Giáo trình Hán ngữ Hệ thống quản trị Hành chính nhân sự và Hồ sơ lao động Tác giả Nguyễn Minh Vũ
HỆ THỐNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ VÀ HỒ SƠ LAO ĐỘNG
行政人事管理体系与劳动人事档案
Bài học tập trung vào toàn bộ hệ thống công việc của Phòng Hành chính Nhân sự trong doanh nghiệp.
Người học không chỉ học cách nói về tuyển dụng mà phải hiểu toàn bộ vòng đời của một nhân viên, từ khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu tuyển người cho đến khi người lao động nghỉ việc, bàn giao tài sản, thu hồi quyền truy cập và đóng hồ sơ.
Song song với đó là hệ thống công việc hành chính gồm quản lý văn bản, tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm, mua sắm, xe công ty, phòng họp, chuyển phát, hậu cần, chi phí hành chính và các quy định nội bộ.
Chuỗi nghiệp vụ nhân sự tổng thể:
人员需求
→ 人员编制
→ 招聘申请
→ 招聘
→ 简历筛选
→ 面试
→ 录用
→ 入职
→ 入职培训
→ 试用期
→ 试用期考核
→ 劳动合同
→ 考勤
→ 工资
→ 社会保险
→ 培训
→ 绩效考核
→ 调岗
→ 调薪
→ 晋升
→ 离职
→ 工作交接
→ 离职手续
→ 档案关闭
Nhu cầu nhân sự
→ định biên
→ yêu cầu tuyển dụng
→ tuyển dụng
→ sàng lọc CV
→ phỏng vấn
→ tuyển chọn
→ tiếp nhận
→ đào tạo hội nhập
→ thử việc
→ đánh giá thử việc
→ hợp đồng lao động
→ chấm công
→ tiền lương
→ bảo hiểm
→ đào tạo
→ đánh giá hiệu suất
→ điều chuyển
→ điều chỉnh lương
→ thăng chức
→ nghỉ việc
→ bàn giao
→ thủ tục nghỉ việc
→ đóng hồ sơ
Chuỗi nghiệp vụ hành chính:
内部文件
→ 办公资产
→ 办公用品
→ 采购
→ 会议
→ 接待
→ 快递
→ 车辆
→ 后勤
→ 行政费用
→ 档案
→ 报告
Văn bản nội bộ
→ tài sản văn phòng
→ văn phòng phẩm
→ mua sắm
→ cuộc họp
→ tiếp khách
→ chuyển phát
→ phương tiện
→ hậu cần
→ chi phí hành chính
→ lưu hồ sơ
→ báo cáo
01. TỪ VỰNG THEO CHỦ ĐỀ
01.01. Hệ thống Hành chính Nhân sự
行政人事部 – xíngzhèng rénshì bù – Administration and Human Resources Department – Phòng Hành chính Nhân sự
人力资源 – rénlì zīyuán – human resources – nguồn nhân lực
行政管理 – xíngzhèng guǎnlǐ – administrative management – quản lý hành chính
人事管理 – rénshì guǎnlǐ – personnel management – quản lý nhân sự
管理体系 – guǎnlǐ tǐxì – management system – hệ thống quản trị
管理流程 – guǎnlǐ liúchéng – management process – quy trình quản lý
规章制度 – guīzhāng zhìdù – rules and regulations – quy chế, quy định
管理表单 – guǎnlǐ biǎodān – management form – biểu mẫu quản lý
管理数据 – guǎnlǐ shùjù – management data – dữ liệu quản trị
档案管理 – dàng’àn guǎnlǐ – records management – quản lý hồ sơ
风险控制 – fēngxiǎn kòngzhì – risk control – kiểm soát rủi ro
工作交接 – gōngzuò jiāojiē – work handover – bàn giao công việc
01.02. Cơ cấu tổ chức và chức danh
组织架构 – zǔzhī jiàgòu – organizational structure – cơ cấu tổ chức
组织架构图 – zǔzhī jiàgòu tú – organization chart – sơ đồ tổ chức
部门 – bùmén – department – phòng ban
岗位 – gǎngwèi – position – vị trí công việc
职位 – zhíwèi – position – chức vụ, vị trí
职务 – zhíwù – post – chức vụ
职务名称 – zhíwù míngchēng – job title – tên chức danh
岗位职责 – gǎngwèi zhízé – job responsibilities – chức trách vị trí
职位描述 – zhíwèi miáoshù – job description – mô tả công việc
任职资格 – rènzhí zīgé – job qualifications – tiêu chuẩn chức danh
人员编制 – rényuán biānzhì – staffing establishment – định biên nhân sự
人员配置 – rényuán pèizhì – staffing allocation – bố trí nhân sự
01.03. Khung năng lực
能力 – nénglì – ability – năng lực
能力等级 – nénglì děngjí – competency level – cấp độ năng lực
专业能力 – zhuānyè nénglì – professional ability – năng lực chuyên môn
管理能力 – guǎnlǐ nénglì – management ability – năng lực quản lý
沟通能力 – gōutōng nénglì – communication ability – khả năng giao tiếp
协调能力 – xiétiáo nénglì – coordination ability – khả năng phối hợp
解决问题能力 – jiějué wèntí nénglì – problem-solving ability – khả năng giải quyết vấn đề
学习能力 – xuéxí nénglì – learning ability – năng lực học tập
独立工作 – dúlì gōngzuò – work independently – làm việc độc lập
指导别人 – zhǐdǎo biérén – guide others – hướng dẫn người khác
建立系统 – jiànlì xìtǒng – build a system – xây dựng hệ thống
01.04. Tuyển dụng
招聘 – zhāopìn – recruitment – tuyển dụng
招聘需求 – zhāopìn xūqiú – recruitment demand – nhu cầu tuyển dụng
招聘申请 – zhāopìn shēnqǐng – recruitment request – yêu cầu tuyển dụng
招聘计划 – zhāopìn jìhuà – recruitment plan – kế hoạch tuyển dụng
招聘预算 – zhāopìn yùsuàn – recruitment budget – ngân sách tuyển dụng
招聘渠道 – zhāopìn qúdào – recruitment channel – kênh tuyển dụng
应聘者 – yìngpìnzhě – applicant – ứng viên
候选人 – hòuxuǎnrén – candidate – ứng viên
简历 – jiǎnlì – résumé – CV
筛选简历 – shāixuǎn jiǎnlì – résumé screening – sàng lọc CV
面试 – miànshì – interview – phỏng vấn
面试评估 – miànshì pínggū – interview assessment – đánh giá phỏng vấn
录用 – lùyòng – hire – tuyển dụng, tiếp nhận
录用通知书 – lùyòng tōngzhīshū – offer letter – thư mời nhận việc
期望工资 – qīwàng gōngzī – expected salary – mức lương mong muốn
01.05. Tiếp nhận nhân viên mới
入职 – rùzhí – onboarding – vào làm việc
入职手续 – rùzhí shǒuxù – onboarding procedures – thủ tục tiếp nhận
新员工 – xīn yuángōng – new employee – nhân viên mới
员工编号 – yuángōng biānhào – employee ID – mã nhân viên
个人信息 – gèrén xìnxī – personal information – thông tin cá nhân
人事档案 – rénshì dàng’àn – personnel file – hồ sơ nhân sự
员工档案 – yuángōng dàng’àn – employee file – hồ sơ nhân viên
入职培训 – rùzhí péixùn – onboarding training – đào tạo hội nhập
工作账号 – gōngzuò zhànghào – work account – tài khoản công việc
员工卡 – yuángōng kǎ – employee card – thẻ nhân viên
办公电脑 – bàngōng diànnǎo – office computer – máy tính làm việc
工作邮箱 – gōngzuò yóuxiāng – work email – email công việc
01.06. Thử việc và đánh giá
试用期 – shìyòngqī – probation period – thời gian thử việc
试用期工资 – shìyòngqī gōngzī – probation salary – lương thử việc
试用期目标 – shìyòngqī mùbiāo – probation objectives – mục tiêu thử việc
试用期考核 – shìyòngqī kǎohé – probation assessment – đánh giá thử việc
评价标准 – píngjià biāozhǔn – evaluation criteria – tiêu chí đánh giá
工作质量 – gōngzuò zhìliàng – work quality – chất lượng công việc
工作进度 – gōngzuò jìndù – work progress – tiến độ công việc
工作态度 – gōngzuò tàidu – work attitude – thái độ làm việc
责任心 – zérènxīn – sense of responsibility – tinh thần trách nhiệm
转正 – zhuǎnzhèng – confirmation of employment – trở thành nhân viên chính thức
01.07. Hợp đồng lao động
劳动合同 – láodòng hétong – labor contract – hợp đồng lao động
合同类型 – hétong lèixíng – contract type – loại hợp đồng
合同期限 – hétong qīxiàn – contract term – thời hạn hợp đồng
合同生效 – hétong shēngxiào – contract effectiveness – hợp đồng có hiệu lực
合同到期 – hétong dàoqī – contract expiration – hợp đồng hết hạn
续签合同 – xùqiān hétong – contract renewal – ký tiếp hợp đồng
合同附件 – hétong fùjiàn – contract attachment – phụ lục hợp đồng
签订合同 – qiāndìng hétong – sign a contract – ký hợp đồng
合同预警 – hétong yùjǐng – contract expiry alert – cảnh báo hợp đồng
01.08. Chấm công và nghỉ phép
考勤 – kǎoqín – attendance – chấm công
考勤记录 – kǎoqín jìlù – attendance record – dữ liệu chấm công
出勤 – chūqín – attendance – đi làm
迟到 – chídào – be late – đi muộn
早退 – zǎotuì – leave early – về sớm
忘记打卡 – wàngjì dǎkǎ – forget to clock in – quên chấm công
请假 – qǐngjià – ask for leave – xin nghỉ
请假单 – qǐngjià dān – leave form – đơn xin nghỉ
年假 – niánjià – annual leave – phép năm
事假 – shìjià – personal leave – nghỉ việc riêng
病假 – bìngjià – sick leave – nghỉ ốm
无薪假 – wúxīn jià – unpaid leave – nghỉ không lương
剩余年假 – shèngyú niánjià – remaining annual leave – số phép còn lại
01.09. Làm thêm giờ
加班 – jiābān – overtime – làm thêm giờ
加班申请 – jiābān shēnqǐng – overtime request – đề nghị làm thêm
加班时间 – jiābān shíjiān – overtime hours – thời gian làm thêm
实际加班 – shíjì jiābān – actual overtime – làm thêm thực tế
批准加班 – pīzhǔn jiābān – approved overtime – làm thêm được phê duyệt
加班记录 – jiābān jìlù – overtime record – hồ sơ làm thêm
01.10. Tiền lương và phúc lợi
工资 – gōngzī – salary – tiền lương
薪酬 – xīnchóu – compensation – chế độ tiền lương
工资表 – gōngzī biǎo – payroll – bảng lương
基本工资 – jīběn gōngzī – basic salary – lương cơ bản
奖金 – jiǎngjīn – bonus – tiền thưởng
津贴 – jīntiē – allowance – phụ cấp
福利 – fúlì – benefits – phúc lợi
调薪 – tiáoxīn – salary adjustment – điều chỉnh lương
工资调整 – gōngzī tiáozhěng – salary adjustment – điều chỉnh tiền lương
实发工资 – shífā gōngzī – net salary – lương thực nhận
扣款 – kòukuǎn – deduction – khoản khấu trừ
薪资数据 – xīnzī shùjù – payroll data – dữ liệu tiền lương
01.11. Bảo hiểm và chế độ
社会保险 – shèhuì bǎoxiǎn – social insurance – bảo hiểm xã hội
增加参保人员 – zēngjiā cānbǎo rényuán – add insured employees – báo tăng lao động
减少参保人员 – jiǎnshǎo cānbǎo rényuán – remove insured employees – báo giảm lao động
保险信息 – bǎoxiǎn xìnxī – insurance information – thông tin bảo hiểm
保险档案 – bǎoxiǎn dàng’àn – insurance records – hồ sơ bảo hiểm
病假待遇 – bìngjià dàiyù – sickness benefit – chế độ ốm đau
员工福利 – yuángōng fúlì – employee benefits – phúc lợi nhân viên
01.12. Điều chuyển, bổ nhiệm, tăng lương
调岗 – diàogǎng – job transfer – điều chuyển vị trí
调动 – diàodòng – transfer – điều chuyển
任命 – rènmìng – appointment – bổ nhiệm
任命决定 – rènmìng juédìng – appointment decision – quyết định bổ nhiệm
免职 – miǎnzhí – removal from post – miễn nhiệm
晋升 – jìnshēng – promotion – thăng chức
升职 – shēngzhí – promotion – thăng chức
绩效考核 – jìxiào kǎohé – performance appraisal – đánh giá hiệu suất
工资调整申请 – gōngzī tiáozhěng shēnqǐng – salary adjustment request – đề nghị tăng lương
01.13. Kỷ luật và vi phạm
违反规定 – wéifǎn guīdìng – violate regulations – vi phạm quy định
纪律 – jìlǜ – discipline – kỷ luật
员工纪律 – yuángōng jìlǜ – employee discipline – kỷ luật nhân viên
记录事实 – jìlù shìshí – record facts – ghi nhận sự việc
收集信息 – shōují xìnxī – collect information – thu thập thông tin
调查 – diàochá – investigate – xác minh
说明情况 – shuōmíng qíngkuàng – explain the situation – giải trình
处理 – chǔlǐ – handle – xử lý
处分 – chǔfèn – disciplinary action – xử lý kỷ luật
01.14. Nghỉ việc và bàn giao
离职 – lízhí – separation – nghỉ việc
辞职 – cízhí – resign – xin nghỉ việc
离职申请 – lízhí shēnqǐng – resignation application – đơn xin nghỉ việc
最后工作日 – zuìhòu gōngzuò rì – last working day – ngày làm việc cuối cùng
工作交接 – gōngzuò jiāojiē – work handover – bàn giao công việc
交接手续 – jiāojiē shǒuxù – handover procedure – thủ tục bàn giao
离职手续 – lízhí shǒuxù – exit procedures – thủ tục nghỉ việc
归还资产 – guīhuán zīchǎn – return assets – hoàn trả tài sản
关闭账号 – guānbì zhànghào – close account – khóa tài khoản
取消权限 – qǔxiāo quánxiàn – revoke access – thu hồi quyền truy cập
关闭档案 – guānbì dàng’àn – close the personnel file – đóng hồ sơ
01.15. Hành chính và văn thư
公文 – gōngwén – official document – công văn
通知 – tōngzhī – notice – thông báo
决定 – juédìng – decision – quyết định
会议纪要 – huìyì jìyào – meeting minutes – biên bản cuộc họp
收文 – shōuwén – incoming document – công văn đến
发文 – fāwén – outgoing document – công văn đi
文件编号 – wénjiàn biānhào – document number – số văn bản
文件版本 – wénjiàn bǎnběn – document version – phiên bản văn bản
文件生效日期 – wénjiàn shēngxiào rìqī – effective date – ngày hiệu lực
印章 – yìnzhāng – company seal – con dấu
盖章 – gàizhāng – affix a seal – đóng dấu
01.16. Tài sản và mua sắm
固定资产 – gùdìng zīchǎn – fixed assets – tài sản cố định
办公设备 – bàngōng shèbèi – office equipment – thiết bị văn phòng
Bạn có thể tìm hiểu thêm về diễn đàn tiếng Trung dành cho người Việt.
