Giáo trình Hán ngữ Ký kết và quản lý hợp đồng lao động Tác giả Nguyễn Minh Vũ

KÝ KẾT VÀ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

劳动合同签署与管理

Bài học tập trung vào toàn bộ chuỗi nghiệp vụ quản lý hợp đồng lao động trong doanh nghiệp, từ giai đoạn nhân viên hoàn thành thử việc đến khi hợp đồng được ký, bàn giao, lưu trữ, theo dõi, cập nhật thay đổi và chuyển sang quy trình nghỉ việc khi cần.

Trọng tâm của bài học:

Kết quả thử việc.

Xác nhận tiếp nhận nhân sự.

Lập danh sách cần ký hợp đồng.

Kiểm tra hồ sơ nhân viên.

Kiểm tra chức danh.

Kiểm tra phòng ban.

Kiểm tra mô tả công việc.

Kiểm tra dữ liệu liên quan.

Quản lý mẫu hợp đồng.

Quản lý phiên bản.

Chuẩn bị dự thảo.

Kiểm tra dữ liệu hợp đồng.

Trình kiểm tra.

Trình ký.

Theo dõi trạng thái.

Tổ chức ký.

Kiểm tra sau ký.

Bàn giao hợp đồng.

Lưu hồ sơ.

Thiết lập bảng theo dõi.

Theo dõi thời hạn.

Cảnh báo hợp đồng cần rà soát.

Quản lý thay đổi chức danh.

Quản lý điều chuyển phòng ban.

Quản lý bổ nhiệm.

Quản lý thay đổi cơ cấu.

Đối chiếu chấm công.

Đối chiếu tiền lương.

Phối hợp dữ liệu bảo hiểm xã hội.

Quản lý hợp đồng khi nhân viên nghỉ việc.

Kiểm soát quyền truy cập.

Sao lưu dữ liệu.

Quản lý lịch sử thay đổi.

Lập báo cáo hợp đồng định kỳ.

01. TỪ VỰNG THEO CHỦ ĐỀ

01.01. Hợp đồng lao động

劳动合同 – láodòng hétóng – labor contract – hợp đồng lao động

劳动合同管理 – láodòng hétóng guǎnlǐ – labor contract management – quản lý hợp đồng lao động

签署劳动合同 – qiānshǔ láodòng hétóng – sign a labor contract – ký hợp đồng lao động

合同签署 – hétóng qiānshǔ – contract signing – ký kết hợp đồng

合同管理 – hétóng guǎnlǐ – contract management – quản lý hợp đồng

合同文件 – hétóng wénjiàn – contract document – hồ sơ hợp đồng

合同资料 – hétóng zīliào – contract materials – tài liệu hợp đồng

合同信息 – hétóng xìnxī – contract information – thông tin hợp đồng

合同内容 – hétóng nèiróng – contract content – nội dung hợp đồng

合同状态 – hétóng zhuàngtài – contract status – trạng thái hợp đồng

01.02. Nhân viên và hồ sơ nhân sự

员工 – yuángōng – employee – nhân viên

员工信息 – yuángōng xìnxī – employee information – thông tin nhân viên

员工档案 – yuángōng dàng’àn – employee file – hồ sơ nhân viên

员工名册 – yuángōng míngcè – employee roster – danh sách nhân sự

员工编号 – yuángōng biānhào – employee number – mã nhân viên

个人信息 – gèrén xìnxī – personal information – thông tin cá nhân

入职日期 – rùzhí rìqī – joining date – ngày vào làm

在职员工 – zàizhí yuángōng – active employee – nhân viên đang làm việc

离职员工 – lízhí yuángōng – former employee – nhân viên đã nghỉ việc

员工状态 – yuángōng zhuàngtài – employee status – trạng thái nhân viên

01.03. Thử việc và tiếp nhận

试用期 – shìyòngqī – probation period – thời gian thử việc

试用期评价 – shìyòngqī píngjià – probation evaluation – đánh giá thử việc

试用期评价结果 – shìyòngqī píngjià jiéguǒ – probation evaluation result – kết quả đánh giá thử việc

评价表 – píngjià biǎo – evaluation form – phiếu đánh giá

评价结果 – píngjià jiéguǒ – evaluation result – kết quả đánh giá

审批 – shěnpī – approval – phê duyệt

录用 – lùyòng – employ, hire – tiếp nhận, tuyển dụng

录用决定 – lùyòng juédìng – employment decision – quyết định tiếp nhận

正式录用 – zhèngshì lùyòng – formally employ – chính thức tiếp nhận

继续工作 – jìxù gōngzuò – continue working – tiếp tục làm việc

01.04. Phòng ban và chức danh

部门 – bùmén – department – phòng ban

所属部门 – suǒshǔ bùmén – department affiliation – phòng ban trực thuộc

岗位 – gǎngwèi – position – vị trí công việc

岗位名称 – gǎngwèi míngchēng – position title – tên vị trí

职务 – zhíwù – job title – chức danh

职位 – zhíwèi – position – vị trí

职位描述 – zhíwèi miáoshù – job description – mô tả công việc

组织架构 – zǔzhī jiàgòu – organizational structure – cơ cấu tổ chức

人员编制 – rényuán biānzhì – staffing plan – định biên nhân sự

用人部门 – yòngrén bùmén – employing department – phòng sử dụng lao động

01.05. Mẫu hợp đồng

合同模板 – hétóng múbǎn – contract template – mẫu hợp đồng

劳动合同模板 – láodòng hétóng múbǎn – labor contract template – mẫu hợp đồng lao động

模板版本 – múbǎn bǎnběn – template version – phiên bản mẫu

版本 – bǎnběn – version – phiên bản

现行版本 – xiànxíng bǎnběn – current version – phiên bản hiện hành

旧版本 – jiù bǎnběn – old version – phiên bản cũ

生效日期 – shēngxiào rìqī – effective date – ngày hiệu lực

发布日期 – fābù rìqī – issue date – ngày ban hành

批准人 – pīzhǔnrén – approver – người phê duyệt

使用状态 – shǐyòng zhuàngtài – usage status – trạng thái sử dụng

01.06. Soạn hợp đồng

起草 – qǐcǎo – draft – soạn thảo

起草合同 – qǐcǎo hétóng – draft a contract – soạn hợp đồng

合同草案 – hétóng cǎo’àn – contract draft – dự thảo hợp đồng

填写信息 – tiánxiě xìnxī – fill in information – điền thông tin

基础数据 – jīchǔ shùjù – basic data – dữ liệu cơ sở

核对 – héduì – verify – đối chiếu

检查 – jiǎnchá – check – kiểm tra

复核 – fùhé – recheck – kiểm tra lại

错误 – cuòwù – error – lỗi

缺少信息 – quēshǎo xìnxī – missing information – thiếu thông tin

01.07. Trình ký và phê duyệt

提交 – tíjiāo – submit – trình, nộp

提交审批 – tíjiāo shěnpī – submit for approval – trình phê duyệt

提交签署 – tíjiāo qiānshǔ – submit for signing – trình ký

负责人 – fùzérén – person in charge – người phụ trách

审批人 – shěnpīrén – approver – người phê duyệt

签字人 – qiānzìrén – signatory – người ký

有权人员 – yǒuquán rényuán – authorized person – người có thẩm quyền

审批状态 – shěnpī zhuàngtài – approval status – trạng thái phê duyệt

等待签署 – děngdài qiānshǔ – waiting for signature – chờ ký

完成 – wánchéng – complete – hoàn tất

01.08. Trạng thái hợp đồng

未提交 – wèi tíjiāo – not submitted – chưa trình

检查中 – jiǎnchá zhōng – under review – đang kiểm tra

等待签字 – děngdài qiānzì – awaiting signature – chờ ký

公司已签字 – gōngsī yǐ qiānzì – signed by company – công ty đã ký

等待员工签字 – děngdài yuángōng qiānzì – awaiting employee signature – chờ người lao động ký

已经完成 – yǐjīng wánchéng – completed – đã hoàn tất

生效中 – shēngxiào zhōng – active – đang hiệu lực

即将到期 – jíjiāng dàoqī – approaching expiry – sắp hết hạn

已经结束 – yǐjīng jiéshù – ended – đã kết thúc

需要处理 – xūyào chǔlǐ – requiring action – cần xử lý

01.09. Ngày tháng và thời hạn

签署日期 – qiānshǔ rìqī – signing date – ngày ký

生效日期 – shēngxiào rìqī – effective date – ngày hiệu lực

到期日期 – dàoqī rìqī – expiry date – ngày hết hạn

开始日期 – kāishǐ rìqī – start date – ngày bắt đầu

结束日期 – jiéshù rìqī – end date – ngày kết thúc

审查时间 – shěnchá shíjiān – review time – thời điểm rà soát

合同期限 – hétóng qīxiàn – contract term – thời hạn hợp đồng

跟踪期限 – gēnzōng qīxiàn – tracking period – thời hạn theo dõi

到期提醒 – dàoqī tíxǐng – expiry reminder – cảnh báo hết hạn

定期检查 – dìngqī jiǎnchá – periodic review – kiểm tra định kỳ

01.10. Bàn giao và lưu trữ

交付 – jiāofù – deliver – bàn giao

向员工交付合同 – xiàng yuángōng jiāofù hétóng – deliver contract to employee – bàn giao hợp đồng cho nhân viên

保存 – bǎocún – save, preserve – lưu giữ

存档 – cúndàng – file – lưu hồ sơ

归档 – guīdàng – archive – lưu trữ hồ sơ

纸质合同 – zhǐzhì hétóng – paper contract – hợp đồng bản giấy

电子档案 – diànzǐ dàng’àn – electronic file – hồ sơ điện tử

合同档案 – hétóng dàng’àn – contract file – hồ sơ hợp đồng

归档位置 – guīdàng wèizhì – archive location – vị trí lưu

访问权限 – fǎngwèn quánxiàn – access permission – quyền truy cập

01.11. Bảng theo dõi hợp đồng

劳动合同跟踪表 – láodòng hétóng gēnzōng biǎo – labor contract tracking sheet – bảng theo dõi hợp đồng lao động

劳动合同台账 – láodòng hétóng táizhàng – labor contract register – sổ theo dõi hợp đồng

跟踪表 – gēnzōng biǎo – tracking sheet – bảng theo dõi

记录 – jìlù – record – ghi nhận

更新时间 – gēngxīn shíjiān – update time – thời gian cập nhật

负责人 – fùzérén – responsible person – người phụ trách

备注 – bèizhù – remarks – ghi chú

当前状态 – dāngqián zhuàngtài – current status – trạng thái hiện tại

处理结果 – chǔlǐ jiéguǒ – handling result – kết quả xử lý

后续行动 – hòuxù xíngdòng – follow-up action – hành động tiếp theo

01.12. Hợp đồng sắp hết hạn

合同到期 – hétóng dàoqī – contract expiry – hợp đồng hết hạn

即将到期 – jíjiāng dàoqī – about to expire – sắp hết hạn

到期清单 – dàoqī qīngdān – expiry list – danh sách hợp đồng sắp hết hạn

到期预警 – dàoqī yùjǐng – expiry warning – cảnh báo hết hạn

提前检查 – tíqián jiǎnchá – advance review – kiểm tra trước

部门反馈 – bùmén fǎnkuì – department feedback – phản hồi của phòng ban

继续使用 – jìxù shǐyòng – continue employment – tiếp tục sử dụng nhân sự

后续方案 – hòuxù fāng’àn – follow-up plan – phương án tiếp theo

处理方案 – chǔlǐ fāng’àn – handling plan – phương án xử lý

跟踪处理 – gēnzōng chǔlǐ – follow-up handling – theo dõi xử lý

01.13. Thay đổi thông tin hợp đồng

变更 – biàngēng – change – thay đổi

合同变更 – hétóng biàngēng – contract change – thay đổi hợp đồng

信息变更 – xìnxī biàngēng – information change – thay đổi thông tin

岗位变更 – gǎngwèi biàngēng – position change – thay đổi vị trí

职务变更 – zhíwù biàngēng – title change – thay đổi chức danh

部门调动 – bùmén diàodòng – department transfer – điều chuyển phòng ban

员工调动 – yuángōng diàodòng – employee transfer – điều chuyển nhân viên

任命 – rènmìng – appointment – bổ nhiệm

任命决定 – rènmìng juédìng – appointment decision – quyết định bổ nhiệm

变更历史 – biàngēng lìshǐ – change history – lịch sử thay đổi

01.14. Cập nhật hệ thống

更新 – gēngxīn – update – cập nhật

人事系统 – rénshì xìtǒng – HR system – hệ thống nhân sự

同步更新 – tóngbù gēngxīn – synchronize updates – cập nhật đồng bộ

更新状态 – gēngxīn zhuàngtài – update status – cập nhật trạng thái

更新部门 – gēngxīn bùmén – update department – cập nhật phòng ban

更新职务 – gēngxīn zhíwù – update job title – cập nhật chức danh

更新负责人 – gēngxīn fùzérén – update manager – cập nhật người phụ trách

历史记录 – lìshǐ jìlù – history record – lịch sử dữ liệu

修改记录 – xiūgǎi jìlù – modification record – lịch sử chỉnh sửa

数据一致性 – shùjù yízhìxìng – data consistency – tính nhất quán dữ liệu

01.15. Tiền lương và hợp đồng

工资 – gōngzī – salary – tiền lương

薪酬 – xīnchóu – compensation – thù lao, tiền lương

薪酬体系 – xīnchóu tǐxì – compensation system – hệ thống tiền lương

工资数据 – gōngzī shùjù – payroll data – dữ liệu tiền lương

工资表 – gōngzībiǎo – payroll – bảng lương

工资调整 – gōngzī tiáozhěng – salary adjustment – điều chỉnh lương

调薪 – tiáoxīn – salary adjustment – điều chỉnh lương

补贴 – bǔtiē – allowance – phụ cấp

奖金 – jiǎngjīn – bonus – tiền thưởng

薪酬信息 – xīnchóu xìnxī – compensation information – thông tin tiền lương

01.16. Bảo hiểm xã hội

社会保险 – shèhuì bǎoxiǎn – social insurance – bảo hiểm xã hội

社保 – shèbǎo – social insurance – BHXH

社保资料 – shèbǎo zīliào – social insurance records – hồ sơ BHXH

社保信息 – shèbǎo xìnxī – social insurance information – thông tin BHXH

员工信息 – yuángōng xìnxī – employee information – thông tin nhân viên

状态更新 – zhuàngtài gēngxīn – status update – cập nhật trạng thái

信息核对 – xìnxī héduì – information verification – đối chiếu thông tin

新员工 – xīn yuángōng – new employee – nhân viên mới

离职人员 – lízhí rényuán – former employee – nhân viên nghỉ việc

数据差异 – shùjù chāyì – data discrepancy – sai lệch dữ liệu

01.17. Chấm công và hợp đồng

考勤 – kǎoqín – attendance – chấm công

考勤数据 – kǎoqín shùjù – attendance data – dữ liệu chấm công

入职日期 – rùzhí rìqī – joining date – ngày vào làm

最后工作日 – zuìhòu gōngzuòrì – last working day – ngày làm việc cuối

员工状态 – yuángōng zhuàngtài – employee status – trạng thái nhân viên

数据核对 – shùjù héduì – data reconciliation – đối chiếu dữ liệu

异常数据 – yìcháng shùjù – abnormal data – dữ liệu bất thường

开始工作 – kāishǐ gōngzuò – start work – bắt đầu làm việc

停止工作 – tíngzhǐ gōngzuò – stop working – ngừng làm việc

一致 – yízhì – consistent – thống nhất

01.18. Nghỉ việc

离职 – lízhí – leave employment – nghỉ việc

离职流程 – lízhí liúchéng – exit process – quy trình nghỉ việc

离职信息 – lízhí xìnxī – resignation information – thông tin nghỉ việc

合同结束 – hétóng jiéshù – contract end – kết thúc hợp đồng

结束状态 – jiéshù zhuàngtài – ended status – trạng thái kết thúc

离职档案 – lízhí dàng’àn – exit records – hồ sơ nghỉ việc

交接 – jiāojiē – handover – bàn giao

合同清理 – hétóng qīnglǐ – contract closure – thanh lý, hoàn tất hồ sơ hợp đồng

历史记录 – lìshǐ jìlù – historical record – lịch sử hồ sơ

离职日期 – lízhí rìqī – leaving date – ngày nghỉ việc

01.19. Bảo mật dữ liệu

保密 – bǎomì – confidentiality – bảo mật

访问权限 – fǎngwèn quánxiàn – access permission – quyền truy cập

修改权限 – xiūgǎi quánxiàn – modification permission – quyền chỉnh sửa

下载 – xiàzài – download – tải xuống

复制 – fùzhì – copy – sao chép

提供资料 – tígōng zīliào – provide records – cung cấp hồ sơ

数据安全 – shùjù ānquán – data security – an toàn dữ liệu

备份 – bèifèn – backup – sao lưu

恢复 – huīfù – restore – khôi phục

权限管理 – quánxiàn guǎnlǐ – permission management – quản lý quyền truy cập

01.20. Kiểm tra và báo cáo

月度报告 – yuèdù bàogào – monthly report – báo cáo tháng

劳动合同报告 – láodòng hétóng bàogào – labor contract report – báo cáo hợp đồng lao động

到期预警报告 – dàoqī yùjǐng bàogào – expiry warning report – báo cáo cảnh báo hết hạn

未完成合同 – wèi wánchéng hétóng – incomplete contract – hợp đồng chưa hoàn thiện

合同变更报告 – hétóng biàngēng bàogào – contract change report – báo cáo thay đổi hợp đồng

质量检查 – zhìliàng jiǎnchá – quality check – kiểm soát chất lượng

数据检查 – shùjù jiǎnchá – data check – kiểm tra dữ liệu

遗漏 – yílòu – omission – bỏ sót

Xem thêm diễn đàn giáo trình Hán ngữ ChineMaster EDU.

不一致 – bù yízhì – inconsistent – không thống nhất

问题清单 – wèntí qīngdān – issue list – danh sách vấn đề

02. BỐI CẢNH HỘI THOẠI THỰC CHIẾN

Doanh nghiệp đang thực hiện kiểm tra hợp đồng lao động cuối tháng.

Dữ liệu mô phỏng của bài học:

Tổng số nhân viên đang làm việc:

126 người.

Nhân viên cần xử lý hồ sơ hợp đồng trong đợt này:

18 người.

Trong đó:

6 người vừa hoàn thành thử việc và đã có kết quả đánh giá đạt yêu cầu.

4 người có hợp đồng cần đưa vào danh sách rà soát thời hạn.

2 người thay đổi chức danh.

2 người điều chuyển phòng ban.

1 người vừa có quyết định bổ nhiệm.

2 người đang chờ hoàn tất chữ ký.

1 người chuẩn bị nghỉ việc nên hồ sơ cần chuyển sang quy trình nghỉ việc.

Kiểm tra ban đầu phát hiện:

1 hợp đồng ghi sai chức danh.

1 hợp đồng dùng tên phòng ban cũ.

1 hồ sơ dùng mẫu hợp đồng phiên bản cũ.

2 hợp đồng thiếu chữ ký phía nhân viên.

1 hợp đồng đã ký nhưng chưa cập nhật bảng theo dõi.

1 nhân viên đã điều chuyển nhưng hệ thống vẫn ghi phòng cũ.

1 nhân viên đã nghỉ nhưng trạng thái hợp đồng trên hệ thống vẫn là “đang hiệu lực”.

Bảng theo dõi tháng này có:

126 nhân viên.

119 hồ sơ có trạng thái rõ ràng.

7 hồ sơ cần kiểm tra thêm.

Trong số 7 hồ sơ:

2 chờ ký.

