotí, biānhào, rìqī, shōujiànrén, qiānzìrén hé fùjiàn dōu yào quèrèn.
Nguyễn Minh Vũ: Đó chính là ý nghĩa của việc kiểm tra trước khi phát hành. Tiêu đề, số văn bản, ngày, người nhận, người ký và phụ lục đều phải xác nhận.
Nguyen Minh Vu: That is precisely why pre-issuance checks matter. The title, document number, date, recipient, signatory, and attachments must all be verified.

03.06. Quản lý phiên bản

黎云英：我发现一个部门还在用旧版申请表，新版已经生效两个星期了。
Lí Yún Yīng: Wǒ fāxiàn yí ge bùmén hái zài yòng jiùbǎn shēnqǐng biǎo, xīnbǎn yǐjīng shēngxiào liǎng ge xīngqī le.
Lê Vân Anh: Em phát hiện một phòng vẫn đang dùng biểu mẫu cũ, trong khi phiên bản mới đã có hiệu lực được hai tuần.
Le Van Anh: I found that one department is still using the old request form even though the new version took effect two weeks ago.

阮明武：检查旧文件有没有撤回，共享文件夹里是不是同时放着两个版本，还要确认新版有没有通知到所有相关人员。
Ruǎn Míngwǔ: Jiǎnchá jiù wénjiàn yǒu méiyǒu chèhuí, gòngxiǎng wénjiànjiā lǐ shì bú shì tóngshí fàng zhe liǎng ge bǎnběn, hái yào quèrèn xīnbǎn yǒu méiyǒu tōngzhī dào suǒyǒu xiāngguān rényuán.
Nguyễn Minh Vũ: Hãy kiểm tra bản cũ đã thu hồi chưa, thư mục dùng chung có đang để đồng thời hai phiên bản không và phiên bản mới đã được thông báo cho toàn bộ người liên quan chưa.
Nguyen Minh Vu: Check whether the old version was withdrawn, whether both versions are still in the shared folder, and whether everyone concerned was informed about the new version.

03.07. Quản lý hồ sơ giấy

水仙：法律档案柜里一共有二十六个文件夹，我准备重新检查标签、编号、年份和保管位置。
Shuǐ Xiān: Fǎlǜ dàng’àn guì lǐ yígòng yǒu èrshíliù ge wénjiànjiā, wǒ zhǔnbèi chóngxīn jiǎnchá biāoqiān, biānhào, niánfèn hé bǎoguǎn wèizhì.
Thủy Tiên: Trong tủ hồ sơ pháp lý có tổng cộng 26 file hồ sơ, em dự định kiểm tra lại nhãn, mã, năm và vị trí lưu.
Thuy Tien: There are twenty-six folders in the legal records cabinet. I plan to recheck the labels, codes, years, and storage locations.

阮明武：重要原件还要确认谁能拿、谁拿过、什么时候拿、什么时候还。
Ruǎn Míngwǔ: Zhòngyào yuánjiàn hái yào quèrèn shéi néng ná, shéi ná guo, shénme shíhou ná, shénme shíhou huán.
Nguyễn Minh Vũ: Đối với bản gốc quan trọng còn phải xác định ai được phép lấy, ai đã lấy, lấy khi nào và trả khi nào.
Nguyen Minh Vu: For important originals, we also need to know who may take them, who has taken them, when they were taken, and when they were returned.

03.08. Quản lý con dấu

芳玲：下午有人要求给三份文件盖公章，但是其中一份还没有负责人签字。
Fāng Líng: Xiàwǔ yǒu rén yāoqiú gěi sān fèn wénjiàn gài gōngzhāng, dànshì qízhōng yí fèn hái méiyǒu fùzérén qiānzì.
Phương Linh: Chiều nay có người đề nghị đóng dấu công ty cho 3 văn bản, nhưng trong đó có 1 văn bản vẫn chưa có chữ ký của người phụ trách.
Phuong Linh: This afternoon, someone requested the company seal on three documents, but one of them still lacks the responsible person’s signature.

阮明武：没有完成必要审批和签字的文件不能随便盖章，先检查文件、签字人、权限和份数。
Ruǎn Míngwǔ: Méiyǒu wánchéng bìyào shěnpī hé qiānzì de wénjiàn bù néng suíbiàn gàizhāng, xiān jiǎnchá wénjiàn, qiānzìrén, quánxiàn hé fènshù.
Nguyễn Minh Vũ: Văn bản chưa hoàn tất phê duyệt và ký theo quy trình thì không được tùy tiện đóng dấu. Trước tiên phải kiểm tra văn bản, người ký, thẩm quyền và số bản.
Nguyen Minh Vu: A document without the required approval and signature must not be stamped casually. First check the document, signatory, authority, and number of copies.

03.09. Báo cáo danh mục tài sản

丁垂杨：系统里现在有一百八十六项办公资产，其中一百五十一项正在使用，十八项备用，九项维修中，八项等待处理。
Dīng Chuíyáng: Xìtǒng lǐ xiànzài yǒu yìbǎi bāshíliù xiàng bàngōng zīchǎn, qízhōng yìbǎi wǔshíyī xiàng zhèngzài shǐyòng, shíbā xiàng bèiyòng, jiǔ xiàng wéixiū zhōng, bā xiàng děngdài chǔlǐ.
Đinh Thùy Dương: Hiện hệ thống có 186 tài sản văn phòng, trong đó 151 tài sản đang sử dụng, 18 dự phòng, 9 đang sửa và 8 đang chờ xử lý.
Dinh Thuy Duong: The system currently lists 186 office assets: 151 in use, 18 in reserve, 9 under repair, and 8 awaiting further action.

阮明武：除了数量，还要检查每项资产有没有编号、使用人、部门、位置和状态。
Ruǎn Míngwǔ: Chúle shùliàng, hái yào jiǎnchá měi xiàng zīchǎn yǒu méiyǒu biānhào, shǐyòngrén, bùmén, wèizhì hé zhuàngtài.
Nguyễn Minh Vũ: Ngoài số lượng còn phải kiểm tra từng tài sản có mã, người sử dụng, phòng ban, vị trí và tình trạng hay không.
Nguyen Minh Vu: Besides quantities, check whether each asset has an asset code, user, department, location, and status.

03.10. Phát hiện chênh lệch khi kiểm kê

黎云英：这次盘点发现三项资产的实际使用人跟系统不一致，还有一台电脑没有在登记的位置找到。
Lí Yún Yīng: Zhè cì pándiǎn fāxiàn sān xiàng zīchǎn de shíjì shǐyòngrén gēn xìtǒng bù yízhì, hái yǒu yì tái diànnǎo méiyǒu zài dēngjì de wèizhì zhǎodào.
Lê Vân Anh: Đợt kiểm kê này phát hiện 3 tài sản có người sử dụng thực tế không khớp hệ thống và còn 1 máy tính không tìm thấy tại vị trí đã đăng ký.
Le Van Anh: This inventory check found three assets whose actual users do not match the system records, and one computer was not found at its registered location.

阮明武：不要直接从系统里删除，先查交接记录、调拨记录和最后一个使用人，再形成异常报告。
Ruǎn Míngwǔ: Bú yào zhíjiē cóng xìtǒng lǐ shānchú, xiān chá jiāojiē jìlù, diàobō jìlù hé zuìhòu yí ge shǐyòngrén, zài xíngchéng yìcháng bàogào.
Nguyễn Minh Vũ: Không được xóa trực tiếp khỏi hệ thống. Hãy kiểm tra hồ sơ bàn giao, hồ sơ điều chuyển và người sử dụng cuối cùng rồi mới lập báo cáo bất thường.
Nguyen Minh Vu: Do not delete the asset directly from the system. First check handover records, transfer records, and the last user, then prepare an exception report.

03.11. Máy in bị hỏng

水仙：三楼的打印机又坏了，这是两个月内第三次出现同样的问题。
Shuǐ Xiān: Sān lóu de dǎyìnjī yòu huài le, zhè shì liǎng ge yuè nèi dì-sān cì chūxiàn tóngyàng de wèntí.
Thủy Tiên: Máy in tầng ba lại hỏng, đây là lần thứ ba trong hai tháng xuất hiện cùng một vấn đề.
Thuy Tien: The printer on the third floor has broken again. This is the third occurrence of the same problem within two months.

阮明武：先检查保修和维修历史，再比较维修成本和更换成本，不要一坏就买新的。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān jiǎnchá bǎoxiū hé wéixiū lìshǐ, zài bǐjiào wéixiū chéngběn hé gēnghuàn chéngběn, bú yào yí huài jiù mǎi xīn de.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên kiểm tra bảo hành và lịch sử sửa chữa, sau đó so sánh chi phí sửa với chi phí thay mới, không được cứ hỏng là mua mới.
Nguyen Minh Vu: First check the warranty and repair history, then compare repair and replacement costs. Do not automatically buy a new unit whenever something breaks.

03.12. Kiểm soát giấy A4

芳玲：这个月A4纸期初库存八十包，后来又买了六十包，现在已经发放九十二包，所以还剩四十八包。
Fāng Líng: Zhè ge yuè A4 zhǐ qīchū kùcún bāshí bāo, hòulái yòu mǎi le liùshí bāo, xiànzài yǐjīng fāfàng jiǔshí’èr bāo, suǒyǐ hái shèng sìshíbā bāo.
Phương Linh: Tháng này giấy A4 tồn đầu 80 ram, sau đó mua thêm 60 ram, đã cấp phát 92 ram nên hiện còn 48 ram.
Phuong Linh: This month, opening stock of A4 paper was eighty reams. We bought another sixty and issued ninety-two, leaving forty-eight reams.

阮明武：把这个数量跟最低库存比较，如果快到最低水平就提前安排采购，不要等完全用完。
Ruǎn Míngwǔ: Bǎ zhè ge shùliàng gēn zuìdī kùcún bǐjiào, rúguǒ kuài dào zuìdī shuǐpíng jiù tíqián ānpái cǎigòu, bú yào děng wánquán yòng wán.
Nguyễn Minh Vũ: So sánh số lượng này với mức tồn tối thiểu. Nếu gần chạm mức tối thiểu thì phải chuẩn bị mua sắm trước, không đợi dùng hết hoàn toàn.
Nguyen Minh Vu: Compare this quantity with the minimum stock level. If it approaches the minimum, arrange procurement in advance rather than waiting until stock is exhausted.

03.13. Yêu cầu cấp giấy bất thường

丁垂杨：有一个部门平时每个月只用五包A4纸，这个月突然申请二十包。
Dīng Chuíyáng: Yǒu yí ge bùmén píngshí měi ge yuè zhǐ yòng wǔ bāo A4 zhǐ, zhè ge yuè tūrán shēnqǐng èrshí bāo.
Đinh Thùy Dương: Có một phòng bình thường mỗi tháng chỉ dùng 5 ram giấy A4, tháng này đột nhiên đề nghị 20 ram.
Dinh Thuy Duong: One department normally uses only five reams of A4 paper per month but suddenly requested twenty this month.

阮明武：不要马上全部发，要先问清楚是人员增加、项目需要、集中打印，还是使用异常。
Ruǎn Míngwǔ: Bú yào mǎshàng quánbù fā, yào xiān wèn qīngchu shì rényuán zēngjiā, xiàngmù xūyào, jízhōng dǎyìn, háishi shǐyòng yìcháng.
Nguyễn Minh Vũ: Không cấp toàn bộ ngay. Phải hỏi rõ là do tăng nhân sự, nhu cầu dự án, in tập trung hay sử dụng bất thường.
Nguyen Minh Vu: Do not issue the full amount immediately. First determine whether the increase is due to additional staff, project needs, bulk printing, or abnormal use.

03.14. Đề nghị mua máy tính mới

黎云英：销售部申请买两台新电脑，但是行政仓库里还有两台备用电脑。
Lí Yún Yīng: Xiāoshòu Bù shēnqǐng mǎi liǎng tái xīn diànnǎo, dànshì xíngzhèng cāngkù lǐ hái yǒu liǎng tái bèiyòng diànnǎo.
Lê Vân Anh: Phòng Kinh doanh đề nghị mua 2 máy tính mới nhưng kho hành chính hiện còn 2 máy tính dự phòng.
Le Van Anh: The Sales Department requested two new computers, but the administrative storage room still has two spare computers.

阮明武：先检查备用电脑的配置和状态，如果能满足工作需求，就优先调拨，不要重复采购。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān jiǎnchá bèiyòng diànnǎo de pèizhì hé zhuàngtài, rúguǒ néng mǎnzú gōngzuò xūqiú, jiù yōuxiān diàobō, bú yào chóngfù cǎigòu.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên kiểm tra cấu hình và tình trạng máy dự phòng. Nếu đáp ứng công việc thì ưu tiên điều chuyển, không mua trùng.
Nguyen Minh Vu: First check the specifications and condition of the spare computers. If they meet work needs, transfer them first instead of making a duplicate purchase.

03.15. So sánh bốn báo giá

水仙：四家供应商的模拟报价分别是一千八百五十万、一千九百二十万、两千零一十万和两千一百万越南盾。
Shuǐ Xiān: Sì jiā gōngyìngshāng de mónǐ bàojià fēnbié shì yìqiān bābǎi wǔshí wàn, yìqiān jiǔbǎi èrshí wàn, liǎngqiān líng yīshí wàn hé liǎngqiān yìbǎi wàn Yuènán dùn.
Thủy Tiên: Báo giá mô phỏng của 4 nhà cung cấp lần lượt là 18,5 triệu, 19,2 triệu, 20,1 triệu và 21 triệu đồng Việt Nam.
Thuy Tien: The four suppliers’ sample quotations are VND 18.5 million, 19.2 million, 20.1 million, and 21 million respectively.

阮明武：不要只选最便宜的，要同时比较配置、质量、交货时间、保修、付款条件和发票。
Ruǎn Míngwǔ: Bú yào zhǐ xuǎn zuì piányi de, yào tóngshí bǐjiào pèizhì, zhìliàng, jiāohuò shíjiān, bǎoxiū, fùkuǎn tiáojiàn hé fāpiào.
Nguyễn Minh Vũ: Không được chỉ chọn nhà cung cấp rẻ nhất. Phải đồng thời so sánh cấu hình, chất lượng, thời gian giao, bảo hành, điều kiện thanh toán và hóa đơn.
Nguyen Minh Vu: Do not choose solely based on the lowest price. Compare specifications, quality, delivery time, warranty, payment terms, and invoicing as well.

03.16. Đặt hàng sau phê duyệt

芳玲：采购申请已经批准了，我准备确认型号、数量、单价、税、交货时间、送货地址和付款条件。
Fāng Líng: Cǎigòu shēnqǐng yǐjīng pīzhǔn le, wǒ zhǔnbèi quèrèn xínghào, shùliàng, dānjià, shuì, jiāohuò shíjiān, sònghuò dìzhǐ hé fùkuǎn tiáojiàn.
Phương Linh: Đề nghị mua sắm đã được phê duyệt, em chuẩn bị xác nhận model, số lượng, đơn giá, thuế, thời gian giao, địa chỉ giao hàng và điều kiện thanh toán.
Phuong Linh: The purchase request has been approved. I am going to confirm the model, quantity, unit price, tax, delivery time, delivery address, and payment terms.