办公用品 – bàngōng yòngpǐn – office supplies – văn phòng phẩm
资产编号 – zīchǎn biānhào – asset number – mã tài sản
领用 – lǐngyòng – receive for use – nhận cấp phát
发放 – fāfàng – issue – cấp phát
回收 – huíshōu – recover – thu hồi
购买申请 – gòumǎi shēnqǐng – purchase request – đề nghị mua sắm
报价 – bàojià – quotation – báo giá
采购 – cǎigòu – procurement – mua sắm
01.17. Xe công ty và hậu cần
公司车辆 – gōngsī chēliàng – company vehicle – xe công ty
车辆管理 – chēliàng guǎnlǐ – vehicle management – quản lý xe
用车申请 – yòngchē shēnqǐng – vehicle request – yêu cầu sử dụng xe
司机 – sījī – driver – lái xe
公里数 – gōnglǐshù – mileage – số kilomet
燃料 – ránliào – fuel – nhiên liệu
车辆状况 – chēliàng zhuàngkuàng – vehicle condition – tình trạng xe
接待 – jiēdài – reception – tiếp khách
会议室 – huìyìshì – meeting room – phòng họp
快递 – kuàidì – courier – chuyển phát nhanh
后勤 – hòuqín – logistics – hậu cần
01.18. Báo cáo và rủi ro
人事报告 – rénshì bàogào – HR report – báo cáo nhân sự
招聘报告 – zhāopìn bàogào – recruitment report – báo cáo tuyển dụng
考勤报告 – kǎoqín bàogào – attendance report – báo cáo chấm công
行政报告 – xíngzhèng bàogào – administrative report – báo cáo hành chính
人员流动率 – rényuán liúdòng lǜ – employee turnover rate – tỷ lệ biến động nhân sự
招聘成功率 – zhāopìn chénggōng lǜ – recruitment success rate – tỷ lệ tuyển thành công
数据准确率 – shùjù zhǔnquè lǜ – data accuracy rate – tỷ lệ chính xác dữ liệu
风险 – fēngxiǎn – risk – rủi ro
异常 – yìcháng – abnormality – bất thường
预警 – yùjǐng – early warning – cảnh báo
02. BỐI CẢNH HỘI THOẠI
Trong tình huống thực hành, công ty có 126 nhân viên.
Định biên được duyệt là 134 người.
Toàn công ty đang thiếu 8 người.
Phòng Kinh doanh có định biên 20 người, hiện có 17 người và đề nghị tuyển gấp 3 nhân viên.
Phòng Hành chính Nhân sự đang quản lý:
126 hồ sơ nhân sự đang làm việc.
7 nhân viên đang trong thời gian thử việc.
9 hợp đồng sẽ hết hạn trong vòng 60 ngày.
4 hợp đồng sẽ hết hạn trong vòng 30 ngày.
2 hợp đồng sẽ hết hạn trong vòng 15 ngày.
11 yêu cầu tuyển dụng đang mở.
36 hồ sơ ứng viên mới nhận trong tuần.
14 ứng viên đã qua vòng sàng lọc.
8 ứng viên được mời phỏng vấn.
3 nhân viên nghỉ ba ngày trở lên trong tháng cần kiểm tra hồ sơ.
5 trường hợp quên chấm công.
4 đề nghị làm thêm chưa đủ xác nhận.
1 nhân viên đã nghỉ việc nhưng chưa trả máy tính.
2 nhân viên đã thay đổi chức danh nhưng dữ liệu nhân sự chưa cập nhật.
Cuộc họp bắt đầu lúc 8 giờ 30 sáng thứ Hai.
Nguyễn Minh Vũ yêu cầu cả nhóm hoàn thành đợt rà soát đầu tiên trước 17 giờ thứ Sáu.
03. HỘI THOẠI CHUYÊN SÂU
03.01. Nhìn toàn bộ hệ thống Hành chính Nhân sự
阮明武：今天我们不只检查招聘，而是要把整个行政人事管理体系从头到尾检查一遍。
Ruǎn Míngwǔ: Jīntiān wǒmen bù zhǐ jiǎnchá zhāopìn, ér shì yào bǎ zhěng ge xíngzhèng rénshì guǎnlǐ tǐxì cóngtóu dào wěi jiǎnchá yí biàn.
Nguyễn Minh Vũ: Hôm nay chúng ta không chỉ kiểm tra tuyển dụng mà phải rà soát toàn bộ hệ thống quản trị Hành chính Nhân sự từ đầu đến cuối.
Nguyen Minh Vu: Today we are not reviewing recruitment alone; we need to review the entire Administration and HR management system from beginning to end.
丁垂杨：阮明武哥，也就是说，我们要检查员工从招聘到离职的整个过程，对吗？
Dīng Chuíyáng: Ruǎn Míngwǔ gē, yě jiùshì shuō, wǒmen yào jiǎnchá yuángōng cóng zhāopìn dào lízhí de zhěng ge guòchéng, duì ma?
Đinh Thùy Dương: Anh Nguyễn Minh Vũ, tức là chúng ta phải kiểm tra toàn bộ quá trình của nhân viên từ tuyển dụng cho đến nghỉ việc, đúng không anh?
Dinh Thuy Duong: Bro Nguyen Minh Vu, that means we need to review the employee’s entire journey from recruitment through separation, correct?
阮明武：对，而且还要检查行政资产、文件、车辆、办公用品、采购、会议和行政费用。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, érqiě hái yào jiǎnchá xíngzhèng zīchǎn, wénjiàn, chēliàng, bàngōng yòngpǐn, cǎigòu, huìyì hé xíngzhèng fèiyòng.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, hơn nữa còn phải kiểm tra tài sản hành chính, văn bản, xe, văn phòng phẩm, mua sắm, hội họp và chi phí hành chính.
Nguyen Minh Vu: Correct, and we also need to review administrative assets, documents, vehicles, office supplies, procurement, meetings, and administrative expenses.
黎云英：所以行政人事工作可以分成两个大系统，一个是人事系统，一个是行政系统。
Lí Yún Yīng: Suǒyǐ xíngzhèng rénshì gōngzuò kěyǐ fēnchéng liǎng ge dà xìtǒng, yí ge shì rénshì xìtǒng, yí ge shì xíngzhèng xìtǒng.
Lê Vân Anh: Vì vậy công tác Hành chính Nhân sự có thể chia thành hai hệ thống lớn, một là hệ thống nhân sự và một là hệ thống hành chính.
Le Van Anh: Therefore, Administration and HR work can be divided into two major systems: human resources and administration.
03.02. Tư duy quản trị hệ thống
水仙：如果每一件事都有人做，是不是就算管理好了？
Shuǐ Xiān: Rúguǒ měi yí jiàn shì dōu yǒu rén zuò, shì bú shì jiù suàn guǎnlǐ hǎo le?
Thủy Tiên: Nếu mọi việc đều có người làm thì có được xem là đã quản lý tốt chưa ạ?
Thuy Tien: If every task has someone doing it, does that mean the system is well managed?
阮明武：还不够。一个好的系统要有规定、有流程、有表单、有责任人、有检查人、有审批人，还要有文件和数据。
Ruǎn Míngwǔ: Hái bú gòu. Yí ge hǎo de xìtǒng yào yǒu guīdìng, yǒu liúchéng, yǒu biǎodān, yǒu zérènrén, yǒu jiǎnchá rén, yǒu shěnpī rén, hái yào yǒu wénjiàn hé shùjù.
Nguyễn Minh Vũ: Vẫn chưa đủ. Một hệ thống tốt phải có quy định, quy trình, biểu mẫu, người chịu trách nhiệm, người kiểm tra, người phê duyệt, đồng thời còn phải có hồ sơ và dữ liệu.
Nguyen Minh Vu: That is still not enough. A good system needs rules, processes, forms, accountable people, reviewers, approvers, documents, and data.
芳玲：而且别人接手的时候也要能继续做，不应该只靠一个人的记忆。
Fāng Líng: Érqiě biérén jiēshǒu de shíhou yě yào néng jìxù zuò, bù yīnggāi zhǐ kào yí ge rén de jìyì.
Phương Linh: Hơn nữa khi người khác tiếp nhận thì cũng phải có thể tiếp tục làm, không nên chỉ dựa vào trí nhớ của một người.
Phuong Linh: In addition, another person should be able to continue the work after a handover; the system should not depend on one person’s memory.
阮明武：完全正确。可以交接、可以检查、可以追踪，才是真正的管理系统。
Ruǎn Míngwǔ: Wánquán zhèngquè. Kěyǐ jiāojiē, kěyǐ jiǎnchá, kěyǐ zhuīzōng, cái shì zhēnzhèng de guǎnlǐ xìtǒng.
Nguyễn Minh Vũ: Hoàn toàn chính xác. Có thể bàn giao, có thể kiểm tra và có thể truy xuất thì mới là một hệ thống quản trị thực sự.
Nguyen Minh Vu: Exactly. A real management system must be transferable, auditable, and traceable.
03.03. Kiểm tra cơ cấu tổ chức
丁垂杨：目前公司的组织架构图已经更新到最新版本了吗？
Dīng Chuíyáng: Mùqián gōngsī de zǔzhī jiàgòu tú yǐjīng gēngxīn dào zuìxīn bǎnběn le ma?
Đinh Thùy Dương: Hiện sơ đồ tổ chức của công ty đã được cập nhật lên phiên bản mới nhất chưa anh?
Dinh Thuy Duong: Has the company’s organization chart been updated to the latest version?
黎云英：还有两个地方没有更新。两名员工已经调到新的部门，但是系统里还是原来的部门。
Lí Yún Yīng: Hái yǒu liǎng ge dìfang méiyǒu gēngxīn. Liǎng míng yuángōng yǐjīng diào dào xīn de bùmén, dànshì xìtǒng lǐ háishi yuánlái de bùmén.
Lê Vân Anh: Vẫn còn hai chỗ chưa cập nhật. Hai nhân viên đã được điều chuyển sang phòng mới nhưng trên hệ thống vẫn là phòng cũ.
Le Van Anh: Two items have not yet been updated. Two employees were transferred to new departments, but the system still shows their old departments.
阮明武：那要同时更新组织架构图、人员名单、职位信息、汇报关系和系统数据。
Ruǎn Míngwǔ: Nà yào tóngshí gēngxīn zǔzhī jiàgòu tú, rényuán míngdān, zhíwèi xìnxī, huìbào guānxì hé xìtǒng shùjù.
Nguyễn Minh Vũ: Vậy phải đồng thời cập nhật sơ đồ tổ chức, danh sách nhân sự, thông tin vị trí, quan hệ báo cáo và dữ liệu hệ thống.
Nguyen Minh Vu: Then the organization chart, personnel list, position information, reporting relationships, and system data must all be updated together.
03.04. Định biên và nhu cầu tuyển ba nhân viên Kinh doanh
水仙：销售部今天提出要紧急招聘三个人。
Shuǐ Xiān: Xiāoshòu bù jīntiān tíchū yào jǐnjí zhāopìn sān ge rén.
Thủy Tiên: Hôm nay phòng Kinh doanh đề nghị tuyển gấp 3 người.
Thuy Tien: The Sales Department submitted an urgent request today to recruit three employees.
阮明武：先不要马上发布招聘信息。销售部的人员编制是多少？
Ruǎn Míngwǔ: Xiān bú yào mǎshàng fābù zhāopìn xìnxī. Xiāoshòu bù de rényuán biānzhì shì duōshao?
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên đừng vội đăng tin tuyển dụng. Định biên của phòng Kinh doanh là bao nhiêu?
Nguyen Minh Vu: Do not post the vacancy immediately. What is the approved headcount for Sales?
水仙：批准编制是二十个人，现在实际有十七个人，所以刚好缺三个人。
Shuǐ Xiān: Pīzhǔn biānzhì shì èrshí ge rén, xiànzài shíjì yǒu shíqī ge rén, suǒyǐ gānghǎo quē sān ge rén.
Thủy Tiên: Định biên được phê duyệt là 20 người, hiện thực tế có 17 người, vì vậy vừa thiếu đúng 3 người.
Thuy Tien: The approved headcount is twenty, while there are currently seventeen employees, so the department is exactly three people short.
阮明武：还要检查三件事：职位描述有没有、工资预算有没有、谁负责面试。
Ruǎn Míngwǔ: Hái yào jiǎnchá sān jiàn shì: zhíwèi miáoshù yǒu méiyǒu, gōngzī yùsuàn yǒu méiyǒu, shéi fùzé miànshì.
Nguyễn Minh Vũ: Còn phải kiểm tra ba việc: đã có mô tả công việc chưa, có ngân sách lương chưa và ai chịu trách nhiệm phỏng vấn.
Nguyen Minh Vu: We also need to check three things: whether a job description exists, whether salary budget is available, and who will conduct the interviews.
03.05. Lập kế hoạch tuyển dụng có số liệu
芳玲：三个人的招聘需求已经批准了。销售部希望最晚十一月十日有人到岗。
Fāng Líng: Sān ge rén de zhāopìn xūqiú yǐjīng pīzhǔn le. Xiāoshòu bù xīwàng zuìwǎn shíyī yuè shí rì yǒu rén dào gǎng.
Phương Linh: Nhu cầu tuyển 3 người đã được phê duyệt. Phòng Kinh doanh muốn chậm nhất ngày 10 tháng 11 có nhân sự nhận việc.
Phuong Linh: The request to recruit three employees has been approved. Sales wants the employees to start no later than November 10.
阮明武：现在是十月二十二日，时间比较紧。你们准备使用几个招聘渠道？
Ruǎn Míngwǔ: Xiànzài shì shí yuè èrshí’èr rì, shíjiān bǐjiào jǐn. Nǐmen zhǔnbèi shǐyòng jǐ ge zhāopìn qúdào?
Nguyễn Minh Vũ: Hôm nay là ngày 22 tháng 10, thời gian khá gấp. Các em dự định dùng mấy kênh tuyển dụng?
Nguyen Minh Vu: Today is October 22, so the timeline is tight. How many recruitment channels are you planning to use?
芳玲：我们计划用三个渠道：招聘网站、内部推荐和以前的候选人数据库。
Fāng Líng: Wǒmen jìhuà yòng sān ge qúdào: zhāopìn wǎngzhàn, nèibù tuījiàn hé yǐqián de hòuxuǎnrén shùjùkù.
Phương Linh: Chúng em dự kiến dùng 3 kênh: website tuyển dụng, giới thiệu nội bộ và cơ sở dữ liệu ứng viên cũ.