1 thiếu bản lưu.

1 chưa cập nhật ngày ký.

1 sai chức danh.

1 sai phòng ban.

1 trạng thái nhân viên không khớp.

Để tránh biến dữ liệu mô phỏng thành quy định pháp luật, bài học không tự quy định loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng hay số ngày bắt buộc phải ký. Mọi ngày tháng trong tình huống dưới đây chỉ phục vụ luyện tập nghiệp vụ và giao tiếp.

03. HỘI THOẠI ỨNG DỤNG CHUYÊN SÂU

03.01. Bắt đầu rà soát hợp đồng cuối tháng

丁垂杨：阮明武哥，这个月我们要检查一百二十六名在职员工的劳动合同资料。
Dīng Chuíyáng: Ruǎn Míngwǔ gē, zhè ge yuè wǒmen yào jiǎnchá yìbǎi èrshíliù míng zàizhí yuángōng de láodòng hétóng zīliào.
Đinh Thùy Dương: Anh Nguyễn Minh Vũ, tháng này chúng em cần kiểm tra hồ sơ hợp đồng lao động của 126 nhân viên đang làm việc.
Dinh Thuy Duong: Bro Nguyen Minh Vu, this month we need to review the labor contract records of 126 active employees.

阮明武：好，不要只看有没有合同，还要检查员工信息、岗位、部门、签字、日期、版本和系统状态。
Ruǎn Míngwǔ: Hǎo, bú yào zhǐ kàn yǒu méiyǒu hétóng, hái yào jiǎnchá yuángōng xìnxī, gǎngwèi, bùmén, qiānzì, rìqī, bǎnběn hé xìtǒng zhuàngtài.
Nguyễn Minh Vũ: Được, không chỉ kiểm tra có hợp đồng hay chưa mà còn phải kiểm tra thông tin nhân viên, vị trí, phòng ban, chữ ký, ngày tháng, phiên bản và trạng thái hệ thống.
Nguyen Minh Vu: Good. Do not only check whether a contract exists. Also review employee information, position, department, signatures, dates, version, and system status.

03.02. Danh sách 18 hồ sơ cần xử lý

黎云英：目前有十八名员工需要处理合同资料，其中六名刚完成试用期评价。
Lí Yún Yīng: Mùqián yǒu shíbā míng yuángōng xūyào chǔlǐ hétóng zīliào, qízhōng liù míng gāng wánchéng shìyòngqī píngjià.
Lê Vân Anh: Hiện có 18 nhân viên cần xử lý hồ sơ hợp đồng, trong đó 6 người vừa hoàn thành đánh giá thử việc.
Le Van Anh: At present, eighteen employees require contract processing, including six who have just completed their probation evaluations.

阮明武：先把十八个人按处理原因分类，再确认每个人现在处在哪个步骤。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān bǎ shíbā ge rén àn chǔlǐ yuányīn fēnlèi, zài quèrèn měi ge rén xiànzài chǔ zài nǎ ge bùzhòu.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên phân loại 18 người theo nguyên nhân cần xử lý, sau đó xác nhận từng người hiện đang ở bước nào.
Nguyen Minh Vu: First classify the eighteen employees by the reason their files require action, then identify the current processing stage for each person.

03.03. Kiểm tra kết quả thử việc

水仙：六名完成试用期的员工都有评价表，其中五份已经批准，一份还在等待部门负责人确认。
Shuǐ Xiān: Liù míng wánchéng shìyòngqī de yuángōng dōu yǒu píngjià biǎo, qízhōng wǔ fèn yǐjīng pīzhǔn, yí fèn hái zài děngdài bùmén fùzérén quèrèn.
Thủy Tiên: Cả 6 nhân viên hoàn thành thử việc đều có phiếu đánh giá, trong đó 5 phiếu đã được phê duyệt, 1 phiếu vẫn đang chờ trưởng phòng xác nhận.
Thuy Tien: All six employees who completed probation have evaluation forms. Five have been approved, while one is still waiting for the department manager’s confirmation.

阮明武：那一份还没有确认的先不要进入正式合同准备步骤，先把评价流程完成。
Ruǎn Míngwǔ: Nà yí fèn hái méiyǒu quèrèn de xiān bú yào jìnrù zhèngshì hétóng zhǔnbèi bùzhòu, xiān bǎ píngjià liúchéng wánchéng.
Nguyễn Minh Vũ: Hồ sơ chưa được xác nhận thì trước mắt chưa chuyển sang bước chuẩn bị hợp đồng chính thức, hãy hoàn tất quy trình đánh giá trước.
Nguyen Minh Vu: The unconfirmed case should not move into the formal contract-preparation stage yet. Complete the evaluation process first.

03.04. Kiểm tra quyết định tiếp nhận

芳玲：五名已经通过评价的员工都有录用决定，我正在核对姓名、岗位、部门和生效日期。
Fāng Líng: Wǔ míng yǐjīng tōngguò píngjià de yuángōng dōu yǒu lùyòng juédìng, wǒ zhèngzài héduì xìngmíng, gǎngwèi, bùmén hé shēngxiào rìqī.
Phương Linh: Cả 5 nhân viên đã đạt đánh giá đều có quyết định tiếp nhận, em đang đối chiếu họ tên, vị trí, phòng ban và ngày hiệu lực.
Phuong Linh: All five employees who passed the evaluation have employment decisions. I am checking their names, positions, departments, and effective dates.

阮明武：录用决定里的信息必须跟员工档案和后面的合同资料保持一致。
Ruǎn Míngwǔ: Lùyòng juédìng lǐ de xìnxī bìxū gēn yuángōng dàng’àn hé hòumiàn de hétóng zīliào bǎochí yízhì.
Nguyễn Minh Vũ: Thông tin trong quyết định tiếp nhận phải thống nhất với hồ sơ nhân viên và hồ sơ hợp đồng sau đó.
Nguyen Minh Vu: The information in the employment decision must remain consistent with the employee file and subsequent contract records.

03.05. Phát hiện sai chức danh

丁垂杨：我发现一名员工的录用决定写的是“销售专员”，但是合同草案写成了“销售主管”。
Dīng Chuíyáng: Wǒ fāxiàn yì míng yuángōng de lùyòng juédìng xiě de shì “xiāoshòu zhuānyuán”, dànshì hétóng cǎo’àn xiě chéng le “xiāoshòu zhǔguǎn”.
Đinh Thùy Dương: Em phát hiện quyết định tiếp nhận của một nhân viên ghi “chuyên viên kinh doanh”, nhưng dự thảo hợp đồng lại ghi thành “giám sát kinh doanh”.
Dinh Thuy Duong: I found that one employee’s employment decision lists “Sales Specialist,” while the contract draft says “Sales Supervisor.”

阮明武：先暂停这份草案，检查职务清单、录用决定和员工实际岗位，确认以后再修改。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān zàntíng zhè fèn cǎo’àn, jiǎnchá zhíwù qīngdān, lùyòng juédìng hé yuángōng shíjì gǎngwèi, quèrèn yǐhòu zài xiūgǎi.
Nguyễn Minh Vũ: Tạm dừng dự thảo này trước, kiểm tra danh sách chức danh, quyết định tiếp nhận và vị trí thực tế của nhân viên, xác nhận xong rồi mới sửa.
Nguyen Minh Vu: Put this draft on hold first. Check the job-title list, employment decision, and the employee’s actual position before making any correction.

03.06. Phát hiện sai phòng ban

黎云英：还有一份合同写的是旧部门名称，但是公司上个月已经调整了组织架构。
Lí Yún Yīng: Hái yǒu yí fèn hétóng xiě de shì jiù bùmén míngchēng, dànshì gōngsī shàng ge yuè yǐjīng tiáozhěng le zǔzhī jiàgòu.
Lê Vân Anh: Còn một hợp đồng đang ghi tên phòng ban cũ, nhưng tháng trước công ty đã điều chỉnh cơ cấu tổ chức.
Le Van Anh: Another contract still uses the old department name, although the company changed its organizational structure last month.

阮明武：不能继续使用旧部门名称，要同时检查组织架构、员工名册、人事系统和相关合同资料。
Ruǎn Míngwǔ: Bù néng jìxù shǐyòng jiù bùmén míngchēng, yào tóngshí jiǎnchá zǔzhī jiàgòu, yuángōng míngcè, rénshì xìtǒng hé xiāngguān hétóng zīliào.
Nguyễn Minh Vũ: Không được tiếp tục dùng tên phòng cũ, phải đồng thời kiểm tra sơ đồ tổ chức, danh sách nhân sự, hệ thống nhân sự và hồ sơ hợp đồng liên quan.
Nguyen Minh Vu: The old department name must not continue to be used. Check the organizational structure, employee roster, HR system, and related contract records at the same time.

03.07. Kiểm tra mẫu hợp đồng

水仙：我发现一份草案用了旧版本模板，新版本已经开始使用了。
Shuǐ Xiān: Wǒ fāxiàn yí fèn cǎo’àn yòng le jiù bǎnběn múbǎn, xīn bǎnběn yǐjīng kāishǐ shǐyòng le.
Thủy Tiên: Em phát hiện một dự thảo đang sử dụng mẫu phiên bản cũ, trong khi phiên bản mới đã bắt đầu được sử dụng.
Thuy Tien: I found one draft using an old template even though the new version is already in use.

阮明武：先确认现行版本、发布日期、生效日期和批准人，然后把旧模板从日常使用文件夹里移出去。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān quèrèn xiànxíng bǎnběn, fābù rìqī, shēngxiào rìqī hé pīzhǔnrén, ránhòu bǎ jiù múbǎn cóng rìcháng shǐyòng wénjiànjiā lǐ yí chūqù.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên xác nhận phiên bản hiện hành, ngày ban hành, ngày hiệu lực và người phê duyệt, sau đó đưa mẫu cũ ra khỏi thư mục sử dụng hàng ngày.
Nguyen Minh Vu: First confirm the current version, issue date, effective date, and approver, then remove the old template from the active-use folder.

03.08. Chuẩn bị dự thảo hợp đồng

芳玲：我准备给五名员工起草合同，基础数据已经从员工档案、试用评价和录用决定里核对过了。
Fāng Líng: Wǒ zhǔnbèi gěi wǔ míng yuángōng qǐcǎo hétóng, jīchǔ shùjù yǐjīng cóng yuángōng dàng’àn, shìyòng píngjià hé lùyòng juédìng lǐ héduì guo le.
Phương Linh: Em chuẩn bị soạn hợp đồng cho 5 nhân viên, dữ liệu cơ sở đã được đối chiếu từ hồ sơ nhân viên, đánh giá thử việc và quyết định tiếp nhận.
Phuong Linh: I am preparing contract drafts for five employees. The basic data has already been verified against employee files, probation evaluations, and employment decisions.

阮明武：起草的时候要再检查一次姓名、部门、职务、日期和已经批准的数据。
Ruǎn Míngwǔ: Qǐcǎo de shíhou yào zài jiǎnchá yí cì xìngmíng, bùmén, zhíwù, rìqī hé yǐjīng pīzhǔn de shùjù.
Nguyễn Minh Vũ: Khi soạn vẫn phải kiểm tra lại một lần nữa họ tên, phòng ban, chức danh, ngày tháng và dữ liệu đã được phê duyệt.
Nguyen Minh Vu: While drafting, check the employee’s name, department, title, dates, and approved data once again.

03.09. Kiểm tra lần thứ nhất

丁垂杨：五份草案已经完成，我先做第一次检查，现在发现一份少了员工编号。
Dīng Chuíyáng: Wǔ fèn cǎo’àn yǐjīng wánchéng, wǒ xiān zuò dì-yī cì jiǎnchá, xiànzài fāxiàn yí fèn shǎo le yuángōng biānhào.
Đinh Thùy Dương: Năm dự thảo đã hoàn thành, em đang kiểm tra lần thứ nhất và phát hiện một bản thiếu mã nhân viên.
Dinh Thuy Duong: The five drafts are complete. During the first review, I found that one is missing the employee number.

阮明武：很好，起草人第一次检查就是为了尽早发现这种基础数据问题。
Ruǎn Míngwǔ: Hěn hǎo, qǐcǎorén dì-yī cì jiǎnchá jiù shì wèile jǐnzǎo fāxiàn zhè zhǒng jīchǔ shùjù wèntí.
Nguyễn Minh Vũ: Tốt, việc người soạn kiểm tra lần đầu chính là để phát hiện sớm các lỗi dữ liệu cơ bản như vậy.
Nguyen Minh Vu: Good. The drafter’s first review is intended to catch this type of basic data issue as early as possible.

03.10. Kiểm tra lần thứ hai

黎云英：第一次检查以后，我又复核了五份合同，重点看信息是否完整、是否跟档案一致。
Lí Yún Yīng: Dì-yī cì jiǎnchá yǐhòu, wǒ yòu fùhé le wǔ fèn hétóng, zhòngdiǎn kàn xìnxī shìfǒu wánzhěng, shìfǒu gēn dàng’àn yízhì.
Lê Vân Anh: Sau lần kiểm tra thứ nhất, em đã kiểm tra lại 5 hợp đồng, tập trung xem thông tin có đầy đủ và có khớp hồ sơ hay không.
Le Van Anh: After the first review, I rechecked the five contracts, focusing on whether the information was complete and consistent with the records.

阮明武：第二次检查还要注意版本、日期、排版和已批准内容，不能只重复第一次检查。
Ruǎn Míngwǔ: Dì-èr cì jiǎnchá hái yào zhùyì bǎnběn, rìqī, páibǎn hé yǐjīng pīzhǔn de nèiróng, bù néng zhǐ chóngfù dì-yī cì jiǎnchá.
Nguyễn Minh Vũ: Lần kiểm tra thứ hai còn phải chú ý phiên bản, ngày tháng, trình bày và nội dung đã được phê duyệt, không chỉ lặp lại lần kiểm tra đầu.
Nguyen Minh Vu: The second review should also focus on version, dates, formatting, and approved content rather than merely repeating the first review.

03.11. Theo dõi trạng thái trình ký

水仙：现在十八份需要处理的资料里，两份在等待员工签字，五份准备提交签署，其他资料还在不同的检查步骤。
Shuǐ Xiān: Xiànzài shíbā fèn xūyào chǔlǐ de zīliào lǐ, liǎng fèn zài děngdài yuángōng qiānzì, wǔ fèn zhǔnbèi tíjiāo qiānshǔ, qítā zīliào hái zài bùtóng de jiǎnchá bùzhòu.
Thủy Tiên: Trong 18 hồ sơ cần xử lý hiện có 2 hồ sơ đang chờ nhân viên ký, 5 hồ sơ chuẩn bị trình ký, các hồ sơ còn lại đang ở những bước kiểm tra khác nhau.
Thuy Tien: Among the eighteen cases requiring action, two are awaiting employee signatures, five are ready for signing submission, and the rest are at different review stages.

阮明武：每一份都要有明确状态，不要只写“处理中”，否则月底很难知道具体卡在哪里。
Ruǎn Míngwǔ: Měi yí fèn dōu yào yǒu míngquè zhuàngtài, bú yào zhǐ xiě “chǔlǐ zhōng”, fǒuzé yuèdǐ hěn nán zhīdào jùtǐ kǎ zài nǎli.
Nguyễn Minh Vũ: Mỗi hồ sơ đều phải có trạng thái rõ ràng, không được chỉ ghi chung chung “đang xử lý”, nếu không cuối tháng sẽ rất khó biết đang vướng ở bước nào.
Nguyen Minh Vu: Every case should have a specific status. Do not simply write “in process,” or it will be difficult to identify the exact bottleneck at month-end.

03.12. Thông báo lịch ký

芳玲：我准备通知五名员工明天下午两点到行政人事部核对并签署合同。
Fāng Líng: Wǒ zhǔnbèi tōngzhī wǔ míng yuángōng míngtiān xiàwǔ liǎng diǎn dào Xíngzhèng Rénshì Bù héduì bìng qiānshǔ hétóng.
Phương Linh: Em chuẩn bị thông báo 5 nhân viên đến Phòng Hành chính Nhân sự lúc 2 giờ chiều mai để kiểm tra và ký hợp đồng.
Phuong Linh: I am going to notify five employees to come to the Administration and HR Department at 2:00 p.m. tomorrow to review and sign their contracts.

阮明武：通知里要写清楚时间、地点、负责人和需要准备的资料，如果没有特别资料也要说明。
Ruǎn Míngwǔ: Tōngzhī lǐ yào xiě qīngchu shíjiān, dìdiǎn, fùzérén hé xūyào zhǔnbèi de zīliào, rúguǒ méiyǒu tèbié zīliào yě yào shuōmíng.
Nguyễn Minh Vũ: Trong thông báo phải ghi rõ thời gian, địa điểm, người phụ trách và hồ sơ cần chuẩn bị; nếu không cần tài liệu đặc biệt cũng nên nói rõ.
Nguyen Minh Vu: The notice should clearly state the time, place, responsible person, and any required documents. If no special documents are needed, that should also be stated.

03.13. Nhân viên tự kiểm tra hợp đồng

丁垂杨：员工签字以前，我们会让他们自己再核对姓名、部门、职务和跟本人有关的信息。
Dīng Chuíyáng: Yuángōng qiānzì yǐqián, wǒmen huì ràng tāmen zìjǐ zài héduì xìngmíng, bùmén, zhíwù hé gēn běnrén yǒuguān de xìnxī.
Đinh Thùy Dương: Trước khi nhân viên ký, chúng em sẽ để họ tự kiểm tra lại họ tên, phòng ban, chức danh và những thông tin liên quan đến bản thân.
Dinh Thuy Duong: Before employees sign, we will ask them to recheck their names, departments, job titles, and other information relevant to them.

阮明武：对，不能因为行政已经检查过，就不给员工核对自己信息的机会。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, bù néng yīnwèi Xíngzhèng yǐjīng jiǎnchá guo, jiù bù gěi yuángōng héduì zìjǐ xìnxī de jīhuì.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, không thể vì Hành chính đã kiểm tra rồi mà không cho nhân viên cơ hội đối chiếu thông tin của chính mình.
Nguyen Minh Vu: Correct. The fact that Administration has already checked the contract does not mean employees should be denied the opportunity to verify their own information.

03.14. Kiểm tra sau ký

黎云英：今天五份合同都签完了，我正在检查双方签字、日期、页数和有没有修改但没有确认的地方。
Lí Yún Yīng: Jīntiān wǔ fèn hétóng dōu qiān wán le, wǒ zhèngzài jiǎnchá shuāngfāng qiānzì, rìqī, yèshù hé yǒu méiyǒu xiūgǎi dàn méiyǒu quèrèn de dìfang.
Lê Vân Anh: Hôm nay cả 5 hợp đồng đều đã ký xong, em đang kiểm tra chữ ký hai bên, ngày tháng, số trang và có chỗ nào sửa mà chưa được xác nhận hay không.
Le Van Anh: All five contracts were signed today. I am checking both parties’ signatures, dates, page count, and whether any changes were made without confirmation.

阮明武：签完不等于完成，后面还有交付、归档、更新系统和更新跟踪表。
Ruǎn Míngwǔ: Qiān wán bù děngyú wánchéng, hòumiàn hái yǒu jiāofù, guīdàng, gēngxīn xìtǒng hé gēngxīn gēnzōng biǎo.
Nguyễn Minh Vũ: Ký xong không có nghĩa là hoàn tất, sau đó còn phải bàn giao, lưu hồ sơ, cập nhật hệ thống và cập nhật bảng theo dõi.
Nguyen Minh Vu: Signing does not mean the process is complete. Delivery, filing, system updates, and tracking-sheet updates still follow.