阮明武：下单以前再核对一次，尤其不能把型号和数量写错。
Ruǎn Míngwǔ: Xiàdān yǐqián zài héduì yí cì, yóuqí bù néng bǎ xínghào hé shùliàng xiě cuò.
Nguyễn Minh Vũ: Trước khi đặt hàng hãy đối chiếu lại một lần nữa, đặc biệt không được ghi sai model và số lượng.
Nguyen Minh Vu: Verify everything again before placing the order, especially the model and quantity.

03.17. Nhận hàng

丁垂杨：供应商今天送来了两台电脑，我已经检查型号、数量、外观和配件。
Dīng Chuíyáng: Gōngyìngshāng jīntiān sòng lái le liǎng tái diànnǎo, wǒ yǐjīng jiǎnchá xínghào, shùliàng, wàiguān hé pèijiàn.
Đinh Thùy Dương: Hôm nay nhà cung cấp giao 2 máy tính, em đã kiểm tra model, số lượng, ngoại quan và phụ kiện.
Dinh Thuy Duong: The supplier delivered two computers today. I have checked the model, quantity, appearance, and accessories.

阮明武：还要检查发票和其他单据，确认以后再做资产编号和交接。
Ruǎn Míngwǔ: Hái yào jiǎnchá fāpiào hé qítā dānjù, quèrèn yǐhòu zài zuò zīchǎn biānhào hé jiāojiē.
Nguyễn Minh Vũ: Còn phải kiểm tra hóa đơn và chứng từ khác, xác nhận xong mới tạo mã tài sản và bàn giao.
Nguyen Minh Vu: Also check the invoice and other documents. After verification, assign asset numbers and proceed with handover.

03.18. Chuẩn bị cuộc họp

黎云英：下午两点有行政会议，一共有九个人参加，会议室、投影仪、资料和饮用水都准备好了。
Lí Yún Yīng: Xiàwǔ liǎng diǎn yǒu xíngzhèng huìyì, yígòng yǒu jiǔ ge rén cānjiā, huìyìshì, tóuyǐngyí, zīliào hé yǐnyòngshuǐ dōu zhǔnbèi hǎo le.
Lê Vân Anh: Hai giờ chiều có cuộc họp hành chính với tổng cộng 9 người tham dự, phòng họp, máy chiếu, tài liệu và nước uống đều đã chuẩn bị xong.
Le Van Anh: There is an administrative meeting at 2:00 p.m. with nine participants. The meeting room, projector, documents, and drinking water are all ready.

阮明武：除了准备现场，还要把会议主题、参加人员和需要讨论的问题提前发出去。
Ruǎn Míngwǔ: Chúle zhǔnbèi xiànchǎng, hái yào bǎ huìyì zhǔtí, cānjiā rényuán hé xūyào tǎolùn de wèntí tíqián fā chūqù.
Nguyễn Minh Vũ: Ngoài chuẩn bị hiện trường, còn phải gửi trước chủ đề họp, người tham dự và các vấn đề cần thảo luận.
Nguyen Minh Vu: Besides preparing the room, send out the meeting topic, participant list, and discussion points in advance.

03.19. Ghi biên bản họp

水仙：今天的会议一共形成七项工作，其中三项要求两天内完成，两项五天内完成，还有两项继续跟踪。
Shuǐ Xiān: Jīntiān de huìyì yígòng xíngchéng qī xiàng gōngzuò, qízhōng sān xiàng yāoqiú liǎng tiān nèi wánchéng, liǎng xiàng wǔ tiān nèi wánchéng, hái yǒu liǎng xiàng jìxù gēnzōng.
Thủy Tiên: Cuộc họp hôm nay hình thành tổng cộng 7 công việc, trong đó 3 việc phải hoàn thành trong 2 ngày, 2 việc trong 5 ngày và 2 việc tiếp tục theo dõi.
Thuy Tien: Today’s meeting generated seven action items. Three must be completed within two days, two within five days, and two require continued follow-up.

阮明武：会议纪要不要把所有人说的话都写下来，重点记录结论、工作、负责人和完成期限。
Ruǎn Míngwǔ: Huìyì jìyào bú yào bǎ suǒyǒu rén shuō de huà dōu xiě xiàlái, zhòngdiǎn jìlù jiélùn, gōngzuò, fùzérén hé wánchéng qīxiàn.
Nguyễn Minh Vũ: Biên bản họp không cần ghi lại toàn bộ lời mọi người nói, trọng tâm là kết luận, công việc, người phụ trách và thời hạn.
Nguyen Minh Vu: Meeting minutes do not need to record every word spoken. Focus on conclusions, action items, responsible persons, and deadlines.

03.20. Báo cáo chuyển phát

芳玲：这个月我们一共寄了六十四件快递，六十二件已经成功送达，一件延迟，还有一件正在查询。
Fāng Líng: Zhè ge yuè wǒmen yígòng jì le liùshísì jiàn kuàidì, liùshí’èr jiàn yǐjīng chénggōng sòngdá, yí jiàn yánchí, hái yǒu yí jiàn zhèngzài cháxún.
Phương Linh: Tháng này chúng ta gửi tổng cộng 64 bưu phẩm, 62 đã giao thành công, 1 giao chậm và 1 đang tra soát.
Phuong Linh: We sent sixty-four courier items this month. Sixty-two were delivered successfully, one was delayed, and one is under investigation.

阮明武：重要文件一定要保留运单号，并且跟踪到确认签收为止。
Ruǎn Míngwǔ: Zhòngyào wénjiàn yídìng yào bǎoliú yùndānhào, bìngqiě gēnzōng dào quèrèn qiānshōu wéi zhǐ.
Nguyễn Minh Vũ: Văn bản quan trọng nhất định phải lưu mã vận đơn và theo dõi đến khi xác nhận đã ký nhận.
Nguyen Minh Vu: Important documents must retain their tracking numbers and be monitored until confirmed delivery.

03.21. Chuyển phát bị thất lạc

丁垂杨：那件正在查询的文件已经两天没有更新物流状态了。
Dīng Chuíyáng: Nà jiàn zhèngzài cháxún de wénjiàn yǐjīng liǎng tiān méiyǒu gēngxīn wùliú zhuàngtài le.
Đinh Thùy Dương: Hồ sơ đang tra soát đã hai ngày không cập nhật trạng thái vận chuyển.
Dinh Thuy Duong: The document under investigation has had no logistics status update for two days.

阮明武：马上查运单号、联系快递公司、通知相关部门，还要判断文件的重要程度和是否需要重新寄送。
Ruǎn Míngwǔ: Mǎshàng chá yùndānhào, liánxì kuàidì gōngsī, tōngzhī xiāngguān bùmén, hái yào pànduàn wénjiàn de zhòngyào chéngdù hé shìfǒu xūyào chóngxīn jìsòng.
Nguyễn Minh Vũ: Kiểm tra ngay mã vận đơn, liên hệ công ty chuyển phát, thông báo phòng liên quan và đánh giá mức độ quan trọng cũng như có cần gửi lại hay không.
Nguyen Minh Vu: Check the tracking number immediately, contact the courier company, notify the relevant department, and assess the document’s importance and whether it needs to be resent.

03.22. Đăng ký sử dụng xe

黎云英：阮明武哥，销售部想明天上午九点用车去见客户，现在已经在内部群里提交申请了。
Lí Yún Yīng: Ruǎn Míngwǔ gē, Xiāoshòu Bù xiǎng míngtiān shàngwǔ jiǔ diǎn yòngchē qù jiàn kèhù, xiànzài yǐjīng zài nèibù qún lǐ tíjiāo shēnqǐng le.
Lê Vân Anh: Anh Nguyễn Minh Vũ, Phòng Kinh doanh muốn dùng xe lúc 9 giờ sáng mai để đi gặp khách hàng và đã gửi đăng ký trong nhóm nội bộ.
Le Van Anh: Bro Nguyen Minh Vu, the Sales Department wants to use the vehicle at 9:00 tomorrow morning to meet a client and has already submitted the request in the internal group.

阮明武：检查是不是至少提前一天申请，还要确认客户、驾驶员、随行人员、出发时间和返回时间。
Ruǎn Míngwǔ: Jiǎnchá shì bú shì zhìshǎo tíqián yì tiān shēnqǐng, hái yào quèrèn kèhù, jiàshǐyuán, suíxíng rényuán, chūfā shíjiān hé fǎnhuí shíjiān.
Nguyễn Minh Vũ: Kiểm tra xem có đăng ký trước ít nhất 1 ngày hay không, đồng thời xác nhận khách hàng, người lái, người đi cùng, giờ đi và giờ về.
Nguyen Minh Vu: Check whether the request was submitted at least one day in advance and confirm the client, driver, accompanying personnel, departure time, and return time.

03.23. Hai phòng cùng đăng ký xe

水仙：明天上午九点销售部和行政部都申请同一辆车，而且时间完全一样。
Shuǐ Xiān: Míngtiān shàngwǔ jiǔ diǎn Xiāoshòu Bù hé Xíngzhèng Bù dōu shēnqǐng tóng yí liàng chē, érqiě shíjiān wánquán yíyàng.
Thủy Tiên: 9 giờ sáng mai cả Phòng Kinh doanh và Phòng Hành chính đều đăng ký cùng một xe và thời gian hoàn toàn trùng nhau.
Thuy Tien: At 9:00 tomorrow morning, both the Sales Department and the Administration Department requested the same vehicle for exactly the same time.

阮明武：先看谁先申请，再看工作目的和优先级，最后由有权限的人决定，不能行政自己随便分配。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān kàn shéi xiān shēnqǐng, zài kàn gōngzuò mùdì hé yōuxiānjí, zuìhòu yóu yǒu quánxiàn de rén juédìng, bù néng Xíngzhèng zìjǐ suíbiàn fēnpèi.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên xem ai đăng ký trước, sau đó xem mục đích và mức độ ưu tiên, cuối cùng để người có thẩm quyền quyết định, bộ phận Hành chính không được tự ý phân xe.
Nguyen Minh Vu: First check who registered earlier, then review the purpose and priority, and finally let the authorized person decide. Administration should not allocate the vehicle arbitrarily.

03.24. Phê duyệt lịch xe

芳玲：销售经理已经在内部群里回复“同意”，所以明天九点的用车申请已经确认。
Fāng Líng: Xiāoshòu Jīnglǐ yǐjīng zài nèibù qún lǐ huífù “tóngyì”, suǒyǐ míngtiān jiǔ diǎn de yòngchē shēnqǐng yǐjīng quèrèn.
Phương Linh: Trưởng phòng Kinh doanh đã trả lời “đồng ý” trong nhóm nội bộ nên đăng ký xe lúc 9 giờ ngày mai đã được xác nhận.
Phuong Linh: The Sales Manager replied “approved” in the internal group, so tomorrow’s 9:00 vehicle request is confirmed.

阮明武：把这个审批记录保留下来，不能只靠口头说“我记得已经同意了”。
Ruǎn Míngwǔ: Bǎ zhè ge shěnpī jìlù bǎoliú xiàlái, bù néng zhǐ kào kǒutóu shuō “wǒ jìde yǐjīng tóngyì le”.
Nguyễn Minh Vũ: Hãy lưu lại bằng chứng phê duyệt này, không thể chỉ dựa vào lời nói “tôi nhớ là đã đồng ý rồi”.
Nguyen Minh Vu: Keep this approval record. We cannot rely only on someone saying, “I remember it was approved.”

03.25. Nhận xe

丁垂杨：驾驶员已经到行政部领车，我准备先检查驾驶证、车辆证件、外观、电量和公里数。
Dīng Chuíyáng: Jiàshǐyuán yǐjīng dào Xíngzhèng Bù lǐngchē, wǒ zhǔnbèi xiān jiǎnchá jiàshǐzhèng, chēliàng zhèngjiàn, wàiguān, diànliàng hé gōnglǐshù.
Đinh Thùy Dương: Người lái đã đến Phòng Hành chính nhận xe, em sẽ kiểm tra trước giấy phép lái xe, giấy tờ xe, ngoại thất, pin và kilomet.
Dinh Thuy Duong: The driver has arrived at Administration to collect the vehicle. I will first check the driving license, vehicle documents, exterior, battery level, and mileage.

阮明武：检查完以后，把数据写进HC-02-BM01，再把钥匙交给被批准的驾驶员。
Ruǎn Míngwǔ: Jiǎnchá wán yǐhòu, bǎ shùjù xiě jìn HC-02-BM01, zài bǎ yàoshi jiāo gěi bèi pīzhǔn de jiàshǐyuán.
Nguyễn Minh Vũ: Sau khi kiểm tra xong, ghi dữ liệu vào HC-02-BM01 rồi mới giao chìa khóa cho người lái đã được phê duyệt.
Nguyen Minh Vu: After the inspection, enter the data in HC-02-BM01 and then hand the key to the approved driver.

03.26. Phát hiện vết xước trước chuyến đi

黎云英：我检查外观的时候发现右后门有一条大约十五厘米的划痕。
Lí Yún Yīng: Wǒ jiǎnchá wàiguān de shíhou fāxiàn yòu hòumén yǒu yì tiáo dàyuē shíwǔ límǐ de huáhén.
Lê Vân Anh: Khi kiểm tra ngoại thất em phát hiện cửa sau bên phải có một vết xước dài khoảng 15 cm.
Le Van Anh: During the exterior inspection, I found an approximately fifteen-centimeter scratch on the right rear door.

阮明武：先拍照并记录这是出发以前已经存在的情况，避免回来以后无法判断责任。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān pāizhào bìng jìlù zhè shì chūfā yǐqián yǐjīng cúnzài de qíngkuàng, bìmiǎn huílái yǐhòu wúfǎ pànduàn zérèn.
Nguyễn Minh Vũ: Hãy chụp ảnh và ghi nhận đây là tình trạng đã có trước khi xuất phát để tránh lúc trả xe không thể xác định trách nhiệm.
Nguyen Minh Vu: Take a photo and record that the scratch existed before departure so responsibility can be determined later.

03.27. Kiểm tra pin trước chuyến đi

水仙：现在电量是百分之七十二，预计行程大约八十公里，按照目前情况应该够用。
Shuǐ Xiān: Xiànzài diànliàng shì bǎifēnzhī qīshí’èr, yùjì xíngchéng dàyuē bāshí gōnglǐ, ànzhào mùqián qíngkuàng yīnggāi gòu yòng.
Thủy Tiên: Hiện pin là 72%, hành trình dự kiến khoảng 80 km, theo tình trạng hiện tại thì có thể đủ dùng.
Thuy Tien: The battery is currently at seventy-two percent, and the expected trip is about eighty kilometers, so it should be sufficient under current conditions.

阮明武：如果判断不够，就要在出发以前或者途中安排充电，不能明知道不够还直接出发。
Ruǎn Míngwǔ: Rúguǒ pànduàn bú gòu, jiù yào zài chūfā yǐqián huòzhě túzhōng ānpái chōngdiàn, bù néng míngzhīdào bú gòu hái zhíjiē chūfā.
Nguyễn Minh Vũ: Nếu đánh giá là không đủ thì phải bố trí sạc trước khi đi hoặc trong hành trình, không được biết rõ không đủ mà vẫn xuất phát.
Nguyen Minh Vu: If the battery is judged insufficient, arrange charging before departure or during the trip. Do not leave knowing that the charge will not be enough.