Phuong Linh: We plan to use three channels: recruitment websites, internal referrals, and our previous candidate database.
丁垂杨：本周我们已经收到三十六份简历，筛选以后有十四个人基本符合要求。
Dīng Chuíyáng: Běn zhōu wǒmen yǐjīng shōudào sānshíliù fèn jiǎnlì, shāixuǎn yǐhòu yǒu shísì ge rén jīběn fúhé yāoqiú.
Đinh Thùy Dương: Tuần này chúng em đã nhận 36 CV, sau khi sàng lọc có 14 người cơ bản phù hợp yêu cầu.
Dinh Thuy Duong: This week we received thirty-six résumés, and fourteen candidates generally meet the requirements after screening.
03.06. Sàng lọc và mời phỏng vấn
阮明武：十四个人里面准备邀请多少人面试？
Ruǎn Míngwǔ: Shísì ge rén lǐmiàn zhǔnbèi yāoqǐng duōshao rén miànshì?
Nguyễn Minh Vũ: Trong 14 người đó dự định mời bao nhiêu người phỏng vấn?
Nguyen Minh Vu: How many of those fourteen candidates do you plan to invite for interviews?
丁垂杨：我们准备先邀请八个人。四个人安排在星期三，四个人安排在星期四。
Dīng Chuíyáng: Wǒmen zhǔnbèi xiān yāoqǐng bā ge rén. Sì ge rén ānpái zài xīngqīsān, sì ge rén ānpái zài xīngqīsì.
Đinh Thùy Dương: Chúng em dự định mời trước 8 người. Bốn người phỏng vấn vào thứ Tư và bốn người vào thứ Năm.
Dinh Thuy Duong: We plan to invite eight candidates first. Four will interview on Wednesday and four on Thursday.
黎云英：每个人安排四十五分钟，上午两个人，下午两个人。
Lí Yún Yīng: Měi ge rén ānpái sìshíwǔ fēnzhōng, shàngwǔ liǎng ge rén, xiàwǔ liǎng ge rén.
Lê Vân Anh: Mỗi người được bố trí 45 phút, buổi sáng 2 người và buổi chiều 2 người.
Le Van Anh: Each candidate will have a forty-five-minute interview, with two interviews in the morning and two in the afternoon.
阮明武：面试以前把简历、职位描述和面试评估表准备好。
Ruǎn Míngwǔ: Miànshì yǐqián bǎ jiǎnlì, zhíwèi miáoshù hé miànshì pínggū biǎo zhǔnbèi hǎo.
Nguyễn Minh Vũ: Trước khi phỏng vấn hãy chuẩn bị đầy đủ CV, mô tả công việc và phiếu đánh giá phỏng vấn.
Nguyen Minh Vu: Before the interviews, prepare the résumés, job descriptions, and interview assessment forms.
03.07. Đàm phán ứng viên
水仙：如果候选人要求的工资超过预算，我们可以直接答应吗？
Shuǐ Xiān: Rúguǒ hòuxuǎnrén yāoqiú de gōngzī chāoguò yùsuàn, wǒmen kěyǐ zhíjiē dāying ma?
Thủy Tiên: Nếu ứng viên yêu cầu mức lương vượt ngân sách thì chúng ta có thể trực tiếp đồng ý không ạ?
Thuy Tien: If a candidate requests a salary above budget, can we agree immediately?
阮明武：不可以。行政人事人员不能承诺超过自己权限的工资、补贴或者其他条件。
Ruǎn Míngwǔ: Bù kěyǐ. Xíngzhèng rénshì rényuán bù néng chéngnuò chāoguò zìjǐ quánxiàn de gōngzī, bǔtiē huòzhě qítā tiáojiàn.
Nguyễn Minh Vũ: Không được. Nhân viên Hành chính Nhân sự không được cam kết mức lương, phụ cấp hoặc điều kiện khác vượt thẩm quyền của mình.
Nguyen Minh Vu: No. Administration and HR staff must not promise salary, allowances, or other terms beyond their authority.
芳玲：如果候选人的要求合理，但是超过预算，我们就先向有权限的人申请批准。
Fāng Líng: Rúguǒ hòuxuǎnrén de yāoqiú hélǐ, dànshì chāoguò yùsuàn, wǒmen jiù xiān xiàng yǒu quánxiàn de rén shēnqǐng pīzhǔn.
Phương Linh: Nếu yêu cầu của ứng viên hợp lý nhưng vượt ngân sách thì chúng em sẽ xin phê duyệt từ người có thẩm quyền trước.
Phuong Linh: If the candidate’s request is reasonable but exceeds budget, we will first seek approval from the authorized person.
03.08. Chuẩn bị nhân viên mới
黎云英：假设三个候选人都接受录用通知，下星期一入职，我们要提前准备什么？
Lí Yún Yīng: Jiǎshè sān ge hòuxuǎnrén dōu jiēshòu lùyòng tōngzhī, xià xīngqīyī rùzhí, wǒmen yào tíqián zhǔnbèi shénme?
Lê Vân Anh: Giả sử cả 3 ứng viên đều chấp nhận thư mời và vào làm thứ Hai tuần sau thì chúng ta phải chuẩn bị trước những gì?
Le Van Anh: Suppose all three candidates accept the offers and start next Monday. What do we need to prepare in advance?
阮明武：要准备座位、电脑、邮箱、工作账号、办公用品、员工资料、职位描述和入职培训计划。
Ruǎn Míngwǔ: Yào zhǔnbèi zuòwèi, diànnǎo, yóuxiāng, gōngzuò zhànghào, bàngōng yòngpǐn, yuángōng zīliào, zhíwèi miáoshù hé rùzhí péixùn jìhuà.
Nguyễn Minh Vũ: Phải chuẩn bị chỗ ngồi, máy tính, email, tài khoản công việc, văn phòng phẩm, hồ sơ nhân viên, mô tả công việc và kế hoạch đào tạo hội nhập.
Nguyen Minh Vu: We need to prepare workstations, computers, email accounts, work accounts, office supplies, employee records, job descriptions, and onboarding training plans.
丁垂杨：销售部还要指定三名指导人，每个新员工由一个人负责指导。
Dīng Chuíyáng: Xiāoshòu bù hái yào zhǐdìng sān míng zhǐdǎo rén, měi ge xīn yuángōng yóu yí ge rén fùzé zhǐdǎo.
Đinh Thùy Dương: Phòng Kinh doanh còn phải chỉ định 3 người hướng dẫn, mỗi nhân viên mới sẽ có một người phụ trách hướng dẫn.
Dinh Thuy Duong: Sales also needs to assign three mentors, with one mentor responsible for each new employee.
03.09. Hồ sơ nhân viên mới
水仙：新员工第一天需要提交哪些资料？
Shuǐ Xiān: Xīn yuángōng dì-yī tiān xūyào tíjiāo nǎxiē zīliào?
Thủy Tiên: Ngày đầu tiên nhân viên mới cần nộp những hồ sơ nào ạ?
Thuy Tien: What documents should a new employee submit on the first day?
阮明武：要按照公司要求检查身份证明、学历资料、证书、银行信息、联系电话和岗位要求的其他资料。
Ruǎn Míngwǔ: Yào ànzhào gōngsī yāoqiú jiǎnchá shēnfèn zhèngmíng, xuélì zīliào, zhèngshū, yínháng xìnxī, liánxì diànhuà hé gǎngwèi yāoqiú de qítā zīliào.
Nguyễn Minh Vũ: Phải kiểm tra giấy tờ định danh, hồ sơ học vấn, chứng chỉ, thông tin ngân hàng, số điện thoại liên hệ và các hồ sơ khác theo yêu cầu của vị trí.
Nguyen Minh Vu: We need to check identification documents, education records, certificates, banking information, contact numbers, and other documents required for the position.
芳玲：如果资料不完整，我们就建立补充清单，写清楚缺什么、什么时候补。
Fāng Líng: Rúguǒ zīliào bù wánzhěng, wǒmen jiù jiànlì bǔchōng qīngdān, xiě qīngchu quē shénme, shénme shíhou bǔ.
Phương Linh: Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì chúng em lập danh sách bổ sung, ghi rõ thiếu gì và khi nào phải bổ sung.
Phuong Linh: If the file is incomplete, we will create a supplementation list specifying what is missing and when it must be provided.
03.10. Đào tạo hội nhập
丁垂杨：新员工入职培训最少应该讲哪些内容？
Dīng Chuíyáng: Xīn yuángōng rùzhí péixùn zuìshǎo yīnggāi jiǎng nǎxiē nèiróng?
Đinh Thùy Dương: Đào tạo hội nhập cho nhân viên mới tối thiểu nên giới thiệu những nội dung nào ạ?
Dinh Thuy Duong: What topics should onboarding training cover at a minimum?
阮明武：要介绍公司、组织架构、部门、产品、工作时间、考勤、请假、加班、资产使用和基本规章制度。
Ruǎn Míngwǔ: Yào jièshào gōngsī, zǔzhī jiàgòu, bùmén, chǎnpǐn, gōngzuò shíjiān, kǎoqín, qǐngjià, jiābān, zīchǎn shǐyòng hé jīběn guīzhāng zhìdù.
Nguyễn Minh Vũ: Phải giới thiệu về công ty, cơ cấu tổ chức, phòng ban, sản phẩm, thời gian làm việc, chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ, sử dụng tài sản và các quy định cơ bản.
Nguyen Minh Vu: The training should introduce the company, organizational structure, departments, products, working hours, attendance, leave, overtime, asset use, and basic rules and regulations.
黎云英：培训结束以后再把员工正式交给部门主管。
Lí Yún Yīng: Péixùn jiéshù yǐhòu zài bǎ yuángōng zhèngshì jiāo gěi bùmén zhǔguǎn.
Lê Vân Anh: Sau khi kết thúc đào tạo mới chính thức bàn giao nhân viên cho trưởng bộ phận.
Le Van Anh: After onboarding training is completed, the employee is formally handed over to the department manager.
03.11. Theo dõi thử việc
水仙：现在公司有七名员工正在试用期，其中一个人星期五就结束试用，但是部门还没有提交评估。
Shuǐ Xiān: Xiànzài gōngsī yǒu qī míng yuángōng zhèngzài shìyòngqī, qízhōng yí ge rén xīngqīwǔ jiù jiéshù shìyòng, dànshì bùmén hái méiyǒu tíjiāo pínggū.
Thủy Tiên: Hiện công ty có 7 nhân viên đang thử việc, trong đó một người sẽ kết thúc thử việc vào thứ Sáu nhưng phòng ban vẫn chưa gửi đánh giá.
Thuy Tien: The company currently has seven employees on probation. One employee’s probation ends this Friday, but the department has not submitted an evaluation.
阮明武：这种情况不能等到最后一天才处理。今天就提醒主管，最晚星期四提交评估。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè zhǒng qíngkuàng bù néng děng dào zuìhòu yì tiān cái chǔlǐ. Jīntiān jiù tíxǐng zhǔguǎn, zuìwǎn xīngqīsì tíjiāo pínggū.
Nguyễn Minh Vũ: Trường hợp này không thể đợi đến ngày cuối cùng mới xử lý. Hôm nay phải nhắc trưởng phòng và chậm nhất thứ Năm phải nộp đánh giá.
Nguyen Minh Vu: This cannot wait until the final day. Remind the manager today and require the evaluation no later than Thursday.
芳玲：评估内容要看专业知识、工作质量、进度、学习能力、责任心、纪律和配合能力。
Fāng Líng: Pínggū nèiróng yào kàn zhuānyè zhīshi, gōngzuò zhìliàng, jìndù, xuéxí nénglì, zérènxīn, jìlǜ hé pèihé nénglì.
Phương Linh: Nội dung đánh giá phải xem kiến thức chuyên môn, chất lượng công việc, tiến độ, khả năng học hỏi, tinh thần trách nhiệm, kỷ luật và khả năng phối hợp.
Phuong Linh: The assessment should consider professional knowledge, work quality, progress, learning ability, responsibility, discipline, and cooperation skills.
03.12. Cảnh báo hợp đồng hết hạn
黎云英：我检查了合同清单，六十天内有九份合同到期，三十天内有四份，十五天内有两份。
Lí Yún Yīng: Wǒ jiǎnchá le hétong qīngdān, liùshí tiān nèi yǒu jiǔ fèn hétong dàoqī, sānshí tiān nèi yǒu sì fèn, shíwǔ tiān nèi yǒu liǎng fèn.
Lê Vân Anh: Em đã kiểm tra danh sách hợp đồng, trong vòng 60 ngày có 9 hợp đồng hết hạn, trong 30 ngày có 4 hợp đồng và trong 15 ngày có 2 hợp đồng.
Le Van Anh: I checked the contract list. Nine contracts expire within sixty days, four within thirty days, and two within fifteen days.
阮明武：很好。合同管理不能靠记忆，要有六十天、三十天和十五天的预警。
Ruǎn Míngwǔ: Hěn hǎo. Hétong guǎnlǐ bù néng kào jìyì, yào yǒu liùshí tiān, sānshí tiān hé shíwǔ tiān de yùjǐng.
Nguyễn Minh Vũ: Rất tốt. Quản lý hợp đồng không thể dựa vào trí nhớ mà phải có cảnh báo 60 ngày, 30 ngày và 15 ngày.
Nguyen Minh Vu: Very good. Contract management cannot rely on memory; there should be sixty-day, thirty-day, and fifteen-day alerts.
丁垂杨：收到预警以后，我们先通知部门主管，再确认是否继续使用这名员工。
Dīng Chuíyáng: Shōudào yùjǐng yǐhòu, wǒmen xiān tōngzhī bùmén zhǔguǎn, zài quèrèn shìfǒu jìxù shǐyòng zhè míng yuángōng.
Đinh Thùy Dương: Sau khi nhận cảnh báo, chúng em thông báo trưởng phòng trước rồi xác nhận có tiếp tục sử dụng nhân viên đó hay không.
Dinh Thuy Duong: After receiving an alert, we first notify the department manager and then confirm whether the employee will continue with the company.
03.13. Kiểm tra chấm công
水仙：这个月有五个人忘记打卡，还有三个人连续休息三天，但是系统里没有完整的请假资料。
Shuǐ Xiān: Zhè ge yuè yǒu wǔ ge rén wàngjì dǎkǎ, hái yǒu sān ge rén liánxù xiūxi sān tiān, dànshì xìtǒng lǐ méiyǒu wánzhěng de qǐngjià zīliào.
Thủy Tiên: Tháng này có 5 người quên chấm công và 3 người nghỉ liên tục 3 ngày nhưng trên hệ thống chưa có đầy đủ hồ sơ nghỉ phép.
Thuy Tien: This month, five employees forgot to clock in, and three employees were absent for three consecutive days without complete leave documentation in the system.
阮明武：不能直接按照打卡机数据算工资。先检查请假单、出差、加班、主管确认和异常说明。
Ruǎn Míngwǔ: Bù néng zhíjiē ànzhào dǎkǎjī shùjù suàn gōngzī. Xiān jiǎnchá qǐngjià dān, chūchāi, jiābān, zhǔguǎn quèrèn hé yìcháng shuōmíng.