03.15. Bàn giao hợp đồng cho nhân viên

水仙：五名员工的合同都已经检查完成，我准备把属于员工的合同交给他们。
Shuǐ Xiān: Wǔ míng yuángōng de hétóng dōu yǐjīng jiǎnchá wánchéng, wǒ zhǔnbèi bǎ shǔyú yuángōng de hétóng jiāo gěi tāmen.
Thủy Tiên: Hợp đồng của 5 nhân viên đều đã kiểm tra xong, em chuẩn bị bàn giao bản thuộc về nhân viên cho họ.
Thuy Tien: The contracts for the five employees have all been checked, and I am preparing to hand each employee the copy assigned to them.

阮明武：交付时要确保每个人拿到自己的合同，如果公司有交付记录流程，也要同时完成。
Ruǎn Míngwǔ: Jiāofù shí yào quèbǎo měi ge rén ná dào zìjǐ de hétóng, rúguǒ gōngsī yǒu jiāofù jìlù liúchéng, yě yào tóngshí wánchéng.
Nguyễn Minh Vũ: Khi bàn giao phải bảo đảm mỗi người nhận đúng hợp đồng của mình; nếu công ty có quy trình ghi nhận bàn giao thì cũng phải hoàn tất đồng thời.
Nguyen Minh Vu: During delivery, make sure each employee receives the correct contract. If the company has a delivery-record process, complete that at the same time.

03.16. Lưu bản của doanh nghiệp

芳玲：公司留存的五份合同已经按员工编号放进对应的人事档案里了。
Fāng Líng: Gōngsī liúcún de wǔ fèn hétóng yǐjīng àn yuángōng biānhào fàng jìn duìyìng de rénshì dàng’àn lǐ le.
Phương Linh: Năm bản hợp đồng lưu tại công ty đã được xếp vào hồ sơ nhân sự tương ứng theo mã nhân viên.
Phuong Linh: The five company-retained copies have been filed in the corresponding personnel records according to employee number.

阮明武：纸质文件归档以后，电子跟踪数据也要同步更新，不要只完成一边。
Ruǎn Míngwǔ: Zhǐzhì wénjiàn guīdàng yǐhòu, diànzǐ gēnzōng shùjù yě yào tóngbù gēngxīn, bú yào zhǐ wánchéng yì biān.
Nguyễn Minh Vũ: Sau khi lưu hồ sơ giấy, dữ liệu theo dõi điện tử cũng phải được cập nhật đồng bộ, không được chỉ hoàn tất một bên.
Nguyen Minh Vu: After filing the paper documents, update the electronic tracking data as well. Do not complete only one side of the process.

03.17. Kiểm tra bảng theo dõi

丁垂杨：劳动合同跟踪表里有一百二十六名员工，但是目前只有一百一十九人的状态完全清楚。
Dīng Chuíyáng: Láodòng hétóng gēnzōng biǎo lǐ yǒu yìbǎi èrshíliù míng yuángōng, dànshì mùqián zhǐ yǒu yìbǎi shíjiǔ rén de zhuàngtài wánquán qīngchu.
Đinh Thùy Dương: Bảng theo dõi hợp đồng có 126 nhân viên nhưng hiện chỉ có 119 người có trạng thái hoàn toàn rõ ràng.
Dinh Thuy Duong: The labor contract tracking sheet contains 126 employees, but only 119 currently have completely clear statuses.

阮明武：把剩下七个人单独列出来，逐一确认问题、负责人和下一步行动。
Ruǎn Míngwǔ: Bǎ shèngxià qī ge rén dāndú liè chūlái, zhúyī quèrèn wèntí, fùzérén hé xià yí bù xíngdòng.
Nguyễn Minh Vũ: Hãy tách riêng 7 người còn lại và xác nhận từng trường hợp về vấn đề, người phụ trách và hành động tiếp theo.
Nguyen Minh Vu: List the remaining seven employees separately and identify the issue, responsible person, and next action for each case.

03.18. Bảy hồ sơ bất thường

黎云英：七份异常资料里，两份等待签字，一份缺少公司留存件，一份没有更新签署日期，一份岗位错误，一份部门错误，还有一份员工状态不一致。
Lí Yún Yīng: Qī fèn yìcháng zīliào lǐ, liǎng fèn děngdài qiānzì, yí fèn quēshǎo gōngsī liúcúnjiàn, yí fèn méiyǒu gēngxīn qiānshǔ rìqī, yí fèn gǎngwèi cuòwù, yí fèn bùmén cuòwù, hái yǒu yí fèn yuángōng zhuàngtài bù yízhì.
Lê Vân Anh: Trong 7 hồ sơ bất thường có 2 hồ sơ chờ ký, 1 hồ sơ thiếu bản lưu của công ty, 1 chưa cập nhật ngày ký, 1 sai vị trí, 1 sai phòng ban và 1 trường hợp trạng thái nhân viên không thống nhất.
Le Van Anh: Among the seven exception cases, two are awaiting signatures, one lacks the company-retained copy, one has no updated signing date, one has a position error, one has a department error, and one has an inconsistent employee status.

阮明武：很好，这样分类以后就能分别处理，不能把七个问题都放在一个“待处理”状态里。
Ruǎn Míngwǔ: Hěn hǎo, zhèyàng fēnlèi yǐhòu jiù néng fēnbié chǔlǐ, bù néng bǎ qī ge wèntí dōu fàng zài yí ge “dài chǔlǐ” zhuàngtài lǐ.
Nguyễn Minh Vũ: Tốt, phân loại như vậy thì có thể xử lý riêng từng trường hợp, không được gom cả 7 vấn đề vào một trạng thái chung là “chờ xử lý”.
Nguyen Minh Vu: Good. Once classified this way, each issue can be handled separately instead of placing all seven under a generic “pending” status.

03.19. Hợp đồng cần rà soát thời hạn

水仙：还有四名员工的合同已经进入需要检查的时间范围，我已经放进本月审查清单。
Shuǐ Xiān: Hái yǒu sì míng yuángōng de hétóng yǐjīng jìnrù xūyào jiǎnchá de shíjiān fànwéi, wǒ yǐjīng fàng jìn běn yuè shěnchá qīngdān.
Thủy Tiên: Còn 4 nhân viên có hợp đồng đã bước vào khoảng thời gian cần rà soát, em đã đưa vào danh sách kiểm tra tháng này.
Thuy Tien: Four additional employees have contracts that have reached the internal review period, and I have placed them on this month’s review list.

阮明武：不要等到最后一天才处理，先把姓名、部门、职务、相关日期、直接负责人和当前状态整理好。
Ruǎn Míngwǔ: Bú yào děng dào zuìhòu yì tiān cái chǔlǐ, xiān bǎ xìngmíng, bùmén, zhíwù, xiāngguān rìqī, zhíjiē fùzérén hé dāngqián zhuàngtài zhěnglǐ hǎo.
Nguyễn Minh Vũ: Không được đợi đến ngày cuối cùng mới xử lý; hãy chuẩn bị trước họ tên, phòng ban, chức danh, ngày tháng liên quan, quản lý trực tiếp và trạng thái hiện tại.
Nguyen Minh Vu: Do not wait until the final day to act. First organize the names, departments, job titles, relevant dates, direct managers, and current statuses.

03.20. Gửi trưởng phòng xác nhận

芳玲：四名员工的资料已经发给相关部门负责人，请他们确认是否继续使用人员，以及岗位有没有变化。
Fāng Líng: Sì míng yuángōng de zīliào yǐjīng fā gěi xiāngguān bùmén fùzérén, qǐng tāmen quèrèn shìfǒu jìxù shǐyòng rényuán, yǐjí gǎngwèi yǒu méiyǒu biànhuà.
Phương Linh: Hồ sơ của 4 nhân viên đã được gửi cho trưởng các phòng liên quan để xác nhận có tiếp tục sử dụng nhân sự hay không và vị trí có thay đổi gì không.
Phuong Linh: The records for four employees have been sent to the relevant department managers to confirm whether the employees will continue and whether their positions will change.

阮明武：同时记录发送日期、接收人、回复日期、回复结果和下一步行动。
Ruǎn Míngwǔ: Tóngshí jìlù fāsòng rìqī, jiēshōurén, huífù rìqī, huífù jiéguǒ hé xià yí bù xíngdòng.
Nguyễn Minh Vũ: Đồng thời ghi ngày gửi, người nhận, ngày phản hồi, kết quả phản hồi và hành động tiếp theo.
Nguyen Minh Vu: At the same time, record the sending date, recipient, response date, response result, and next action.

03.21. Nhận phản hồi phòng ban

丁垂杨：四个人里，两个部门确认继续，一个员工可能调整岗位，一个还需要进一步讨论。
Dīng Chuíyáng: Sì ge rén lǐ, liǎng ge bùmén quèrèn jìxù, yí ge yuángōng kěnéng tiáozhěng gǎngwèi, yí ge hái xūyào jìnyí bù tǎolùn.
Đinh Thùy Dương: Trong 4 trường hợp, hai phòng xác nhận tiếp tục, một nhân viên có thể điều chỉnh vị trí và một trường hợp vẫn cần thảo luận thêm.
Dinh Thuy Duong: Of the four cases, two departments confirmed continuation, one employee may have a position adjustment, and one case requires further discussion.

阮明武：把意见记录清楚，再按照内部审批流程准备后续方案，不要只根据口头交流直接修改合同。
Ruǎn Míngwǔ: Bǎ yìjiàn jìlù qīngchu, zài ànzhào nèibù shěnpī liúchéng zhǔnbèi hòuxù fāng’àn, bú yào zhǐ gēnjù kǒutóu jiāoliú zhíjiē xiūgǎi hétóng.
Nguyễn Minh Vũ: Hãy ghi rõ ý kiến rồi chuẩn bị phương án tiếp theo theo quy trình phê duyệt nội bộ, không được chỉ dựa vào trao đổi miệng mà sửa hợp đồng ngay.
Nguyen Minh Vu: Record the feedback clearly and prepare the follow-up plan according to the internal approval process. Do not change the contract solely on the basis of verbal discussion.

03.22. Thay đổi chức danh

黎云英：现在有两名员工要调整职务，我已经收到相关决定。
Lí Yún Yīng: Xiànzài yǒu liǎng míng yuángōng yào tiáozhěng zhíwù, wǒ yǐjīng shōudào xiāngguān juédìng.
Lê Vân Anh: Hiện có 2 nhân viên cần điều chỉnh chức danh, em đã nhận được quyết định liên quan.
Le Van Anh: Two employees now require job-title changes, and I have received the relevant decisions.

阮明武：先检查决定的生效日期和批准人，再核对岗位清单、职位描述、人事系统和合同跟踪表。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān jiǎnchá juédìng de shēngxiào rìqī hé pīzhǔnrén, zài héduì gǎngwèi qīngdān, zhíwèi miáoshù, rénshì xìtǒng hé hétóng gēnzōng biǎo.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên kiểm tra ngày hiệu lực và người phê duyệt trong quyết định, sau đó đối chiếu danh sách vị trí, mô tả công việc, hệ thống nhân sự và bảng theo dõi hợp đồng.
Nguyen Minh Vu: First check the decision’s effective date and approver, then verify the position list, job description, HR system, and contract tracking sheet.

03.23. Điều chuyển phòng ban

水仙：另外两名员工已经调到新的部门，但是其中一人的人事系统还是旧部门。
Shuǐ Xiān: Lìngwài liǎng míng yuángōng yǐjīng diào dào xīn de bùmén, dànshì qízhōng yì rén de rénshì xìtǒng háishi jiù bùmén.
Thủy Tiên: Hai nhân viên khác đã chuyển sang phòng mới, nhưng hệ thống nhân sự của một người vẫn ghi phòng cũ.
Thuy Tien: Two other employees have transferred to new departments, but one person’s HR system record still shows the old department.

阮明武：这就是数据不同步的问题，要同时更新部门、负责人、相关档案和合同跟踪数据。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè jiù shì shùjù bù tóngbù de wèntí, yào tóngshí gēngxīn bùmén, fùzérén, xiāngguān dàng’àn hé hétóng gēnzōng shùjù.
Nguyễn Minh Vũ: Đây chính là vấn đề dữ liệu không đồng bộ, phải cập nhật đồng thời phòng ban, người quản lý, hồ sơ liên quan và dữ liệu theo dõi hợp đồng.
Nguyen Minh Vu: This is exactly a data synchronization issue. Update the department, manager, related files, and contract tracking data at the same time.

03.24. Quyết định bổ nhiệm

芳玲：还有一名员工刚收到任命决定，新的职务从这个月二十六日开始生效。
Fāng Líng: Hái yǒu yì míng yuángōng gāng shōudào rènmìng juédìng, xīn de zhíwù cóng zhè ge yuè èrshíliù rì kāishǐ shēngxiào.
Phương Linh: Còn một nhân viên vừa nhận quyết định bổ nhiệm, chức danh mới có hiệu lực từ ngày 26 tháng này.
Phuong Linh: Another employee has just received an appointment decision, with the new title effective from the twenty-sixth of this month.

阮明武：那就检查任命决定、职务清单、人事系统和相关合同资料是不是能够同步更新。
Ruǎn Míngwǔ: Nà jiù jiǎnchá rènmìng juédìng, zhíwù qīngdān, rénshì xìtǒng hé xiāngguān hétóng zīliào shì bú shì nénggòu tóngbù gēngxīn.
Nguyễn Minh Vũ: Vậy hãy kiểm tra quyết định bổ nhiệm, danh sách chức danh, hệ thống nhân sự và hồ sơ hợp đồng liên quan có được cập nhật đồng bộ hay không.
Nguyen Minh Vu: Then check whether the appointment decision, job-title list, HR system, and related contract records can all be updated consistently.

03.25. Lưu lịch sử thay đổi

丁垂杨：员工职位变化以后，我们是不是只保留最新信息就可以了？
Dīng Chuíyáng: Yuángōng zhíwèi biànhuà yǐhòu, wǒmen shì bú shì zhǐ bǎoliú zuìxīn xìnxī jiù kěyǐ le?
Đinh Thùy Dương: Sau khi vị trí nhân viên thay đổi, chúng ta chỉ cần giữ thông tin mới nhất là được phải không anh?
Dinh Thuy Duong: After an employee’s position changes, is it enough to keep only the latest information?

阮明武：不可以，还要保存变更以前的信息、变更以后的信息、生效日期、依据和更新人。
Ruǎn Míngwǔ: Bù kěyǐ, hái yào bǎocún biàngēng yǐqián de xìnxī, biàngēng yǐhòu de xìnxī, shēngxiào rìqī, yījù hé gēngxīnrén.
Nguyễn Minh Vũ: Không được, còn phải lưu thông tin trước thay đổi, thông tin sau thay đổi, ngày hiệu lực, căn cứ và người cập nhật.
Nguyen Minh Vu: No. We also need to keep the information before the change, the information after the change, the effective date, the supporting basis, and the person who updated the record.

03.26. Đối chiếu với tiền lương

黎云英：有一名员工调整了职务，我准备再检查薪酬系统里的岗位和相关数据。
Lí Yún Yīng: Yǒu yì míng yuángōng tiáozhěng le zhíwù, wǒ zhǔnbèi zài jiǎnchá xīnchóu xìtǒng lǐ de gǎngwèi hé xiāngguān shùjù.
Lê Vân Anh: Có một nhân viên đã điều chỉnh chức danh, em chuẩn bị kiểm tra lại vị trí và dữ liệu liên quan trong hệ thống tiền lương.
Le Van Anh: One employee has had a title adjustment, and I am preparing to recheck the position and related data in the compensation system.

阮明武：对，合同管理不能跟工资系统分开看，发生变化以后要确认相关数据是不是一致。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, hétóng guǎnlǐ bù néng gēn gōngzī xìtǒng fēnkāi kàn, fāshēng biànhuà yǐhòu yào quèrèn xiāngguān shùjù shì bú shì yízhì.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, quản lý hợp đồng không thể tách rời hệ thống tiền lương; khi có thay đổi phải xác nhận các dữ liệu liên quan có thống nhất hay không.
Nguyen Minh Vu: Correct. Contract management cannot be viewed separately from the payroll system. After a change, verify whether the related data remains consistent.

03.27. Đối chiếu BHXH

水仙：员工信息发生变化以后，我也会把需要的信息整理给负责社会保险工作的同事。
Shuǐ Xiān: Yuángōng xìnxī fāshēng biànhuà yǐhòu, wǒ yě huì bǎ xūyào de xìnxī zhěnglǐ gěi fùzé shèhuì bǎoxiǎn gōngzuò de tóngshì.
Thủy Tiên: Sau khi thông tin nhân viên thay đổi, em cũng sẽ tổng hợp những thông tin cần thiết để chuyển cho đồng nghiệp phụ trách bảo hiểm xã hội.
Thuy Tien: After employee information changes, I will also organize the necessary information for the colleague responsible for social insurance.

阮明武：很好，但具体办理步骤要按照公司的社会保险业务流程处理，合同管理这里只负责保证相关人员数据一致。
Ruǎn Míngwǔ: Hěn hǎo, dàn jùtǐ bànlǐ bùzhòu yào ànzhào gōngsī de shèhuì bǎoxiǎn yèwù liúchéng chǔlǐ, hétóng guǎnlǐ zhèlǐ zhǐ fùzé bǎozhèng xiāngguān rényuán shùjù yízhì.
Nguyễn Minh Vũ: Tốt, nhưng các bước xử lý cụ thể phải theo quy trình nghiệp vụ BHXH riêng của công ty; phía quản lý hợp đồng ở đây chỉ cần bảo đảm dữ liệu nhân sự liên quan thống nhất.
Nguyen Minh Vu: Good, but the specific procedures should follow the company’s separate social-insurance process. Contract management here focuses on keeping the relevant personnel data consistent.

03.28. Đối chiếu chấm công

芳玲：我发现一个新员工的考勤数据比系统里的入职日期早一天。
Fāng Líng: Wǒ fāxiàn yí ge xīn yuángōng de kǎoqín shùjù bǐ xìtǒng lǐ de rùzhí rìqī zǎo yì tiān.
Phương Linh: Em phát hiện dữ liệu chấm công của một nhân viên mới sớm hơn ngày vào làm trong hệ thống 1 ngày.
Phuong Linh: I found that one new employee has attendance data one day earlier than the joining date recorded in the system.

阮明武：先不要判断哪个数据错，先检查员工档案、录用信息、考勤记录和系统录入，再确定正确日期。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān bú yào pànduàn nǎ ge shùjù cuò, xiān jiǎnchá yuángōng dàng’àn, lùyòng xìnxī, kǎoqín jìlù hé xìtǒng lùrù, zài quèdìng zhèngquè rìqī.
Nguyễn Minh Vũ: Chưa nên kết luận dữ liệu nào sai, hãy kiểm tra hồ sơ nhân viên, thông tin tiếp nhận, dữ liệu chấm công và dữ liệu hệ thống rồi mới xác định ngày đúng.
Nguyen Minh Vu: Do not immediately decide which record is wrong. First review the employee file, employment information, attendance records, and system entry, then determine the correct date.

03.29. Nhân viên nghỉ việc nhưng trạng thái chưa cập nhật

丁垂杨：我还发现一名员工已经离职，但是合同跟踪表里还是“生效中”。
Dīng Chuíyáng: Wǒ hái fāxiàn yì míng yuángōng yǐjīng lízhí, dànshì hétóng gēnzōng biǎo lǐ háishi “shēngxiào zhōng”.
Đinh Thùy Dương: Em còn phát hiện một nhân viên đã nghỉ việc nhưng bảng theo dõi hợp đồng vẫn ghi “đang hiệu lực”.
Dinh Thuy Duong: I also found an employee who has already left the company, while the contract tracking sheet still shows “active.”