03.28. Ghi kilomet đầu

芳玲：车辆出发前的公里数是十八万四千六百公里，我已经写进用车记录本了。
Fāng Líng: Chēliàng chūfā qián de gōnglǐshù shì shíbā wàn sìqiān liùbǎi gōnglǐ, wǒ yǐjīng xiě jìn yòngchē jìlùběn le.
Phương Linh: Số kilomet trước khi xe xuất phát là 184.600 km, em đã ghi vào sổ sử dụng xe.
Phuong Linh: The vehicle’s starting mileage is 184,600 kilometers, and I have entered it in the vehicle logbook.

阮明武：记录的时候要保证数字准确，因为回来以后要用结束公里数减去起始公里数。
Ruǎn Míngwǔ: Jìlù de shíhou yào bǎozhèng shùzì zhǔnquè, yīnwèi huílái yǐhòu yào yòng jiéshù gōnglǐshù jiǎnqù qǐshǐ gōnglǐshù.
Nguyễn Minh Vũ: Khi ghi phải đảm bảo số liệu chính xác vì sau khi về sẽ dùng kilomet cuối trừ kilomet đầu để tính quãng đường.
Nguyen Minh Vu: Make sure the number is accurate because the trip distance will be calculated by subtracting the starting mileage from the ending mileage.

03.29. Trả xe

丁垂杨：车已经在十二点二十八分回来了，结束公里数是十八万四千六百七十八公里。
Dīng Chuíyáng: Chē yǐjīng zài shí’èr diǎn èrshíbā fēn huílái le, jiéshù gōnglǐshù shì shíbā wàn sìqiān liùbǎi qīshíbā gōnglǐ.
Đinh Thùy Dương: Xe đã về lúc 12 giờ 28 phút, kilomet cuối là 184.678 km.
Dinh Thuy Duong: The vehicle returned at 12:28 p.m., and the ending mileage is 184,678 kilometers.

阮明武：那这次行程一共七十八公里，把返回时间、结束公里数和车辆状态全部补进记录。
Ruǎn Míngwǔ: Nà zhè cì xíngchéng yígòng qīshíbā gōnglǐ, bǎ fǎnhuí shíjiān, jiéshù gōnglǐshù hé chēliàng zhuàngtài quánbù bǔ jìn jìlù.
Nguyễn Minh Vũ: Vậy chuyến đi này tổng cộng 78 km. Hãy bổ sung đầy đủ giờ về, kilomet cuối và tình trạng xe vào sổ.
Nguyen Minh Vu: Then this trip covered seventy-eight kilometers. Add the return time, ending mileage, and vehicle condition to the log.

03.30. Pin còn 18%

黎云英：车辆返回以后只剩百分之十八的电量。
Lí Yún Yīng: Chēliàng fǎnhuí yǐhòu zhǐ shèng bǎifēnzhī shíbā de diànliàng.
Lê Vân Anh: Sau khi xe trở về chỉ còn 18% pin.
Le Van Anh: After the vehicle returned, only eighteen percent battery remained.

阮明武：低于百分之二十，最后一个使用人要按照规定把车接上充电桩，再完成还车。
Ruǎn Míngwǔ: Dīyú bǎifēnzhī èrshí, zuìhòu yí ge shǐyòngrén yào ànzhào guīdìng bǎ chē jiē shàng chōngdiànzhuāng, zài wánchéng huánchē.
Nguyễn Minh Vũ: Dưới 20% thì người sử dụng cuối cùng phải cắm xe vào trạm sạc theo quy định rồi mới hoàn tất việc trả xe.
Nguyen Minh Vu: When the battery is below twenty percent, the last user must connect the vehicle to the charger according to the rule before completing the return process.

03.31. Không đăng ký xe trước

水仙：有一名员工今天早上八点才说十点要用车去见客户，他昨天没有提前申请。
Shuǐ Xiān: Yǒu yì míng yuángōng jīntiān zǎoshang bā diǎn cái shuō shí diǎn yào yòngchē qù jiàn kèhù, tā zuótiān méiyǒu tíqián shēnqǐng.
Thủy Tiên: Có một nhân viên đến 8 giờ sáng nay mới nói 10 giờ cần xe đi gặp khách, hôm qua không đăng ký trước.
Thuy Tien: One employee only said at 8:00 this morning that he needed the vehicle at 10:00 to meet a client. He did not submit the request the previous day.

阮明武：先确认是不是紧急情况，再看车辆有没有空，并报告有权限的人决定，行政不能自己破例放车。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān quèrèn shì bú shì jǐnjí qíngkuàng, zài kàn chēliàng yǒu méiyǒu kòng, bìng bàogào yǒu quánxiàn de rén juédìng, Xíngzhèng bù néng zìjǐ pòlì fàngchē.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên xác nhận có phải tình huống khẩn cấp không, sau đó xem xe có trống không và báo người có thẩm quyền quyết định; Hành chính không được tự ý phá lệ giao xe.
Nguyen Minh Vu: First confirm whether it is an emergency, then check vehicle availability and report it to the authorized decision-maker. Administration must not grant an exception on its own.

03.32. Vi phạm giao thông

芳玲：昨天一名驾驶员因为闯红灯收到罚款通知，记录显示当时是他本人驾驶。
Fāng Líng: Zuótiān yì míng jiàshǐyuán yīnwèi chuǎng hóngdēng shōudào fákuǎn tōngzhī, jìlù xiǎnshì dāngshí shì tā běnrén jiàshǐ.
Phương Linh: Hôm qua một người lái nhận thông báo phạt vì vượt đèn đỏ, hồ sơ cho thấy lúc đó chính người này trực tiếp lái xe.
Phuong Linh: Yesterday, a driver received a fine notice for running a red light, and the records show that he was the person driving at the time.

阮明武：按照现有车辆管理规定，如果属于驾驶员个人交通违法，他要承担百分之百的罚款和直接费用。
Ruǎn Míngwǔ: Ànzhào xiànyǒu chēliàng guǎnlǐ guīdìng, rúguǒ shǔyú jiàshǐyuán gèrén jiāotōng wéifǎ, tā yào chéngdān bǎifēnzhī yìbǎi de fákuǎn hé zhíjiē fèiyòng.
Nguyễn Minh Vũ: Theo quy định quản lý xe hiện có, nếu thuộc vi phạm giao thông do lỗi cá nhân của người lái thì người đó phải chịu 100% tiền phạt và chi phí trực tiếp phát sinh.
Nguyen Minh Vu: Under the current vehicle management rule, if the violation is the driver’s personal traffic offense, the driver bears one hundred percent of the fine and directly related costs.

03.33. Xe va chạm khi đi gặp khách

丁垂杨：刚才公司车在去客户公司的路上发生了轻微碰撞，驾驶员已经停车了。
Dīng Chuíyáng: Gāngcái gōngsī chē zài qù kèhù gōngsī de lùshang fāshēng le qīngwēi pèngzhuàng, jiàshǐyuán yǐjīng tíngchē le.
Đinh Thùy Dương: Vừa rồi xe công ty bị va chạm nhẹ trên đường đến công ty khách hàng, người lái đã dừng xe.
Dinh Thuy Duong: The company vehicle was involved in a minor collision on the way to the client’s office, and the driver has stopped the vehicle.

阮明武：先保证人员安全，马上报告公司，必要时联系相关部门和保险公司，不要擅自修车或者承诺赔偿。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān bǎozhèng rényuán ānquán, mǎshàng bàogào gōngsī, bìyào shí liánxì xiāngguān bùmén hé bǎoxiǎn gōngsī, bú yào shànzì xiūchē huòzhě chéngnuò péicháng.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên bảo đảm an toàn con người, báo ngay cho công ty, khi cần thì liên hệ cơ quan liên quan và công ty bảo hiểm, không được tự ý sửa xe hoặc cam kết bồi thường.
Nguyen Minh Vu: First ensure everyone’s safety, report the incident to the company immediately, contact the relevant authorities and insurance company when necessary, and do not repair the vehicle or promise compensation without authorization.

03.34. Không tự giao xe cho người khác

黎云英：如果申请用车的人临时不想开，可以直接把钥匙交给同事吗？
Lí Yún Yīng: Rúguǒ shēnqǐng yòngchē de rén línshí bù xiǎng kāi, kěyǐ zhíjiē bǎ yàoshi jiāo gěi tóngshì ma?
Lê Vân Anh: Nếu người đăng ký dùng xe đột xuất không muốn lái nữa thì có thể trực tiếp đưa chìa khóa cho đồng nghiệp khác không anh?
Le Van Anh: If the approved vehicle user suddenly does not want to drive, can the key simply be handed to another colleague?

阮明武：不可以，实际驾驶员必须是被安排并符合条件的人，不能擅自把车交给没有被批准的人。
Ruǎn Míngwǔ: Bù kěyǐ, shíjì jiàshǐyuán bìxū shì bèi ānpái bìng fúhé tiáojiàn de rén, bù néng shànzì bǎ chē jiāo gěi méiyǒu bèi pīzhǔn de rén.
Nguyễn Minh Vũ: Không được. Người lái thực tế phải là người được phân công và đáp ứng điều kiện, không được tự ý giao xe cho người chưa được phê duyệt.
Nguyen Minh Vu: No. The actual driver must be the assigned and qualified person. The vehicle must not be handed to an unapproved driver.

03.35. Phân tích chi phí hành chính

水仙：这个月办公用品费用比上个月增加了百分之五十。
Shuǐ Xiān: Zhè ge yuè bàngōng yòngpǐn fèiyòng bǐ shàng ge yuè zēngjiā le bǎifēnzhī wǔshí.
Thủy Tiên: Chi phí văn phòng phẩm tháng này tăng 50% so với tháng trước.
Thuy Tien: Office supply expenses increased by fifty percent this month compared with last month.

阮明武：不要只写“费用增加”，要分析是人数增加、价格上涨、提前备货、异常使用还是一次性采购。
Ruǎn Míngwǔ: Bú yào zhǐ xiě “fèiyòng zēngjiā”, yào fēnxī shì rénshù zēngjiā, jiàgé shàngzhǎng, tíqián bèihuò, yìcháng shǐyòng háishi yí cìxìng cǎigòu.
Nguyễn Minh Vũ: Không được chỉ ghi “chi phí tăng”, mà phải phân tích do tăng nhân sự, tăng giá, mua dự trữ, sử dụng bất thường hay mua một lần.
Nguyen Minh Vu: Do not simply write “expenses increased.” Analyze whether the increase came from headcount growth, price increases, advance stocking, abnormal use, or a one-time purchase.

04. MẪU CÂU THEO CHỦ ĐỀ

04.01. Quản lý văn bản đến

今天一共收到多少份文件？
Jīntiān yígòng shōudào duōshao fèn wénjiàn?
Hôm nay nhận tổng cộng bao nhiêu văn bản?
How many documents were received today?

这个月一共收到四十八份文件。
Zhè ge yuè yígòng shōudào sìshíbā fèn wénjiàn.
Tháng này nhận tổng cộng 48 văn bản.
A total of forty-eight documents were received this month.

其中七份需要马上处理。
Qízhōng qī fèn xūyào mǎshàng chǔlǐ.
Trong đó có 7 văn bản cần xử lý ngay.
Seven of them require immediate handling.

收到以后要先登记再转交。
Shōudào yǐhòu yào xiān dēngjì zài zhuǎnjiāo.
Sau khi nhận phải đăng ký trước rồi mới chuyển giao.
After receipt, the document should be registered before being forwarded.

04.02. Kiểm tra văn bản đến

请检查发文单位。
Qǐng jiǎnchá fāwén dānwèi.
Hãy kiểm tra đơn vị gửi.
Please check the issuing organization.

请确认收件人。
Qǐng quèrèn shōujiànrén.
Hãy xác nhận người nhận.
Please confirm the recipient.

附件齐全吗？
Fùjiàn qíquán ma?
Tài liệu đính kèm có đầy đủ không?
Are the attachments complete?

如果发现缺少资料，要马上报告。
Rúguǒ fāxiàn quēshǎo zīliào, yào mǎshàng bàogào.
Nếu phát hiện thiếu hồ sơ phải báo ngay.
If any document is missing, report it immediately.

04.03. Theo dõi tiến độ văn bản

这份文件由谁处理？
Zhè fèn wénjiàn yóu shéi chǔlǐ?
Văn bản này do ai xử lý?
Who is responsible for this document?

处理期限是什么时候？
Chǔlǐ qīxiàn shì shénme shíhou?
Hạn xử lý là khi nào?
What is the handling deadline?

现在处理到哪一步了？
Xiànzài chǔlǐ dào nǎ yí bù le?
Hiện đã xử lý đến bước nào?
What stage has the process reached?

不能让有期限的文件被忘记。
Bù néng ràng yǒu qīxiàn de wénjiàn bèi wàngjì.
Không được để văn bản có thời hạn bị bỏ quên.
Documents with deadlines must not be forgotten.

04.04. Văn bản đi

这份文件已经检查了吗？
Zhè fèn wénjiàn yǐjīng jiǎnchá le ma?
Văn bản này đã được kiểm tra chưa?
Has this document been checked?

文件编号正确吗？
Wénjiàn biānhào zhèngquè ma?
Số văn bản có đúng không?
Is the document number correct?

签字人有权限吗？
Qiānzìrén yǒu quánxiàn ma?
Người ký có thẩm quyền không?
Is the signatory authorized?

确认以后才能正式发出。
Quèrèn yǐhòu cái néng zhèngshì fāchū.
Chỉ sau khi xác nhận mới được chính thức phát hành.
The document can only be issued after verification.

04.05. Quản lý phiên bản

现在使用的是哪个版本？
Xiànzài shǐyòng de shì nǎ ge bǎnběn?
Hiện đang sử dụng phiên bản nào?
Which version is currently in use?

新版已经生效了。
Xīnbǎn yǐjīng shēngxiào le.
Phiên bản mới đã có hiệu lực.
The new version has taken effect.

旧版应该撤回。
Jiùbǎn yīnggāi chèhuí.
Phiên bản cũ nên được thu hồi.
The old version should be withdrawn.

共享文件夹里不能同时放多个不清楚状态的版本。
Gòngxiǎng wénjiànjiā lǐ bù néng tóngshí fàng duō ge bù qīngchu zhuàngtài de bǎnběn.
Không được để đồng thời nhiều phiên bản không rõ trạng thái trong thư mục dùng chung.
The shared folder should not contain multiple versions whose status is unclear.

04.06. Quản lý hồ sơ

这份原件放在哪里？
Zhè fèn yuánjiàn fàng zài nǎli?
Bản gốc này được lưu ở đâu?
Where is this original stored?

谁负责保管？
Shéi fùzé bǎoguǎn?
Ai phụ trách bảo quản?
Who is responsible for custody?

谁借过这份档案？
Shéi jiè guo zhè fèn dàng’àn?
Ai đã từng mượn hồ sơ này?
Who has borrowed this file?

重要档案要有借用记录。
Zhòngyào dàng’àn yào yǒu jièyòng jìlù.
Hồ sơ quan trọng phải có hồ sơ mượn.
Important records should have a borrowing log.

04.07. Quản lý con dấu

这份文件可以盖章吗？
Zhè fèn wénjiàn kěyǐ gàizhāng ma?
Văn bản này có thể đóng dấu không?
Can this document be stamped?

这份文件还没有签字。
Zhè fèn wénjiàn hái méiyǒu qiānzì.
Văn bản này vẫn chưa có chữ ký.
This document has not yet been signed.