Nguyễn Minh Vũ: Không thể trực tiếp dùng dữ liệu máy chấm công để tính lương. Trước tiên phải kiểm tra đơn nghỉ phép, công tác, làm thêm, xác nhận của trưởng phòng và giải trình bất thường.
Nguyen Minh Vu: We cannot calculate payroll directly from time-clock data. First check leave forms, business trips, overtime, manager confirmations, and explanations for abnormalities.
芳玲：所有异常处理完以后，才能正式锁定本月考勤数据。
Fāng Líng: Suǒyǒu yìcháng chǔlǐ wán yǐhòu, cái néng zhèngshì suǒdìng běn yuè kǎoqín shùjù.
Phương Linh: Chỉ sau khi xử lý xong toàn bộ bất thường mới có thể chính thức chốt dữ liệu chấm công tháng này.
Phuong Linh: Only after all abnormalities have been resolved can this month’s attendance data be formally locked.
03.14. Làm thêm giờ
丁垂杨：现在有四份加班记录还没有完整的主管确认。
Dīng Chuíyáng: Xiànzài yǒu sì fèn jiābān jìlù hái méiyǒu wánzhěng de zhǔguǎn quèrèn.
Đinh Thùy Dương: Hiện có 4 hồ sơ làm thêm vẫn chưa có đầy đủ xác nhận của quản lý.
Dinh Thuy Duong: Four overtime records still do not have complete manager confirmation.
阮明武：先确认为什么加班、谁提出、谁批准、实际加班几个小时，再跟考勤数据核对。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān quèrèn wèishénme jiābān, shéi tíchū, shéi pīzhǔn, shíjì jiābān jǐ ge xiǎoshí, zài gēn kǎoqín shùjù héduì.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên xác nhận lý do làm thêm, ai đề xuất, ai phê duyệt, làm thêm thực tế bao nhiêu giờ rồi đối chiếu với dữ liệu chấm công.
Nguyen Minh Vu: First confirm why the overtime occurred, who requested it, who approved it, the actual number of overtime hours, and then reconcile it with the attendance data.
水仙：资料确认完整以后再转给工资负责人。
Shuǐ Xiān: Zīliào quèrèn wánzhěng yǐhòu zài zhuǎn gěi gōngzī fùzérén.
Thủy Tiên: Sau khi xác nhận hồ sơ đầy đủ mới chuyển cho người phụ trách tiền lương.
Thuy Tien: Only after the documentation is confirmed complete should it be transferred to the payroll person.
03.15. Kiểm tra bảng lương
芳玲：工资表出来以后，我们应该重点检查哪些项目？
Fāng Líng: Gōngzī biǎo chūlái yǐhòu, wǒmen yīnggāi zhòngdiǎn jiǎnchá nǎxiē xiàngmù?
Phương Linh: Sau khi bảng lương được lập xong thì chúng ta nên tập trung kiểm tra những hạng mục nào ạ?
Phuong Linh: Once the payroll is prepared, which items should we focus on checking?
阮明武：姓名、职位、工资、工作日、加班、津贴、奖金、扣款和实发工资都要检查。
Ruǎn Míngwǔ: Xìngmíng, zhíwèi, gōngzī, gōngzuò rì, jiābān, jīntiē, jiǎngjīn, kòukuǎn hé shífā gōngzī dōu yào jiǎnchá.
Nguyễn Minh Vũ: Họ tên, chức danh, mức lương, ngày công, làm thêm, phụ cấp, thưởng, các khoản khấu trừ và lương thực nhận đều phải được kiểm tra.
Nguyen Minh Vu: Names, job titles, salaries, workdays, overtime, allowances, bonuses, deductions, and net pay must all be checked.
黎云英：还要跟上个月比较，如果某个人的工资突然变化很大，就要查原因。
Lí Yún Yīng: Hái yào gēn shàng ge yuè bǐjiào, rúguǒ mǒu ge rén de gōngzī tūrán biànhuà hěn dà, jiù yào chá yuányīn.
Lê Vân Anh: Còn phải so với tháng trước; nếu lương của một người đột nhiên thay đổi rất nhiều thì phải kiểm tra nguyên nhân.
Le Van Anh: We should also compare it with the previous month. If someone’s salary changes significantly, the reason must be investigated.
03.16. Điều chuyển và bổ nhiệm
水仙：如果一个员工从销售部调到行政人事部，需要更新哪些资料？
Shuǐ Xiān: Rúguǒ yí ge yuángōng cóng xiāoshòu bù diào dào xíngzhèng rénshì bù, xūyào gēngxīn nǎxiē zīliào?
Thủy Tiên: Nếu một nhân viên chuyển từ phòng Kinh doanh sang phòng Hành chính Nhân sự thì cần cập nhật những hồ sơ nào ạ?
Thuy Tien: If an employee transfers from Sales to Administration and HR, which records need to be updated?
阮明武：要更新部门、职位、直接主管、生效日期、工资信息、组织架构和人事系统。
Ruǎn Míngwǔ: Yào gēngxīn bùmén, zhíwèi, zhíjiē zhǔguǎn, shēngxiào rìqī, gōngzī xìnxī, zǔzhī jiàgòu hé rénshì xìtǒng.
Nguyễn Minh Vũ: Phải cập nhật phòng ban, vị trí, quản lý trực tiếp, ngày hiệu lực, thông tin lương, sơ đồ tổ chức và hệ thống nhân sự.
Nguyen Minh Vu: We need to update the department, position, direct supervisor, effective date, salary information, organization chart, and HR system.
丁垂杨：如果同时升职，还要有任命决定和新的职位描述。
Dīng Chuíyáng: Rúguǒ tóngshí shēngzhí, hái yào yǒu rènmìng juédìng hé xīn de zhíwèi miáoshù.
Đinh Thùy Dương: Nếu đồng thời được thăng chức thì còn phải có quyết định bổ nhiệm và mô tả công việc mới.
Dinh Thuy Duong: If the employee is also promoted, there should also be an appointment decision and a new job description.
03.17. Vi phạm và kỷ luật
芳玲：如果员工违反规定，可以马上处罚吗？
Fāng Líng: Rúguǒ yuángōng wéifǎn guīdìng, kěyǐ mǎshàng chǔfá ma?
Phương Linh: Nếu nhân viên vi phạm quy định thì có thể xử phạt ngay không ạ?
Phuong Linh: If an employee violates a rule, can disciplinary action be imposed immediately?
阮明武：不能只凭感觉处理。先记录事实、收集信息、确认情况、建立文件，再按照适用的规定和权限处理。
Ruǎn Míngwǔ: Bù néng zhǐ píng gǎnjué chǔlǐ. Xiān jìlù shìshí, shōují xìnxī, quèrèn qíngkuàng, jiànlì wénjiàn, zài ànzhào shìyòng de guīdìng hé quánxiàn chǔlǐ.
Nguyễn Minh Vũ: Không thể xử lý chỉ dựa vào cảm tính. Trước tiên phải ghi nhận sự việc, thu thập thông tin, xác minh tình hình, lập hồ sơ rồi mới xử lý theo quy định và thẩm quyền áp dụng.
Nguyen Minh Vu: We cannot handle the matter based only on feelings. First record the facts, collect information, confirm the situation, create documentation, and then act according to the applicable rules and authority.
黎云英：如果需要员工说明情况，也要把相关说明放进案件资料里。
Lí Yún Yīng: Rúguǒ xūyào yuángōng shuōmíng qíngkuàng, yě yào bǎ xiāngguān shuōmíng fàng jìn ànjiàn zīliào lǐ.
Lê Vân Anh: Nếu cần nhân viên giải trình thì cũng phải đưa bản giải trình liên quan vào hồ sơ vụ việc.
Le Van Anh: If the employee needs to provide an explanation, that explanation should also be kept in the case file.
03.18. Nhân viên nghỉ việc nhưng chưa trả máy tính
水仙：现在有一个离职员工已经不来公司了，但是公司电脑还没有归还。
Shuǐ Xiān: Xiànzài yǒu yí ge lízhí yuángōng yǐjīng bù lái gōngsī le, dànshì gōngsī diànnǎo hái méiyǒu guīhuán.
Thủy Tiên: Hiện có một nhân viên đã nghỉ việc và không còn đến công ty nhưng máy tính công ty vẫn chưa được hoàn trả.
Thuy Tien: One former employee has already stopped coming to the company, but the company laptop has not yet been returned.
阮明武：先检查离职交接表，确认电脑编号、使用人、最后工作日和交接责任人。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān jiǎnchá lízhí jiāojiē biǎo, quèrèn diànnǎo biānhào, shǐyòng rén, zuìhòu gōngzuò rì hé jiāojiē zérènrén.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên kiểm tra phiếu bàn giao nghỉ việc, xác nhận mã máy tính, người sử dụng, ngày làm việc cuối cùng và người chịu trách nhiệm bàn giao.
Nguyen Minh Vu: First check the exit handover form and confirm the computer asset number, user, last working day, and handover owner.
丁垂杨：还要联系IT先关闭工作账号和访问权限，对吗？
Dīng Chuíyáng: Hái yào liánxì IT xiān guānbì gōngzuò zhànghào hé fǎngwèn quánxiàn, duì ma?
Đinh Thùy Dương: Còn phải liên hệ IT khóa tài khoản công việc và quyền truy cập trước, đúng không anh?
Dinh Thuy Duong: We also need to contact IT to disable the work account and access rights first, correct?
阮明武：对。在资产和权限没有处理完成以前，不要把离职档案直接关闭。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Zài zīchǎn hé quánxiàn méiyǒu chǔlǐ wánchéng yǐqián, bú yào bǎ lízhí dàng’àn zhíjiē guānbì.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Trước khi tài sản và quyền truy cập được xử lý hoàn tất thì không được đóng hồ sơ nghỉ việc ngay.
Nguyen Minh Vu: Correct. Do not close the separation file until the asset and access-right issues have been fully resolved.
03.19. Quản lý văn bản nội bộ
黎云英：行政人事部现在管理的内部文件越来越多，怎么避免用错版本？
Lí Yún Yīng: Xíngzhèng rénshì bù xiànzài guǎnlǐ de nèibù wénjiàn yuèláiyuè duō, zěnme bìmiǎn yòng cuò bǎnběn?
Lê Vân Anh: Văn bản nội bộ do phòng Hành chính Nhân sự quản lý ngày càng nhiều, làm thế nào để tránh dùng nhầm phiên bản ạ?
Le Van Anh: Administration and HR is managing more and more internal documents. How can we avoid using the wrong version?
阮明武：每份重要文件都要管理文件名称、编号、版本、发布日期、生效日期、审批人和当前状态。
Ruǎn Míngwǔ: Měi fèn zhòngyào wénjiàn dōu yào guǎnlǐ wénjiàn míngchēng, biānhào, bǎnběn, fābù rìqī, shēngxiào rìqī, shěnpī rén hé dāngqián zhuàngtài.
Nguyễn Minh Vũ: Mỗi văn bản quan trọng đều phải quản lý tên văn bản, số văn bản, phiên bản, ngày ban hành, ngày hiệu lực, người phê duyệt và trạng thái hiện tại.
Nguyen Minh Vu: Every important document should be controlled by document name, number, version, issue date, effective date, approver, and current status.
芳玲：旧版本被新版本替代以后，要清楚标记，不能继续当成有效版本使用。
Fāng Líng: Jiù bǎnběn bèi xīn bǎnběn tìdài yǐhòu, yào qīngchu biāojì, bù néng jìxù dàngchéng yǒuxiào bǎnběn shǐyòng.
Phương Linh: Sau khi phiên bản cũ được thay bằng phiên bản mới thì phải đánh dấu rõ ràng, không được tiếp tục sử dụng như phiên bản còn hiệu lực.
Phuong Linh: Once an old version has been replaced, it must be clearly marked and must not continue to be used as a valid version.
03.20. Quản lý tài sản
水仙：新员工领电脑的时候需要记录哪些信息？
Shuǐ Xiān: Xīn yuángōng lǐng diànnǎo de shíhou xūyào jìlù nǎxiē xìnxī?
Thủy Tiên: Khi nhân viên mới nhận máy tính thì cần ghi nhận những thông tin nào ạ?
Thuy Tien: What information should be recorded when a new employee receives a computer?
阮明武：至少要记录资产编号、资产名称、使用人、发放日期、位置和资产状态。
Ruǎn Míngwǔ: Zhìshǎo yào jìlù zīchǎn biānhào, zīchǎn míngchēng, shǐyòng rén, fāfàng rìqī, wèizhi hé zīchǎn zhuàngtài.
Nguyễn Minh Vũ: Tối thiểu phải ghi mã tài sản, tên tài sản, người sử dụng, ngày cấp, vị trí và tình trạng tài sản.
Nguyen Minh Vu: At a minimum, record the asset number, asset name, user, issue date, location, and asset condition.
丁垂杨：员工调岗或者离职的时候也要重新检查资产。
Dīng Chuíyáng: Yuángōng diàogǎng huòzhě lízhí de shíhou yě yào chóngxīn jiǎnchá zīchǎn.
Đinh Thùy Dương: Khi nhân viên điều chuyển hoặc nghỉ việc cũng phải kiểm tra lại tài sản.
Dinh Thuy Duong: Assets must also be checked again when an employee transfers or leaves the company.
03.21. Quản lý mua sắm hành chính
芳玲：如果一个部门要求买二十把新的办公椅，行政人事部应该直接购买吗？
Fāng Líng: Rúguǒ yí ge bùmén yāoqiú mǎi èrshí bǎ xīn de bàngōng yǐ, xíngzhèng rénshì bù yīnggāi zhíjiē gòumǎi ma?
Phương Linh: Nếu một phòng yêu cầu mua 20 ghế văn phòng mới thì phòng Hành chính Nhân sự có nên mua ngay không ạ?
Phuong Linh: If a department requests twenty new office chairs, should Administration and HR purchase them immediately?
阮明武：先检查现有库存和实际需求，再看预算，必要的时候取得报价，然后按照权限审批。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān jiǎnchá xiànyǒu kùcún hé shíjì xūqiú, zài kàn yùsuàn, bìyào de shíhou qǔdé bàojià, ránhòu ànzhào quánxiàn shěnpī.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên kiểm tra tồn hiện có và nhu cầu thực tế, sau đó xem ngân sách, khi cần thì lấy báo giá rồi phê duyệt theo thẩm quyền.
Nguyen Minh Vu: First check existing inventory and actual needs, then review the budget, obtain quotations if needed, and follow the appropriate approval process.
黎云英：买完以后还要验收、登记、发放和保存采购资料。
Lí Yún Yīng: Mǎi wán yǐhòu hái yào yànshōu, dēngjì, fāfàng hé bǎocún cǎigòu zīliào.
Lê Vân Anh: Sau khi mua xong còn phải nghiệm thu, đăng ký, cấp phát và lưu hồ sơ mua sắm.