阮明武：先检查离职流程是不是已经完成，再按照实际档案更新合同状态和结束日期，历史记录不能删除。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān jiǎnchá lízhí liúchéng shì bú shì yǐjīng wánchéng, zài ànzhào shíjì dàng’àn gēngxīn hétóng zhuàngtài hé jiéshù rìqī, lìshǐ jìlù bù néng shānchú.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên kiểm tra quy trình nghỉ việc đã hoàn tất chưa, sau đó cập nhật trạng thái hợp đồng và ngày kết thúc theo hồ sơ thực tế; lịch sử không được xóa.
Nguyen Minh Vu: First confirm whether the exit process has been completed. Then update the contract status and end date based on the actual records, without deleting the historical record.

03.30. Hồ sơ hợp đồng của nhân viên nghỉ việc

黎云英：这名离职员工以前有两份合同资料和一次职务变更记录。
Lí Yún Yīng: Zhè míng lízhí yuángōng yǐqián yǒu liǎng fèn hétóng zīliào hé yí cì zhíwù biàngēng jìlù.
Lê Vân Anh: Nhân viên đã nghỉ này trước đây có 2 hồ sơ hợp đồng và 1 lần thay đổi chức danh.
Le Van Anh: This former employee has two previous contract records and one job-title change record.

阮明武：这些都要保留，并且跟离职档案关联起来，不能只留下最后一份合同。
Ruǎn Míngwǔ: Zhèxiē dōu yào bǎoliú, bìngqiě gēn lízhí dàng’àn guānlián qǐlái, bù néng zhǐ liú xià zuìhòu yí fèn hétóng.
Nguyễn Minh Vũ: Tất cả đều phải được lưu và liên kết với hồ sơ nghỉ việc, không được chỉ giữ lại hợp đồng cuối cùng.
Nguyen Minh Vu: All of these records should be retained and linked to the exit file. Do not keep only the most recent contract.

03.31. Quyền truy cập hồ sơ

水仙：现在电子合同文件夹一共有四个人可以修改，这样会不会太多人？
Shuǐ Xiān: Xiànzài diànzǐ hétóng wénjiànjiā yígòng yǒu sì ge rén kěyǐ xiūgǎi, zhèyàng huì bú huì tài duō rén?
Thủy Tiên: Hiện thư mục hợp đồng điện tử có tổng cộng 4 người có quyền chỉnh sửa, như vậy có quá nhiều người không?
Thuy Tien: Four people currently have permission to edit the electronic contract folder. Is that too many?

阮明武：关键不是人数多少，而是每个人为什么需要这个权限，还要能查到谁修改过什么。
Ruǎn Míngwǔ: Guānjiàn bú shì rénshù duōshao, ér shì měi ge rén wèishénme xūyào zhè ge quánxiàn, hái yào néng chá dào shéi xiūgǎi guo shénme.
Nguyễn Minh Vũ: Vấn đề không chỉ là có bao nhiêu người mà là tại sao từng người cần quyền đó và phải tra được ai đã sửa nội dung gì.
Nguyen Minh Vu: The key issue is not simply the number of people, but why each person needs that permission and whether we can trace who changed what.

03.32. Sao lưu dữ liệu

芳玲：电子合同资料每周都会备份，但是我们还没有做恢复测试。
Fāng Líng: Diànzǐ hétóng zīliào měi zhōu dōu huì bèifèn, dànshì wǒmen hái méiyǒu zuò huīfù cèshì.
Phương Linh: Hồ sơ hợp đồng điện tử được sao lưu hàng tuần nhưng chúng ta vẫn chưa thực hiện kiểm tra khôi phục.
Phuong Linh: Electronic contract records are backed up every week, but we have not yet performed a restoration test.

阮明武：备份不等于一定能恢复，除了定期备份，还要检查文件完整性和恢复能力。
Ruǎn Míngwǔ: Bèifèn bù děngyú yídìng néng huīfù, chúle dìngqī bèifèn, hái yào jiǎnchá wénjiàn wánzhěngxìng hé huīfù nénglì.
Nguyễn Minh Vũ: Sao lưu không có nghĩa chắc chắn khôi phục được; ngoài sao lưu định kỳ còn phải kiểm tra tính toàn vẹn của file và khả năng khôi phục.
Nguyen Minh Vu: A backup does not automatically guarantee successful restoration. In addition to regular backups, file integrity and recovery capability should be tested.

03.33. Báo cáo tháng

丁垂杨：这个月的合同报告里，我准备写在职员工一百二十六人、需要处理十八人、异常资料七份。
Dīng Chuíyáng: Zhè ge yuè de hétóng bàogào lǐ, wǒ zhǔnbèi xiě zàizhí yuángōng yìbǎi èrshíliù rén, xūyào chǔlǐ shíbā rén, yìcháng zīliào qī fèn.
Đinh Thùy Dương: Trong báo cáo hợp đồng tháng này, em dự định ghi 126 nhân viên đang làm việc, 18 người cần xử lý và 7 hồ sơ bất thường.
Dinh Thuy Duong: In this month’s contract report, I plan to record 126 active employees, 18 cases requiring action, and seven exception cases.

阮明武：还要把已经签署、等待签署、需要审查、缺少资料和需要更新的数据分别列出来。
Ruǎn Míngwǔ: Hái yào bǎ yǐjīng qiānshǔ, děngdài qiānshǔ, xūyào shěnchá, quēshǎo zīliào hé xūyào gēngxīn de shùjù fēnbié liè chūlái.
Nguyễn Minh Vũ: Còn phải tách riêng số liệu đã ký, chờ ký, cần rà soát, thiếu hồ sơ và cần cập nhật.
Nguyen Minh Vu: Also list the data separately for signed contracts, pending signatures, cases requiring review, missing documents, and records requiring updates.

03.34. Không chỉ lưu bản giấy

黎云英：如果所有纸质合同都放得很整齐，但是没有跟踪表，也会有问题，对吗？
Lí Yún Yīng: Rúguǒ suǒyǒu zhǐzhì hétóng dōu fàng de hěn zhěngqí, dànshì méiyǒu gēnzōng biǎo, yě huì yǒu wèntí, duì ma?
Lê Vân Anh: Nếu toàn bộ hợp đồng giấy được lưu rất gọn gàng nhưng không có bảng theo dõi thì vẫn có vấn đề đúng không anh?
Le Van Anh: Even if all paper contracts are neatly filed, there is still a problem if there is no tracking sheet, right?

阮明武：对，因为纸质文件只能告诉你合同在哪里，跟踪表才能快速告诉你现在是什么状态、什么时候需要检查。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, yīnwèi zhǐzhì wénjiàn zhǐ néng gàosu nǐ hétóng zài nǎli, gēnzōng biǎo cái néng kuàisù gàosu nǐ xiànzài shì shénme zhuàngtài, shénme shíhou xūyào jiǎnchá.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, vì hồ sơ giấy chỉ cho biết hợp đồng ở đâu, còn bảng theo dõi mới giúp biết nhanh trạng thái hiện tại và khi nào cần kiểm tra.
Nguyen Minh Vu: Correct. Paper files tell you where the contract is, while a tracking sheet quickly tells you its current status and when it needs review.

03.35. Kết luận rà soát

水仙：这次检查以后，我觉得合同管理最重要的是数据一直保持一致，而且每一步都有记录。
Shuǐ Xiān: Zhè cì jiǎnchá yǐhòu, wǒ juéde hétóng guǎnlǐ zuì zhòngyào de shì shùjù yìzhí bǎochí yízhì, érqiě měi yí bù dōu yǒu jìlù.
Thủy Tiên: Sau đợt kiểm tra này, em thấy điều quan trọng nhất trong quản lý hợp đồng là dữ liệu luôn thống nhất và mỗi bước đều có ghi nhận.
Thuy Tien: After this review, I think the most important thing in contract management is keeping data consistent and having a record for every step.

阮明武：对，从试用评价到签署、归档、变更、跟踪和离职，都要形成一条完整的管理链。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, cóng shìyòng píngjià dào qiānshǔ, guīdàng, biàngēng, gēnzōng hé lízhí, dōu yào xíngchéng yì tiáo wánzhěng de guǎnlǐ liàn.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, từ đánh giá thử việc đến ký, lưu hồ sơ, thay đổi, theo dõi và nghỉ việc đều phải tạo thành một chuỗi quản trị hoàn chỉnh.
Nguyen Minh Vu: Correct. From probation evaluation through signing, filing, changes, tracking, and employee exit, everything should form one complete management chain.

04. MẪU CÂU THEO CHỦ ĐỀ

04.01. Lập danh sách nhân viên cần ký hợp đồng

这个月有多少员工需要处理劳动合同？
Zhè ge yuè yǒu duōshao yuángōng xūyào chǔlǐ láodòng hétóng?
Tháng này có bao nhiêu nhân viên cần xử lý hợp đồng lao động?
How many employees require labor contract processing this month?

目前有十八名员工需要处理合同资料。
Mùqián yǒu shíbā míng yuángōng xūyào chǔlǐ hétóng zīliào.
Hiện có 18 nhân viên cần xử lý hồ sơ hợp đồng.
At present, eighteen employees require contract processing.

请先建立待签合同员工名单。
Qǐng xiān jiànlì dài qiān hétóng yuángōng míngdān.
Hãy lập danh sách nhân viên chờ ký hợp đồng trước.
Please first create a list of employees whose contracts are pending signature.

名单里要写员工编号、姓名、部门和职务。
Míngdān lǐ yào xiě yuángōng biānhào, xìngmíng, bùmén hé zhíwù.
Danh sách phải ghi mã nhân viên, họ tên, phòng ban và chức danh.
The list should include employee number, name, department, and job title.

04.02. Kiểm tra thử việc

试用期评价完成了吗？
Shìyòngqī píngjià wánchéng le ma?
Đánh giá thử việc đã hoàn thành chưa?
Has the probation evaluation been completed?

评价结果已经批准了吗？
Píngjià jiéguǒ yǐjīng pīzhǔn le ma?
Kết quả đánh giá đã được phê duyệt chưa?
Has the evaluation result been approved?

六名员工已经完成试用期评价。
Liù míng yuángōng yǐjīng wánchéng shìyòngqī píngjià.
Sáu nhân viên đã hoàn thành đánh giá thử việc.
Six employees have completed their probation evaluations.

没有完成评价流程，先不要准备正式合同。
Méiyǒu wánchéng píngjià liúchéng, xiān bú yào zhǔnbèi zhèngshì hétóng.
Chưa hoàn thành quy trình đánh giá thì chưa chuẩn bị hợp đồng chính thức.
Do not prepare the formal contract until the evaluation process is complete.

04.03. Quyết định tiếp nhận

录用决定已经有了吗？
Lùyòng juédìng yǐjīng yǒu le ma?
Đã có quyết định tiếp nhận chưa?
Is the employment decision available?

请核对录用决定里的姓名。
Qǐng héduì lùyòng juédìng lǐ de xìngmíng.
Hãy đối chiếu họ tên trong quyết định tiếp nhận.
Please verify the name in the employment decision.

部门和职务也要确认。
Bùmén hé zhíwù yě yào quèrèn.
Phòng ban và chức danh cũng phải xác nhận.
The department and job title should also be confirmed.

录用决定的信息要跟合同一致。
Lùyòng juédìng de xìnxī yào gēn hétóng yízhì.
Thông tin trong quyết định tiếp nhận phải thống nhất với hợp đồng.
The information in the employment decision should match the contract.

04.04. Kiểm tra họ tên

员工姓名写对了吗？
Yuángōng xìngmíng xiě duì le ma?
Họ tên nhân viên đã ghi đúng chưa?
Is the employee’s name written correctly?

请跟员工档案再核对一次。
Qǐng gēn yuángōng dàng’àn zài héduì yí cì.
Hãy đối chiếu lại một lần nữa với hồ sơ nhân viên.
Please verify it once more against the employee file.

姓名不一致，不能直接签署。
Xìngmíng bù yízhì, bù néng zhíjiē qiānshǔ.
Họ tên không thống nhất thì không được ký ngay.
The contract should not be signed if the name is inconsistent.

确认正确以后再修改草案。
Quèrèn zhèngquè yǐhòu zài xiūgǎi cǎo’àn.
Xác nhận đúng rồi mới sửa dự thảo.
Correct the draft only after the information has been verified.

04.05. Kiểm tra chức danh

合同里的职务是什么？
Hétóng lǐ de zhíwù shì shénme?
Chức danh trong hợp đồng là gì?
What job title is stated in the contract?

录用决定写的是“销售专员”。
Lùyòng juédìng xiě de shì “xiāoshòu zhuānyuán”.
Quyết định tiếp nhận ghi “chuyên viên kinh doanh”.
The employment decision says “Sales Specialist.”

合同草案不能写成另一个岗位。
Hétóng cǎo’àn bù néng xiě chéng lìng yí ge gǎngwèi.
Dự thảo hợp đồng không được ghi thành một vị trí khác.
The contract draft must not show a different position.

岗位名称要在所有资料里保持一致。
Gǎngwèi míngchēng yào zài suǒyǒu zīliào lǐ bǎochí yízhì.
Tên vị trí phải thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.
The position title should remain consistent across all records.

04.06. Kiểm tra phòng ban

员工属于哪个部门？
Yuángōng shǔyú nǎ ge bùmén?
Nhân viên thuộc phòng nào?
Which department does the employee belong to?

合同里不能继续使用旧部门名称。
Hétóng lǐ bù néng jìxù shǐyòng jiù bùmén míngchēng.
Không được tiếp tục dùng tên phòng cũ trong hợp đồng.
The old department name should not continue to be used in the contract.

请跟组织架构核对。
Qǐng gēn zǔzhī jiàgòu héduì.
Hãy đối chiếu với cơ cấu tổ chức.
Please verify it against the organizational structure.

部门调整以后，相关系统也要更新。
Bùmén tiáozhěng yǐhòu, xiāngguān xìtǒng yě yào gēngxīn.
Sau khi điều chỉnh phòng ban, các hệ thống liên quan cũng phải cập nhật.
Related systems should also be updated after a department change.

04.07. Mô tả công việc

这个岗位有职位描述吗？
Zhè ge gǎngwèi yǒu zhíwèi miáoshù ma?
Vị trí này đã có mô tả công việc chưa?
Does this position have a job description?

实际工作跟职位描述一致吗？
Shíjì gōngzuò gēn zhíwèi miáoshù yízhì ma?
Công việc thực tế có thống nhất với mô tả công việc không?
Does the actual work match the job description?

岗位变化以后要检查职位描述。
Gǎngwèi biànhuà yǐhòu yào jiǎnchá zhíwèi miáoshù.
Sau khi vị trí thay đổi phải kiểm tra mô tả công việc.
The job description should be reviewed after a position change.

相关资料不能互相矛盾。
Xiāngguān zīliào bù néng hùxiāng máodùn.
Các hồ sơ liên quan không được mâu thuẫn với nhau.
Related records should not contradict one another.

04.08. Mẫu hợp đồng

现在使用哪个合同模板？
Xiànzài shǐyòng nǎ ge hétóng múbǎn?
Hiện đang sử dụng mẫu hợp đồng nào?
Which contract template is currently in use?

这是现行版本吗？
Zhè shì xiànxíng bǎnběn ma?
Đây có phải phiên bản hiện hành không?
Is this the current version?

旧版本已经停止使用了吗？
Jiù bǎnběn yǐjīng tíngzhǐ shǐyòng le ma?
Phiên bản cũ đã ngừng sử dụng chưa?
Has the old version been withdrawn from use?

起草合同以前一定要确认模板版本。
Qǐcǎo hétóng yǐqián yídìng yào quèrèn múbǎn bǎnběn.
Trước khi soạn hợp đồng nhất định phải xác nhận phiên bản mẫu.
The template version must be confirmed before drafting the contract.

04.09. Dữ liệu đầu vào

合同数据从哪里核对？
Hétóng shùjù cóng nǎli héduì?
Dữ liệu hợp đồng được đối chiếu từ đâu?
Where should the contract data be verified?

要跟员工档案核对。
Yào gēn yuángōng dàng’àn héduì.
Phải đối chiếu với hồ sơ nhân viên.
It should be verified against the employee file.

还要检查试用评价和录用决定。
Hái yào jiǎnchá shìyòng píngjià hé lùyòng juédìng.
Còn phải kiểm tra đánh giá thử việc và quyết định tiếp nhận.
The probation evaluation and employment decision should also be checked.

涉及薪酬的数据要使用已经批准的信息。
Shèjí xīnchóu de shùjù yào shǐyòng yǐjīng pīzhǔn de xìnxī.
Dữ liệu liên quan đến tiền lương phải sử dụng thông tin đã được phê duyệt.
Compensation-related data should use approved information.

04.10. Soạn dự thảo

这份合同是谁起草的？
Zhè fèn hétóng shì shéi qǐcǎo de?
Hợp đồng này do ai soạn?
Who drafted this contract?

草案已经完成了吗？
Cǎo’àn yǐjīng wánchéng le ma?
Dự thảo đã hoàn thành chưa?
Has the draft been completed?

起草以后先自己检查一次。
Qǐcǎo yǐhòu xiān zìjǐ jiǎnchá yí cì.
Sau khi soạn hãy tự kiểm tra một lần trước.
Review the draft yourself once after preparing it.

不要把没有确认的数据直接写进合同。
Bú yào bǎ méiyǒu quèrèn de shùjù zhíjiē xiě jìn hétóng.
Không được đưa dữ liệu chưa xác nhận trực tiếp vào hợp đồng.
Do not enter unverified data directly into the contract.

04.11. Kiểm tra lần một

第一次检查要看哪些内容？
Dì-yī cì jiǎnchá yào kàn nǎxiē nèiróng?
Lần kiểm tra thứ nhất phải xem những nội dung gì?
What should be reviewed during the first check?

先看姓名、岗位、部门和日期。
Xiān kàn xìngmíng, gǎngwèi, bùmén hé rìqī.
Trước tiên xem họ tên, vị trí, phòng ban và ngày tháng.
First check the name, position, department, and dates.

还要检查有没有缺少信息。
Hái yào jiǎnchá yǒu méiyǒu quēshǎo xìnxī.
Còn phải kiểm tra có thiếu thông tin không.
Also check for missing information.

发现错误以后先修改再提交。
Fāxiàn cuòwù yǐhòu xiān xiūgǎi zài tíjiāo.
Sau khi phát hiện lỗi phải sửa trước rồi mới trình.
Correct any errors before submitting the document.

04.12. Kiểm tra lần hai

合同需要复核吗？
Hétóng xūyào fùhé ma?
Hợp đồng có cần kiểm tra lại không?
Does the contract need a second review?

负责人要检查信息是否完整。
Fùzérén yào jiǎnchá xìnxī shìfǒu wánzhěng.
Người phụ trách phải kiểm tra thông tin có đầy đủ không.
The person in charge should check whether the information is complete.

还要看资料之间是否一致。
Hái yào kàn zīliào zhījiān shìfǒu yízhì.
Còn phải xem các hồ sơ có thống nhất không.
The consistency among the records should also be checked.

第二次检查不能只是重复第一次检查。
Dì-èr cì jiǎnchá bù néng zhǐ shì chóngfù dì-yī cì jiǎnchá.
Lần kiểm tra thứ hai không được chỉ lặp lại lần thứ nhất.
The second review should not simply repeat the first.

04.13. Trình ký

合同已经提交签署了吗？
Hétóng yǐjīng tíjiāo qiānshǔ le ma?
Hợp đồng đã được trình ký chưa?
Has the contract been submitted for signature?

谁负责审批？
Shéi fùzé shěnpī?
Ai phụ trách phê duyệt?
Who is responsible for approval?