盖章以前要检查审批。
Gàizhāng yǐqián yào jiǎnchá shěnpī.
Trước khi đóng dấu phải kiểm tra phê duyệt.
Approval must be checked before stamping.

公章不能让无关人员随便使用。
Gōngzhāng bù néng ràng wúguān rényuán suíbiàn shǐyòng.
Không được để người không liên quan tùy tiện sử dụng con dấu.
The company seal must not be used casually by unauthorized persons.

04.08. Danh mục tài sản

公司一共有多少项办公资产？
Gōngsī yígòng yǒu duōshao xiàng bàngōng zīchǎn?
Công ty có tổng cộng bao nhiêu tài sản văn phòng?
How many office assets does the company have?

系统里一共有一百八十六项资产。
Xìtǒng lǐ yígòng yǒu yìbǎi bāshíliù xiàng zīchǎn.
Trong hệ thống có tổng cộng 186 tài sản.
There are 186 assets in the system.

每项资产都应该有编号。
Měi xiàng zīchǎn dōu yīnggāi yǒu biānhào.
Mỗi tài sản đều nên có mã.
Every asset should have an asset number.

还要记录使用人和位置。
Hái yào jìlù shǐyòngrén hé wèizhì.
Còn phải ghi người sử dụng và vị trí.
The user and location should also be recorded.

04.09. Kiểm kê tài sản

我们正在做资产盘点。
Wǒmen zhèngzài zuò zīchǎn pándiǎn.
Chúng tôi đang kiểm kê tài sản.
We are conducting an asset inventory.

系统记录跟实际情况不一致。
Xìtǒng jìlù gēn shíjì qíngkuàng bù yízhì.
Dữ liệu hệ thống không khớp tình hình thực tế.
The system records do not match the actual situation.

先检查交接记录。
Xiān jiǎnchá jiāojiē jìlù.
Trước tiên kiểm tra hồ sơ bàn giao.
First check the handover records.

不能因为找不到就直接删除。
Bù néng yīnwèi zhǎo bú dào jiù zhíjiē shānchú.
Không thể vì chưa tìm thấy mà xóa trực tiếp.
An asset must not be deleted simply because it cannot be found.

04.10. Thiết bị hỏng

打印机又坏了。
Dǎyìnjī yòu huài le.
Máy in lại hỏng.
The printer has broken again.

这是两个月内第三次故障。
Zhè shì liǎng ge yuè nèi dì-sān cì gùzhàng.
Đây là lần hỏng thứ ba trong hai tháng.
This is the third failure within two months.

先检查保修期。
Xiān jiǎnchá bǎoxiūqī.
Trước tiên kiểm tra thời hạn bảo hành.
First check the warranty period.

再比较维修和更换的成本。
Zài bǐjiào wéixiū hé gēnghuàn de chéngběn.
Sau đó so sánh chi phí sửa chữa và thay mới.
Then compare repair and replacement costs.

04.11. Văn phòng phẩm

A4纸还剩多少？
A4 zhǐ hái shèng duōshao?
Giấy A4 còn bao nhiêu?
How much A4 paper is left?

现在还剩四十八包。
Xiànzài hái shèng sìshíbā bāo.
Hiện còn 48 ram.
There are forty-eight reams left.

最低库存是多少？
Zuìdī kùcún shì duōshao?
Mức tồn tối thiểu là bao nhiêu?
What is the minimum stock level?

不要等到完全用完才买。
Bú yào děng dào wánquán yòng wán cái mǎi.
Không nên đợi dùng hết hoàn toàn mới mua.
Do not wait until the stock is completely exhausted before buying more.

04.12. Cấp phát bất thường

这个部门平时每月只用五包纸。
Zhè ge bùmén píngshí měi yuè zhǐ yòng wǔ bāo zhǐ.
Phòng này bình thường mỗi tháng chỉ dùng 5 ram giấy.
This department normally uses only five reams per month.

这个月为什么申请二十包？
Zhè ge yuè wèishénme shēnqǐng èrshí bāo?
Tại sao tháng này lại đề nghị 20 ram?
Why did they request twenty reams this month?

先确认原因再发放。
Xiān quèrèn yuányīn zài fāfàng.
Hãy xác nhận nguyên nhân trước rồi mới cấp.
Confirm the reason before issuing the supplies.

异常使用要记录。
Yìcháng shǐyòng yào jìlù.
Việc sử dụng bất thường phải được ghi nhận.
Abnormal use should be documented.

04.13. Trước khi mua sắm

真的需要买吗？
Zhēn de xūyào mǎi ma?
Có thực sự cần mua không?
Is the purchase really necessary?

仓库里还有备用设备吗？
Cāngkù lǐ hái yǒu bèiyòng shèbèi ma?
Trong kho còn thiết bị dự phòng không?
Are there any spare devices in storage?

旧设备可以维修吗？
Jiù shèbèi kěyǐ wéixiū ma?
Thiết bị cũ có thể sửa không?
Can the old equipment be repaired?

预算里有这笔费用吗？
Yùsuàn lǐ yǒu zhè bǐ fèiyòng ma?
Ngân sách có khoản chi này không?
Is this expense included in the budget?

04.14. Thông số mua hàng

不要只写“买电脑”。
Bú yào zhǐ xiě “mǎi diànnǎo”.
Không nên chỉ ghi “mua máy tính”.
Do not simply write “buy a computer.”

要写清楚用途和配置。
Yào xiě qīngchu yòngtú hé pèizhì.
Phải ghi rõ mục đích và cấu hình.
The purpose and specifications should be clearly stated.

数量和价格范围也要确认。
Shùliàng hé jiàgé fànwéi yě yào quèrèn.
Số lượng và khoảng giá cũng phải xác nhận.
The quantity and price range should also be confirmed.

专业设备最好由使用部门确认参数。
Zhuānyè shèbèi zuìhǎo yóu shǐyòng bùmén quèrèn cānshù.
Thiết bị chuyên dụng nên để phòng sử dụng xác nhận thông số.
Specialized equipment specifications should preferably be confirmed by the using department.

04.15. So sánh báo giá

我们一共收到四份报价。
Wǒmen yígòng shōudào sì fèn bàojià.
Chúng ta nhận tổng cộng 4 báo giá.
We received four quotations in total.

最低报价是一千八百五十万越南盾。
Zuìdī bàojià shì yìqiān bābǎi wǔshí wàn Yuènán dùn.
Báo giá thấp nhất là 18,5 triệu đồng Việt Nam.
The lowest quotation is VND 18.5 million.

不能只看价格。
Bù néng zhǐ kàn jiàgé.
Không thể chỉ xem giá.
We cannot look only at price.

还要比较质量、保修和交货时间。
Hái yào bǐjiào zhìliàng, bǎoxiū hé jiāohuò shíjiān.
Còn phải so sánh chất lượng, bảo hành và thời gian giao.
Quality, warranty, and delivery time must also be compared.

04.16. Nhà cung cấp

这个供应商的交货时间是多久？
Zhè ge gōngyìngshāng de jiāohuò shíjiān shì duō jiǔ?
Thời gian giao hàng của nhà cung cấp này là bao lâu?
How long is this supplier’s delivery time?

保修条件怎么样？
Bǎoxiū tiáojiàn zěnmeyàng?
Điều kiện bảo hành thế nào?
What are the warranty terms?

可以提供完整发票吗？
Kěyǐ tígōng wánzhěng fāpiào ma?
Có thể cung cấp hóa đơn đầy đủ không?
Can the supplier provide a complete invoice?

我们要综合评价供应商。
Wǒmen yào zōnghé píngjià gōngyìngshāng.
Chúng ta phải đánh giá tổng thể nhà cung cấp.
We should evaluate the supplier comprehensively.

04.17. Nhận hàng

货已经到了吗？
Huò yǐjīng dào le ma?
Hàng đã đến chưa?
Have the goods arrived?

数量对不对？
Shùliàng duì bú duì?
Số lượng có đúng không?
Is the quantity correct?

型号跟订单一样吗？
Xínghào gēn dìngdān yíyàng ma?
Model có giống đơn đặt hàng không?
Does the model match the order?

检查完成以后再签收。
Jiǎnchá wánchéng yǐhòu zài qiānshōu.
Kiểm tra xong rồi mới ký nhận.
Sign for receipt only after the inspection is complete.

04.18. Thanh toán mua sắm

付款资料齐全吗？
Fùkuǎn zīliào qíquán ma?
Hồ sơ thanh toán đã đầy đủ chưa?
Are the payment documents complete?

采购申请已经批准了吗？
Cǎigòu shēnqǐng yǐjīng pīzhǔn le ma?
Đề nghị mua sắm đã được phê duyệt chưa?
Has the purchase request been approved?

发票跟收货记录一致吗？
Fāpiào gēn shōuhuò jìlù yízhì ma?
Hóa đơn có khớp hồ sơ nhận hàng không?
Does the invoice match the goods receipt record?

付款以前要避免重复支付。
Fùkuǎn yǐqián yào bìmiǎn chóngfù zhīfù.
Trước khi thanh toán phải tránh thanh toán trùng.
Duplicate payment should be prevented before payment is made.

04.19. Chuẩn bị họp

会议几点开始？
Huìyì jǐ diǎn kāishǐ?
Cuộc họp bắt đầu lúc mấy giờ?
What time does the meeting start?

一共有九个人参加。
Yígòng yǒu jiǔ ge rén cānjiā.
Có tổng cộng 9 người tham dự.
Nine people will attend in total.

会议室已经准备好了。
Huìyìshì yǐjīng zhǔnbèi hǎo le.
Phòng họp đã chuẩn bị xong.
The meeting room is ready.

资料要提前发给参会人员。
Zīliào yào tíqián fā gěi cānhuì rényuán.
Tài liệu phải gửi trước cho người tham dự.
The materials should be sent to participants in advance.

04.20. Biên bản họp

今天一共确定了七项工作。
Jīntiān yígòng quèdìng le qī xiàng gōngzuò.
Hôm nay xác định tổng cộng 7 công việc.
Seven action items were confirmed today.

每项工作都要有负责人。
Měi xiàng gōngzuò dōu yào yǒu fùzérén.
Mỗi công việc đều phải có người phụ trách.
Each action item should have a responsible person.

还要写清楚完成期限。
Hái yào xiě qīngchu wánchéng qīxiàn.
Còn phải ghi rõ thời hạn hoàn thành.
The deadline should also be clearly stated.

会议结束以后要发会议纪要。
Huìyì jiéshù yǐhòu yào fā huìyì jìyào.
Sau cuộc họp phải phát hành biên bản họp.
Meeting minutes should be issued after the meeting.

04.21. Chuyển phát

这个月一共寄了六十四件快递。
Zhè ge yuè yígòng jì le liùshísì jiàn kuàidì.
Tháng này gửi tổng cộng 64 bưu phẩm.
Sixty-four courier items were sent this month.

六十二件已经成功送达。
Liùshí’èr jiàn yǐjīng chénggōng sòngdá.
62 bưu phẩm đã giao thành công.
Sixty-two items were delivered successfully.

一件延迟了。
Yí jiàn yánchí le.
Một bưu phẩm bị chậm.
One item was delayed.

还有一件正在查询。
Hái yǒu yí jiàn zhèngzài cháxún.
Còn một bưu phẩm đang được tra soát.
One item is still under investigation.

04.22. Mã vận đơn

运单号是多少？
Yùndānhào shì duōshao?
Mã vận đơn là gì?
What is the tracking number?

请把运单号记录下来。
Qǐng bǎ yùndānhào jìlù xiàlái.
Hãy ghi lại mã vận đơn.
Please record the tracking number.

重要文件要跟踪到签收。
Zhòngyào wénjiàn yào gēnzōng dào qiānshōu.
Văn bản quan trọng phải theo dõi đến khi ký nhận.
Important documents should be tracked until receipt.

如果物流异常，要马上联系快递公司。
Rúguǒ wùliú yìcháng, yào mǎshàng liánxì kuàidì gōngsī.
Nếu vận chuyển bất thường phải liên hệ công ty chuyển phát ngay.
Contact the courier company immediately if there is a delivery issue.

04.23. Đăng ký xe

明天需要用车吗？
Míngtiān xūyào yòngchē ma?
Ngày mai có cần dùng xe không?
Do you need the vehicle tomorrow?

用车申请要提前至少一天提交。
Yòngchē shēnqǐng yào tíqián zhìshǎo yì tiān tíjiāo.
Đăng ký dùng xe phải gửi trước ít nhất 1 ngày.
The vehicle request must be submitted at least one day in advance.

请写清楚客户和行程。
Qǐng xiě qīngchu kèhù hé xíngchéng.
Hãy ghi rõ khách hàng và lịch trình.
Please clearly state the client and itinerary.

还要写驾驶员和随行人员。
Hái yào xiě jiàshǐyuán hé suíxíng rényuán.
Còn phải ghi người lái và người đi cùng.
The driver and accompanying personnel should also be listed.

04.24. Phê duyệt xe

这次用车批准了吗？
Zhè cì yòngchē pīzhǔn le ma?
Lần sử dụng xe này đã được phê duyệt chưa?
Has this vehicle request been approved?

销售经理已经同意了。
Xiāoshòu Jīnglǐ yǐjīng tóngyì le.
Trưởng phòng Kinh doanh đã đồng ý.
The Sales Manager has approved it.

审批记录要保留。
Shěnpī jìlù yào bǎoliú.
Hồ sơ phê duyệt phải được lưu.
The approval record should be retained.

没有批准不能直接领车。
Méiyǒu pīzhǔn bù néng zhíjiē lǐngchē.
Chưa được phê duyệt thì không được trực tiếp nhận xe.
The vehicle must not be collected without approval.

04.25. Hai lịch xe trùng nhau

两个部门都申请九点用车。
Liǎng ge bùmén dōu shēnqǐng jiǔ diǎn yòngchē.
Hai phòng đều đăng ký xe lúc 9 giờ.
Two departments requested the vehicle at 9:00.

先检查谁先申请。
Xiān jiǎnchá shéi xiān shēnqǐng.
Trước tiên kiểm tra ai đăng ký trước.
First check who submitted the request earlier.

再比较工作优先级。
Zài bǐjiào gōngzuò yōuxiānjí.
Sau đó so sánh mức độ ưu tiên công việc.
Then compare work priorities.

最后由有权限的人决定。
Zuìhòu yóu yǒu quánxiàn de rén juédìng.
Cuối cùng do người có thẩm quyền quyết định.
Finally, the authorized person makes the decision.

04.26. Người lái

谁负责开车？
Shéi fùzé kāichē?
Ai phụ trách lái xe?
Who is responsible for driving?

驾驶员有有效驾驶证吗？
Jiàshǐyuán yǒu yǒuxiào jiàshǐzhèng ma?
Người lái có giấy phép lái xe hợp lệ không?
Does the driver have a valid driving license?

驾驶员必须直接驾驶被安排的车辆。
Jiàshǐyuán bìxū zhíjiē jiàshǐ bèi ānpái de chēliàng.
Người được phân công phải trực tiếp lái xe được giao.
The assigned driver must personally drive the assigned vehicle.

不能随便把车交给别人。
Bù néng suíbiàn bǎ chē jiāo gěi biérén.
Không được tùy tiện giao xe cho người khác.
The vehicle must not be casually handed to another person.

04.27. Kiểm tra xe trước khi đi

先检查车辆证件。
Xiān jiǎnchá chēliàng zhèngjiàn.
Trước tiên kiểm tra giấy tờ xe.
First check the vehicle documents.