Le Van Anh: After purchase, the items must also be inspected, registered, issued, and the procurement records retained.
03.22. Quản lý xe công ty
丁垂杨：公司现在有三辆车，如果同一个时间有四个部门申请用车，应该怎么处理？
Dīng Chuíyáng: Gōngsī xiànzài yǒu sān liàng chē, rúguǒ tóng yí ge shíjiān yǒu sì ge bùmén shēnqǐng yòngchē, yīnggāi zěnme chǔlǐ?
Đinh Thùy Dương: Công ty hiện có 3 xe, nếu cùng một thời điểm có 4 phòng đăng ký sử dụng xe thì nên xử lý thế nào ạ?
Dinh Thuy Duong: The company currently has three vehicles. What should we do if four departments request vehicles at the same time?
阮明武：先看使用目的、时间、路线、重要程度和现有车辆安排，再按照内部流程协调。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān kàn shǐyòng mùdì, shíjiān, lùxiàn, zhòngyào chéngdù hé xiànyǒu chēliàng ānpái, zài ànzhào nèibù liúchéng xiétiáo.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên xem mục đích sử dụng, thời gian, tuyến đường, mức độ quan trọng và lịch xe hiện có rồi điều phối theo quy trình nội bộ.
Nguyen Minh Vu: First review the purpose, timing, route, priority, and current vehicle schedule, and then coordinate according to the internal process.
水仙：每次用车还要记录司机、使用人、出发时间、返回时间和公里数。
Shuǐ Xiān: Měi cì yòngchē hái yào jìlù sījī, shǐyòng rén, chūfā shíjiān, fǎnhuí shíjiān hé gōnglǐshù.
Thủy Tiên: Mỗi lần sử dụng xe còn phải ghi lái xe, người sử dụng, thời gian đi, thời gian về và số kilomet.
Thuy Tien: Each vehicle use should also record the driver, user, departure time, return time, and mileage.
03.23. Báo cáo nhân sự
黎云英：月度人事报告至少应该包括哪些数字？
Lí Yún Yīng: Yuèdù rénshì bàogào zhìshǎo yīnggāi bāokuò nǎxiē shùzì?
Lê Vân Anh: Báo cáo nhân sự tháng tối thiểu nên bao gồm những số liệu nào ạ?
Le Van Anh: What figures should a monthly HR report include at a minimum?
阮明武：总人数、新入职人数、离职人数、试用期人数、即将到期的合同、正在招聘的职位、请假和加班情况都应该关注。
Ruǎn Míngwǔ: Zǒng rénshù, xīn rùzhí rénshù, lízhí rénshù, shìyòngqī rénshù, jíjiāng dàoqī de hétong, zhèngzài zhāopìn de zhíwèi, qǐngjià hé jiābān qíngkuàng dōu yīnggāi guānzhù.
Nguyễn Minh Vũ: Tổng số nhân sự, số người mới vào, số nghỉ việc, số đang thử việc, hợp đồng sắp hết hạn, các vị trí đang tuyển, tình hình nghỉ phép và làm thêm đều phải được theo dõi.
Nguyen Minh Vu: Total headcount, new hires, separations, probationary employees, contracts nearing expiration, open positions, leave, and overtime should all be monitored.
芳玲：招聘报告还要看收到多少简历、面试多少人、通过多少人和最后有多少人到岗。
Fāng Líng: Zhāopìn bàogào hái yào kàn shōudào duōshao jiǎnlì, miànshì duōshao rén, tōngguò duōshao rén hé zuìhòu yǒu duōshao rén dào gǎng.
Phương Linh: Báo cáo tuyển dụng còn phải xem nhận bao nhiêu CV, phỏng vấn bao nhiêu người, bao nhiêu người đạt và cuối cùng bao nhiêu người nhận việc.
Phuong Linh: The recruitment report should also show how many résumés were received, how many candidates were interviewed, how many passed, and how many ultimately started work.
03.24. Cấp độ năng lực của nhân sự HCNS
水仙：一个行政人事员工怎么知道自己的能力到了什么水平？
Shuǐ Xiān: Yí ge xíngzhèng rénshì yuángōng zěnme zhīdào zìjǐ de nénglì dào le shénme shuǐpíng?
Thủy Tiên: Một nhân viên Hành chính Nhân sự làm thế nào để biết năng lực của mình đã đạt cấp độ nào ạ?
Thuy Tien: How can an Administration and HR employee know what competency level they have reached?
阮明武：可以简单分成五级。第一级按指导做基础工作，第二级可以独立做常规工作，第三级可以处理复杂问题并指导别人。
Ruǎn Míngwǔ: Kěyǐ jiǎndān fēnchéng wǔ jí. Dì-yī jí àn zhǐdǎo zuò jīchǔ gōngzuò, dì-èr jí kěyǐ dúlì zuò chángguī gōngzuò, dì-sān jí kěyǐ chǔlǐ fùzá wèntí bìng zhǐdǎo biérén.
Nguyễn Minh Vũ: Có thể chia đơn giản thành 5 cấp. Cấp 1 làm công việc cơ bản theo hướng dẫn, cấp 2 có thể độc lập làm công việc thông thường, cấp 3 có thể xử lý vấn đề phức tạp và hướng dẫn người khác.
Nguyen Minh Vu: It can be divided into five levels. Level one performs basic tasks under guidance, level two independently handles routine work, and level three handles more complex issues and guides others.
丁垂杨：第四级可以检查系统、分配工作和改善流程，第五级可以建立政策、流程、KPI和能力体系。
Dīng Chuíyáng: Dì-sì jí kěyǐ jiǎnchá xìtǒng, fēnpèi gōngzuò hé gǎishàn liúchéng, dì-wǔ jí kěyǐ jiànlì zhèngcè, liúchéng, KPI hé nénglì tǐxì.
Đinh Thùy Dương: Cấp 4 có thể kiểm tra hệ thống, phân công công việc và cải tiến quy trình; cấp 5 có thể xây dựng chính sách, quy trình, KPI và hệ thống năng lực.
Dinh Thuy Duong: Level four can review systems, assign work, and improve processes, while level five can build policies, processes, KPIs, and competency systems.
阮明武：对。最高的能力不是“自己做得快”，而是“建立一个别人也能正确执行的系统”。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Zuì gāo de nénglì bú shì “zìjǐ zuò de kuài”, ér shì “jiànlì yí ge biérén yě néng zhèngquè zhíxíng de xìtǒng”.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Năng lực cao nhất không phải là “bản thân làm thật nhanh” mà là “xây dựng được một hệ thống để người khác cũng có thể thực hiện chính xác”.
Nguyen Minh Vu: Correct. The highest level of capability is not “doing the work quickly yourself,” but “building a system that others can also execute correctly.”
04. HỆ THỐNG MẪU CÂU THEO CHỦ ĐỀ
04.01. Nhóm mẫu câu quản trị hệ thống
这项工作有没有正式规定？
Zhè xiàng gōngzuò yǒu méiyǒu zhèngshì guīdìng?
Công việc này đã có quy định chính thức chưa?
Is there a formal rule for this task?
有没有标准流程？
Yǒu méiyǒu biāozhǔn liúchéng?
Đã có quy trình chuẩn chưa?
Is there a standard process?
使用哪个表单？
Shǐyòng nǎ ge biǎodān?
Sử dụng biểu mẫu nào?
Which form should be used?
谁负责执行？
Shéi fùzé zhíxíng?
Ai chịu trách nhiệm thực hiện?
Who is responsible for execution?
谁负责检查？
Shéi fùzé jiǎnchá?
Ai chịu trách nhiệm kiểm tra?
Who is responsible for checking?
谁负责审批？
Shéi fùzé shěnpī?
Ai chịu trách nhiệm phê duyệt?
Who is responsible for approval?
需要保存哪些文件？
Xūyào bǎocún nǎxiē wénjiàn?
Cần lưu những hồ sơ nào?
Which documents must be retained?
需要更新哪些数据？
Xūyào gēngxīn nǎxiē shùjù?
Cần cập nhật những dữ liệu nào?
Which data needs to be updated?
04.02. Nhóm mẫu câu về định biên
销售部的批准编制是二十个人。
Xiāoshòu bù de pīzhǔn biānzhì shì èrshí ge rén.
Định biên được duyệt của phòng Kinh doanh là 20 người.
The approved Sales headcount is twenty employees.
现在实际有十七个人。
Xiànzài shíjì yǒu shíqī ge rén.
Hiện thực tế có 17 người.
There are currently seventeen employees.
目前还缺三个人。
Mùqián hái quē sān ge rén.
Hiện còn thiếu 3 người.
The department is currently short by three people.
这三个职位都在批准编制以内。
Zhè sān ge zhíwèi dōu zài pīzhǔn biānzhì yǐnèi.
Ba vị trí này đều nằm trong định biên đã được phê duyệt.
All three positions are within the approved staffing plan.
招聘以前要先确认预算。
Zhāopìn yǐqián yào xiān quèrèn yùsuàn.
Trước khi tuyển dụng phải xác nhận ngân sách.
The budget must be confirmed before recruitment.
04.03. Nhóm mẫu câu tiếp nhận yêu cầu tuyển
请说明招聘职位。
Qǐng shuōmíng zhāopìn zhíwèi.
Hãy nêu rõ vị trí cần tuyển.
Please specify the position to be recruited.
需要招聘几个人？
Xūyào zhāopìn jǐ ge rén?
Cần tuyển bao nhiêu người?
How many people need to be recruited?
为什么需要增加人员？
Wèishénme xūyào zēngjiā rényuán?
Tại sao cần tăng nhân sự?
Why is additional headcount needed?
什么时候需要员工到岗？
Shénme shíhou xūyào yuángōng dào gǎng?
Khi nào cần nhân viên nhận việc?
When does the employee need to start?
这个职位已经有职位描述了吗？
Zhè ge zhíwèi yǐjīng yǒu zhíwèi miáoshù le ma?
Vị trí này đã có mô tả công việc chưa?
Does this position already have a job description?
工资预算是多少？
Gōngzī yùsuàn shì duōshao?
Ngân sách lương là bao nhiêu?
What is the salary budget?
04.04. Nhóm mẫu câu về CV và ứng viên
我们本周收到三十六份简历。
Wǒmen běn zhōu shōudào sānshíliù fèn jiǎnlì.
Tuần này chúng tôi nhận được 36 CV.
We received thirty-six résumés this week.
十四名候选人基本符合要求。
Shísì míng hòuxuǎnrén jīběn fúhé yāoqiú.
Có 14 ứng viên cơ bản phù hợp yêu cầu.
Fourteen candidates generally meet the requirements.
我们准备邀请八个人面试。
Wǒmen zhǔnbèi yāoqǐng bā ge rén miànshì.
Chúng tôi dự định mời 8 người phỏng vấn.
We plan to invite eight candidates for interviews.
候选人期望工资是多少？
Hòuxuǎnrén qīwàng gōngzī shì duōshao?
Ứng viên mong muốn mức lương bao nhiêu?
What salary does the candidate expect?
候选人什么时候可以到岗？
Hòuxuǎnrén shénme shíhou kěyǐ dào gǎng?
Khi nào ứng viên có thể nhận việc?
When can the candidate start work?
04.05. Nhóm mẫu câu phỏng vấn
面试安排在星期三上午九点。
Miànshì ānpái zài xīngqīsān shàngwǔ jiǔ diǎn.
Phỏng vấn được bố trí vào 9 giờ sáng thứ Tư.
The interview is scheduled for 9 a.m. on Wednesday.
每次面试安排四十五分钟。
Měi cì miànshì ānpái sìshíwǔ fēnzhōng.
Mỗi buổi phỏng vấn được bố trí 45 phút.
Each interview is scheduled for forty-five minutes.
请提前准备面试评估表。
Qǐng tíqián zhǔnbèi miànshì pínggū biǎo.
Hãy chuẩn bị trước phiếu đánh giá phỏng vấn.
Please prepare the interview assessment form in advance.
这个候选人的专业经验怎么样？
Zhè ge hòuxuǎnrén de zhuānyè jīngyàn zěnmeyàng?
Kinh nghiệm chuyên môn của ứng viên này thế nào?
How is this candidate’s professional experience?
他的沟通能力比较强。
Tā de gōutōng nénglì bǐjiào qiáng.
Khả năng giao tiếp của anh ấy khá tốt.
His communication ability is relatively strong.
04.06. Nhóm mẫu câu thư mời nhận việc
公司决定录用你。
Gōngsī juédìng lùyòng nǐ.
Công ty quyết định tuyển dụng bạn.
The company has decided to hire you.
你的入职日期是十一月三日。
Nǐ de rùzhí rìqī shì shíyī yuè sān rì.
Ngày nhận việc của bạn là 3 tháng 11.
Your starting date is November 3.
请确认是否接受录用条件。
Qǐng quèrèn shìfǒu jiēshòu lùyòng tiáojiàn.
Hãy xác nhận bạn có chấp nhận điều kiện tuyển dụng hay không.
Please confirm whether you accept the employment terms.
请在星期五以前回复。
Qǐng zài xīngqīwǔ yǐqián huífù.
Hãy phản hồi trước thứ Sáu.
Please reply before Friday.
04.07. Nhóm mẫu câu tiếp nhận nhân viên mới
电脑已经准备好了吗？
Diànnǎo yǐjīng zhǔnbèi hǎo le ma?
Máy tính đã chuẩn bị xong chưa?
Has the computer been prepared?
工作邮箱已经建立了吗？
Gōngzuò yóuxiāng yǐjīng jiànlì hǎo le ma?
Email công việc đã được tạo chưa?
Has the work email been created?
请建立员工编号。
Qǐng jiànlì yuángōng biānhào.
Hãy tạo mã nhân viên.
Please create an employee ID.
这个员工的资料还缺两项。
Zhè ge yuángōng de zīliào hái quē liǎng xiàng.
Hồ sơ của nhân viên này còn thiếu 2 mục.
This employee’s file is still missing two items.
请在三天以内补充完整。
Qǐng zài sān tiān yǐnèi bǔchōng wánzhěng.
Hãy bổ sung đầy đủ trong vòng 3 ngày.
Please complete the missing documents within three days.
04.08. Nhóm mẫu câu thử việc
这个员工的试用期什么时候结束？
Zhè ge yuángōng de shìyòngqī shénme shíhou jiéshù?
Thời gian thử việc của nhân viên này kết thúc khi nào?
When does this employee’s probation period end?
谁负责试用期考核？
Shéi fùzé shìyòngqī kǎohé?
Ai chịu trách nhiệm đánh giá thử việc?
Who is responsible for the probation assessment?
评估表还没有提交。
Pínggū biǎo hái méiyǒu tíjiāo.
Phiếu đánh giá vẫn chưa được nộp.
The evaluation form has not yet been submitted.
请在星期四以前完成评估。
Qǐng zài xīngqīsì yǐqián wánchéng pínggū.
Hãy hoàn thành đánh giá trước thứ Năm.
Please complete the assessment before Thursday.