谁有权签字？
Shéi yǒuquán qiānzì?
Ai có thẩm quyền ký?
Who is authorized to sign?

提交以前要确认最终版本。
Tíjiāo yǐqián yào quèrèn zuìzhōng bǎnběn.
Trước khi trình phải xác nhận phiên bản cuối cùng.
The final version should be confirmed before submission.

04.14. Trạng thái trình ký

这份合同现在是什么状态？
Zhè fèn hétóng xiànzài shì shénme zhuàngtài?
Hợp đồng này hiện ở trạng thái nào?
What is the current status of this contract?

现在正在等待公司签字。
Xiànzài zhèngzài děngdài gōngsī qiānzì.
Hiện đang chờ phía công ty ký.
It is currently awaiting the company’s signature.

这两份正在等待员工签字。
Zhè liǎng fèn zhèngzài děngdài yuángōng qiānzì.
Hai hồ sơ này đang chờ nhân viên ký.
These two contracts are awaiting employee signatures.

不能只写“处理中”。
Bù néng zhǐ xiě “chǔlǐ zhōng”.
Không được chỉ ghi “đang xử lý”.
Do not simply label the status as “in process.”

04.15. Thông báo ký hợp đồng

请明天下午两点到行政人事部签署合同。
Qǐng míngtiān xiàwǔ liǎng diǎn dào Xíngzhèng Rénshì Bù qiānshǔ hétóng.
Vui lòng đến Phòng Hành chính Nhân sự lúc 2 giờ chiều mai để ký hợp đồng.
Please come to the Administration and HR Department at 2:00 p.m. tomorrow to sign the contract.

签署地点在三楼会议室。
Qiānshǔ dìdiǎn zài sān lóu huìyìshì.
Địa điểm ký tại phòng họp tầng ba.
The signing location is the meeting room on the third floor.

到时候请先核对个人信息。
Dào shíhou qǐng xiān héduì gèrén xìnxī.
Khi đến vui lòng kiểm tra thông tin cá nhân trước.
Please verify your personal information first when you arrive.

有问题可以先跟负责人确认。
Yǒu wèntí kěyǐ xiān gēn fùzérén quèrèn.
Nếu có vấn đề có thể xác nhận trước với người phụ trách.
If there is any issue, please confirm it with the person in charge first.

04.16. Người lao động kiểm tra thông tin

请检查您的姓名。
Qǐng jiǎnchá nín de xìngmíng.
Vui lòng kiểm tra họ tên của anh/chị.
Please check your name.

请确认您的部门和职务。
Qǐng quèrèn nín de bùmén hé zhíwù.
Vui lòng xác nhận phòng ban và chức danh.
Please confirm your department and job title.

如果信息有问题，请先不要签字。
Rúguǒ xìnxī yǒu wèntí, qǐng xiān bú yào qiānzì.
Nếu thông tin có vấn đề, vui lòng chưa ký.
If any information is incorrect, please do not sign yet.

确认无误以后再签署。
Quèrèn wúwù yǐhòu zài qiānshǔ.
Sau khi xác nhận không có sai sót mới ký.
Sign only after confirming that the information is correct.

04.17. Kiểm tra sau ký

双方都签字了吗？
Shuāngfāng dōu qiānzì le ma?
Hai bên đã ký đầy đủ chưa?
Have both parties signed?

签署日期完整吗？
Qiānshǔ rìqī wánzhěng ma?
Ngày ký đã đầy đủ chưa?
Is the signing date complete?

有没有缺少的页面？
Yǒu méiyǒu quēshǎo de yèmiàn?
Có thiếu trang nào không?
Are any pages missing?

签完以后还要做最后检查。
Qiān wán yǐhòu hái yào zuò zuìhòu jiǎnchá.
Sau khi ký xong vẫn phải kiểm tra lần cuối.
A final check is still required after signing.

04.18. Bàn giao hợp đồng

这份合同已经交给员工了吗？
Zhè fèn hétóng yǐjīng jiāo gěi yuángōng le ma?
Hợp đồng này đã bàn giao cho nhân viên chưa?
Has this contract been delivered to the employee?

员工要拿到属于自己的合同。
Yuángōng yào ná dào shǔyú zìjǐ de hétóng.
Nhân viên phải nhận đúng hợp đồng thuộc về mình.
The employee should receive the contract intended for them.

交付以后要更新状态。
Jiāofù yǐhòu yào gēngxīn zhuàngtài.
Sau khi bàn giao phải cập nhật trạng thái.
The status should be updated after delivery.

如果有交付记录，也要同时完成。
Rúguǒ yǒu jiāofù jìlù, yě yào tóngshí wánchéng.
Nếu có hồ sơ bàn giao thì cũng phải hoàn tất đồng thời.
If a delivery record is required, complete it at the same time.

04.19. Lưu hồ sơ

公司留存件放在哪里？
Gōngsī liúcúnjiàn fàng zài nǎli?
Bản lưu của công ty được đặt ở đâu?
Where is the company’s retained copy stored?

请放进员工个人档案。
Qǐng fàng jìn yuángōng gèrén dàng’àn.
Hãy lưu vào hồ sơ cá nhân của nhân viên.
Please place it in the employee’s personnel file.

纸质合同和电子数据都要管理。
Zhǐzhì hétóng hé diànzǐ shùjù dōu yào guǎnlǐ.
Cả hợp đồng giấy và dữ liệu điện tử đều phải quản lý.
Both paper contracts and electronic data should be managed.

归档以后要更新跟踪表。
Guīdàng yǐhòu yào gēngxīn gēnzōng biǎo.
Sau khi lưu hồ sơ phải cập nhật bảng theo dõi.
The tracking sheet should be updated after filing.

04.20. Bảng theo dõi

跟踪表里有多少名员工？
Gēnzōng biǎo lǐ yǒu duōshao míng yuángōng?
Trong bảng theo dõi có bao nhiêu nhân viên?
How many employees are listed in the tracking sheet?

现在一共有一百二十六名员工。
Xiànzài yígòng yǒu yìbǎi èrshíliù míng yuángōng.
Hiện có tổng cộng 126 nhân viên.
There are 126 employees in total.

一百一十九人的状态已经清楚。
Yìbǎi shíjiǔ rén de zhuàngtài yǐjīng qīngchu.
Trạng thái của 119 người đã rõ ràng.
The statuses of 119 employees are already clear.

还有七份资料需要继续检查。
Hái yǒu qī fèn zīliào xūyào jìxù jiǎnchá.
Còn 7 hồ sơ cần tiếp tục kiểm tra.
Seven files still require further review.

04.21. Hợp đồng thiếu chữ ký

这份合同缺少谁的签字？
Zhè fèn hétóng quēshǎo shéi de qiānzì?
Hợp đồng này thiếu chữ ký của ai?
Whose signature is missing from this contract?

这两份还没有员工签字。
Zhè liǎng fèn hái méiyǒu yuángōng qiānzì.
Hai hợp đồng này vẫn chưa có chữ ký của nhân viên.
These two contracts are still missing employee signatures.

请尽快联系员工。
Qǐng jǐnkuài liánxì yuángōng.
Hãy liên hệ nhân viên sớm.
Please contact the employees as soon as possible.

完成以后马上更新状态。
Wánchéng yǐhòu mǎshàng gēngxīn zhuàngtài.
Hoàn tất xong thì cập nhật trạng thái ngay.
Update the status immediately after completion.

04.22. Hợp đồng thiếu ngày

这份合同没有签署日期。
Zhè fèn hétóng méiyǒu qiānshǔ rìqī.
Hợp đồng này không có ngày ký.
This contract has no signing date.

系统日期跟纸质合同不一致。
Xìtǒng rìqī gēn zhǐzhì hétóng bù yízhì.
Ngày trên hệ thống không khớp hợp đồng giấy.
The system date does not match the paper contract.

先检查原始档案。
Xiān jiǎnchá yuánshǐ dàng’àn.
Trước tiên kiểm tra hồ sơ gốc.
Check the original records first.

确认以后再更新系统。
Quèrèn yǐhòu zài gēngxīn xìtǒng.
Xác nhận xong rồi mới cập nhật hệ thống.
Update the system only after verification.

04.23. Hợp đồng sắp đến thời điểm rà soát

这四份合同需要本月审查。
Zhè sì fèn hétóng xūyào běn yuè shěnchá.
Bốn hợp đồng này cần được rà soát trong tháng này.
These four contracts require review this month.

请先建立审查清单。
Qǐng xiān jiànlì shěnchá qīngdān.
Hãy lập danh sách rà soát trước.
Please create a review list first.

不要等到最后一天才处理。
Bú yào děng dào zuìhòu yì tiān cái chǔlǐ.
Không nên đợi đến ngày cuối mới xử lý.
Do not wait until the final day to handle the matter.

相关部门要提前确认后续安排。
Xiāngguān bùmén yào tíqián quèrèn hòuxù ānpái.
Các phòng liên quan phải xác nhận trước phương án tiếp theo.
The relevant departments should confirm the follow-up arrangement in advance.

04.24. Phản hồi của trưởng phòng

部门负责人已经回复了吗？
Bùmén fùzérén yǐjīng huífù le ma?
Trưởng phòng đã phản hồi chưa?
Has the department manager responded?

两个部门已经确认继续。
Liǎng ge bùmén yǐjīng quèrèn jìxù.
Hai phòng đã xác nhận tiếp tục.
Two departments have confirmed continuation.

一个岗位可能需要调整。
Yí ge gǎngwèi kěnéng xūyào tiáozhěng.
Một vị trí có thể cần điều chỉnh.
One position may require adjustment.

还有一个情况需要进一步讨论。
Hái yǒu yí ge qíngkuàng xūyào jìnyí bù tǎolùn.
Còn một trường hợp cần thảo luận thêm.
One case requires further discussion.

04.25. Theo dõi phản hồi

什么时候发送给部门的？
Shénme shíhou fāsòng gěi bùmén de?
Đã gửi cho phòng ban khi nào?
When was it sent to the department?

谁收到这个信息？
Shéi shōudào zhè ge xìnxī?
Ai đã nhận thông tin này?
Who received this information?

什么时候回复？
Shénme shíhou huífù?
Khi nào phản hồi?
When was the response received?

下一步要做什么？
Xià yí bù yào zuò shénme?
Bước tiếp theo phải làm gì?
What should be done next?

04.26. Thay đổi chức danh

员工的职务已经变化了。
Yuángōng de zhíwù yǐjīng biànhuà le.
Chức danh của nhân viên đã thay đổi.
The employee’s job title has changed.

请先检查相关决定。
Qǐng xiān jiǎnchá xiāngguān juédìng.
Hãy kiểm tra quyết định liên quan trước.
Please check the relevant decision first.

新的职务什么时候生效？
Xīn de zhíwù shénme shíhou shēngxiào?
Chức danh mới có hiệu lực khi nào?
When does the new title take effect?

相关系统也要同步更新。
Xiāngguān xìtǒng yě yào tóngbù gēngxīn.
Các hệ thống liên quan cũng phải cập nhật đồng bộ.
The related systems should also be updated consistently.

04.27. Điều chuyển phòng ban

员工已经调到新部门了。
Yuángōng yǐjīng diào dào xīn bùmén le.
Nhân viên đã được điều chuyển sang phòng mới.
The employee has been transferred to a new department.

系统里还是旧部门。
Xìtǒng lǐ háishi jiù bùmén.
Hệ thống vẫn đang ghi phòng cũ.
The system still shows the old department.

需要更新直接负责人。
Xūyào gēngxīn zhíjiē fùzérén.
Cần cập nhật quản lý trực tiếp.
The direct manager needs to be updated.

合同跟踪表也不能忘记。
Hétóng gēnzōng biǎo yě bù néng wàngjì.
Cũng không được quên bảng theo dõi hợp đồng.
The contract tracking sheet must not be forgotten either.

04.28. Bổ nhiệm

我们已经收到任命决定。
Wǒmen yǐjīng shōudào rènmìng juédìng.
Chúng ta đã nhận được quyết định bổ nhiệm.
We have received the appointment decision.

新的职务二十六日生效。
Xīn de zhíwù èrshíliù rì shēngxiào.
Chức danh mới có hiệu lực ngày 26.
The new job title takes effect on the twenty-sixth.

请检查职务清单。
Qǐng jiǎnchá zhíwù qīngdān.
Hãy kiểm tra danh sách chức danh.
Please check the job-title list.

所有相关资料都要保持一致。
Suǒyǒu xiāngguān zīliào dōu yào bǎochí yízhì.
Tất cả hồ sơ liên quan phải được giữ thống nhất.
All related records should remain consistent.

04.29. Lịch sử thay đổi

不要只保留最新信息。
Bú yào zhǐ bǎoliú zuìxīn xìnxī.
Không nên chỉ giữ thông tin mới nhất.
Do not retain only the latest information.

变更以前的信息也要保存。
Biàngēng yǐqián de xìnxī yě yào bǎocún.
Thông tin trước thay đổi cũng phải lưu.
Information from before the change should also be retained.

要记录变更日期和依据。
Yào jìlù biàngēng rìqī hé yījù.
Phải ghi ngày thay đổi và căn cứ.
The change date and supporting basis should be recorded.

还要知道是谁更新的数据。
Hái yào zhīdào shì shéi gēngxīn de shùjù.
Còn phải biết ai là người cập nhật dữ liệu.
It should also be possible to identify who updated the data.

04.30. Liên kết với tiền lương

岗位变化以后要检查薪酬数据。
Gǎngwèi biànhuà yǐhòu yào jiǎnchá xīnchóu shùjù.
Sau khi vị trí thay đổi phải kiểm tra dữ liệu tiền lương.
Compensation data should be checked after a position change.

工资系统里的信息一致吗？
Gōngzī xìtǒng lǐ de xìnxī yízhì ma?
Thông tin trong hệ thống lương có thống nhất không?
Is the information in the payroll system consistent?

如果有调薪，要检查相关决定。
Rúguǒ yǒu tiáoxīn, yào jiǎnchá xiāngguān juédìng.
Nếu có điều chỉnh lương thì phải kiểm tra quyết định liên quan.
If there is a salary adjustment, the related decision should be checked.

不能只更新一个系统。
Bù néng zhǐ gēngxīn yí ge xìtǒng.
Không được chỉ cập nhật một hệ thống.
Only one system must not be updated in isolation.

04.31. Liên kết BHXH

新员工信息要及时提供给相关同事。
Xīn yuángōng xìnxī yào jíshí tígōng gěi xiāngguān tóngshì.
Thông tin nhân viên mới cần được chuyển kịp thời cho đồng nghiệp liên quan.
New employee information should be provided promptly to the relevant colleague.

员工信息变化以后要同步检查。
Yuángōng xìnxī biànhuà yǐhòu yào tóngbù jiǎnchá.
Sau khi thông tin nhân viên thay đổi phải kiểm tra đồng bộ.
Related data should be reviewed after employee information changes.

离职以后也要更新相关状态。
Lízhí yǐhòu yě yào gēngxīn xiāngguān zhuàngtài.
Sau khi nghỉ việc cũng phải cập nhật trạng thái liên quan.
Related statuses should also be updated after an employee leaves.

具体手续按照公司社保流程处理。
Jùtǐ shǒuxù ànzhào gōngsī shèbǎo liúchéng chǔlǐ.
Thủ tục cụ thể thực hiện theo quy trình BHXH của công ty.
Specific procedures should follow the company’s social-insurance process.

04.32. Đối chiếu chấm công

考勤数据跟入职日期一致吗？
Kǎoqín shùjù gēn rùzhí rìqī yízhì ma?
Dữ liệu chấm công có khớp ngày vào làm không?
Does the attendance data match the joining date?

这个员工的考勤早了一天。
Zhè ge yuángōng de kǎoqín zǎo le yì tiān.
Dữ liệu chấm công của nhân viên này sớm hơn 1 ngày.
This employee’s attendance record begins one day earlier.

先检查原始记录。
Xiān jiǎnchá yuánshǐ jìlù.
Trước tiên kiểm tra hồ sơ gốc.
Check the original records first.

确认以后再判断哪个数据需要修改。
Quèrèn yǐhòu zài pànduàn nǎ ge shùjù xūyào xiūgǎi.
Xác nhận xong rồi mới quyết định dữ liệu nào cần sửa.
Decide which record requires correction only after verification.

04.33. Nhân viên nghỉ việc

这个员工已经离职了。
Zhè ge yuángōng yǐjīng lízhí le.
Nhân viên này đã nghỉ việc.
This employee has left the company.

合同状态为什么还是“生效中”？
Hétóng zhuàngtài wèishénme háishi “shēngxiào zhōng”?
Tại sao trạng thái hợp đồng vẫn là “đang hiệu lực”?
Why is the contract status still shown as “active”?

请先检查离职流程。
Qǐng xiān jiǎnchá lízhí liúchéng.
Hãy kiểm tra quy trình nghỉ việc trước.
Please check the employee exit process first.

完成以后更新结束状态。
Wánchéng yǐhòu gēngxīn jiéshù zhuàngtài.
Sau khi hoàn tất hãy cập nhật trạng thái kết thúc.
Update the contract to ended status after the process is complete.

04.34. Lưu lịch sử hợp đồng

这个员工以前签过几份合同？
Zhè ge yuángōng yǐqián qiān guo jǐ fèn hétóng?
Nhân viên này trước đây đã ký bao nhiêu hợp đồng?
How many contracts has this employee signed previously?

以前的合同不能全部删除。
Yǐqián de hétóng bù néng quánbù shānchú.
Không được xóa toàn bộ hợp đồng trước đây.
Previous contracts must not all be deleted.

职务变更记录也要保存。
Zhíwù biàngēng jìlù yě yào bǎocún.
Lịch sử thay đổi chức danh cũng phải lưu.
Job-title change records should also be retained.

离职以后仍然要能够查询历史。
Lízhí yǐhòu réngrán yào nénggòu cháxún lìshǐ.
Sau khi nghỉ việc vẫn phải có thể tra cứu lịch sử.
The history should remain retrievable after the employee leaves.

04.35. Quyền truy cập

谁可以查看劳动合同？
Shéi kěyǐ chákàn láodòng hétóng?
Ai được phép xem hợp đồng lao động?
Who may view labor contracts?

谁可以修改跟踪数据？
Shéi kěyǐ xiūgǎi gēnzōng shùjù?
Ai được phép chỉnh sửa dữ liệu theo dõi?
Who may edit the tracking data?

不是所有员工都需要修改权限。
Bú shì suǒyǒu yuángōng dōu xūyào xiūgǎi quánxiàn.
Không phải mọi nhân viên đều cần quyền chỉnh sửa.
Not every employee needs editing permission.

修改以后要留下历史记录。
Xiūgǎi yǐhòu yào liú xià lìshǐ jìlù.
Sau khi chỉnh sửa phải lưu lịch sử.
An audit history should remain after any modification.

04.36. Mượn hồ sơ giấy

谁借了这份合同档案？
Shéi jiè le zhè fèn hétóng dàng’àn?
Ai đã mượn hồ sơ hợp đồng này?
Who borrowed this contract file?

什么时候借的？
Shénme shíhou jiè de?
Mượn khi nào?
When was it borrowed?

借阅目的是什么？
Jièyuè mùdì shì shénme?
Mục đích mượn là gì?
What is the purpose of borrowing it?

什么时候归还？
Shénme shíhou guīhuán?
Khi nào trả?
When will it be returned?

04.37. Sao lưu

电子合同多久备份一次？
Diànzǐ hétóng duō jiǔ bèifèn yí cì?
Hợp đồng điện tử được sao lưu bao lâu một lần?
How often are the electronic contract files backed up?