再检查车辆外观。
Zài jiǎnchá chēliàng wàiguān.
Sau đó kiểm tra ngoại thất xe.
Then check the vehicle exterior.

还要检查电量和公里数。
Hái yào jiǎnchá diànliàng hé gōnglǐshù.
Còn phải kiểm tra pin và kilomet.
The battery level and mileage should also be checked.

发现异常要在出发以前报告。
Fāxiàn yìcháng yào zài chūfā yǐqián bàogào.
Phát hiện bất thường phải báo trước khi xuất phát.
Any issue should be reported before departure.

04.28. Vết xước

车门上有一道划痕。
Chēmén shàng yǒu yí dào huáhén.
Trên cửa xe có một vết xước.
There is a scratch on the car door.

这道划痕大约十五厘米长。
Zhè dào huáhén dàyuē shíwǔ límǐ cháng.
Vết xước này dài khoảng 15 cm.
The scratch is about fifteen centimeters long.

先拍照再记录。
Xiān pāizhào zài jìlù.
Trước tiên chụp ảnh rồi ghi nhận.
Take a photo first and then record it.

要确认这是出发以前已经存在的。
Yào quèrèn zhè shì chūfā yǐqián yǐjīng cúnzài de.
Phải xác nhận đây là tình trạng đã có trước khi xuất phát.
It should be confirmed that the scratch existed before departure.

04.29. Kiểm tra pin

现在电量是多少？
Xiànzài diànliàng shì duōshao?
Hiện pin là bao nhiêu?
What is the current battery level?

现在电量是百分之七十二。
Xiànzài diànliàng shì bǎifēnzhī qīshí’èr.
Hiện pin là 72%.
The battery is currently at seventy-two percent.

预计行程大约八十公里。
Yùjì xíngchéng dàyuē bāshí gōnglǐ.
Hành trình dự kiến khoảng 80 km.
The expected trip is about eighty kilometers.

如果电量不够，要提前充电。
Rúguǒ diànliàng bú gòu, yào tíqián chōngdiàn.
Nếu pin không đủ phải sạc trước.
If the battery is insufficient, it should be charged in advance.

04.30. Ghi kilomet đầu

出发前公里数是多少？
Chūfā qián gōnglǐshù shì duōshao?
Kilomet trước khi đi là bao nhiêu?
What is the starting mileage?

起始公里数要写进用车记录本。
Qǐshǐ gōnglǐshù yào xiě jìn yòngchē jìlùběn.
Kilomet đầu phải ghi vào sổ sử dụng xe.
The starting mileage should be entered in the vehicle logbook.

数字一定要准确。
Shùzì yídìng yào zhǔnquè.
Số liệu nhất định phải chính xác.
The figure must be accurate.

回来以后要计算总里程。
Huílái yǐhòu yào jìsuàn zǒng lǐchéng.
Sau khi về phải tính tổng quãng đường.
The total trip distance should be calculated after return.

04.31. HC-02-BM01

用车记录本的编号是什么？
Yòngchē jìlùběn de biānhào shì shénme?
Mã sổ sử dụng xe là gì?
What is the vehicle logbook code?

表格编号是HC-02-BM01。

Biǎogé biānhào shì HC-02-BM01.

Mã biểu mẫu là HC-02-BM01.

The form code is HC-02-BM01.

Nội dung liên quan: ChineMaster EDU.

领车以前要填写相关数据。
Lǐngchē yǐqián yào tiánxiě xiāngguān shùjù.
Trước khi nhận xe phải điền dữ liệu liên quan.
Relevant data should be completed before collecting the vehicle.

还车以后也要继续补充。
Huánchē yǐhòu yě yào jìxù bǔchōng.
Sau khi trả xe cũng phải tiếp tục bổ sung.
The record should also be completed after the vehicle is returned.

04.32. Trả xe

车辆几点回来？
Chēliàng jǐ diǎn huílái?
Xe về lúc mấy giờ?
What time did the vehicle return?

车辆在十二点二十八分回来。
Chēliàng zài shí’èr diǎn èrshíbā fēn huílái.
Xe về lúc 12 giờ 28 phút.
The vehicle returned at 12:28 p.m.

请记录结束公里数。
Qǐng jìlù jiéshù gōnglǐshù.
Hãy ghi kilomet cuối.
Please record the ending mileage.

钥匙要放回规定位置。
Yàoshi yào fàng huí guīdìng wèizhì.
Chìa khóa phải trả về vị trí quy định.
The key should be returned to the designated location.

04.33. Tính quãng đường

起始公里数是一八四六零。
Qǐshǐ gōnglǐshù shì yāo bā sì liù líng.
Kilomet đầu là 18.460.
The starting mileage is 18,460.

结束公里数是一八五三八。
Jiéshù gōnglǐshù shì yāo bā wǔ sān bā.
Kilomet cuối là 18.538.
The ending mileage is 18,538.

这次一共行驶了七十八公里。
Zhè cì yígòng xíngshǐ le qīshíbā gōnglǐ.
Chuyến này đi tổng cộng 78 km.
The vehicle traveled seventy-eight kilometers on this trip.

结束公里数减起始公里数就是本次里程。
Jiéshù gōnglǐshù jiǎn qǐshǐ gōnglǐshù jiù shì běn cì lǐchéng.
Kilomet cuối trừ kilomet đầu chính là quãng đường chuyến đi.
Ending mileage minus starting mileage equals the trip distance.

04.34. Pin dưới 20%

还车的时候电量是多少？
Huánchē de shíhou diànliàng shì duōshao?
Khi trả xe pin còn bao nhiêu?
What was the battery level when the vehicle was returned?

现在只剩百分之十八。
Xiànzài zhǐ shèng bǎifēnzhī shíbā.
Hiện chỉ còn 18%.
Only eighteen percent remains.

低于百分之二十要充电。
Dīyú bǎifēnzhī èrshí yào chōngdiàn.
Dưới 20% phải sạc.
The vehicle must be charged when the battery is below twenty percent.

最后一个使用人负责接上充电桩。
Zuìhòu yí ge shǐyòngrén fùzé jiē shàng chōngdiànzhuāng.
Người sử dụng cuối cùng chịu trách nhiệm cắm sạc.
The last user is responsible for connecting the vehicle to the charger.

04.35. Vi phạm giao thông

驾驶员为什么被罚款？
Jiàshǐyuán wèishénme bèi fákuǎn?
Tại sao người lái bị phạt?
Why was the driver fined?

因为他闯红灯。
Yīnwèi tā chuǎng hóngdēng.
Vì người đó vượt đèn đỏ.
Because he ran a red light.

这是个人交通违法。
Zhè shì gèrén jiāotōng wéifǎ.
Đây là vi phạm giao thông cá nhân.
This is a personal traffic violation.

按照内部规定，由驾驶员承担相关罚款和直接费用。
Ànzhào nèibù guīdìng, yóu jiàshǐyuán chéngdān xiāngguān fákuǎn hé zhíjiē fèiyòng.
Theo quy định nội bộ, người lái chịu khoản phạt và chi phí trực tiếp liên quan.
Under the internal rule, the driver bears the related fine and direct costs.

04.36. Tai nạn

发生事故以后先做什么？
Fāshēng shìgù yǐhòu xiān zuò shénme?
Sau khi xảy ra tai nạn phải làm gì trước?
What should be done first after an accident?

先保证人员安全。
Xiān bǎozhèng rényuán ānquán.
Trước tiên phải bảo đảm an toàn con người.
First ensure everyone’s safety.

然后马上报告公司。
Ránhòu mǎshàng bàogào gōngsī.
Sau đó báo ngay cho công ty.
Then report the incident to the company immediately.

不能擅自修车或者承诺赔偿。
Bù néng shànzì xiūchē huòzhě chéngnuò péicháng.
Không được tự ý sửa xe hoặc cam kết bồi thường.
Do not repair the vehicle or promise compensation without authorization.

04.37. Hồ sơ sự cố xe

事故发生在什么时间？
Shìgù fāshēng zài shénme shíjiān?
Sự cố xảy ra lúc nào?
When did the accident occur?

事故发生在哪里？
Shìgù fāshēng zài nǎli?
Sự cố xảy ra ở đâu?
Where did the accident occur?

当时是谁驾驶？
Dāngshí shì shéi jiàshǐ?
Lúc đó ai lái xe?
Who was driving at the time?

事故资料要包括照片、记录、保险信息和处理结果。
Shìgù zīliào yào bāokuò zhàopiàn, jìlù, bǎoxiǎn xìnxī hé chǔlǐ jiéguǒ.
Hồ sơ sự cố phải gồm ảnh, ghi nhận, thông tin bảo hiểm và kết quả xử lý.
The accident file should include photos, records, insurance information, and the handling result.

04.38. Báo cáo xe

这个月一共用了多少次车？
Zhè ge yuè yígòng yòng le duōshao cì chē?
Tháng này dùng xe tổng cộng bao nhiêu chuyến?
How many vehicle trips were made this month?

总里程是多少？
Zǒng lǐchéng shì duōshao?
Tổng quãng đường là bao nhiêu?
What was the total mileage?

哪个部门使用最多？
Nǎ ge bùmén shǐyòng zuì duō?
Phòng nào sử dụng nhiều nhất?
Which department used the vehicle most?

有没有事故、违章或者未审批的行程？
Yǒu méiyǒu shìgù, wéizhāng huòzhě wèi shěnpī de xíngchéng?
Có tai nạn, vi phạm hoặc chuyến đi chưa phê duyệt không?
Were there any accidents, violations, or unapproved trips?

04.39. Chi phí hành chính

这个月行政费用增加了多少？
Zhè ge yuè xíngzhèng fèiyòng zēngjiā le duōshao?
Chi phí hành chính tháng này tăng bao nhiêu?
How much did administrative expenses increase this month?

办公用品费用增加了百分之五十。
Bàngōng yòngpǐn fèiyòng zēngjiā le bǎifēnzhī wǔshí.
Chi phí văn phòng phẩm tăng 50%.
Office supply expenses increased by fifty percent.

不能只报告“费用增加”。
Bù néng zhǐ bàogào “fèiyòng zēngjiā”.
Không thể chỉ báo cáo “chi phí tăng”.
It is not enough to report only that “expenses increased.”

还要分析具体原因。
Hái yào fēnxī jùtǐ yuányīn.
Còn phải phân tích nguyên nhân cụ thể.
The specific causes should also be analyzed.

04.40. Báo cáo hành chính tổng hợp

行政报告要包括哪些内容？
Xíngzhèng bàogào yào bāokuò nǎxiē nèiróng?
Báo cáo hành chính cần gồm những nội dung nào?
What should an administrative report include?

要包括文件、资产和采购。
Yào bāokuò wénjiàn, zīchǎn hé cǎigòu.
Phải gồm văn bản, tài sản và mua sắm.
It should include documents, assets, and procurement.

还要包括快递、车辆和费用。
Hái yào bāokuò kuàidì, chēliàng hé fèiyòng.
Còn phải gồm chuyển phát, xe và chi phí.
It should also include courier services, vehicles, and expenses.

重要异常情况要单独说明。
Zhòngyào yìcháng qíngkuàng yào dāndú shuōmíng.
Các trường hợp bất thường quan trọng phải giải thích riêng.
Important exceptions should be explained separately.

05. BÀI VĂN TỔNG HỢP

行政工作不是“小事”

很多人认为行政工作就是买办公用品、发快递、准备会议室、保管钥匙。

实际上，一个完整的行政管理系统远远不止这些。

行政部门每天都需要处理大量文件。

文件收到以后，不能直接放在桌上。

应该先检查：

谁寄来的？

寄给谁？

是什么类型？

有没有附件？

有没有处理期限？

谁负责处理？

处理完成以后放在哪里？

所以，一个完整的收文流程应该是：

接收
→ 检查
→ 登记
→ 分类
→ 转交
→ 跟踪
→ 完成
→ 归档。

发文也一样。

一份文件准备发出去以前，需要检查：

标题。

文件编号。

日期。

收件人。

正文。

签字人。

职务。

附件。

联系方式。

文字错误。

如果数据还没有确认，就不应该直接发出去。

文件还存在版本管理问题。

一份制度可能修改很多次。

如果公司同时保留：

“新版本”

“最新版本”

“最后版本”

“Final2”