04.09. Nhóm mẫu câu hợp đồng
这份合同什么时候到期？
Zhè fèn hétong shénme shíhou dàoqī?
Hợp đồng này khi nào hết hạn?
When does this contract expire?
还有六十天到期。
Hái yǒu liùshí tiān dàoqī.
Còn 60 ngày nữa là hết hạn.
It expires in sixty days.
我们已经发出合同预警。
Wǒmen yǐjīng fāchū hétong yùjǐng.
Chúng tôi đã phát cảnh báo hợp đồng.
We have issued a contract expiry alert.
主管决定续签还是不续签？
Zhǔguǎn juédìng xùqiān háishi bù xùqiān?
Trưởng bộ phận quyết định ký tiếp hay không ký tiếp?
Has the manager decided whether to renew the contract?
04.10. Nhóm mẫu câu chấm công
这个月有五个人忘记打卡。
Zhè ge yuè yǒu wǔ ge rén wàngjì dǎkǎ.
Tháng này có 5 người quên chấm công.
Five employees forgot to clock in this month.
请提供异常考勤说明。
Qǐng tígōng yìcháng kǎoqín shuōmíng.
Hãy cung cấp giải trình chấm công bất thường.
Please provide an explanation for the attendance exception.
这三天为什么没有出勤记录？
Zhè sān tiān wèishénme méiyǒu chūqín jìlù?
Tại sao 3 ngày này không có dữ liệu đi làm?
Why is there no attendance record for these three days?
考勤数据还不能锁定。
Kǎoqín shùjù hái bù néng suǒdìng.
Dữ liệu chấm công vẫn chưa thể chốt.
The attendance data cannot yet be locked.
04.11. Nhóm mẫu câu nghỉ phép
你还有多少天年假？
Nǐ hái yǒu duōshao tiān niánjià?
Bạn còn bao nhiêu ngày phép năm?
How many days of annual leave do you have left?
这次请假是哪一种类型？
Zhè cì qǐngjià shì nǎ yì zhǒng lèixíng?
Lần nghỉ này thuộc loại nghỉ nào?
What type of leave is this?
请假单已经批准了吗？
Qǐngjià dān yǐjīng pīzhǔn le ma?
Đơn xin nghỉ đã được phê duyệt chưa?
Has the leave request been approved?
请假数据和考勤数据必须一致。
Qǐngjià shùjù hé kǎoqín shùjù bìxū yízhì.
Dữ liệu nghỉ phép và dữ liệu chấm công phải thống nhất.
Leave data and attendance data must be consistent.
04.12. Nhóm mẫu câu làm thêm
为什么需要加班？
Wèishénme xūyào jiābān?
Tại sao cần làm thêm?
Why is overtime necessary?
是谁提出加班申请的？
Shì shéi tíchū jiābān shēnqǐng de?
Ai là người đề xuất làm thêm?
Who submitted the overtime request?
谁批准了这次加班？
Shéi pīzhǔn le zhè cì jiābān?
Ai đã phê duyệt lần làm thêm này?
Who approved this overtime?
实际加班了几个小时？
Shíjì jiābān le jǐ ge xiǎoshí?
Thực tế đã làm thêm bao nhiêu giờ?
How many overtime hours were actually worked?
04.13. Nhóm mẫu câu bảng lương
工资表已经完成了吗？
Gōngzī biǎo yǐjīng wánchéng le ma?
Bảng lương đã hoàn thành chưa?
Has the payroll been completed?
这个月的实发工资是多少？
Zhè ge yuè de shífā gōngzī shì duōshao?
Lương thực nhận tháng này là bao nhiêu?
What is the net salary this month?
为什么比上个月高两百万越南盾？
Wèishénme bǐ shàng ge yuè gāo liǎngbǎi wàn Yuènán dùn?
Tại sao cao hơn tháng trước 2 triệu đồng?
Why is it VND 2 million higher than last month?
请检查加班、津贴和奖金。
Qǐng jiǎnchá jiābān, jīntiē hé jiǎngjīn.
Hãy kiểm tra làm thêm, phụ cấp và tiền thưởng.
Please check overtime, allowances, and bonuses.
04.14. Nhóm mẫu câu điều chuyển
这个员工从哪个部门调到哪个部门？
Zhè ge yuángōng cóng nǎ ge bùmén diào dào nǎ ge bùmén?
Nhân viên này chuyển từ phòng nào sang phòng nào?
Which department is this employee transferring from and to?
新职位什么时候生效？
Xīn zhíwèi shénme shíhou shēngxiào?
Vị trí mới có hiệu lực khi nào?
When does the new position take effect?
新的直接主管是谁？
Xīn de zhíjiē zhǔguǎn shì shéi?
Quản lý trực tiếp mới là ai?
Who is the new direct manager?
工资是否需要调整？
Gōngzī shìfǒu xūyào tiáozhěng?
Có cần điều chỉnh lương không?
Does the salary need to be adjusted?
04.15. Nhóm mẫu câu nghỉ việc
你的最后工作日是哪一天？
Nǐ de zuìhòu gōngzuò rì shì nǎ yì tiān?
Ngày làm việc cuối cùng của bạn là ngày nào?
What is your last working day?
Khám phá thêm nội dung về đào tạo tiếng Trung ChineMaster EDU.
工作已经全部交接了吗？
Gōngzuò yǐjīng quánbù jiāojiē le ma?
Công việc đã được bàn giao toàn bộ chưa?
Has all work been handed over?
电脑已经归还了吗？
Diànnǎo yǐjīng guīhuán le ma?
Máy tính đã được hoàn trả chưa?
Has the computer been returned?
工作账号已经关闭了吗？
Gōngzuò zhànghào yǐjīng guānbì le ma?
Tài khoản công việc đã được khóa chưa?
Has the work account been disabled?
所有手续完成以后才能关闭档案。
Suǒyǒu shǒuxù wánchéng yǐhòu cái néng guānbì dàng’àn.
Chỉ sau khi hoàn thành toàn bộ thủ tục mới được đóng hồ sơ.
The file can only be closed after all procedures have been completed.
05. NGỮ PHÁP CHUYÊN SÂU
05.01. 不只……而且还……
Công thức:
不只 + A + 而且还 + B
Dùng để nhấn mạnh phạm vi rộng hơn điều người nghe ban đầu nghĩ tới.
Ví dụ 1 – từ hội thoại:
今天我们不只检查招聘，而且还要检查整个行政人事管理体系。
Jīntiān wǒmen bù zhǐ jiǎnchá zhāopìn, érqiě hái yào jiǎnchá zhěng ge xíngzhèng rénshì guǎnlǐ tǐxì.
Hôm nay chúng ta không chỉ kiểm tra tuyển dụng mà còn phải kiểm tra toàn bộ hệ thống Hành chính Nhân sự.
Ví dụ 2:
行政人事部不只管理员工，而且还管理行政资产。
Xíngzhèng rénshì bù bù zhǐ guǎnlǐ yuángōng, érqiě hái guǎnlǐ xíngzhèng zīchǎn.
Phòng Hành chính Nhân sự không chỉ quản lý nhân viên mà còn quản lý tài sản hành chính.
Ví dụ 3:
入职不只需要个人资料，而且还需要准备工作设备。
Rùzhí bù zhǐ xūyào gèrén zīliào, érqiě hái xūyào zhǔnbèi gōngzuò shèbèi.
Tiếp nhận nhân viên không chỉ cần hồ sơ cá nhân mà còn cần chuẩn bị thiết bị làm việc.
Ví dụ 4:
离职不只要交接工作，而且还要归还资产。
Lízhí bù zhǐ yào jiāojiē gōngzuò, érqiě hái yào guīhuán zīchǎn.
Nghỉ việc không chỉ phải bàn giao công việc mà còn phải hoàn trả tài sản.
Ví dụ 5:
工资检查不只看基本工资，而且还要检查奖金和津贴。
Gōngzī jiǎnchá bù zhǐ kàn jīběn gōngzī, érqiě hái yào jiǎnchá jiǎngjīn hé jīntiē.
Kiểm tra lương không chỉ xem lương cơ bản mà còn phải kiểm tra thưởng và phụ cấp.
05.02. 从……到……
Công thức:
从 + điểm bắt đầu + 到 + điểm kết thúc
Ví dụ 1:
我们要检查员工从招聘到离职的整个过程。
Wǒmen yào jiǎnchá yuángōng cóng zhāopìn dào lízhí de zhěng ge guòchéng.
Chúng ta phải kiểm tra toàn bộ quá trình của nhân viên từ tuyển dụng đến nghỉ việc.
Ví dụ 2:
从入职到转正都有完整记录。
Cóng rùzhí dào zhuǎnzhèng dōu yǒu wánzhěng jìlù.
Từ tiếp nhận đến chính thức đều có hồ sơ đầy đủ.
Ví dụ 3:
从上午九点到下午五点都有面试。
Cóng shàngwǔ jiǔ diǎn dào xiàwǔ wǔ diǎn dōu yǒu miànshì.
Từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều đều có lịch phỏng vấn.
Ví dụ 4:
从招聘需求到录用需要经过多个步骤。
Cóng zhāopìn xūqiú dào lùyòng xūyào jīngguò duō ge bùzhòu.
Từ nhu cầu tuyển dụng đến tuyển chọn phải trải qua nhiều bước.
Ví dụ 5:
从员工入职到员工离职，行政人事部都要跟进。
Cóng yuángōng rùzhí dào yuángōng lízhí, xíngzhèng rénshì bù dōu yào gēnjìn.
Từ khi nhân viên vào làm đến khi nghỉ việc, phòng Hành chính Nhân sự đều phải theo dõi.
05.03. 如果……就……
Công thức:
如果 + điều kiện + 就 + kết quả
Ví dụ 1:
如果资料不完整，我们就建立补充清单。
Rúguǒ zīliào bù wánzhěng, wǒmen jiù jiànlì bǔchōng qīngdān.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì chúng ta lập danh sách bổ sung.
Ví dụ 2:
如果候选人要求超过预算，就要申请批准。
Rúguǒ hòuxuǎnrén yāoqiú chāoguò yùsuàn, jiù yào shēnqǐng pīzhǔn.
Nếu yêu cầu của ứng viên vượt ngân sách thì phải xin phê duyệt.
Ví dụ 3:
如果合同快到期，就要通知部门主管。
Rúguǒ hétong kuài dàoqī, jiù yào tōngzhī bùmén zhǔguǎn.
Nếu hợp đồng sắp hết hạn thì phải thông báo trưởng phòng.
Ví dụ 4:
如果员工忘记打卡，就要提供说明。
Rúguǒ yuángōng wàngjì dǎkǎ, jiù yào tígōng shuōmíng.
Nếu nhân viên quên chấm công thì phải cung cấp giải trình.
Ví dụ 5:
如果员工离职，就要及时关闭工作账号。
Rúguǒ yuángōng lízhí, jiù yào jíshí guānbì gōngzuò zhànghào.
Nếu nhân viên nghỉ việc thì phải kịp thời khóa tài khoản công việc.
05.04. 先……再……
Công thức:
先 + hành động 1 + 再 + hành động 2
Ví dụ 1:
先检查现有库存，再看预算。
Xiān jiǎnchá xiànyǒu kùcún, zài kàn yùsuàn.
Kiểm tra tồn hiện có trước rồi mới xem ngân sách.
Ví dụ 2:
先确认人员编制，再开始招聘。
Xiān quèrèn rényuán biānzhì, zài kāishǐ zhāopìn.
Xác nhận định biên trước rồi mới bắt đầu tuyển.
Ví dụ 3:
先筛选简历，再邀请候选人面试。
Xiān shāixuǎn jiǎnlì, zài yāoqǐng hòuxuǎnrén miànshì.
Sàng lọc CV trước rồi mới mời ứng viên phỏng vấn.
Ví dụ 4:
先处理考勤异常，再锁定数据。
Xiān chǔlǐ kǎoqín yìcháng, zài suǒdìng shùjù.
Xử lý bất thường chấm công trước rồi mới chốt dữ liệu.
Ví dụ 5:
先检查离职交接表，再关闭员工账号。
Xiān jiǎnchá lízhí jiāojiē biǎo, zài guānbì yuángōng zhànghào.
Kiểm tra phiếu bàn giao nghỉ việc trước rồi mới khóa tài khoản nhân viên.
05.05. ……以后才……
Công thức:
A + 以后 + 才 + B
Nhấn mạnh điều kiện A phải hoàn thành trước khi B được thực hiện.
Ví dụ 1:
所有异常处理完以后，才能锁定考勤数据。
Suǒyǒu yìcháng chǔlǐ wán yǐhòu, cái néng suǒdìng kǎoqín shùjù.
Chỉ sau khi xử lý xong toàn bộ bất thường mới được chốt dữ liệu chấm công.
Ví dụ 2:
面试通过以后才能进入录用流程。
Miànshì tōngguò yǐhòu cái néng jìnrù lùyòng liúchéng.
Chỉ sau khi vượt qua phỏng vấn mới có thể vào quy trình tuyển dụng.
Ví dụ 3:
审批完成以后才能购买设备。
Shěnpī wánchéng yǐhòu cái néng gòumǎi shèbèi.
Chỉ sau khi phê duyệt xong mới được mua thiết bị.
Ví dụ 4:
资料检查完成以后才能签合同。
Zīliào jiǎnchá wánchéng yǐhòu cái néng qiān hétong.
Chỉ sau khi kiểm tra hồ sơ xong mới được ký hợp đồng.
Ví dụ 5:
所有离职手续完成以后才能关闭档案。
Suǒyǒu lízhí shǒuxù wánchéng yǐhòu cái néng guānbì dàng’àn.
Chỉ sau khi hoàn thành mọi thủ tục nghỉ việc mới được đóng hồ sơ.
05.06. 把字句
Công thức:
Chủ ngữ + 把 + tân ngữ + động từ + kết quả
Ví dụ 1:
我们要把整个行政人事管理体系检查一遍。
Wǒmen yào bǎ zhěng ge xíngzhèng rénshì guǎnlǐ tǐxì jiǎnchá yí biàn.
Chúng ta phải rà soát toàn bộ hệ thống quản trị Hành chính Nhân sự.
Ví dụ 2:
请把新的员工资料录入系统。
Qǐng bǎ xīn de yuángōng zīliào lùrù xìtǒng.
Hãy nhập hồ sơ nhân viên mới vào hệ thống.
Ví dụ 3:
请把合同到期日期记录清楚。
Qǐng bǎ hétong dàoqī rìqī jìlù qīngchu.
Hãy ghi rõ ngày hết hạn hợp đồng.
Ví dụ 4:
行政人事部要把电脑收回来。
Xíngzhèng rénshì bù yào bǎ diànnǎo shōu huílái.
Phòng Hành chính Nhân sự phải thu hồi máy tính.
Ví dụ 5:
请把异常考勤处理完。
Qǐng bǎ yìcháng kǎoqín chǔlǐ wán.
Hãy xử lý xong dữ liệu chấm công bất thường.