我们每周备份一次。
Wǒmen měi zhōu bèifèn yí cì.
Chúng tôi sao lưu mỗi tuần một lần.
We back them up once a week.

备份以后还要检查文件完整性。
Bèifèn yǐhòu hái yào jiǎnchá wénjiàn wánzhěngxìng.
Sau khi sao lưu còn phải kiểm tra tính toàn vẹn của file.
File integrity should also be checked after backup.

还要确认数据能不能恢复。
Hái yào quèrèn shùjù néng bu néng huīfù.
Còn phải xác nhận dữ liệu có thể khôi phục hay không.
It should also be confirmed that the data can be restored.

04.38. Báo cáo tháng

本月在职员工一百二十六人。
Běn yuè zàizhí yuángōng yìbǎi èrshíliù rén.
Tháng này có 126 nhân viên đang làm việc.
There are 126 active employees this month.

十八人的合同资料需要处理。
Shíbā rén de hétóng zīliào xūyào chǔlǐ.
Hồ sơ hợp đồng của 18 người cần xử lý.
Eighteen employees’ contract records require action.

七份资料存在异常。
Qī fèn zīliào cúnzài yìcháng.
Có 7 hồ sơ có vấn đề bất thường.
Seven files contain exceptions.

报告里要写清楚问题和下一步计划。
Bàogào lǐ yào xiě qīngchu wèntí hé xià yí bù jìhuà.
Trong báo cáo phải ghi rõ vấn đề và kế hoạch tiếp theo.
The report should clearly state the issues and next steps.

04.39. Đối chiếu toàn hệ thống

员工名册跟合同清单一致吗？
Yuángōng míngcè gēn hétóng qīngdān yízhì ma?
Danh sách nhân sự có thống nhất với danh sách hợp đồng không?
Does the employee roster match the contract list?

合同职务跟职务清单一致吗？
Hétóng zhíwù gēn zhíwù qīngdān yízhì ma?
Chức danh trong hợp đồng có khớp danh sách chức danh không?
Does the contract job title match the job-title list?

合同状态跟考勤数据一致吗？
Hétóng zhuàngtài gēn kǎoqín shùjù yízhì ma?
Trạng thái hợp đồng có khớp dữ liệu chấm công không?
Does the contract status align with attendance data?

工资数据也要一起核对。
Gōngzī shùjù yě yào yìqǐ héduì.
Dữ liệu tiền lương cũng phải đối chiếu cùng.
Payroll data should also be reconciled.

04.40. Nguyên tắc quản trị hợp đồng

正确的人使用正确的合同资料。
Zhèngquè de rén shǐyòng zhèngquè de hétóng zīliào.
Đúng người sử dụng đúng hồ sơ hợp đồng.
The correct employee should be linked to the correct contract records.

正确的岗位要对应正确的部门。
Zhèngquè de gǎngwèi yào duìyìng zhèngquè de bùmén.
Đúng vị trí phải tương ứng đúng phòng ban.
The correct position should correspond to the correct department.

每一次变化都要更新并留下记录。
Měi yí cì biànhuà dōu yào gēngxīn bìng liú xià jìlù.
Mỗi lần thay đổi đều phải cập nhật và lưu dấu vết.
Every change should be updated and recorded.

合同管理要从入职一直跟踪到离职。
Hétóng guǎnlǐ yào cóng rùzhí yìzhí gēnzōng dào lízhí.
Quản lý hợp đồng phải theo dõi từ khi vào làm đến khi nghỉ việc.
Contract management should continue from employee onboarding through departure.

05. BÀI VĂN TỔNG HỢP

劳动合同管理是一条完整的人事管理链

劳动合同管理不是简单地准备一份文件，然后让公司和员工签字。

一个完整的劳动合同管理系统应该从员工进入正式合同准备阶段以前就开始。

首先，要检查试用期评价。

行政人事部需要知道：

Tham khảo thêm học tiếng Trung tại ChineMaster EDU.

评价表有没有完成？

有没有明确结论？

有没有经过批准？

部门负责人是否确认继续使用这名员工？

如果评价流程还没有完成，就不应该直接进入正式合同准备步骤。

评价完成以后，还需要检查录用决定。

需要核对：

姓名。

员工编号。

部门。

岗位。

职务。

生效日期。

批准信息。

这些数据应该跟员工档案保持一致。

例如：

录用决定写的是“销售专员”。

合同草案却写成“销售主管”。

这时不能直接修改一份文件就算完成。

应该先检查：

员工实际岗位是什么？

职务清单是什么？

职位描述是什么？

录用决定是什么？

人事系统写的是什么？

确认以后再统一修改。

部门名称也一样。

如果企业已经调整组织架构，就不能继续在新合同里使用旧部门名称。

需要检查：

组织架构。

员工名册。

人员编制。

人事系统。

合同资料。

职位描述。

所有相关资料应保持一致。

准备合同以前，还要确认正在使用的合同模板。

要知道：

模板编号是什么？

当前版本是什么？

什么时候发布？

什么时候开始使用？

谁批准？

旧版是否已经停止使用？

如果日常文件夹里同时放着几个版本，工作人员很容易拿错。

因此模板版本管理非常重要。

开始起草合同以后，基础数据可以从多个内部资料中核对：

员工档案。

招聘资料。

试用期评价结果。

录用决定。

岗位清单。

已经批准的相关数据。

草案完成以后，不应该马上提交签署。

可以设置两层检查。

第一次由起草人自己检查：

姓名。

员工编号。

职务。

部门。

日期。

模板。

有没有缺少信息。

第二次由负责人复核：

信息是否完整。

不同资料是否一致。

数据是否已经批准。

模板是否正确。

日期是否正确。

有没有明显的排版或者录入错误。

检查完成以后，合同进入审批和签署阶段。

这时要知道：

谁检查？

谁审批？

谁有权签字？

目前是什么状态？

合同管理系统不要只写：

“处理中”。

最好具体区分：

未提交。

检查中。

等待签署。

公司已签字。

等待员工签字。

已经完成。

这样月底检查的时候才能知道合同具体停在哪一步。

安排员工签署以前，需要通知：

时间。

地点。

负责人。

需要准备的资料。

员工到达以后，还应该有机会自己核对：

姓名。

个人信息。

部门。

岗位。

职务。

跟本人有关的内容。

如果发现问题，就先确认，不应该直接签字。

合同签完以后，也不能马上认为工作已经结束。

还需要检查：

双方是否完成签字？

签署日期是否完整？

有没有缺页？

有没有修改但没有确认的地方？

文件是否完整？

之后还要：

把属于员工的合同交给员工。

保存公司的合同。

放入正确的员工档案。

更新人事系统。

更新劳动合同跟踪表。

建立完善的劳动合同跟踪表非常重要。

例如公司有126名在职员工。

如果跟踪表里只有119人的状态完全清楚，那么剩下7个人就要单独检查。

这7份资料可能不是同一种问题。

例如：

2份等待员工签字。

1份缺少公司留存件。

1份没有更新签署日期。

1份岗位错误。

1份部门错误。

1份员工状态不一致。

如果全部只写成“待处理”，管理者就看不出真正的问题。

因此必须分类。

劳动合同还需要按时间管理。

不能等到需要处理的最后一天才开始检查。

当合同进入企业内部设定的审查时间范围以后，可以建立审查清单，包括：

姓名。

部门。

职务。

相关日期。

直接负责人。

当前状态。

处理意见。

下一步行动。

然后把信息发送给用人部门负责人。

需要确认：

是否继续使用这名员工？

岗位有没有变化？

部门有没有变化？

有没有其他需要更新的信息？

行政人事部还要记录：

什么时候发送？

发给谁？

什么时候收到回复？

回复结果是什么？

下一步是什么？

如果员工发生职务变更，也不能只修改合同。

例如一名员工从原来的岗位调整到新的岗位。

应该检查：

相关决定。

生效日期。

批准人。

职位清单。

职位描述。

人事系统。

合同跟踪表。

薪酬相关数据。

如果员工调动到另外一个部门，也要同步更新：

旧部门。

新部门。

直接负责人。

员工名册。

人事系统。

相关合同资料。

合同跟踪表。

如果员工获得任命，还需要保证：

任命决定

= 职务清单

= 人事系统

= 相关档案。

变化以后，不能只保留最新数据。

还应该保存：

变化以前是什么？

变化以后是什么？

什么时候变化？

根据什么文件变化？

谁批准？

谁更新？

这样才能形成完整历史。

劳动合同管理还跟其他人事系统有关。

例如工资管理。

如果员工岗位或者职务发生变化，需要检查薪酬系统中的数据是否也需要同步。

如果发生企业管理范围内需要更新的薪酬信息，就应该根据批准文件处理。

合同状态还应该跟员工工资状态进行核对。

需要关注：

新员工。

离职员工。

调动员工。

职务变化员工。

合同管理也与社会保险相关数据有关。

当员工：

新入职。

信息发生变化。

离职。

或者发生其他与相关业务有关的变化时，

行政人事部需要把必要信息提供给负责相关业务的人员。

具体业务手续按照企业自己的社会保险流程执行。

劳动合同状态还可以跟考勤数据进行核对。

例如：

一个员工系统里的入职日期是9月10日。

但是考勤数据从9月9日就开始出现。

这时不能马上认定是谁录错了。

应该检查：

录用资料。

员工档案。

原始考勤。

系统数据。

确认以后再修改。

如果员工已经离职，但合同状态还写“生效中”，也说明数据没有同步。

应该先确认离职流程和实际档案，再更新：

员工状态。

合同状态。

结束日期。

离职档案。

但是历史数据不能删除。

例如一名已经离职的员工以前有：

两份合同。

一次职务变更。

一次部门调动。

这些资料都应该保留。

这样以后才能知道这名员工以前：

在哪个部门？

做什么岗位？

发生过什么变化？

签过哪些合同？

合同档案还需要保密。

不是所有员工都需要查看权限。

更不是所有员工都需要修改权限。

应该知道：

谁可以看？

谁可以修改？

谁可以下载？

谁可以复制？

谁可以对外提供？

修改以后有没有历史？

电子数据还需要备份。

但是：

有备份

不等于

一定能够恢复。

所以除了定期备份，还要检查：

文件是否完整。

备份是否成功。

权限是否正确。

数据能否恢复。

月底时，可以形成劳动合同管理报告。

例如：

在职员工126人。

需要处理合同资料18人。

异常资料7份。

然后进一步分类：

已经签署多少？

等待签署多少？

需要审查多少？

缺少资料多少？

需要更新多少？

岗位变更多少？

部门调动多少？

离职状态未更新多少？

真正好的劳动合同管理，不是“有一份合同就行”。

而是要做到：

员工档案正确。

试用结果正确。

录用信息正确。

岗位正确。

部门正确。

模板正确。

版本正确。

数据正确。

审批清楚。

签署完整。

交付有记录。

归档可查询。

状态持续更新。

时间能够提醒。

变化能够追踪。

工资数据能够核对。

社会保险相关数据能够协调。

考勤状态能够核对。

离职以后历史仍然完整。

这样才能形成从入职到离职的一条完整人事管理链。

06. NGỮ PHÁP CHUYÊN SÂU

06.01. 先……再……

Công thức:

先 + hành động thứ nhất + 再 + hành động thứ hai

Dùng rất nhiều trong quy trình nghiệp vụ nhân sự.

Ví dụ 1 – từ hội thoại:

先把十八个人按处理原因分类，再确认每个人现在处在哪个步骤。
Xiān bǎ shíbā ge rén àn chǔlǐ yuányīn fēnlèi, zài quèrèn měi ge rén xiànzài chǔ zài nǎ ge bùzhòu.
Trước tiên phân loại 18 người theo nguyên nhân xử lý, sau đó xác nhận từng người hiện ở bước nào.

Ví dụ 2:

先检查试用期评价，再准备劳动合同。
Xiān jiǎnchá shìyòngqī píngjià, zài zhǔnbèi láodòng hétóng.
Trước tiên kiểm tra đánh giá thử việc rồi mới chuẩn bị hợp đồng lao động.

Ví dụ 3:

先核对姓名，再检查岗位。
Xiān héduì xìngmíng, zài jiǎnchá gǎngwèi.
Trước tiên đối chiếu họ tên rồi kiểm tra vị trí.

Ví dụ 4:

先确认模板版本，再开始起草。
Xiān quèrèn múbǎn bǎnběn, zài kāishǐ qǐcǎo.
Trước tiên xác nhận phiên bản mẫu rồi mới bắt đầu soạn.

Ví dụ 5:

先检查离职流程，再更新合同状态。
Xiān jiǎnchá lízhí liúchéng, zài gēngxīn hétóng zhuàngtài.
Trước tiên kiểm tra quy trình nghỉ việc rồi mới cập nhật trạng thái hợp đồng.

06.02. 如果……就……

Công thức:

如果 + điều kiện + 就 + kết quả

Ví dụ 1:

如果信息有问题，就先不要签字。
Rúguǒ xìnxī yǒu wèntí, jiù xiān bú yào qiānzì.
Nếu thông tin có vấn đề thì trước mắt chưa ký.

Ví dụ 2:

如果试用评价还没有批准，就不要进入下一步。
Rúguǒ shìyòng píngjià hái méiyǒu pīzhǔn, jiù bú yào jìnrù xià yí bù.
Nếu đánh giá thử việc chưa được duyệt thì chưa chuyển sang bước tiếp theo.

Ví dụ 3:

如果岗位名称不一致，就要先核对资料。
Rúguǒ gǎngwèi míngchēng bù yízhì, jiù yào xiān héduì zīliào.
Nếu tên vị trí không thống nhất thì phải đối chiếu hồ sơ trước.

Ví dụ 4:

如果合同缺少签字，就要联系相关人员。
Rúguǒ hétóng quēshǎo qiānzì, jiù yào liánxì xiāngguān rényuán.
Nếu hợp đồng thiếu chữ ký thì phải liên hệ người liên quan.

Ví dụ 5:

如果员工已经离职，就要检查合同状态。
Rúguǒ yuángōng yǐjīng lízhí, jiù yào jiǎnchá hétóng zhuàngtài.
Nếu nhân viên đã nghỉ việc thì phải kiểm tra trạng thái hợp đồng.

06.03. 只有……才……

Công thức:

只有 + điều kiện + 才 + kết quả

Ví dụ 1:

只有确认信息正确，才能正式签署。
Zhǐyǒu quèrèn xìnxī zhèngquè, cái néng zhèngshì qiānshǔ.
Chỉ khi xác nhận thông tin chính xác mới được chính thức ký.

Ví dụ 2:

只有完成评价，才能进入合同准备阶段。
Zhǐyǒu wánchéng píngjià, cái néng jìnrù hétóng zhǔnbèi jiēduàn.
Chỉ sau khi hoàn thành đánh giá mới có thể bước vào giai đoạn chuẩn bị hợp đồng.

Ví dụ 3:

只有检查现行版本，才能避免使用旧模板。
Zhǐyǒu jiǎnchá xiànxíng bǎnběn, cái néng bìmiǎn shǐyòng jiù múbǎn.
Chỉ khi kiểm tra phiên bản hiện hành mới tránh dùng mẫu cũ.

Ví dụ 4:

只有持续更新台账，才能及时发现异常。
Zhǐyǒu chíxù gēngxīn táizhàng, cái néng jíshí fāxiàn yìcháng.
Chỉ khi liên tục cập nhật sổ theo dõi mới phát hiện bất thường kịp thời.

Ví dụ 5:

只有保存历史记录，才能以后追查变化。
Zhǐyǒu bǎocún lìshǐ jìlù, cái néng yǐhòu zhuīchá biànhuà.
Chỉ khi lưu lịch sử mới có thể truy lại thay đổi sau này.

06.04. 除了……以外，还……

Ví dụ 1:

除了姓名以外，还要检查部门和职务。
Chúle xìngmíng yǐwài, hái yào jiǎnchá bùmén hé zhíwù.
Ngoài họ tên còn phải kiểm tra phòng ban và chức danh.

Ví dụ 2:

除了纸质合同以外，还要管理电子数据。
Chúle zhǐzhì hétóng yǐwài, hái yào guǎnlǐ diànzǐ shùjù.
Ngoài hợp đồng giấy còn phải quản lý dữ liệu điện tử.

Ví dụ 3:

除了签字以外，还要检查签署日期。
Chúle qiānzì yǐwài, hái yào jiǎnchá qiānshǔ rìqī.
Ngoài chữ ký còn phải kiểm tra ngày ký.

Ví dụ 4:

除了合同状态以外，还要核对员工状态。
Chúle hétóng zhuàngtài yǐwài, hái yào héduì yuángōng zhuàngtài.
Ngoài trạng thái hợp đồng còn phải đối chiếu trạng thái nhân viên.

Ví dụ 5:

除了备份以外，还要检查恢复能力。
Chúle bèifèn yǐwài, hái yào jiǎnchá huīfù nénglì.
Ngoài sao lưu còn phải kiểm tra khả năng khôi phục.

06.05. 不能只……还要……

Ví dụ 1:

不能只看有没有合同，还要检查合同状态。
Bù néng zhǐ kàn yǒu méiyǒu hétóng, hái yào jiǎnchá hétóng zhuàngtài.
Không thể chỉ xem có hợp đồng hay chưa mà còn phải kiểm tra trạng thái hợp đồng.

Ví dụ 2:

不能只保存纸质文件，还要更新电子数据。
Bù néng zhǐ bǎocún zhǐzhì wénjiàn, hái yào gēngxīn diànzǐ shùjù.
Không thể chỉ lưu hồ sơ giấy mà còn phải cập nhật dữ liệu điện tử.

Ví dụ 3:

不能只修改合同，还要检查相关系统。
Bù néng zhǐ xiūgǎi hétóng, hái yào jiǎnchá xiāngguān xìtǒng.
Không thể chỉ sửa hợp đồng mà còn phải kiểm tra hệ thống liên quan.

Ví dụ 4:

不能只写“待处理”，还要写清楚具体问题。
Bù néng zhǐ xiě “dài chǔlǐ”, hái yào xiě qīngchu jùtǐ wèntí.
Không thể chỉ ghi “chờ xử lý” mà còn phải ghi rõ vấn đề cụ thể.

Ví dụ 5:

不能只保留最新合同，还要保存历史记录。
Bù néng zhǐ bǎoliú zuìxīn hétóng, hái yào bǎocún lìshǐ jìlù.
Không thể chỉ giữ hợp đồng mới nhất mà còn phải lưu lịch sử.

06.06. 已经……但是还……

Ví dụ 1:

合同已经签完了，但是还没有归档。
Hétóng yǐjīng qiān wán le, dànshì hái méiyǒu guīdàng.
Hợp đồng đã ký xong nhưng vẫn chưa lưu hồ sơ.

Ví dụ 2:

员工已经调到新部门了，但是系统还没有更新。
Yuángōng yǐjīng diào dào xīn bùmén le, dànshì xìtǒng hái méiyǒu gēngxīn.
Nhân viên đã chuyển sang phòng mới nhưng hệ thống vẫn chưa cập nhật.

Ví dụ 3:

试用评价已经完成了，但是还没有批准。
Shìyòng píngjià yǐjīng wánchéng le, dànshì hái méiyǒu pīzhǔn.
Đánh giá thử việc đã hoàn thành nhưng vẫn chưa được phê duyệt.

Ví dụ 4:

合同已经交给员工了，但是跟踪表还没有更新。
Hétóng yǐjīng jiāo gěi yuángōng le, dànshì gēnzōng biǎo hái méiyǒu gēngxīn.
Hợp đồng đã giao cho nhân viên nhưng bảng theo dõi vẫn chưa cập nhật.