员工就很难知道哪个是真正有效的版本。

因此文件应该有统一的命名方式和版本规则。

新版生效以后：

要通知相关人员。

更新正式文件夹。

标记或者撤回旧版。

必要时收回纸质旧版。

行政部门还需要管理重要档案。

重要档案必须能够回答：

原件在哪里？

谁负责？

谁借过？

什么时候借？

什么时候还？

有没有电子备份？

谁有访问权限？

印章管理同样不能随意。

如果一份文件还没有完成规定的审批或者签字，就不能随便盖章。

盖章以前要检查：

文件是否完整。

谁签字。

签字人是否有权限。

文件是否批准。

需要盖几份。

盖章位置在哪里。

对于需要严格管理的文件，还可以记录：

日期。

文件名称。

文件编号。

签字人。

申请人。

份数。

执行人。

资产管理也是行政工作的重点。

例如系统里共有186项资产。

其中：

151项正在使用。

18项备用。

9项维修中。

8项等待处理。

仅仅知道总数量还不够。

每一项资产还应该知道：

资产编号。

名称。

类型。

品牌。

型号。

序列号。

购买日期。

使用人。

部门。

位置。

状态。

盘点的时候，如果系统显示一台电脑在销售部，但是实际找不到，就不能简单把它删除。

应该检查：

以前交给谁。

有没有调拨。

最后一个使用人是谁。

有没有交接记录。

设备出现故障以后，也不能默认“坏了就买新的”。

应该先检查：

还有没有保修。

以前修过几次。

维修成本多少。

设备使用了多久。

修好以后还能使用多久。

换新的成本多少。

办公用品管理看起来简单，但是也很容易产生浪费。

例如：

A4纸期初库存80包。

本月又买60包。

一共可用140包。

已经发放92包。

最后剩48包。

行政需要知道：

最低库存是多少？

什么时候应该补货？

哪个部门使用最多？

有没有异常领用？

例如某部门平时每个月只用5包纸。

这个月突然申请20包。

行政不能马上全部发放。

应该先确认：

是不是人员增加？

是不是有大型项目？

是不是集中打印？

是不是临时活动？

还是存在浪费？

采购管理更加需要流程控制。

正式购买以前应该先问：

真的需要吗？

仓库还有吗？

有备用设备吗？

可以从其他部门调拨吗？

旧设备可以修吗？

预算里有吗？

如果确定需要购买，还要明确：

买什么？

什么规格？

什么型号？

多少数量？

价格范围是多少？

然后根据金额和采购性质决定是否需要询价和比价。

例如四家供应商的模拟报价分别是：

18.500.000越南盾。

19.200.000越南盾。

20.100.000越南盾。

21.000.000越南盾。

最低价不一定就是最好。

因为还要比较：

质量。

配置。

交货时间。

保修。

付款条件。

发票。

供应商信誉。

货物到达以后，还不能马上付款。

需要检查：

是不是正确的货。

数量对不对。

型号对不对。

有没有损坏。

配件完整不完整。

单据完整不完整。

如果属于资产，还要：

建立资产编号。

登记资产。

办理交接。

更新使用人。

会议管理也是行政工作的一部分。

一个有效的会议不是只准备会议室。

会前需要确认：

会议主题。

时间。

地点。

参加人员。

资料。

设备。

会中要记录：

讨论的问题。

重要信息。

决定。

工作事项。

负责人。

完成期限。

会后需要：

整理会议纪要。

检查。

发送相关人员。

归档。

跟踪工作。

例如一个会议形成7项工作：

3项两天内完成。

2项五天内完成。

2项继续跟踪。

那么会议结束并不代表工作结束。

行政还需要帮助管理这些工作状态。

快递管理也需要完整数据。

例如一个月发出64件快递。

62件成功送达。

1件延迟。

1件正在查询。

对于重要文件，必须保存运单号并跟踪到签收。

如果发生丢失：

先查运单号。

联系快递公司。

通知相关部门。

判断文件重要程度。

决定是否重新发送。

记录事故。

公司车辆管理是本课最重要的实战模块之一。

车辆是企业资产，不能随意使用。

根据本课内部管理规则，车辆使用需求需要提前至少1天通过规定的内部沟通渠道提交。

申请应写清楚：

客户。

驾驶员。

随行人员。

出发时间。

返回时间。

必要时还可以写：

目的。

地点。

车辆申请经过规定的负责人批准以后，才能认为已经确认。

领车以前必须检查：

驾驶人员条件。

车辆证件。

车辆外观。

电量。

公里数。

钥匙。

如果发现划痕，要在出发以前记录。

例如发现右后门有一条15厘米左右的划痕，就应该：

拍照。

记录。

说明是出发前已存在。

避免返回以后无法判断责任。

电动车还必须检查电量。

例如：

出发前72%。

预计行程80公里。

如果判断电量够，就可以按计划使用。

如果不够，就应该提前充电或者在行程中安排充电。

不能明知道能源不足仍然直接出发。

出发以前还要记录公里数。

例如：

起始公里数18,460公里。

返回以后：

结束公里数18,538公里。

那么：

18,538 − 18,460 = 78公里。

本次行程就是78公里。

这些数据应该写入车辆使用记录。

本课内部车辆记录表代码是：

HC-02-BM01。

车辆返回以后，还要记录：

返回时间。

结束公里数。

剩余电量。

车辆状态。

钥匙是否归还。

有没有新损坏。

如果车辆返回以后只剩18%电量，根据本课内部规则，低于20%时最后一个使用人必须接上充电桩。

这样可以避免下一个使用人准备出发时才发现车辆没有足够电量。

如果发生个人交通违法，例如：

超速。

闯红灯。

走错车道。

违规停车。

按照本课给出的内部车辆管理规定，如果属于驾驶员个人责任，驾驶员承担相应的罚款和直接费用。

如果发生交通事故：

首先保证人员安全。

马上报告公司。

必要时配合相关职能部门。

联系保险公司。

保留现场和相关证据。

不要擅自维修。

不要擅自向第三方承诺公司一定赔偿。

事故处理以后，还要形成完整档案：

驾驶员。

车辆申请。

审批记录。

时间。

地点。

照片。

事故记录。

保险资料。

费用。

处理结果。

行政工作最后还必须回到数据和报告。

例如：

办公用品费用增加50%。

不能只报告：

“费用增加。”

应该分析：

是不是员工增加？

是不是价格上涨？

是不是提前采购？

是不是一次性项目？

是不是异常使用？

是不是浪费？

是不是库存策略发生变化？

只有这样，行政管理才从“做事情”上升到“管理系统”。

真正完整的行政管理应该保证：

文件找得到。

版本分得清。

印章有人管。

档案不丢失。

资产知道谁在用。

设备坏了有记录。

办公用品有库存。

采购有依据。

供应商可比较。

会议有结果。

快递可追踪。

车辆可追踪。

里程可核对。

电量可检查。

事故有流程。

费用有分析。

最终做到：

正确的文件。

交给正确的人。

正确的资产。

用于正确的目的。

经过正确的审批。

形成正确的记录。

承担明确的责任。

06. NGỮ PHÁP CHUYÊN SÂU

06.01. 先……再……

Công thức:

先 + hành động 1 + 再 + hành động 2

Dùng để diễn đạt trình tự nghiệp vụ.

Ví dụ 1:

先核对寄件单位，再确定谁处理。
Xiān héduì jìjiàn dānwèi, zài quèdìng shéi chǔlǐ.
Trước tiên đối chiếu đơn vị gửi rồi mới xác định ai xử lý.

Ví dụ 2:

先登记文件，再转给负责人。
Xiān dēngjì wénjiàn, zài zhuǎn gěi fùzérén.
Trước tiên đăng ký văn bản rồi chuyển cho người phụ trách.

Ví dụ 3:

先检查库存，再决定要不要采购。
Xiān jiǎnchá kùcún, zài juédìng yào bú yào cǎigòu.
Trước tiên kiểm tra tồn kho rồi quyết định có mua hay không.

Ví dụ 4:

先检查车辆外观，再记录公里数。
Xiān jiǎnchá chēliàng wàiguān, zài jìlù gōnglǐshù.
Trước tiên kiểm tra ngoại thất rồi ghi kilomet.

Ví dụ 5:

先保证安全，再报告公司。
Xiān bǎozhèng ānquán, zài bàogào gōngsī.
Trước tiên bảo đảm an toàn rồi báo công ty.

06.02. 如果……就……

Công thức:

如果 + điều kiện + 就 + kết quả

Ví dụ 1:

如果电量低于百分之二十，就要充电。
Rúguǒ diànliàng dīyú bǎifēnzhī èrshí, jiù yào chōngdiàn.
Nếu pin dưới 20% thì phải sạc.

Ví dụ 2:

如果文件有错误，就不能直接发出去。
Rúguǒ wénjiàn yǒu cuòwù, jiù bù néng zhíjiē fā chūqù.
Nếu văn bản có lỗi thì không được phát hành ngay.

Ví dụ 3:

如果库存足够，就不需要马上采购。
Rúguǒ kùcún zúgòu, jiù bù xūyào mǎshàng cǎigòu.
Nếu tồn kho đủ thì chưa cần mua ngay.

Ví dụ 4:

如果发现资产不一致，就要检查交接记录。
Rúguǒ fāxiàn zīchǎn bù yízhì, jiù yào jiǎnchá jiāojiē jìlù.
Nếu phát hiện tài sản không khớp thì phải kiểm tra hồ sơ bàn giao.

Ví dụ 5:

如果快递没有更新状态，就要联系快递公司。
Rúguǒ kuàidì méiyǒu gēngxīn zhuàngtài, jiù yào liánxì kuàidì gōngsī.
Nếu chuyển phát không cập nhật trạng thái thì phải liên hệ công ty chuyển phát.

06.03. 只有……才……

Công thức:

只有 + điều kiện + 才 + kết quả

Ví dụ 1:

只有完成审批，才能正式用车。
Zhǐyǒu wánchéng shěnpī, cái néng zhèngshì yòngchē.
Chỉ sau khi hoàn tất phê duyệt mới được chính thức sử dụng xe.

Ví dụ 2:

只有确认文件内容，才能正式发文。
Zhǐyǒu quèrèn wénjiàn nèiróng, cái néng zhèngshì fāwén.
Chỉ khi xác nhận nội dung mới được phát hành văn bản.

Ví dụ 3:

只有检查实际库存，才能决定采购数量。
Zhǐyǒu jiǎnchá shíjì kùcún, cái néng juédìng cǎigòu shùliàng.
Chỉ sau khi kiểm tra tồn thực tế mới quyết định được số lượng mua.

Ví dụ 4:

只有记录起始和结束公里数，才能计算行程里程。
Zhǐyǒu jìlù qǐshǐ hé jiéshù gōnglǐshù, cái néng jìsuàn xíngchéng lǐchéng.
Chỉ khi ghi kilomet đầu và cuối mới tính được quãng đường.

Ví dụ 5:

只有保存运单号，才能方便追踪快递。
Zhǐyǒu bǎocún yùndānhào, cái néng fāngbiàn zhuīzōng kuàidì.
Chỉ khi lưu mã vận đơn mới thuận tiện tra cứu chuyển phát.

06.04. 除了……以外，还……

Công thức:

除了 + A + 以外，还 + B

Ví dụ 1:

除了检查数量以外，还要检查型号。
Chúle jiǎnchá shùliàng yǐwài, hái yào jiǎnchá xínghào.
Ngoài kiểm tra số lượng còn phải kiểm tra model.

Ví dụ 2:

除了价格以外，还要比较质量和保修。
Chúle jiàgé yǐwài, hái yào bǐjiào zhìliàng hé bǎoxiū.
Ngoài giá còn phải so sánh chất lượng và bảo hành.

Ví dụ 3:

除了公里数以外，还要记录电量。
Chúle gōnglǐshù yǐwài, hái yào jìlù diànliàng.
Ngoài kilomet còn phải ghi pin.

Ví dụ 4:

除了文件以外，还要检查附件。
Chúle wénjiàn yǐwài, hái yào jiǎnchá fùjiàn.
Ngoài văn bản còn phải kiểm tra phụ lục.

Ví dụ 5:

除了事故记录以外，还要保存保险资料。
Chúle shìgù jìlù yǐwài, hái yào bǎocún bǎoxiǎn zīliào.
Ngoài hồ sơ sự cố còn phải lưu tài liệu bảo hiểm.

06.05. 不但……还……

Công thức:

不但 + A + 还 + B

Ví dụ 1:

行政不但要管理文件，还要管理资产。
Xíngzhèng búdàn yào guǎnlǐ wénjiàn, hái yào guǎnlǐ zīchǎn.
Hành chính không chỉ quản lý văn bản mà còn quản lý tài sản.

Ví dụ 2:

采购不但要比较价格，还要比较质量。
Cǎigòu búdàn yào bǐjiào jiàgé, hái yào bǐjiào zhìliàng.
Mua sắm không chỉ so sánh giá mà còn phải so sánh chất lượng.

Ví dụ 3:

会议不但要有记录，还要跟踪工作结果。
Huìyì búdàn yào yǒu jìlù, hái yào gēnzōng gōngzuò jiéguǒ.
Cuộc họp không chỉ phải có biên bản mà còn phải theo dõi kết quả công việc.

Ví dụ 4:

领车不但要拿钥匙，还要检查车辆。
Lǐngchē búdàn yào ná yàoshi, hái yào jiǎnchá chēliàng.
Nhận xe không chỉ là lấy chìa khóa mà còn phải kiểm tra xe.

Ví dụ 5:

还车不但要停好车，还要更新记录。
Huánchē búdàn yào tíng hǎo chē, hái yào gēngxīn jìlù.
Trả xe không chỉ phải đỗ đúng mà còn phải cập nhật hồ sơ.

06.06. 不能只……还要……

Công thức:

不能只 + A + 还要 + B

Ví dụ 1:

不能只看最低价格，还要看质量和保修。
Bù néng zhǐ kàn zuìdī jiàgé, hái yào kàn zhìliàng hé bǎoxiū.
Không thể chỉ xem giá thấp nhất mà còn phải xem chất lượng và bảo hành.

Ví dụ 2:

不能只记录费用增加，还要分析原因。
Bù néng zhǐ jìlù fèiyòng zēngjiā, hái yào fēnxī yuányīn.
Không thể chỉ ghi chi phí tăng mà còn phải phân tích nguyên nhân.

Ví dụ 3:

不能只登记文件，还要跟踪处理状态。
Bù néng zhǐ dēngjì wénjiàn, hái yào gēnzōng chǔlǐ zhuàngtài.
Không thể chỉ đăng ký văn bản mà còn phải theo dõi trạng thái xử lý.

Ví dụ 4:

不能只检查车辆外观，还要检查电量。
Bù néng zhǐ jiǎnchá chēliàng wàiguān, hái yào jiǎnchá diànliàng.
Không thể chỉ kiểm tra ngoại thất mà còn phải kiểm tra pin.

Ví dụ 5:

不能只报告事故，还要保存相关资料。
Bù néng zhǐ bàogào shìgù, hái yào bǎocún xiāngguān zīliào.
Không thể chỉ báo cáo sự cố mà còn phải lưu hồ sơ liên quan.

06.07. 按照……

Công thức:

按照 + quy định/quy trình + hành động

Ví dụ 1:

按照流程登记收文。
Ànzhào liúchéng dēngjì shōuwén.
Đăng ký văn bản đến theo quy trình.

Ví dụ 2:

按照规定使用公章。
Ànzhào guīdìng shǐyòng gōngzhāng.
Sử dụng con dấu theo quy định.

Ví dụ 3:

按照采购流程进行比价。
Ànzhào cǎigòu liúchéng jìnxíng bǐjià.
So sánh giá theo quy trình mua sắm.

Ví dụ 4:

按照审批结果安排车辆。
Ànzhào shěnpī jiéguǒ ānpái chēliàng.
Bố trí xe theo kết quả phê duyệt.

Ví dụ 5:

按照车辆管理规定处理交通违法。
Ànzhào chēliàng guǎnlǐ guīdìng chǔlǐ jiāotōng wéifǎ.
Xử lý vi phạm giao thông theo quy định quản lý xe.

06.08. 根据……

Công thức:

根据 + căn cứ + hành động

Ví dụ 1:

根据库存决定采购数量。
Gēnjù kùcún juédìng cǎigòu shùliàng.
Căn cứ tồn kho để quyết định số lượng mua.

Ví dụ 2:

根据工作需要安排车辆。
Gēnjù gōngzuò xūyào ānpái chēliàng.
Căn cứ nhu cầu công việc để bố trí xe.

Ví dụ 3:

根据实际情况更新资产状态。
Gēnjù shíjì qíngkuàng gēngxīn zīchǎn zhuàngtài.
Căn cứ tình hình thực tế để cập nhật tài sản.

Ví dụ 4:

根据报价比较供应商。
Gēnjù bàojià bǐjiào gōngyìngshāng.
Căn cứ báo giá để so sánh nhà cung cấp.

Ví dụ 5:

根据事故原因确定责任。
Gēnjù shìgù yuányīn quèdìng zérèn.
Căn cứ nguyên nhân sự cố để xác định trách nhiệm.

06.09. 把字句

Công thức:

Chủ ngữ + 把 + tân ngữ + động từ + kết quả

Ví dụ 1:

把文件登记到收文记录里。
Bǎ wénjiàn dēngjì dào shōuwén jìlù lǐ.
Đăng ký văn bản vào sổ văn bản đến.

Ví dụ 2:

把旧版本从正式文件夹里撤掉。
Bǎ jiù bǎnběn cóng zhèngshì wénjiànjiā lǐ chè diào.
Thu hồi bản cũ khỏi thư mục chính thức.

Ví dụ 3:

把资产编号贴在设备上。
Bǎ zīchǎn biānhào tiē zài shèbèi shàng.
Dán mã tài sản lên thiết bị.

Ví dụ 4:

把公里数写进HC-02-BM01。
Bǎ gōnglǐshù xiě jìn HC-02-BM01.
Ghi kilomet vào HC-02-BM01.

Ví dụ 5:

把事故照片保存到车辆事故档案里。
Bǎ shìgù zhàopiàn bǎocún dào chēliàng shìgù dàng’àn lǐ.
Lưu ảnh sự cố vào hồ sơ sự cố xe.

06.10. 已经……但是还……

Công thức:

已经 + việc đã xong + 但是还 + việc chưa xong

Ví dụ 1:

文件已经签字了，但是还没有盖章。
Wénjiàn yǐjīng qiānzì le, dànshì hái méiyǒu gàizhāng.
Văn bản đã ký nhưng vẫn chưa đóng dấu.