05.07. 已经……但是还没有……
Công thức:
已经 + A + 但是还没有 + B
Dùng để diễn đạt một phần công việc đã hoàn thành nhưng phần sau vẫn chưa xong.
Ví dụ 1:
员工已经离职了，但是电脑还没有归还。
Yuángōng yǐjīng lízhí le, dànshì diànnǎo hái méiyǒu guīhuán.
Nhân viên đã nghỉ việc nhưng máy tính vẫn chưa được hoàn trả.
Ví dụ 2:
候选人已经面试了，但是评估表还没有完成。
Hòuxuǎnrén yǐjīng miànshì le, dànshì pínggū biǎo hái méiyǒu wánchéng.
Ứng viên đã phỏng vấn nhưng phiếu đánh giá vẫn chưa hoàn thành.
Ví dụ 3:
新员工已经入职了，但是工作邮箱还没有建立。
Xīn yuángōng yǐjīng rùzhí le, dànshì gōngzuò yóuxiāng hái méiyǒu jiànlì.
Nhân viên mới đã vào làm nhưng email công việc vẫn chưa được tạo.
Ví dụ 4:
合同已经准备好了，但是还没有签字。
Hétong yǐjīng zhǔnbèi hǎo le, dànshì hái méiyǒu qiānzì.
Hợp đồng đã chuẩn bị xong nhưng vẫn chưa ký.
Ví dụ 5:
考勤已经汇总了，但是还没有正式锁定。
Kǎoqín yǐjīng huìzǒng le, dànshì hái méiyǒu zhèngshì suǒdìng.
Chấm công đã được tổng hợp nhưng vẫn chưa chính thức chốt.
05.08. 不能只……还要……
Công thức:
不能只 + A + 还要 + B
Ví dụ 1:
不能只按照打卡机数据算工资，还要检查请假和加班资料。
Bù néng zhǐ ànzhào dǎkǎjī shùjù suàn gōngzī, hái yào jiǎnchá qǐngjià hé jiābān zīliào.
Không thể chỉ dựa vào dữ liệu máy chấm công để tính lương mà còn phải kiểm tra hồ sơ nghỉ và làm thêm.
Ví dụ 2:
招聘不能只看学历，还要看经验和能力。
Zhāopìn bù néng zhǐ kàn xuélì, hái yào kàn jīngyàn hé nénglì.
Tuyển dụng không thể chỉ xem học vấn mà còn phải xem kinh nghiệm và năng lực.
Ví dụ 3:
试用期考核不能只看结果，还要看学习能力。
Shìyòngqī kǎohé bù néng zhǐ kàn jiéguǒ, hái yào kàn xuéxí nénglì.
Đánh giá thử việc không thể chỉ xem kết quả mà còn phải xem khả năng học hỏi.
Ví dụ 4:
资产管理不能只记录数量，还要记录使用人。
Zīchǎn guǎnlǐ bù néng zhǐ jìlù shùliàng, hái yào jìlù shǐyòng rén.
Quản lý tài sản không thể chỉ ghi số lượng mà còn phải ghi người sử dụng.
Ví dụ 5:
离职管理不能只看最后工作日，还要检查交接情况。
Lízhí guǎnlǐ bù néng zhǐ kàn zuìhòu gōngzuò rì, hái yào jiǎnchá jiāojiē qíngkuàng.
Quản lý nghỉ việc không thể chỉ xem ngày làm cuối mà còn phải kiểm tra bàn giao.
05.09. 越来越……
Công thức:
越来越 + tính từ / trạng thái
Ví dụ 1:
行政人事部管理的内部文件越来越多。
Xíngzhèng rénshì bù guǎnlǐ de nèibù wénjiàn yuèláiyuè duō.
Văn bản nội bộ do phòng Hành chính Nhân sự quản lý ngày càng nhiều.
Ví dụ 2:
公司的员工越来越多。
Gōngsī de yuángōng yuèláiyuè duō.
Nhân viên công ty ngày càng nhiều.
Ví dụ 3:
招聘工作越来越复杂。
Zhāopìn gōngzuò yuèláiyuè fùzá.
Công tác tuyển dụng ngày càng phức tạp.
Ví dụ 4:
人事数据越来越重要。
Rénshì shùjù yuèláiyuè zhòngyào.
Dữ liệu nhân sự ngày càng quan trọng.
Ví dụ 5:
管理要求越来越高。
Guǎnlǐ yāoqiú yuèláiyuè gāo.
Yêu cầu quản lý ngày càng cao.
05.10. 不是……而是……
Công thức:
不是 + A + 而是 + B
Ví dụ 1:
最高的能力不是自己做得快，而是建立别人也能执行的系统。
Zuì gāo de nénglì bú shì zìjǐ zuò de kuài, ér shì jiànlì biérén yě néng zhíxíng de xìtǒng.
Năng lực cao nhất không phải tự mình làm nhanh mà là xây dựng hệ thống người khác cũng có thể thực hiện.
Ví dụ 2:
招聘不是简单地找人，而是找到适合岗位的人。
Zhāopìn bú shì jiǎndān de zhǎo rén, ér shì zhǎodào shìhé gǎngwèi de rén.
Tuyển dụng không đơn giản là tìm người mà là tìm người phù hợp vị trí.
Ví dụ 3:
管理不是靠记忆，而是靠系统。
Guǎnlǐ bú shì kào jìyì, ér shì kào xìtǒng.
Quản lý không dựa vào trí nhớ mà dựa vào hệ thống.
Ví dụ 4:
考勤不是只看打卡，而是要核对实际情况。
Kǎoqín bú shì zhǐ kàn dǎkǎ, ér shì yào héduì shíjì qíngkuàng.
Chấm công không chỉ là xem dữ liệu chấm thẻ mà phải đối chiếu tình hình thực tế.
Ví dụ 5:
职位描述不是固定不变的文件，而是需要根据实际情况更新。
Zhíwèi miáoshù bú shì gùdìng bú biàn de wénjiàn, ér shì xūyào gēnjù shíjì qíngkuàng gēngxīn.
Mô tả công việc không phải tài liệu cố định vĩnh viễn mà cần cập nhật theo tình hình thực tế.
05.11. 根据……
Công thức:
根据 + căn cứ + hành động
Ví dụ 1:
根据批准的人员需求安排招聘。
Gēnjù pīzhǔn de rényuán xūqiú ānpái zhāopìn.
Căn cứ nhu cầu nhân sự đã được phê duyệt để bố trí tuyển dụng.
Ví dụ 2:
根据职位描述筛选简历。
Gēnjù zhíwèi miáoshù shāixuǎn jiǎnlì.
Căn cứ mô tả công việc để sàng lọc CV.
Ví dụ 3:
根据考勤数据计算工资。
Gēnjù kǎoqín shùjù jìsuàn gōngzī.
Căn cứ dữ liệu chấm công để tính lương.
Ví dụ 4:
根据工作结果进行试用期考核。
Gēnjù gōngzuò jiéguǒ jìnxíng shìyòngqī kǎohé.
Căn cứ kết quả công việc để đánh giá thử việc.
Ví dụ 5:
根据公司的实际情况调整人员编制。
Gēnjù gōngsī de shíjì qíngkuàng tiáozhěng rényuán biānzhì.
Căn cứ tình hình thực tế của công ty để điều chỉnh định biên.
05.12. 只有……才……
Công thức:
只有 + điều kiện + 才 + kết quả
Ví dụ 1:
只有所有手续完成以后，才能关闭离职档案。
Zhǐyǒu suǒyǒu shǒuxù wánchéng yǐhòu, cái néng guānbì lízhí dàng’àn.
Chỉ khi toàn bộ thủ tục hoàn tất mới được đóng hồ sơ nghỉ việc.
Ví dụ 2:
只有招聘需求批准以后，才能正式开始招聘。
Zhǐyǒu zhāopìn xūqiú pīzhǔn yǐhòu, cái néng zhèngshì kāishǐ zhāopìn.
Chỉ sau khi nhu cầu tuyển dụng được phê duyệt mới được chính thức tuyển.
Ví dụ 3:
只有资料完整，才能办理入职。
Zhǐyǒu zīliào wánzhěng, cái néng bànlǐ rùzhí.
Chỉ khi hồ sơ đầy đủ mới có thể làm thủ tục tiếp nhận.
Ví dụ 4:
只有考勤数据准确，才能保证工资数据准确。
Zhǐyǒu kǎoqín shùjù zhǔnquè, cái néng bǎozhèng gōngzī shùjù zhǔnquè.
Chỉ khi dữ liệu chấm công chính xác mới bảo đảm dữ liệu tiền lương chính xác.
Ví dụ 5:
只有建立完整流程，工作才可以顺利交接。
Zhǐyǒu jiànlì wánzhěng liúchéng, gōngzuò cái kěyǐ shùnlì jiāojiē.
Chỉ khi xây dựng quy trình hoàn chỉnh thì công việc mới có thể bàn giao thuận lợi.
06. BÀI VĂN TỔNG HỢP
行政人事管理不是一项工作，而是一套完整的系统
很多人认为行政人事部主要负责招聘。实际上，招聘只是行政人事管理体系中的一个部分。
一个完整的行政人事系统应该从企业组织架构和人员编制开始。
企业首先要知道有哪些部门、有哪些职位、每个职位需要多少人、实际有多少人以及还缺多少人。
当某个部门需要增加人员的时候，不能马上开始招聘。
行政人事部首先要检查招聘需求是不是在批准的人员编制以内，有没有工资预算，职位描述是不是完整，任职资格是不是明确，谁参加面试以及谁负责批准。
招聘批准以后，行政人事部开始制定招聘计划、发布招聘信息、寻找候选人、接收简历、筛选简历、联系候选人和安排面试。
面试以后，还要完成面试评估。
如果候选人符合要求，就进入录用和工资条件沟通。
行政人事人员不能自己承诺超过权限的工资和其他条件。
候选人接受录用以后，公司需要提前准备入职。
行政人事部要跟其他部门协调电脑、邮箱、账号、座位、办公用品和员工资料。
员工第一天到公司以后，还要完成资料检查、建立员工编号、建立人事档案并参加入职培训。
入职培训结束以后，员工正式交给专业部门。
试用期间，行政人事部要跟踪试用开始日期、结束日期、工资、考核人和考核时间。
不能等到试用期最后一天才发现部门还没有进行评估。
员工正式工作以后，劳动合同、考勤、请假、加班、工资、保险、培训、绩效和福利都会成为日常管理的一部分。
合同管理必须有预警系统。
例如，可以在合同到期前六十天、三十天和十五天分别进行提醒。
考勤也不能只依靠打卡机数据。
行政人事部还需要核对请假单、加班申请、出差、迟到说明和其他异常情况。
所有异常问题处理完成以后，才能锁定考勤数据并交给工资负责人。
工资数据同样需要检查。
姓名、职位、工资、工作日、加班、津贴、奖金、扣款和实发工资都应该进行核对。
如果某个人的工资跟上个月相比突然出现很大的变化，就应该检查原因。
员工在公司工作的过程中可能会发生调岗、晋升、任命、调薪、培训和其他人事变化。
每一次变化都应该有相应的文件、批准、数据更新和系统记录。
如果出现违反规定的问题，也不能完全根据个人感觉处理。
应该先记录事实、收集信息、确认情况、建立文件，再按照适用的规定和权限处理。
员工离职也是一个完整的管理流程。
行政人事部要确认离职申请、最后工作日、工作交接、客户交接、文件交接、数据交接、资产归还和系统权限。
如果员工已经离职，但是电脑还没有归还，或者工作账号还没有关闭，就不能简单地认为所有离职手续已经完成。
除了人事工作以外，行政人事部还要管理大量行政工作。
这些工作可能包括内部文件、印章、资产、电脑、办公用品、采购、会议室、接待、快递、车辆和行政费用。
因此，一个优秀的行政人事员工不能只会处理单独的手续。
他必须理解整个系统，并且随时能够回答：
这个工作根据什么规定？
谁负责执行？
谁负责检查？
谁负责批准？
使用什么表单？
更新什么数据？
保存什么文件？
可能有什么风险？
别人接手以后能不能继续做？
真正专业的行政人事管理不是把很多工作集中在一个人的头脑里，而是把工作变成有规定、有流程、有表单、有数据、有档案、可以检查、可以追踪、可以交接和可以持续改进的管理体系。
07. BÀI TẬP CỦNG CỐ
07.01. Điền từ
Từ cho sẵn:
招聘 / 入职 / 试用期 / 合同 / 考勤 / 工资 / 离职 / 交接 / 档案 / 资产
Câu A:
公司现在有三个岗位正在______。
Câu B:
新员工第一天需要办理______手续。
Câu C:
这个员工的______星期五结束。
Câu D:
这份劳动______还有三十天到期。
Câu E:
月底以前要完成______数据核对。
Câu F:
______表提交批准以前需要认真检查。
Câu G:
员工______以前必须归还电脑。
Câu H:
所有工作都要完成______。
Câu I:
人事资料要放进员工______。
Câu J:
公司电脑属于公司______。
07.02. Chọn đáp án đúng
Câu A:
如果招聘工资超过预算，______申请批准。
A. 就要
B. 但是
C. 已经
Câu B:
我们______检查人员编制，______开始招聘。
A. 虽然……但是……
B. 先……再……
C. 越……越……
Câu C:
所有考勤异常处理完以后______锁定数据。
A. 才能
B. 已经
C. 还是
Câu D:
管理不能只靠记忆，______建立系统。
A. 但是
B. 还要
C. 或者
Câu E:
______资料完整，______能办理入职。
A. 因为……所以……
B. 只有……才……
C. 虽然……但是……
07.03. Sắp xếp câu
招聘 / 三个人 / 销售部 / 需要
合同 / 九份 / 六十天内 / 到期
考勤数据 / 还不能 / 锁定
已经 / 员工 / 离职 / 但是 / 电脑 / 还没有归还
人事档案 / 行政人事部 / 负责 / 管理
07.04. Dịch Trung sang Việt
行政人事部要管理员工的整个生命周期。
招聘以前要检查人员编制和工资预算。
候选人通过面试以后才能进入录用流程。
员工入职以前要准备电脑、邮箱和工作账号。
不能等到试用期结束以后才开始做评估。
合同管理应该建立预警系统。
考勤数据和请假数据必须一致。
离职员工必须完成工作和资产交接。
07.05. Dịch Việt sang Trung
Phòng Kinh doanh cần tuyển 3 nhân viên.
Hiện chúng tôi đã nhận 36 CV.
Có 14 ứng viên cơ bản phù hợp yêu cầu.
Chúng tôi dự định mời 8 người phỏng vấn.
Nhân viên này sẽ kết thúc thử việc vào thứ Sáu.
Có 2 hợp đồng sẽ hết hạn trong vòng 15 ngày.
Tháng này có 5 người quên chấm công.
Chỉ sau khi xử lý xong bất thường mới được chốt dữ liệu.
Nhân viên nghỉ việc phải hoàn trả máy tính.