Ví dụ 5:

员工已经离职了，但是合同状态还是“生效中”。
Yuángōng yǐjīng lízhí le, dànshì hétóng zhuàngtài háishi “shēngxiào zhōng”.
Nhân viên đã nghỉ việc nhưng trạng thái hợp đồng vẫn là “đang hiệu lực”.

06.07. 把字句

Ví dụ 1:

把十八名员工按处理原因分类。
Bǎ shíbā míng yuángōng àn chǔlǐ yuányīn fēnlèi.
Phân loại 18 nhân viên theo nguyên nhân xử lý.

Ví dụ 2:

把合同放进员工个人档案。
Bǎ hétóng fàng jìn yuángōng gèrén dàng’àn.
Đưa hợp đồng vào hồ sơ cá nhân nhân viên.

Ví dụ 3:

把旧模板从工作文件夹里移出去。
Bǎ jiù múbǎn cóng gōngzuò wénjiànjiā lǐ yí chūqù.
Đưa mẫu cũ ra khỏi thư mục làm việc.

Ví dụ 4:

把七份异常资料单独列出来。
Bǎ qī fèn yìcháng zīliào dāndú liè chūlái.
Tách riêng 7 hồ sơ bất thường.

Ví dụ 5:

把变更历史保存到员工档案里。
Bǎ biàngēng lìshǐ bǎocún dào yuángōng dàng’àn lǐ.
Lưu lịch sử thay đổi vào hồ sơ nhân viên.

06.08. 被字句

Cấu trúc bị động thường xuất hiện trong quy trình quản lý.

Ví dụ 1:

这份合同已经被负责人复核了。
Zhè fèn hétóng yǐjīng bèi fùzérén fùhé le.
Hợp đồng này đã được người phụ trách kiểm tra lại.

Ví dụ 2:

旧版本已经被停止使用了。
Jiù bǎnběn yǐjīng bèi tíngzhǐ shǐyòng le.
Phiên bản cũ đã được ngừng sử dụng.

Ví dụ 3:

这名员工被调到新的部门了。
Zhè míng yuángōng bèi diào dào xīn de bùmén le.
Nhân viên này đã được điều chuyển sang phòng mới.

Ví dụ 4:

这份资料被放进了错误的文件夹。
Zhè fèn zīliào bèi fàng jìn le cuòwù de wénjiànjiā.
Hồ sơ này đã bị đặt vào nhầm thư mục.

Ví dụ 5:

新的职务已经被系统更新了。
Xīn de zhíwù yǐjīng bèi xìtǒng gēngxīn le.
Chức danh mới đã được cập nhật trên hệ thống.

06.09. 按照……

Ví dụ 1:

按照内部流程准备合同。
Ànzhào nèibù liúchéng zhǔnbèi hétóng.
Chuẩn bị hợp đồng theo quy trình nội bộ.

Ví dụ 2:

按照批准的信息填写数据。
Ànzhào pīzhǔn de xìnxī tiánxiě shùjù.
Điền dữ liệu theo thông tin đã được phê duyệt.

Ví dụ 3:

按照实际档案更新合同状态。
Ànzhào shíjì dàng’àn gēngxīn hétóng zhuàngtài.
Cập nhật trạng thái hợp đồng theo hồ sơ thực tế.

Ví dụ 4:

按照部门反馈准备后续方案。
Ànzhào bùmén fǎnkuì zhǔnbèi hòuxù fāng’àn.
Chuẩn bị phương án tiếp theo theo phản hồi của phòng ban.

Ví dụ 5:

按照权限管理合同资料。
Ànzhào quánxiàn guǎnlǐ hétóng zīliào.
Quản lý hồ sơ hợp đồng theo quyền hạn.

06.10. 根据……

Ví dụ 1:

根据试用评价结果准备后续资料。
Gēnjù shìyòng píngjià jiéguǒ zhǔnbèi hòuxù zīliào.
Căn cứ kết quả thử việc để chuẩn bị hồ sơ tiếp theo.

Ví dụ 2:

根据录用决定核对岗位。
Gēnjù lùyòng juédìng héduì gǎngwèi.
Căn cứ quyết định tiếp nhận để đối chiếu vị trí.

Ví dụ 3:

根据部门意见准备处理方案。
Gēnjù bùmén yìjiàn zhǔnbèi chǔlǐ fāng’àn.
Căn cứ ý kiến phòng ban để chuẩn bị phương án xử lý.

Ví dụ 4:

根据变更决定更新人事系统。
Gēnjù biàngēng juédìng gēngxīn rénshì xìtǒng.
Căn cứ quyết định thay đổi để cập nhật hệ thống nhân sự.

Ví dụ 5:

根据离职档案更新合同结束状态。
Gēnjù lízhí dàng’àn gēngxīn hétóng jiéshù zhuàngtài.
Căn cứ hồ sơ nghỉ việc để cập nhật trạng thái kết thúc hợp đồng.

06.11. 从……到……

Ví dụ 1:

从试用评价到合同签署都要有记录。
Cóng shìyòng píngjià dào hétóng qiānshǔ dōu yào yǒu jìlù.
Từ đánh giá thử việc đến ký hợp đồng đều phải có ghi nhận.

Ví dụ 2:

从起草到复核都要检查数据。
Cóng qǐcǎo dào fùhé dōu yào jiǎnchá shùjù.
Từ soạn thảo đến kiểm tra lại đều phải kiểm tra dữ liệu.

Ví dụ 3:

从签署到归档不能漏掉任何步骤。
Cóng qiānshǔ dào guīdàng bù néng lòudiào rènhé bùzhòu.
Từ ký đến lưu hồ sơ không được bỏ sót bất kỳ bước nào.

Ví dụ 4:

从岗位变更到系统更新都要同步处理。
Cóng gǎngwèi biàngēng dào xìtǒng gēngxīn dōu yào tóngbù chǔlǐ.
Từ thay đổi vị trí đến cập nhật hệ thống đều phải xử lý đồng bộ.

Ví dụ 5:

从入职到离职都要管理合同历史。
Cóng rùzhí dào lízhí dōu yào guǎnlǐ hétóng lìshǐ.
Từ vào làm đến nghỉ việc đều phải quản lý lịch sử hợp đồng.

06.12. 越……越……

Ví dụ 1:

合同数据越完整，检查越方便。
Hétóng shùjù yuè wánzhěng, jiǎnchá yuè fāngbiàn.
Dữ liệu hợp đồng càng đầy đủ thì kiểm tra càng thuận tiện.

Ví dụ 2:

状态写得越清楚，处理越快。
Zhuàngtài xiě de yuè qīngchu, chǔlǐ yuè kuài.
Trạng thái ghi càng rõ thì xử lý càng nhanh.

Ví dụ 3:

版本管理越严格，使用错误模板的风险越低。
Bǎnběn guǎnlǐ yuè yángé, shǐyòng cuòwù múbǎn de fēngxiǎn yuè dī.
Quản lý phiên bản càng chặt thì rủi ro dùng sai mẫu càng thấp.

Ví dụ 4:

更新越及时，系统之间的数据越一致。
Gēngxīn yuè jíshí, xìtǒng zhījiān de shùjù yuè yízhì.
Cập nhật càng kịp thời thì dữ liệu giữa các hệ thống càng thống nhất.

Ví dụ 5:

历史记录越完整，后面追查越容易。
Lìshǐ jìlù yuè wánzhěng, hòumiàn zhuīchá yuè róngyì.
Lịch sử càng đầy đủ thì sau này truy tra càng dễ.

06.13. 不是……而是……

Ví dụ 1:

合同管理不是只准备文件，而是管理整个过程。
Hétóng guǎnlǐ bú shì zhǐ zhǔnbèi wénjiàn, ér shì guǎnlǐ zhěng ge guòchéng.
Quản lý hợp đồng không chỉ là chuẩn bị văn bản mà là quản lý cả quá trình.

Ví dụ 2:

检查不是为了找谁的错，而是为了保证数据正确。
Jiǎnchá bú shì wèile zhǎo shéi de cuò, ér shì wèile bǎozhèng shùjù zhèngquè.
Kiểm tra không phải để tìm lỗi của ai mà để bảo đảm dữ liệu chính xác.

Ví dụ 3:

跟踪表不是简单名单，而是管理工具。
Gēnzōng biǎo bú shì jiǎndān míngdān, ér shì guǎnlǐ gōngjù.
Bảng theo dõi không phải danh sách đơn giản mà là công cụ quản lý.

Ví dụ 4:

备份不是最后一步，而是数据安全的一部分。
Bèifèn bú shì zuìhòu yí bù, ér shì shùjù ānquán de yí bùfen.
Sao lưu không phải bước cuối mà là một phần của an toàn dữ liệu.

Ví dụ 5:

离职不是删除员工历史，而是更新员工状态。
Lízhí bú shì shānchú yuángōng lìshǐ, ér shì gēngxīn yuángōng zhuàngtài.
Nghỉ việc không phải xóa lịch sử nhân viên mà là cập nhật trạng thái nhân viên.

06.14. 一……就……

Ví dụ 1:

一发现信息不一致，就要先停止提交。
Yí fāxiàn xìnxī bù yízhì, jiù yào xiān tíngzhǐ tíjiāo.
Hễ phát hiện thông tin không thống nhất thì phải tạm dừng trình hồ sơ.

Ví dụ 2:

一完成签署，就要检查合同完整性。
Yì wánchéng qiānshǔ, jiù yào jiǎnchá hétóng wánzhěngxìng.
Hễ hoàn tất ký là phải kiểm tra tính đầy đủ của hợp đồng.

Ví dụ 3:

一发生岗位变化，就要检查相关资料。
Yì fāshēng gǎngwèi biànhuà, jiù yào jiǎnchá xiāngguān zīliào.
Hễ vị trí thay đổi là phải kiểm tra hồ sơ liên quan.

Ví dụ 4:

一发现员工已经离职，就要检查合同状态。
Yì fāxiàn yuángōng yǐjīng lízhí, jiù yào jiǎnchá hétóng zhuàngtài.
Hễ phát hiện nhân viên đã nghỉ thì phải kiểm tra trạng thái hợp đồng.

Ví dụ 5:

一发现系统数据异常，就要核对原始档案。
Yì fāxiàn xìtǒng shùjù yìcháng, jiù yào héduì yuánshǐ dàng’àn.
Hễ phát hiện dữ liệu hệ thống bất thường thì phải đối chiếu hồ sơ gốc.

06.15. 为了……

Ví dụ 1:

为了避免签错合同，要先核对员工信息。
Wèile bìmiǎn qiān cuò hétóng, yào xiān héduì yuángōng xìnxī.
Để tránh ký sai hợp đồng phải đối chiếu thông tin nhân viên trước.

Ví dụ 2:

为了避免使用旧模板，要管理合同版本。
Wèile bìmiǎn shǐyòng jiù múbǎn, yào guǎnlǐ hétóng bǎnběn.
Để tránh dùng mẫu cũ phải quản lý phiên bản hợp đồng.

Ví dụ 3:

为了及时处理到期资料，要建立提醒机制。
Wèile jíshí chǔlǐ dàoqī zīliào, yào jiànlì tíxǐng jīzhì.
Để xử lý kịp thời hồ sơ đến hạn phải xây dựng cơ chế nhắc việc.

Ví dụ 4:

为了保证数据一致，要同步更新相关系统。
Wèile bǎozhèng shùjù yízhì, yào tóngbù gēngxīn xiāngguān xìtǒng.
Để bảo đảm dữ liệu thống nhất phải cập nhật đồng bộ các hệ thống liên quan.

Ví dụ 5:

为了以后能够查询，要保存合同历史。
Wèile yǐhòu nénggòu cháxún, yào bǎocún hétóng lìshǐ.
Để sau này có thể tra cứu phải lưu lịch sử hợp đồng.

07. BÀI TẬP CỦNG CỐ

07.01. Điền từ

Từ cho sẵn:

劳动合同 / 试用期 / 录用决定 / 岗位 / 部门 / 模板 / 复核 / 归档 / 跟踪表 / 变更

Câu A:

员工通过______以后，可以进入下一步资料处理。

Câu B:

正式接收员工时可以检查______。

Câu C:

员工的职位也可以叫______。

Câu D:

销售部、人事部、财务部都是______。

Câu E:

起草合同以前要确认合同______。

Câu F:

负责人第二次检查合同可以叫______。

Câu G:

合同处理完成以后需要______。

Câu H:

管理合同状态可以使用劳动合同______。

Câu I:

岗位发生变化属于合同相关信息______。

Câu J:

公司与员工签署的文件叫______。

07.02. Số liệu nhân sự

Dữ liệu:

Tổng nhân viên:

Hồ sơ cần xử lý:

Trạng thái rõ ràng:

Hồ sơ bất thường:

Hãy hoàn thành:

公司目前有______名在职员工。

本月有______名员工需要处理合同资料。

其中______人的状态已经清楚。

还有______份资料需要进一步检查。

07.03. Phân loại 18 hồ sơ

Hãy viết bằng tiếng Trung:

6 người hoàn thành thử việc.

4 hợp đồng cần rà soát thời hạn.

2 người thay đổi chức danh.

2 người điều chuyển phòng.

1 người được bổ nhiệm.

2 hồ sơ chờ chữ ký.

1 người chuẩn bị nghỉ việc.

07.04. Tìm lỗi dữ liệu

Cho tình huống:

Quyết định tiếp nhận:

销售专员

Dự thảo hợp đồng:

销售主管

Hỏi:

Có được trình ký ngay không?

Cần kiểm tra những hồ sơ nào?

Sau khi xác nhận cần cập nhật những đâu?

07.05. Sai phòng ban

Tình huống:

Nhân viên đã chuyển từ Phòng A sang Phòng B.

Nhưng:

Hệ thống nhân sự vẫn ghi Phòng A.

Bảng theo dõi hợp đồng vẫn ghi Phòng A.

Mô tả công việc mới đã áp dụng.

Học viên hãy viết quy trình xử lý bằng tiếng Trung.

07.06. Sai mẫu hợp đồng

Tình huống:

Một nhân viên dùng mẫu hợp đồng cũ.

Phiên bản mới đã được đưa vào sử dụng.

Học viên trả lời:

Cần kiểm tra gì?

Có tiếp tục dùng mẫu cũ không?

Làm gì với mẫu cũ trong thư mục làm việc?

07.07. Trạng thái trình ký

Hãy sắp xếp theo trình tự quản lý:

已经完成

等待员工签字

检查中

未提交

公司已签字

等待签署

07.08. Sau khi ký

Hãy liệt kê bằng tiếng Trung ít nhất 6 việc cần làm sau khi hợp đồng được ký.

Gợi ý:

Kiểm tra chữ ký.

Kiểm tra ngày.

Kiểm tra số trang.

Bàn giao nhân viên.

Lưu bản công ty.

Cập nhật hệ thống.

Cập nhật bảng theo dõi.

07.09. Bảy hồ sơ bất thường

Hãy viết bằng tiếng Trung:

2 chờ ký.

1 thiếu bản lưu công ty.

1 chưa cập nhật ngày ký.

1 sai chức danh.

1 sai phòng.

1 trạng thái không thống nhất.

07.10. Hợp đồng cần rà soát

Hãy xây dựng một danh sách bằng tiếng Trung gồm:

Họ tên.

Phòng.

Chức danh.

Ngày liên quan.

Trưởng phòng trực tiếp.

Trạng thái phản hồi.

Phương án tiếp theo.

07.11. Thay đổi chức danh

Học viên hãy viết quy trình:

Nhận quyết định.

Kiểm tra người phê duyệt.

Kiểm tra ngày hiệu lực.

Đối chiếu danh sách chức danh.

Đối chiếu mô tả công việc.

Cập nhật hệ thống nhân sự.

Cập nhật bảng theo dõi.

Lưu lịch sử.

07.12. Điều chuyển phòng ban

Hãy dịch sang tiếng Trung:

Nhân viên này đã chuyển sang phòng mới.

Hệ thống vẫn ghi phòng cũ.

Cần cập nhật quản lý trực tiếp.

Cần cập nhật hồ sơ hợp đồng.

Cần cập nhật bảng theo dõi.

07.13. Kiểm tra chấm công

Tình huống:

Ngày vào làm trên hệ thống:

10/09.

Dữ liệu chấm công bắt đầu:

09/09.

Học viên trả lời bằng tiếng Trung:

Có được sửa ngay không?

Phải kiểm tra những dữ liệu nào?

Sau khi xác nhận mới làm gì?

07.14. Nhân viên nghỉ việc

Tình huống:

Nhân viên đã nghỉ.

Nhưng hệ thống ghi:

生效中

Học viên viết quy trình xử lý bằng tiếng Trung.

07.15. Dịch Việt sang Trung

Tháng này có 18 nhân viên cần xử lý hồ sơ hợp đồng.

Sáu nhân viên đã hoàn thành đánh giá thử việc.

Một hồ sơ vẫn đang chờ trưởng phòng xác nhận.

Hợp đồng này ghi sai chức danh.

Phòng ban trong hệ thống vẫn chưa được cập nhật.

Mẫu hợp đồng này là phiên bản cũ.

Trước khi trình ký phải kiểm tra lại dữ liệu.

Hai hợp đồng vẫn đang chờ nhân viên ký.

Sau khi ký phải cập nhật bảng theo dõi.

Có 7 hồ sơ cần tiếp tục kiểm tra.

Bốn hợp đồng cần được rà soát trong tháng này.

Nhân viên này đã thay đổi chức danh.

Nhân viên này đã điều chuyển sang phòng mới.

Hệ thống tiền lương cũng cần đối chiếu.

Nhân viên đã nghỉ nhưng trạng thái hợp đồng vẫn đang hiệu lực.

07.16. Dịch Trung sang Việt

请先检查试用期评价结果。

录用决定里的信息必须跟员工档案一致。

合同草案用了旧版本模板。

起草人先做第一次检查。

负责人再做第二次复核。

这两份合同正在等待员工签字。

签完以后还要检查合同完整性。

公司留存件要放进员工档案。

劳动合同跟踪表要及时更新。

不要等到最后一天才处理。

岗位变化以后要更新相关数据。

员工调动以后要修改部门信息。

合同历史不能删除。

员工离职以后要更新合同状态。

电子合同资料要定期备份。

08. ĐÁP ÁN

08.01. Điền từ

A:

试用期

B:

录用决定

C:

岗位

D:

部门

E:

模板

F:

复核

G:

归档

H:

跟踪表

I:

变更

J:

劳动合同

08.02. Số liệu

公司目前有一百二十六名在职员工。
Gōngsī mùqián yǒu yìbǎi èrshíliù míng zàizhí yuángōng.
Công ty hiện có 126 nhân viên đang làm việc.

本月有十八名员工需要处理合同资料。
Běn yuè yǒu shíbā míng yuángōng xūyào chǔlǐ hétóng zīliào.
Tháng này có 18 nhân viên cần xử lý hồ sơ hợp đồng.

其中一百一十九人的状态已经清楚。
Qízhōng yìbǎi shíjiǔ rén de zhuàngtài yǐjīng qīngchu.
Trong đó trạng thái của 119 người đã rõ.

还有七份资料需要进一步检查。
Hái yǒu qī fèn zīliào xūyào jìnyí bù jiǎnchá.
Còn 7 hồ sơ cần kiểm tra thêm.

08.03. Phân loại 18 hồ sơ

六名员工刚完成试用期。
Liù míng yuángōng gāng wánchéng shìyòngqī.
Sáu nhân viên vừa hoàn thành thử việc.

四份合同需要进行时间审查。
Sì fèn hétóng xūyào jìnxíng shíjiān shěnchá.
Bốn hợp đồng cần rà soát theo thời gian.

两名员工需要调整职务。
Liǎng míng yuángōng xūyào tiáozhěng zhíwù.
Hai nhân viên cần điều chỉnh chức danh.