Ví dụ 2:

采购已经批准了，但是还没有下单。
Cǎigòu yǐjīng pīzhǔn le, dànshì hái méiyǒu xiàdān.
Mua sắm đã được duyệt nhưng vẫn chưa đặt hàng.

Ví dụ 3:

设备已经收到，但是还没有建立资产编号。
Shèbèi yǐjīng shōudào, dànshì hái méiyǒu jiànlì zīchǎn biānhào.
Thiết bị đã nhận nhưng vẫn chưa tạo mã tài sản.

Ví dụ 4:

车辆已经回来，但是还没有更新公里数。
Chēliàng yǐjīng huílái, dànshì hái méiyǒu gēngxīn gōnglǐshù.
Xe đã về nhưng vẫn chưa cập nhật kilomet.

Ví dụ 5:

快递已经寄出，但是还没有签收。
Kuàidì yǐjīng jìchū, dànshì hái méiyǒu qiānshōu.
Bưu phẩm đã gửi nhưng vẫn chưa được ký nhận.

06.11. 越……越……

Ví dụ 1:

文件分类越清楚，查找越方便。
Wénjiàn fēnlèi yuè qīngchu, cházhǎo yuè fāngbiàn.
Phân loại văn bản càng rõ thì tìm càng dễ.

Ví dụ 2:

资产记录越完整，盘点越容易。
Zīchǎn jìlù yuè wánzhěng, pándiǎn yuè róngyì.
Hồ sơ tài sản càng đầy đủ thì kiểm kê càng dễ.

Ví dụ 3:

采购需求越具体，比价越准确。
Cǎigòu xūqiú yuè jùtǐ, bǐjià yuè zhǔnquè.
Nhu cầu mua càng cụ thể thì so giá càng chính xác.

Ví dụ 4:

用车记录越完整，责任越容易确认。
Yòngchē jìlù yuè wánzhěng, zérèn yuè róngyì quèrèn.
Hồ sơ sử dụng xe càng đầy đủ thì trách nhiệm càng dễ xác định.

Ví dụ 5:

问题发现得越早，处理成本越低。
Wèntí fāxiàn de yuè zǎo, chǔlǐ chéngběn yuè dī.
Phát hiện vấn đề càng sớm thì chi phí xử lý càng thấp.

06.12. 不是……而是……

Ví dụ 1:

行政管理不是简单地做杂事，而是管理一个支持系统。
Xíngzhèng guǎnlǐ bú shì jiǎndān de zuò záshì, ér shì guǎnlǐ yí ge zhīchí xìtǒng.
Quản lý hành chính không phải chỉ làm việc lặt vặt mà là quản lý một hệ thống hỗ trợ.

Ví dụ 2:

资产盘点不是只数数量，而是核对实际状态。
Zīchǎn pándiǎn bú shì zhǐ shǔ shùliàng, ér shì héduì shíjì zhuàngtài.
Kiểm kê tài sản không chỉ đếm số lượng mà là đối chiếu trạng thái thực tế.

Ví dụ 3:

采购不是选最便宜的，而是选择整体条件合适的。
Cǎigòu bú shì xuǎn zuì piányi de, ér shì xuǎnzé zhěngtǐ tiáojiàn héshì de.
Mua sắm không phải chọn rẻ nhất mà là chọn phương án tổng thể phù hợp.

Ví dụ 4:

会议纪要不是记录每句话，而是记录决定和行动。
Huìyì jìyào bú shì jìlù měi jù huà, ér shì jìlù juédìng hé xíngdòng.
Biên bản họp không phải ghi từng câu mà là ghi quyết định và hành động.

Ví dụ 5:

车辆登记不是形式，而是责任追踪工具。
Chēliàng dēngjì bú shì xíngshì, ér shì zérèn zhuīzōng gōngjù.
Ghi nhận sử dụng xe không phải hình thức mà là công cụ truy trách nhiệm.

06.13. 一……就……

Ví dụ 1:

一收到文件，就要先登记。
Yì shōudào wénjiàn, jiù yào xiān dēngjì.
Hễ nhận văn bản là phải đăng ký trước.

Ví dụ 2:

一发现旧版本，就要检查是否需要撤回。
Yì fāxiàn jiù bǎnběn, jiù yào jiǎnchá shìfǒu xūyào chèhuí.
Hễ phát hiện bản cũ là phải kiểm tra có cần thu hồi không.

Ví dụ 3:

一发现资产异常，就要开始核查。
Yì fāxiàn zīchǎn yìcháng, jiù yào kāishǐ héchá.
Hễ phát hiện tài sản bất thường là phải kiểm tra.

Ví dụ 4:

一发现车辆损坏，就要马上记录。
Yì fāxiàn chēliàng sǔnhuài, jiù yào mǎshàng jìlù.
Hễ phát hiện xe hư hỏng là phải ghi nhận ngay.

Ví dụ 5:

一发生事故，就要立即报告。
Yì fāshēng shìgù, jiù yào lìjí bàogào.
Hễ xảy ra tai nạn là phải báo ngay.

06.14. 为了……

Ví dụ 1:

为了防止文件丢失，要建立收文登记。
Wèile fángzhǐ wénjiàn diūshī, yào jiànlì shōuwén dēngjì.
Để tránh thất lạc văn bản phải lập sổ văn bản đến.

Ví dụ 2:

为了方便盘点，每项资产都要有编号。
Wèile fāngbiàn pándiǎn, měi xiàng zīchǎn dōu yào yǒu biānhào.
Để thuận tiện kiểm kê, mỗi tài sản đều phải có mã.

Ví dụ 3:

为了避免重复采购，要先检查库存。
Wèile bìmiǎn chóngfù cǎigòu, yào xiān jiǎnchá kùcún.
Để tránh mua trùng phải kiểm tra tồn kho trước.

Ví dụ 4:

为了防止车辆冲突，要提前登记行程。
Wèile fángzhǐ chēliàng chōngtū, yào tíqián dēngjì xíngchéng.
Để tránh trùng lịch xe phải đăng ký lịch trình trước.

Ví dụ 5:

为了方便下一位使用人，低电量时要及时充电。
Wèile fāngbiàn xià yí wèi shǐyòngrén, dī diànliàng shí yào jíshí chōngdiàn.
Để thuận tiện cho người dùng tiếp theo, khi pin thấp phải sạc kịp thời.

06.15. 从……到……

Ví dụ 1:

从收文到归档都要有记录。
Cóng shōuwén dào guīdàng dōu yào yǒu jìlù.
Từ tiếp nhận văn bản đến lưu hồ sơ đều phải có ghi nhận.

Ví dụ 2:

从采购申请到付款都要保存资料。
Cóng cǎigòu shēnqǐng dào fùkuǎn dōu yào bǎocún zīliào.
Từ đề nghị mua đến thanh toán đều phải lưu hồ sơ.

Ví dụ 3:

从领用到归还都要管理资产状态。
Cóng lǐngyòng dào guīhuán dōu yào guǎnlǐ zīchǎn zhuàngtài.
Từ nhận sử dụng đến hoàn trả đều phải quản lý tình trạng tài sản.

Ví dụ 4:

从领车到还车都要更新记录。
Cóng lǐngchē dào huánchē dōu yào gēngxīn jìlù.
Từ nhận xe đến trả xe đều phải cập nhật hồ sơ.

Ví dụ 5:

从事故发生到最后处理都要保存证据。
Cóng shìgù fāshēng dào zuìhòu chǔlǐ dōu yào bǎocún zhèngjù.
Từ khi xảy ra sự cố đến khi xử lý xong đều phải lưu bằng chứng.

07. BÀI TẬP CỦNG CỐ

07.01. Điền từ

Từ cho sẵn:

收文 / 发文 / 归档 / 公章 / 资产编号 / 盘点 / 采购 / 报价 / 运单号 / 用车申请

Câu A:

公司收到外部文件属于______。

Câu B:

公司正式向外发送文件属于______。

Câu C:

文件处理完成以后需要______。

Câu D:

公司正式印章可以叫______。

Câu E:

每台电脑最好有自己的______。

Câu F:

定期检查资产实际情况叫______。

Câu G:

公司购买办公设备属于______。

Câu H:

供应商提供的价格资料叫______。

Câu I:

查询快递状态需要______。

Câu J:

员工需要使用公司车辆以前要提交______。

07.02. Điền số liệu

Tháng này nhận:

48 văn bản.

Cần xử lý gấp:

Văn bản hợp đồng:

Văn bản pháp lý:

Hãy hoàn thành:

这个月一共收到______份文件。

其中______份需要马上处理。

______份是合同文件。

______份是法律文件。

07.03. Tính tồn giấy A4

Tồn đầu:

80 ram.

Nhập:

60 ram.

Xuất:

92 ram.

Hỏi:

期末库存是多少？

Hãy viết công thức bằng tiếng Trung.

07.04. Kiểm kê tài sản

Tổng tài sản:

Đang dùng:

Dự phòng:

Đang sửa:

Còn lại chờ xử lý:

Học viên viết 4 câu tiếng Trung mô tả.

07.05. Phân tích cấp phát giấy bất thường

Bình thường:

5 ram/tháng.

Tháng này:

20 ram.

Học viên trả lời:

Có cấp ngay 20 ram không?

Cần kiểm tra nguyên nhân gì?

Cần ghi nhận dữ liệu gì?

07.06. So sánh báo giá

Bốn mức giá mô phỏng:

18.500.000 VND.

19.200.000 VND.

20.100.000 VND.

21.000.000 VND.

Học viên trả lời bằng tiếng Trung:

Báo giá nào thấp nhất?

Có nên chọn ngay nhà cung cấp thấp nhất không?

Cần so sánh thêm những gì?

07.07. Tình huống cuộc họp

9 người tham dự.

7 công việc phát sinh.

3 việc deadline 2 ngày.

2 việc deadline 5 ngày.

2 việc tiếp tục theo dõi.

Học viên viết một báo cáo ngắn bằng tiếng Trung.

07.08. Chuyển phát

64 lượt gửi.

62 thành công.

1 chậm.

1 đang tra soát.

Hãy viết 4 câu tiếng Trung.

07.09. Đăng ký xe

Học viên sắp xếp quy trình:

检查车辆

提交申请

审批

还车

填写HC-02-BM01

领取钥匙

使用车辆

07.10. Kiểm tra xe trước khi đi

Học viên viết bằng tiếng Trung ít nhất 6 mục cần kiểm tra:

Giấy phép lái xe.

Giấy tờ xe.

Ngoại thất.

Pin.

Kilomet.

Chìa khóa.

07.11. Tính quãng đường

Kilomet đầu:

18.460.

Kilomet cuối:

18.538.

Hỏi:

本次行程多少公里？

07.12. Pin

Pin lúc nhận:

72%.

Pin lúc trả:

18%.

Hỏi:

Theo quy định nội bộ của bài học, khi trả xe cần làm gì?

07.13. Tai nạn

Hãy sắp xếp:

报告公司

保证人员安全

联系保险

保存资料

配合相关部门

不要擅自维修

07.14. Dịch Việt sang Trung

Tháng này công ty nhận tổng cộng 48 văn bản.

Văn bản này vẫn chưa được ký nên chưa được tùy tiện đóng dấu.

Hệ thống hiện có 186 tài sản văn phòng.

Máy in này đã hỏng ba lần trong hai tháng.

Đừng đợi giấy dùng hết mới mua.

Không nên chỉ chọn nhà cung cấp rẻ nhất.

Có tổng cộng 64 lượt chuyển phát trong tháng này.

Đăng ký xe phải gửi trước ít nhất 1 ngày.

Kilomet đầu là 18.460 km.

Kilomet cuối là 18.538 km.

Quãng đường chuyến đi là 78 km.

Pin khi trả xe chỉ còn 18%.

Dưới 20% phải cắm sạc.

Nếu xảy ra tai nạn phải báo ngay cho công ty.

Không được tự ý giao xe cho người chưa được phê duyệt.

07.15. Dịch Trung sang Việt

这份文件需要马上处理。

旧版本已经失效。

重要原件要有借用记录。

不能随便使用公章。

每项资产都要有编号。

采购以前先检查库存。

最低价格不一定是最好的选择。

会议结束以后要发送会议纪要。

重要快递要跟踪到签收。

用车以前要完成审批。

领车以前要检查电量和公里数。

低于百分之二十要及时充电。

发生交通违法以后要确认驾驶员。

发生事故以后不能擅自承诺赔偿。

行政费用增加以后要分析原因。

08. ĐÁP ÁN

08.01. Điền từ

A:

收文

B:

发文

C:

归档

D:

公章

E:

资产编号

F:

盘点

G:

采购

H:

报价

I:

运单号

J:

用车申请

08.02. Điền số liệu

这个月一共收到四十八份文件。
Zhè ge yuè yígòng shōudào sìshíbā fèn wénjiàn.
Tháng này nhận tổng cộng 48 văn bản.

其中七份需要马上处理。
Qízhōng qī fèn xūyào mǎshàng chǔlǐ.
Trong đó 7 văn bản cần xử lý ngay.

十一份是合同文件。
Shíyī fèn shì hétóng wénjiàn.
11 văn bản là hồ sơ hợp đồng.

六份是法律文件。
Liù fèn shì fǎlǜ wénjiàn.
6 văn bản là hồ sơ pháp lý.

08.03. Tồn giấy

八十包加六十包减九十二包等于四十八包。
Bāshí bāo jiā liùshí bāo jiǎn jiǔshí’èr bāo děngyú sìshíbā bāo.
80 ram cộng 60 ram trừ 92 ram bằng 48 ram.

期末库存是四十八包。
Qīmò kùcún shì sìshíbā bāo.
Tồn cuối là 48 ram.

08.04. Tài sản

公司一共有一百八十六项办公资产。
Gōngsī yígòng yǒu yìbǎi bāshíliù xiàng bàngōng zīchǎn.
Công ty có tổng cộng 186 tài sản văn phòng.

一百五十一项正在使用。
Yìbǎi wǔshíyī xiàng zhèngzài shǐyòng.
151 tài sản đang sử dụng.

十八项是备用资产。
Shíbā xiàng shì bèiyòng zīchǎn.
18 tài sản là tài sản dự phòng.

九项维修中，另外八项等待处理。
Jiǔ xiàng wéixiū zhōng, lìngwài bā xiàng děngdài chǔlǐ.
9 tài sản đang sửa, 8 tài sản khác đang chờ xử lý.

08.05. Cấp giấy bất thường

不能马上全部发放。
Bù néng mǎshàng quánbù fāfàng.
Không nên cấp toàn bộ ngay.

应该先确认人员、项目、打印需求和实际用途。
Yīnggāi xiān quèrèn rényuán, xiàngmù, dǎyìn xūqiú hé shíjì yòngtú.
Nên xác nhận trước nhân sự, dự án, nhu cầu in và mục đích thực tế.

还要记录申请数量、实际发放数量和原因。
Hái yào jìlù shēnqǐng shùliàng, shíjì fāfàng shùliàng hé yuányīn.
Cần ghi số lượng đề nghị, số thực cấp và nguyên nhân.

08.06. Báo giá

最低报价是一千八百五十万越南盾。
Zuìdī bàojià shì yìqiān bābǎi wǔshí wàn Yuènán dùn.
Báo giá thấp nhất là 18,5 triệu đồng Việt Nam.