07.06. Tình huống 1 – Tuyển gấp 3 nhân viên
Thông tin:
销售部编制：20人
实际人数：17人
招聘需求：3人
收到简历：36份
初步合格：14人
计划面试：8人
Yêu cầu học viên trả lời bằng tiếng Trung:
销售部还缺几个人？
这三个职位是否在人员编制以内？
招聘以前还要检查什么？
目前收到多少份简历？
有多少候选人基本符合要求？
计划邀请多少人面试？
07.07. Tình huống 2 – Hết thử việc chưa đánh giá
Thông tin:
员工A
试用期结束日期：星期五
当前日期：星期一
评估表：未提交
Hãy trình bày bằng tiếng Trung:
谁应该负责评估？
行政人事部什么时候提醒？
最晚什么时候完成？
需要保存什么文件？
07.08. Tình huống 3 – Hợp đồng sắp hết hạn
Thông tin:
60天内到期：9份
30天内到期：4份
15天内到期：2份
Yêu cầu:
Viết 5 câu tiếng Trung giải thích quy trình cảnh báo và xử lý.
07.09. Tình huống 4 – Chấm công bất thường
Thông tin:
忘记打卡：5人
连续休息三天但资料不完整：3人
加班确认不完整：4份
Yêu cầu học viên trình bày:
先检查什么？
谁确认？
什么时候可以锁定考勤？
什么时候可以转工资数据？
07.10. Tình huống 5 – Nghỉ việc chưa trả máy tính
Thông tin:
员工已经离职。
电脑没有归还。
工作账号仍然有效。
交接表没有完成。
Yêu cầu học viên dùng các từ:
离职
交接
资产
账号
权限
档案
để xây dựng quy trình xử lý.
08. ĐÁP ÁN
08.01. Điền từ
Câu A: 招聘
Câu B: 入职
Câu C: 试用期
Câu D: 合同
Câu E: 考勤
Câu F: 工资
Câu G: 离职
Câu H: 交接
Câu I: 档案
Câu J: 资产
08.02. Trắc nghiệm
Câu A: A. 就要
Câu B: B. 先……再……
Câu C: A. 才能
Câu D: B. 还要
Câu E: B. 只有……才……
08.03. Sắp xếp câu
销售部需要招聘三个人。
Xiāoshòu bù xūyào zhāopìn sān ge rén.
Phòng Kinh doanh cần tuyển 3 người.
六十天内有九份合同到期。
Liùshí tiān nèi yǒu jiǔ fèn hétong dàoqī.
Trong vòng 60 ngày có 9 hợp đồng hết hạn.
考勤数据还不能锁定。
Kǎoqín shùjù hái bù néng suǒdìng.
Dữ liệu chấm công vẫn chưa thể chốt.
员工已经离职了，但是电脑还没有归还。
Yuángōng yǐjīng lízhí le, dànshì diànnǎo hái méiyǒu guīhuán.
Nhân viên đã nghỉ việc nhưng máy tính vẫn chưa được hoàn trả.
行政人事部负责人事档案管理。
Xíngzhèng rénshì bù fùzé rénshì dàng’àn guǎnlǐ.
Phòng Hành chính Nhân sự phụ trách quản lý hồ sơ nhân sự.
08.04. Dịch Việt sang Trung
销售部需要招聘三名员工。
Xiāoshòu bù xūyào zhāopìn sān míng yuángōng.
我们现在已经收到三十六份简历。
Wǒmen xiànzài yǐjīng shōudào sānshíliù fèn jiǎnlì.
有十四名候选人基本符合要求。
Yǒu shísì míng hòuxuǎnrén jīběn fúhé yāoqiú.
我们计划邀请八个人面试。
Wǒmen jìhuà yāoqǐng bā ge rén miànshì.
这个员工星期五结束试用期。
Zhè ge yuángōng xīngqīwǔ jiéshù shìyòngqī.
十五天内有两份合同到期。
Shíwǔ tiān nèi yǒu liǎng fèn hétong dàoqī.
这个月有五个人忘记打卡。
Zhè ge yuè yǒu wǔ ge rén wàngjì dǎkǎ.
只有处理完异常情况，才能锁定数据。
Zhǐyǒu chǔlǐ wán yìcháng qíngkuàng, cái néng suǒdìng shùjù.
离职员工必须归还公司电脑。
Lízhí yuángōng bìxū guīhuán gōngsī diànnǎo.
08.05. Gợi ý tình huống tuyển dụng
销售部的批准编制是二十个人，现在有十七个人，所以还缺三个人。
Xiāoshòu bù de pīzhǔn biānzhì shì èrshí ge rén, xiànzài yǒu shíqī ge rén, suǒyǐ hái quē sān ge rén.
Định biên được duyệt của phòng Kinh doanh là 20 người, hiện có 17 người nên còn thiếu 3 người.
这三个职位都在批准编制以内。
Zhè sān ge zhíwèi dōu zài pīzhǔn biānzhì yǐnèi.
Cả 3 vị trí đều nằm trong định biên được duyệt.
招聘以前还要检查工资预算、职位描述和面试安排。
Zhāopìn yǐqián hái yào jiǎnchá gōngzī yùsuàn, zhíwèi miáoshù hé miànshì ānpái.
Trước khi tuyển còn phải kiểm tra ngân sách lương, mô tả công việc và kế hoạch phỏng vấn.
08.06. Gợi ý tình huống thử việc
这个员工星期五结束试用期。
Zhè ge yuángōng xīngqīwǔ jiéshù shìyòngqī.
Nhân viên này kết thúc thử việc vào thứ Sáu.
行政人事部今天就应该提醒部门主管。
Xíngzhèng rénshì bù jīntiān jiù yīnggāi tíxǐng bùmén zhǔguǎn.
Phòng Hành chính Nhân sự nên nhắc trưởng phòng ngay hôm nay.
最晚星期四完成试用期考核。
Zuìwǎn xīngqīsì wánchéng shìyòngqī kǎohé.
Chậm nhất thứ Năm phải hoàn thành đánh giá thử việc.
考核结果必须形成文件并保存。
Kǎohé jiéguǒ bìxū xíngchéng wénjiàn bìng bǎocún.
Kết quả đánh giá phải được lập thành hồ sơ và lưu giữ.
08.07. Gợi ý tình huống hợp đồng
我们建立六十天、三十天和十五天的合同预警。
Wǒmen jiànlì liùshí tiān, sānshí tiān hé shíwǔ tiān de hétong yùjǐng.
Chúng ta thiết lập cảnh báo hợp đồng 60 ngày, 30 ngày và 15 ngày.
收到预警以后先通知部门主管。
Shōudào yùjǐng yǐhòu xiān tōngzhī bùmén zhǔguǎn.
Sau khi nhận cảnh báo thì thông báo trưởng phòng trước.
主管要确认是否继续使用这名员工。
Zhǔguǎn yào quèrèn shìfǒu jìxù shǐyòng zhè míng yuángōng.
Trưởng phòng phải xác nhận có tiếp tục sử dụng nhân viên này hay không.
行政人事部根据决定准备后续文件。
Xíngzhèng rénshì bù gēnjù juédìng zhǔnbèi hòuxù wénjiàn.
Phòng Hành chính Nhân sự căn cứ quyết định để chuẩn bị hồ sơ tiếp theo.
不能等到合同已经到期以后才处理。
Bù néng děng dào hétong yǐjīng dàoqī yǐhòu cái chǔlǐ.
Không thể đợi đến khi hợp đồng đã hết hạn mới xử lý.
08.08. Gợi ý tình huống nghỉ việc
员工已经离职，但是交接手续还没有完成。
Yuángōng yǐjīng lízhí, dànshì jiāojiē shǒuxù hái méiyǒu wánchéng.
Nhân viên đã nghỉ việc nhưng thủ tục bàn giao vẫn chưa hoàn tất.
行政人事部要检查资产交接情况。
Xíngzhèng rénshì bù yào jiǎnchá zīchǎn jiāojiē qíngkuàng.
Phòng Hành chính Nhân sự phải kiểm tra tình hình bàn giao tài sản.
公司电脑还没有归还。
Gōngsī diànnǎo hái méiyǒu guīhuán.
Máy tính công ty vẫn chưa được hoàn trả.
工作账号和系统权限应该及时关闭。
Gōngzuò zhànghào hé xìtǒng quánxiàn yīnggāi jíshí guānbì.
Tài khoản công việc và quyền hệ thống phải được khóa kịp thời.
所有手续完成以前不能关闭离职档案。
Suǒyǒu shǒuxù wánchéng yǐqián bù néng guānbì lízhí dàng’àn.
Trước khi hoàn thành toàn bộ thủ tục không được đóng hồ sơ nghỉ việc.
09. PHƯƠNG PHÁP LIÊN TƯỞNG GHI NHỚ
09.01. Chuỗi tuyển dụng
人员需求
→ 招聘申请
→ 审批
→ 招聘计划
→ 发布信息
→ 接收简历
→ 筛选
→ 面试
→ 评估
→ 录用
→ 入职
Nhu cầu nhân sự
→ yêu cầu tuyển dụng
→ phê duyệt
→ kế hoạch tuyển
→ đăng tin
→ nhận CV
→ sàng lọc
→ phỏng vấn
→ đánh giá
→ tuyển chọn
→ tiếp nhận
09.02. Chuỗi nhân viên mới
录用
→ 入职资料
→ 员工编号
→ 电脑
→ 邮箱
→ 账号
→ 入职培训
→ 部门交接
→ 试用目标
Tuyển chọn
→ hồ sơ vào làm
→ mã nhân viên
→ máy tính
→ tài khoản
→ đào tạo hội nhập
→ bàn giao cho phòng
→ mục tiêu thử việc
09.03. Chuỗi thử việc
开始日期
→ 结束日期
→ 试用目标
→ 工作结果
→ 考核
→ 结果
→ 转正 / 其他处理
Ngày bắt đầu
→ ngày kết thúc
→ mục tiêu
→ kết quả công việc
→ đánh giá
→ kết quả
→ chính thức / xử lý tiếp
09.04. Chuỗi hợp đồng
签订
→ 生效
→ 跟踪
→ 60天预警
→ 30天预警
→ 15天预警
→ 决定
→ 续签 / 其他处理
Ký
→ hiệu lực
→ theo dõi
→ cảnh báo 60 ngày
→ 30 ngày
→ 15 ngày
→ quyết định
→ ký tiếp / xử lý khác
09.05. Chuỗi chấm công
打卡
→ 请假
→ 加班
→ 出差
→ 异常
→ 核对
→ 确认
→ 锁定
→ 工资数据
Chấm công
→ nghỉ phép
→ làm thêm
→ công tác
→ bất thường
→ đối chiếu
→ xác nhận
→ chốt
→ dữ liệu lương
09.06. Chuỗi nghỉ việc
离职申请
→ 最后工作日
→ 工作交接
→ 数据交接
→ 资产归还
→ 账号关闭
→ 工资处理
→ 档案保存
→ 档案关闭
Đơn nghỉ
→ ngày làm cuối
→ bàn giao công việc
→ bàn giao dữ liệu
→ hoàn trả tài sản
→ khóa tài khoản
→ xử lý lương
→ lưu hồ sơ
→ đóng hồ sơ
10. TỔNG KẾT BUỔI HỌC
Một nhân viên Hành chính Nhân sự chuyên nghiệp cần luôn tự đặt ra những câu hỏi sau:
这项工作根据什么规定？
Zhè xiàng gōngzuò gēnjù shénme guīdìng?
Công việc này căn cứ vào quy định nào?
谁提出？
Shéi tíchū?
Ai đề xuất?
谁执行？
Shéi zhíxíng?
Ai thực hiện?
谁检查？
Shéi jiǎnchá?
Ai kiểm tra?
谁批准？
Shéi pīzhǔn?
Ai phê duyệt?
什么时候完成？
Shénme shíhou wánchéng?
Khi nào hoàn thành?
使用什么表单？
Shǐyòng shénme biǎodān?
Dùng biểu mẫu nào?
需要更新什么数据？
Xūyào gēngxīn shénme shùjù?
Cần cập nhật dữ liệu gì?
需要保存什么文件？
Xūyào bǎocún shénme wénjiàn?
Cần lưu hồ sơ gì?
可能出现什么风险？
Kěnéng chūxiàn shénme fēngxiǎn?
Có thể phát sinh rủi ro gì?
别人接手以后能不能继续做？
Biérén jiēshǒu yǐhòu néng bù néng jìxù zuò?
Sau khi người khác tiếp nhận thì có thể tiếp tục làm hay không?
Mục tiêu cuối cùng của quản trị Hành chính Nhân sự là:
每一项工作都有规定。
Měi yí xiàng gōngzuò dōu yǒu guīdìng.
Mỗi công việc đều có quy định.
每一个流程都有负责人。
Měi yí ge liúchéng dōu yǒu fùzérén.
Mỗi quy trình đều có người chịu trách nhiệm.
每一个决定都有文件。
Měi yí ge juédìng dōu yǒu wénjiàn.
Mỗi quyết định đều có hồ sơ.
每一次人员变化都有数据更新。
Měi yí cì rényuán biànhuà dōu yǒu shùjù gēngxīn.
Mỗi biến động nhân sự đều được cập nhật dữ liệu.
每一个重要步骤都可以检查。
Měi yí ge zhòngyào bùzhòu dōu kěyǐ jiǎnchá.
Mỗi bước quan trọng đều có thể kiểm tra.
每一个责任都可以追踪。
Měi yí ge zérèn dōu kěyǐ zhuīzōng.
Mỗi trách nhiệm đều có thể truy xuất.
每一项工作都可以交接。
Měi yí xiàng gōngzuò dōu kěyǐ jiāojiē.
Mỗi công việc đều có thể bàn giao.
当一个行政人事系统做到有规定、有流程、有表单、有数据、有档案、有检查、有审批、有追踪、有交接和有持续改进的时候，这个系统才真正具备专业管理能力。
Dāng yí ge xíngzhèng rénshì xìtǒng zuò dào yǒu guīdìng, yǒu liúchéng, yǒu biǎodān, yǒu shùjù, yǒu dàng’àn, yǒu jiǎnchá, yǒu shěnpī, yǒu zhuīzōng, yǒu jiāojiē hé yǒu chíxù gǎijìn de shíhou, zhè ge xìtǒng cái zhēnzhèng jùbèi zhuānyè guǎnlǐ nénglì.
Khi một hệ thống Hành chính Nhân sự có đầy đủ quy định, quy trình, biểu mẫu, dữ liệu, hồ sơ, kiểm tra, phê duyệt, truy xuất, bàn giao và cải tiến liên tục thì hệ thống đó mới thực sự có năng lực quản trị chuyên nghiệp.
Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Trả phòng check-out khách sạn Mua vé máy bay về Việt Nam
Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Du lịch Khảo sát thị trường Quảng Châu
Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Bắt taxi Đổi tiền tệ Chỉ đường đi
Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Đàm phán vàng bạc Thanh toán Giao dịch USDT
Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Gặp đối tác Trao đổi kinh doanh Vàng bạc