两名员工发生部门调动。
Liǎng míng yuángōng fāshēng bùmén diàodòng.
Hai nhân viên điều chuyển phòng ban.

一名员工刚收到任命决定。
Yì míng yuángōng gāng shōudào rènmìng juédìng.
Một nhân viên vừa nhận quyết định bổ nhiệm.

两份合同正在等待签字。
Liǎng fèn hétóng zhèngzài děngdài qiānzì.
Hai hợp đồng đang chờ ký.

一名员工准备进入离职流程。
Yì míng yuángōng zhǔnbèi jìnrù lízhí liúchéng.
Một nhân viên chuẩn bị chuyển sang quy trình nghỉ việc.

08.04. Sai chức danh

不能直接提交签署。
Bù néng zhíjiē tíjiāo qiānshǔ.
Không được trình ký ngay.

要先检查录用决定、职务清单、职位描述、人事系统和员工实际岗位。
Yào xiān jiǎnchá lùyòng juédìng, zhíwù qīngdān, zhíwèi miáoshù, rénshì xìtǒng hé yuángōng shíjì gǎngwèi.
Trước tiên phải kiểm tra quyết định tiếp nhận, danh sách chức danh, mô tả công việc, hệ thống nhân sự và vị trí thực tế.

确认以后，要更新错误的合同资料和其他不一致的数据。
Quèrèn yǐhòu, yào gēngxīn cuòwù de hétóng zīliào hé qítā bù yízhì de shùjù.
Sau khi xác nhận phải cập nhật hồ sơ hợp đồng sai và các dữ liệu khác chưa thống nhất.

08.05. Sai phòng ban

先检查部门调动决定。
Xiān jiǎnchá bùmén diàodòng juédìng.
Trước tiên kiểm tra quyết định điều chuyển.

再确认新部门和生效日期。
Zài quèrèn xīn bùmén hé shēngxiào rìqī.
Sau đó xác nhận phòng mới và ngày hiệu lực.

然后更新人事系统、直接负责人、合同资料和跟踪表。
Ránhòu gēngxīn rénshì xìtǒng, zhíjiē fùzérén, hétóng zīliào hé gēnzōng biǎo.
Sau đó cập nhật hệ thống nhân sự, quản lý trực tiếp, hồ sơ hợp đồng và bảng theo dõi.

最后保存变更历史。
Zuìhòu bǎocún biàngēng lìshǐ.
Cuối cùng lưu lịch sử thay đổi.

08.06. Sai mẫu

先确认现行合同模板。
Xiān quèrèn xiànxíng hétóng múbǎn.
Trước tiên xác nhận mẫu hợp đồng hiện hành.

检查版本、发布日期、生效日期和批准人。
Jiǎnchá bǎnběn, fābù rìqī, shēngxiào rìqī hé pīzhǔnrén.
Kiểm tra phiên bản, ngày ban hành, ngày hiệu lực và người phê duyệt.

旧模板不能继续用于新的合同草案。
Jiù múbǎn bù néng jìxù yòngyú xīn de hétóng cǎo’àn.
Mẫu cũ không được tiếp tục dùng cho dự thảo mới.

应把旧模板从日常使用文件夹中移出。
Yīng bǎ jiù múbǎn cóng rìcháng shǐyòng wénjiànjiā zhōng yí chū.
Nên đưa mẫu cũ ra khỏi thư mục sử dụng hàng ngày.

08.07. Trạng thái trình ký

未提交
→ 检查中
→ 等待签署
→ 公司已签字
→ 等待员工签字
→ 已经完成

Wèi tíjiāo
→ jiǎnchá zhōng
→ děngdài qiānshǔ
→ gōngsī yǐ qiānzì
→ děngdài yuángōng qiānzì
→ yǐjīng wánchéng

Chưa trình
→ đang kiểm tra
→ chờ ký
→ công ty đã ký
→ chờ nhân viên ký
→ hoàn tất

08.08. Sau khi ký

检查双方签字。
Jiǎnchá shuāngfāng qiānzì.
Kiểm tra chữ ký hai bên.

检查签署日期。
Jiǎnchá qiānshǔ rìqī.
Kiểm tra ngày ký.

检查页面是否完整。
Jiǎnchá yèmiàn shìfǒu wánzhěng.
Kiểm tra số trang có đầy đủ không.

向员工交付合同。
Xiàng yuángōng jiāofù hétóng.
Bàn giao hợp đồng cho nhân viên.

保存公司留存件。
Bǎocún gōngsī liúcúnjiàn.
Lưu bản của công ty.

更新人事系统。
Gēngxīn rénshì xìtǒng.
Cập nhật hệ thống nhân sự.

更新合同跟踪表。
Gēngxīn hétóng gēnzōng biǎo.
Cập nhật bảng theo dõi hợp đồng.

08.09. Bảy hồ sơ bất thường

两份等待员工签字。
Liǎng fèn děngdài yuángōng qiānzì.
Hai hồ sơ chờ nhân viên ký.

一份缺少公司留存件。
Yí fèn quēshǎo gōngsī liúcúnjiàn.
Một hồ sơ thiếu bản lưu công ty.

一份没有更新签署日期。
Yí fèn méiyǒu gēngxīn qiānshǔ rìqī.
Một hồ sơ chưa cập nhật ngày ký.

一份岗位信息错误。
Yí fèn gǎngwèi xìnxī cuòwù.
Một hồ sơ sai vị trí.

一份部门信息错误。
Yí fèn bùmén xìnxī cuòwù.
Một hồ sơ sai phòng ban.

一份员工状态不一致。
Yí fèn yuángōng zhuàngtài bù yízhì.
Một hồ sơ có trạng thái nhân viên không thống nhất.

08.10. Danh sách rà soát

姓名
→ 部门
→ 职务
→ 相关日期
→ 直接负责人
→ 反馈状态
→ 后续方案

Xìngmíng
→ bùmén
→ zhíwù
→ xiāngguān rìqī
→ zhíjiē fùzérén
→ fǎnkuì zhuàngtài
→ hòuxù fāng’àn

Họ tên
→ phòng ban
→ chức danh
→ ngày liên quan
→ quản lý trực tiếp
→ trạng thái phản hồi
→ phương án tiếp theo

08.11. Quy trình thay đổi chức danh

接收决定
→ 检查批准人
→ 检查生效日期
→ 核对职务清单
→ 核对职位描述
→ 更新人事系统
→ 更新合同跟踪表
→ 保存变更历史

Jiēshōu juédìng
→ jiǎnchá pīzhǔnrén
→ jiǎnchá shēngxiào rìqī
→ héduì zhíwù qīngdān
→ héduì zhíwèi miáoshù
→ gēngxīn rénshì xìtǒng
→ gēngxīn hétóng gēnzōng biǎo
→ bǎocún biàngēng lìshǐ

08.12. Điều chuyển phòng ban

这名员工已经调到新部门了。
Zhè míng yuángōng yǐjīng diào dào xīn bùmén le.
Nhân viên này đã chuyển sang phòng mới.

系统里还是旧部门。
Xìtǒng lǐ háishi jiù bùmén.
Hệ thống vẫn ghi phòng cũ.

需要更新直接负责人。
Xūyào gēngxīn zhíjiē fùzérén.
Cần cập nhật quản lý trực tiếp.

需要更新合同档案。
Xūyào gēngxīn hétóng dàng’àn.
Cần cập nhật hồ sơ hợp đồng.

还要更新合同跟踪表。
Hái yào gēngxīn hétóng gēnzōng biǎo.
Còn phải cập nhật bảng theo dõi hợp đồng.

08.13. Chấm công

不能马上修改。
Bù néng mǎshàng xiūgǎi.
Không được sửa ngay.

先检查员工档案、录用资料、原始考勤和系统数据。
Xiān jiǎnchá yuángōng dàng’àn, lùyòng zīliào, yuánshǐ kǎoqín hé xìtǒng shùjù.
Trước tiên kiểm tra hồ sơ nhân viên, hồ sơ tiếp nhận, dữ liệu chấm công gốc và dữ liệu hệ thống.

确认正确日期以后再更新错误数据。
Quèrèn zhèngquè rìqī yǐhòu zài gēngxīn cuòwù shùjù.
Sau khi xác nhận ngày đúng mới cập nhật dữ liệu sai.

08.14. Nhân viên nghỉ việc

先检查员工离职流程。
Xiān jiǎnchá yuángōng lízhí liúchéng.
Trước tiên kiểm tra quy trình nghỉ việc.

确认员工实际结束状态和相关日期。
Quèrèn yuángōng shíjì jiéshù zhuàngtài hé xiāngguān rìqī.
Xác nhận trạng thái kết thúc thực tế và ngày liên quan.

更新合同跟踪表。
Gēngxīn hétóng gēnzōng biǎo.
Cập nhật bảng theo dõi hợp đồng.

把合同资料归入离职档案。
Bǎ hétóng zīliào guīrù lízhí dàng’àn.
Đưa hồ sơ hợp đồng vào hồ sơ nghỉ việc.

保留以前的合同和变更历史。
Bǎoliú yǐqián de hétóng hé biàngēng lìshǐ.
Giữ lại hợp đồng trước đây và lịch sử thay đổi.

09. PHƯƠNG PHÁP GHI NHỚ THEO CHUỖI NGHIỆP VỤ

09.01. Chuỗi chuẩn bị trước khi ký

试用评价
→ 录用决定
→ 员工名单
→ 员工档案
→ 岗位
→ 部门
→ 职位描述
→ 基础数据

Shìyòng píngjià
→ lùyòng juédìng
→ yuángōng míngdān
→ yuángōng dàng’àn
→ gǎngwèi
→ bùmén
→ zhíwèi miáoshù
→ jīchǔ shùjù

Đánh giá thử việc
→ quyết định tiếp nhận
→ danh sách nhân viên
→ hồ sơ nhân viên
→ vị trí
→ phòng ban
→ mô tả công việc
→ dữ liệu cơ sở

09.02. Chuỗi ký hợp đồng

确认模板
→ 起草
→ 第一次检查
→ 第二次复核
→ 提交审批
→ 提交签署
→ 员工核对
→ 双方签署
→ 最后检查

Xác nhận mẫu
→ soạn thảo
→ kiểm tra lần một
→ kiểm tra lần hai
→ trình phê duyệt
→ trình ký
→ nhân viên đối chiếu
→ hai bên ký
→ kiểm tra cuối

09.03. Chuỗi sau ký

签署完成
→ 检查
→ 交付员工
→ 公司留存
→ 归档
→ 更新系统
→ 更新跟踪表

Hoàn tất ký
→ kiểm tra
→ bàn giao nhân viên
→ lưu bản công ty
→ lưu hồ sơ
→ cập nhật hệ thống
→ cập nhật bảng theo dõi

09.04. Chuỗi theo dõi thời hạn

合同清单
→ 定期检查
→ 发现需要处理的合同
→ 通知部门
→ 接收反馈
→ 提交方案
→ 准备资料
→ 更新状态

Danh sách hợp đồng
→ kiểm tra định kỳ
→ phát hiện hợp đồng cần xử lý
→ thông báo phòng ban
→ nhận phản hồi
→ trình phương án
→ chuẩn bị hồ sơ
→ cập nhật trạng thái

09.05. Chuỗi thay đổi dữ liệu

发生变化
→ 接收依据
→ 检查批准
→ 确定影响范围
→ 更新数据
→ 检查同步
→ 保存历史

Phát sinh thay đổi
→ nhận căn cứ
→ kiểm tra phê duyệt
→ xác định phạm vi ảnh hưởng
→ cập nhật dữ liệu
→ kiểm tra đồng bộ
→ lưu lịch sử

09.06. Chuỗi nhân viên nghỉ việc

收到离职信息
→ 检查现行合同
→ 检查相关资料
→ 转入离职流程
→ 更新合同状态
→ 更新结束日期
→ 归入离职档案
→ 保存历史

Nhận thông tin nghỉ việc
→ kiểm tra hợp đồng hiện hành
→ kiểm tra hồ sơ liên quan
→ chuyển sang quy trình nghỉ việc
→ cập nhật trạng thái hợp đồng
→ cập nhật ngày kết thúc
→ đưa vào hồ sơ nghỉ việc
→ lưu lịch sử

10. TỔNG KẾT CUỐI BÀI

Người phụ trách quản lý hợp đồng cần luôn trả lời được các câu hỏi sau:

这个员工是谁？
Zhè ge yuángōng shì shéi?
Nhân viên này là ai?
Who is this employee?

员工编号是多少？
Yuángōng biānhào shì duōshao?
Mã nhân viên là gì?
What is the employee number?

属于哪个部门？
Shǔyú nǎ ge bùmén?
Thuộc phòng nào?
Which department does the employee belong to?

现在是什么岗位？
Xiànzài shì shénme gǎngwèi?
Hiện đang ở vị trí nào?
What is the employee’s current position?

试用评价完成了吗？
Shìyòng píngjià wánchéng le ma?
Đánh giá thử việc đã hoàn thành chưa?
Has the probation evaluation been completed?

录用决定有了吗？
Lùyòng juédìng yǒu le ma?
Đã có quyết định tiếp nhận chưa?
Is the employment decision available?

现在使用哪个合同模板？
Xiànzài shǐyòng nǎ ge hétóng múbǎn?
Hiện dùng mẫu hợp đồng nào?
Which contract template is currently in use?

模板是哪个版本？
Múbǎn shì nǎ ge bǎnběn?
Mẫu là phiên bản nào?
Which template version is being used?

合同是谁起草的？
Hétóng shì shéi qǐcǎo de?
Ai soạn hợp đồng?
Who drafted the contract?

第一次检查完成了吗？
Dì-yī cì jiǎnchá wánchéng le ma?
Kiểm tra lần một đã hoàn thành chưa?
Has the first review been completed?

第二次复核完成了吗？
Dì-èr cì fùhé wánchéng le ma?
Kiểm tra lần hai đã hoàn thành chưa?
Has the second review been completed?

现在审批到哪一步？
Xiànzài shěnpī dào nǎ yí bù?
Hiện phê duyệt đến bước nào?
What approval stage has been reached?

谁有权签字？
Shéi yǒuquán qiānzì?
Ai có thẩm quyền ký?
Who is authorized to sign?

员工已经签字了吗？
Yuángōng yǐjīng qiānzì le ma?
Nhân viên đã ký chưa?
Has the employee signed?

双方都完成签署了吗？
Shuāngfāng dōu wánchéng qiānshǔ le ma?
Hai bên đã hoàn tất ký chưa?
Have both parties completed signing?

签署日期是什么时候？
Qiānshǔ rìqī shì shénme shíhou?
Ngày ký là khi nào?
What is the signing date?

合同已经交给员工了吗？
Hétóng yǐjīng jiāo gěi yuángōng le ma?
Hợp đồng đã bàn giao cho nhân viên chưa?
Has the contract been delivered to the employee?

公司留存件在哪里？
Gōngsī liúcúnjiàn zài nǎli?
Bản lưu công ty ở đâu?
Where is the company’s retained copy?

电子档案在哪里？
Diànzǐ dàng’àn zài nǎli?
Hồ sơ điện tử ở đâu?
Where is the electronic file?

系统更新了吗？
Xìtǒng gēngxīn le ma?
Hệ thống đã cập nhật chưa?
Has the system been updated?

跟踪表更新了吗？
Gēnzōng biǎo gēngxīn le ma?
Bảng theo dõi đã cập nhật chưa?
Has the tracking sheet been updated?

现在合同是什么状态？
Xiànzài hétóng shì shénme zhuàngtài?
Hiện hợp đồng ở trạng thái nào?
What is the current contract status?

什么时候需要再次检查？
Shénme shíhou xūyào zàicì jiǎnchá?
Khi nào cần kiểm tra lại?
When does the contract need to be reviewed again?

部门负责人已经回复了吗？
Bùmén fùzérén yǐjīng huífù le ma?
Trưởng phòng đã phản hồi chưa?
Has the department manager responded?

员工的岗位变化了吗？
Yuángōng de gǎngwèi biànhuà le ma?
Vị trí nhân viên có thay đổi không?
Has the employee’s position changed?

部门变化了吗？
Bùmén biànhuà le ma?
Phòng ban có thay đổi không?
Has the department changed?

有没有任命决定？
Yǒu méiyǒu rènmìng juédìng?
Có quyết định bổ nhiệm không?
Is there an appointment decision?

人事系统更新了吗？
Rénshì xìtǒng gēngxīn le ma?
Hệ thống nhân sự đã cập nhật chưa?
Has the HR system been updated?

薪酬数据一致吗？
Xīnchóu shùjù yízhì ma?
Dữ liệu tiền lương có thống nhất không?
Is the compensation data consistent?

考勤数据一致吗？
Kǎoqín shùjù yízhì ma?
Dữ liệu chấm công có thống nhất không?
Is the attendance data consistent?

相关社保信息已经协调了吗？
Xiāngguān shèbǎo xìnxī yǐjīng xiétiáo le ma?
Thông tin BHXH liên quan đã được phối hợp chưa?
Has the related social-insurance information been coordinated?

员工已经离职了吗？
Yuángōng yǐjīng lízhí le ma?
Nhân viên đã nghỉ việc chưa?
Has the employee left the company?

离职以后合同状态更新了吗？
Lízhí yǐhòu hétóng zhuàngtài gēngxīn le ma?
Sau khi nghỉ việc trạng thái hợp đồng đã cập nhật chưa?
Was the contract status updated after the employee left?

历史合同还保存吗？
Lìshǐ hétóng hái bǎocún ma?
Hợp đồng lịch sử còn được lưu không?
Are historical contracts still retained?

谁可以查看合同？
Shéi kěyǐ chákàn hétóng?
Ai được xem hợp đồng?
Who can view the contract?

谁可以修改数据？
Shéi kěyǐ xiūgǎi shùjù?
Ai được sửa dữ liệu?
Who can modify the data?

修改有记录吗？
Xiūgǎi yǒu jìlù ma?
Việc chỉnh sửa có lưu lịch sử không?
Are modifications logged?

电子资料备份了吗？
Diànzǐ zīliào bèifèn le ma?
Dữ liệu điện tử đã sao lưu chưa?
Have the electronic records been backed up?

备份数据能恢复吗？
Bèifèn shùjù néng huīfù ma?
Dữ liệu sao lưu có khôi phục được không?
Can the backup data be restored?

本月有多少合同需要处理？
Běn yuè yǒu duōshao hétóng xūyào chǔlǐ?
Tháng này có bao nhiêu hợp đồng cần xử lý?
How many contracts require action this month?

有多少资料存在异常？
Yǒu duōshao zīliào cúnzài yìcháng?
Có bao nhiêu hồ sơ bất thường?
How many files contain exceptions?

Nguyên tắc cuối cùng cần ghi nhớ:

试用结果正确
→ 录用信息正确
→ 员工信息正确
→ 岗位正确
→ 部门正确
→ 模板正确
→ 版本正确
→ 数据正确
→ 审批清楚
→ 签署完整
→ 交付有记录
→ 归档可查询
→ 状态及时更新
→ 变化可以追踪
→ 系统数据一致
→ 离职以后历史仍然完整

Kết quả thử việc đúng
→ thông tin tiếp nhận đúng
→ thông tin nhân viên đúng
→ chức danh đúng
→ phòng ban đúng
→ mẫu đúng
→ phiên bản đúng
→ dữ liệu đúng
→ phê duyệt rõ ràng
→ ký đầy đủ
→ bàn giao có ghi nhận
→ hồ sơ tra cứu được
→ trạng thái cập nhật kịp thời
→ thay đổi truy vết được
→ dữ liệu các hệ thống thống nhất
→ sau nghỉ việc lịch sử vẫn đầy đủ.