不能只因为价格最低就马上选择。
Bù néng zhǐ yīnwèi jiàgé zuìdī jiù mǎshàng xuǎnzé.
Không thể chỉ vì giá thấp nhất mà chọn ngay.

还要比较质量、配置、交货时间、保修、付款条件和发票。
Hái yào bǐjiào zhìliàng, pèizhì, jiāohuò shíjiān, bǎoxiū, fùkuǎn tiáojiàn hé fāpiào.
Còn phải so sánh chất lượng, cấu hình, thời gian giao, bảo hành, điều kiện thanh toán và hóa đơn.

08.07. Cuộc họp

今天的会议一共有九个人参加。
Jīntiān de huìyì yígòng yǒu jiǔ ge rén cānjiā.
Cuộc họp hôm nay có tổng cộng 9 người tham dự.

会议以后形成了七项工作。
Huìyì yǐhòu xíngchéng le qī xiàng gōngzuò.
Sau cuộc họp hình thành 7 công việc.

三项要在两天内完成，两项要在五天内完成。
Sān xiàng yào zài liǎng tiān nèi wánchéng, liǎng xiàng yào zài wǔ tiān nèi wánchéng.
Ba việc phải hoàn thành trong 2 ngày, hai việc trong 5 ngày.

另外两项需要继续跟踪。
Lìngwài liǎng xiàng xūyào jìxù gēnzōng.
Hai việc còn lại cần tiếp tục theo dõi.

08.08. Chuyển phát

这个月一共寄了六十四件快递。
Zhè ge yuè yígòng jì le liùshísì jiàn kuàidì.
Tháng này gửi tổng cộng 64 bưu phẩm.

六十二件已经成功送达。
Liùshí’èr jiàn yǐjīng chénggōng sòngdá.
62 bưu phẩm đã giao thành công.

一件延迟。
Yí jiàn yánchí.
Một bưu phẩm chậm.

另外一件正在查询。
Lìngwài yí jiàn zhèngzài cháxún.
Một bưu phẩm khác đang tra soát.

08.09. Quy trình xe

提交申请
→ 审批
→ 检查车辆
→ 填写HC-02-BM01
→ 领取钥匙
→ 使用车辆
→ 还车

Tíjiāo shēnqǐng
→ shěnpī
→ jiǎnchá chēliàng
→ tiánxiě HC-02-BM01
→ lǐngqǔ yàoshi
→ shǐyòng chēliàng
→ huánchē

Đăng ký
→ phê duyệt
→ kiểm tra xe
→ điền HC-02-BM01
→ nhận chìa khóa
→ sử dụng xe
→ trả xe

08.10. Kiểm tra xe

检查驾驶证。
Jiǎnchá jiàshǐzhèng.
Kiểm tra giấy phép lái xe.

检查车辆证件。
Jiǎnchá chēliàng zhèngjiàn.
Kiểm tra giấy tờ xe.

检查车辆外观。
Jiǎnchá chēliàng wàiguān.
Kiểm tra ngoại thất.

检查电量。
Jiǎnchá diànliàng.
Kiểm tra pin.

检查公里数。
Jiǎnchá gōnglǐshù.
Kiểm tra kilomet.

确认车钥匙。
Quèrèn chē yàoshi.
Xác nhận chìa khóa.

08.11. Quãng đường

一八五三八减一八四六零等于七十八。
Yāo bā wǔ sān bā jiǎn yāo bā sì liù líng děngyú qīshíbā.
18.538 trừ 18.460 bằng 78.

本次行程七十八公里。
Běn cì xíngchéng qīshíbā gōnglǐ.
Chuyến đi này dài 78 km.

08.12. Pin

还车的时候电量只有百分之十八。
Huánchē de shíhou diànliàng zhǐ yǒu bǎifēnzhī shíbā.
Khi trả xe pin chỉ còn 18%.

低于百分之二十，所以最后一个使用人应该把车接上充电桩。
Dīyú bǎifēnzhī èrshí, suǒyǐ zuìhòu yí ge shǐyòngrén yīnggāi bǎ chē jiē shàng chōngdiànzhuāng.
Do dưới 20%, người sử dụng cuối cùng phải cắm xe vào trạm sạc.

08.13. Sự cố xe

保证人员安全
→ 报告公司
→ 配合相关部门
→ 联系保险
→ 不要擅自维修
→ 保存资料

Bǎozhèng rényuán ānquán
→ bàogào gōngsī
→ pèihé xiāngguān bùmén
→ liánxì bǎoxiǎn
→ bú yào shànzì wéixiū
→ bǎocún zīliào

Bảo đảm an toàn
→ báo công ty
→ phối hợp cơ quan/bộ phận liên quan
→ liên hệ bảo hiểm
→ không tự ý sửa
→ lưu hồ sơ

09. PHƯƠNG PHÁP GHI NHỚ THEO CHUỖI NGHIỆP VỤ

09.01. Văn bản đến

接收
→ 检查
→ 登记
→ 分类
→ 转交
→ 跟踪
→ 完成
→ 归档

Tiếp nhận
→ kiểm tra
→ đăng ký
→ phân loại
→ chuyển xử lý
→ theo dõi
→ hoàn thành
→ lưu hồ sơ

09.02. Văn bản đi

起草
→ 检查
→ 审批
→ 签字
→ 盖章
→ 编号
→ 发出
→ 登记
→ 存档

Soạn thảo
→ kiểm tra
→ phê duyệt
→ ký
→ đóng dấu
→ cấp số
→ phát hành
→ ghi sổ
→ lưu

09.03. Tài sản

采购或接收
→ 编号
→ 登记
→ 交接
→ 使用
→ 维修
→ 盘点
→ 调拨
→ 回收

Mua/tiếp nhận
→ mã hóa
→ đăng ký
→ bàn giao
→ sử dụng
→ sửa chữa
→ kiểm kê
→ điều chuyển
→ thu hồi

09.04. Mua sắm

需求
→ 查库存
→ 定规格
→ 询价
→ 比价
→ 申请
→ 审批
→ 下单
→ 收货
→ 检查
→ 交接
→ 付款
→ 存档

Nhu cầu
→ kiểm tra tồn
→ xác định thông số
→ hỏi giá
→ so giá
→ đề nghị
→ phê duyệt
→ đặt hàng
→ nhận hàng
→ kiểm tra
→ bàn giao
→ thanh toán
→ lưu hồ sơ

09.05. Chuyển phát

收集信息
→ 核对地址
→ 包装
→ 交快递
→ 获取运单号
→ 跟踪
→ 签收
→ 完成

Thu thập thông tin
→ kiểm tra địa chỉ
→ đóng gói
→ giao đơn vị chuyển phát
→ lấy mã vận đơn
→ theo dõi
→ ký nhận
→ hoàn thành

09.06. Sử dụng xe

需求
→ 提前申请
→ 审批
→ 领钥匙
→ 检查证件
→ 检查外观
→ 检查电量
→ 检查公里数
→ 填写HC-02-BM01
→ 使用
→ 还车
→ 记录返回时间
→ 记录结束公里数
→ 记录电量
→ 低于20%充电
→ 归还钥匙

Nhu cầu
→ đăng ký trước
→ phê duyệt
→ nhận chìa khóa
→ kiểm tra giấy tờ
→ kiểm tra ngoại thất
→ kiểm tra pin
→ kiểm tra kilomet
→ điền HC-02-BM01
→ sử dụng
→ trả xe
→ ghi giờ về
→ ghi kilomet cuối
→ ghi pin
→ dưới 20% thì sạc
→ trả chìa khóa

09.07. Xử lý sự cố xe

事故
→ 保证安全
→ 立即报告
→ 配合相关部门
→ 联系保险
→ 保存证据
→ 不擅自维修
→ 不擅自赔偿
→ 确定责任
→ 处理
→ 归档

Sự cố
→ bảo đảm an toàn
→ báo ngay
→ phối hợp đơn vị liên quan
→ liên hệ bảo hiểm
→ giữ bằng chứng
→ không tự ý sửa
→ không tự ý bồi thường
→ xác định trách nhiệm
→ xử lý
→ lưu hồ sơ

10. TỔNG KẾT CUỐI BÀI

Người học cần hình thành phản xạ tiếng Trung để trả lời liên tục các câu hỏi:

这份文件从哪里来的？
Zhè fèn wénjiàn cóng nǎli lái de?
Văn bản này đến từ đâu?
Where did this document come from?

谁负责处理？
Shéi fùzé chǔlǐ?
Ai phụ trách xử lý?
Who is responsible for handling it?

什么时候必须完成？
Shénme shíhou bìxū wánchéng?
Khi nào phải hoàn thành?
When must it be completed?

文件放在哪里？
Wénjiàn fàng zài nǎli?
Văn bản lưu ở đâu?
Where is the document stored?

现在使用哪个版本？
Xiànzài shǐyòng nǎ ge bǎnběn?
Hiện đang dùng phiên bản nào?
Which version is currently in use?

公章由谁保管？
Gōngzhāng yóu shéi bǎoguǎn?
Ai quản lý con dấu?
Who keeps the company seal?

这项资产的编号是什么？
Zhè xiàng zīchǎn de biānhào shì shénme?
Mã tài sản này là gì?
What is this asset’s number?

现在谁在使用？
Xiànzài shéi zài shǐyòng?
Hiện ai đang sử dụng?
Who is using it now?

设备现在是什么状态？
Shèbèi xiànzài shì shénme zhuàngtài?
Thiết bị hiện ở tình trạng nào?
What is the equipment’s current condition?

还在保修期吗？
Hái zài bǎoxiūqī ma?
Còn trong thời hạn bảo hành không?
Is it still under warranty?

库存还有多少？
Kùcún hái yǒu duōshao?
Tồn kho còn bao nhiêu?
How much inventory remains?

低于最低库存了吗？
Dīyú zuìdī kùcún le ma?
Đã thấp hơn tồn tối thiểu chưa?
Has it fallen below minimum stock?

这个采购真的有必要吗？
Zhè ge cǎigòu zhēn de yǒu bìyào ma?
Khoản mua này có thực sự cần thiết không?
Is this purchase really necessary?

仓库里有没有备用设备？
Cāngkù lǐ yǒu méiyǒu bèiyòng shèbèi?
Kho có thiết bị dự phòng không?
Are spare devices available?

供应商报价是多少？
Gōngyìngshāng bàojià shì duōshao?
Nhà cung cấp báo giá bao nhiêu?
What is the supplier’s quotation?

为什么选择这个供应商？
Wèishénme xuǎnzé zhè ge gōngyìngshāng?
Tại sao chọn nhà cung cấp này?
Why was this supplier selected?

会议以后有哪些工作？
Huìyì yǐhòu yǒu nǎxiē gōngzuò?
Sau họp có những công việc gì?
What action items came out of the meeting?

谁负责？
Shéi fùzé?
Ai phụ trách?
Who is responsible?

什么时候完成？
Shénme shíhou wánchéng?
Khi nào hoàn thành?
When will it be completed?

运单号是多少？
Yùndānhào shì duōshao?
Mã vận đơn là gì?
What is the tracking number?

文件送到了吗？
Wénjiàn sòng dào le ma?
Văn bản đã giao đến chưa?
Has the document been delivered?

车辆现在在哪里？
Chēliàng xiànzài zài nǎli?
Xe hiện ở đâu?
Where is the vehicle now?

谁在使用？
Shéi zài shǐyòng?
Ai đang dùng?
Who is using it?

申请批准了吗？
Shēnqǐng pīzhǔn le ma?
Đăng ký đã được phê duyệt chưa?
Has the request been approved?

驾驶员是谁？
Jiàshǐyuán shì shéi?
Người lái là ai?
Who is the driver?

出发时间是几点？
Chūfā shíjiān shì jǐ diǎn?
Giờ đi là mấy giờ?
What is the departure time?

返回时间是几点？
Fǎnhuí shíjiān shì jǐ diǎn?
Giờ về là mấy giờ?
What is the return time?

出发前电量是多少？
Chūfā qián diànliàng shì duōshao?
Pin trước khi đi là bao nhiêu?
What was the battery level before departure?

起始公里数是多少？
Qǐshǐ gōnglǐshù shì duōshao?
Kilomet đầu là bao nhiêu?
What was the starting mileage?

结束公里数是多少？
Jiéshù gōnglǐshù shì duōshao?
Kilomet cuối là bao nhiêu?
What was the ending mileage?

本次行程多少公里？
Běn cì xíngchéng duōshao gōnglǐ?
Chuyến này đi bao nhiêu kilomet?
How many kilometers were traveled on this trip?

返回以后还剩多少电？
Fǎnhuí yǐhòu hái shèng duōshao diàn?
Sau khi về còn bao nhiêu pin?
How much battery remained after return?

低于百分之二十了吗？
Dīyú bǎifēnzhī èrshí le ma?
Có dưới 20% không?
Was it below twenty percent?

已经接上充电桩了吗？
Yǐjīng jiē shàng chōngdiànzhuāng le ma?
Đã cắm sạc chưa?
Has the vehicle been connected to the charger?

有没有违章？
Yǒu méiyǒu wéizhāng?
Có vi phạm giao thông không?
Were there any traffic violations?

有没有事故？
Yǒu méiyǒu shìgù?
Có sự cố hoặc tai nạn không?
Was there any accident?

事故报告了吗？
Shìgù bàogào le ma?
Sự cố đã được báo chưa?
Was the accident reported?

保险公司联系了吗？
Bǎoxiǎn gōngsī liánxì le ma?
Đã liên hệ công ty bảo hiểm chưa?
Has the insurance company been contacted?

相关资料保存了吗？
Xiāngguān zīliào bǎocún le ma?
Hồ sơ liên quan đã lưu chưa?
Have the related records been preserved?

行政费用为什么增加？
Xíngzhèng fèiyòng wèishénme zēngjiā?
Tại sao chi phí hành chính tăng?
Why did administrative expenses increase?

有没有异常使用？
Yǒu méiyǒu yìcháng shǐyòng?
Có sử dụng bất thường không?
Was there any abnormal use?

有没有重复采购？
Yǒu méiyǒu chóngfù cǎigòu?
Có mua sắm trùng không?
Was there any duplicate procurement?

有没有没有审批的用车？
Yǒu méiyǒu méiyǒu shěnpī de yòngchē?
Có chuyến xe nào chưa phê duyệt không?
Was there any unapproved vehicle use?

最终需要 ghi nhớ chuỗi quản trị:

文件
→ 档案
→ 版本
→ 印章
→ 法律资料
→ 资产
→ 设备
→ 办公用品
→ 采购
→ 供应商
→ 会议
→ 快递
→ 车辆
→ 费用
→ 报告

Văn bản
→ hồ sơ
→ phiên bản
→ con dấu
→ pháp lý
→ tài sản
→ thiết bị
→ văn phòng phẩm
→ mua sắm
→ nhà cung cấp
→ cuộc họp
→ chuyển phát
→ xe
→ chi phí
→ báo cáo

Nguyên tắc cuối cùng:

Đúng tài liệu.

Đúng người.

Đúng tài sản.

Đúng mục đích.

Đúng phê duyệt.

Đúng số liệu.

Đúng trách nhiệm.

Đúng quy trình.

Đúng hồ sơ.

An toàn.

Tiết kiệm.

Có thể truy xuất.

Có thể kiểm tra.

Có thể bàn giao.