Giáo trình Hán ngữ Xây dựng chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu nhân sự của các phòng ban Tác giả Nguyễn Minh Vũ
Xây dựng chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu nhân sự của các phòng ban
制定各部门功能、职责与人员结构
Bài học này tập trung vào một trong những công việc nền tảng nhất của quản trị doanh nghiệp: xác định mỗi phòng ban tồn tại để làm gì, phải thực hiện những công việc nào, được quyền làm đến đâu, phải chịu trách nhiệm về những gì, cần bao nhiêu vị trí và bao nhiêu nhân sự để hoàn thành đầy đủ chức năng được giao.
Trọng tâm của buổi học được triển khai theo chuỗi quản trị:
部门清单
→ 部门位置
→ 部门功能
→ 部门职责
→ 部门权限
→ 部门责任
→ 职务清单
→ 人员编制
→ 任命决定
→ 职位描述
→ 任职资格
→ 汇报关系
→ 审批层级
→ 文件检查
→ 定期更新
Danh sách phòng ban
→ vị trí phòng ban
→ chức năng phòng ban
→ nhiệm vụ phòng ban
→ quyền hạn
→ trách nhiệm
→ danh sách chức danh
→ định biên nhân sự
→ quyết định bổ nhiệm
→ mô tả công việc
→ tiêu chuẩn chức danh
→ tuyến báo cáo
→ cấp phê duyệt
→ kiểm tra hồ sơ
→ cập nhật định kỳ
Sau buổi học, học viên phải có khả năng phân biệt rõ:
功能 – chức năng
职责 – nhiệm vụ, chức trách
权限 – quyền hạn
责任 – trách nhiệm
职位 – vị trí
职务名称 – chức danh
人员编制 – định biên nhân sự
职位描述 – mô tả công việc
任职资格 – tiêu chuẩn chức danh
01. Từ vựng tiếng Trung theo chủ đề
01.01. Danh sách phòng ban và cơ cấu tổ chức
部门 – bùmén – department – phòng ban
部门清单 – bùmén qīngdān – department list – danh sách phòng ban
部门名称 – bùmén míngchēng – department name – tên phòng ban
正式名称 – zhèngshì míngchēng – official name – tên chính thức
简称 – jiǎnchēng – abbreviation – tên viết tắt
组织架构 – zǔzhī jiàgòu – organizational structure – cơ cấu tổ chức
组织架构图 – zǔzhī jiàgòu tú – organization chart – sơ đồ tổ chức
管理层级 – guǎnlǐ céngjí – management level – cấp quản lý
上级部门 – shàngjí bùmén – superior department – đơn vị cấp trên
下属单位 – xiàshǔ dānwèi – subordinate unit – đơn vị trực thuộc
直属 – zhíshǔ – directly subordinate – trực thuộc
负责人 – fùzérén – person in charge – người phụ trách
部门主管 – bùmén zhǔguǎn – department supervisor – trưởng bộ phận
部门经理 – bùmén jīnglǐ – department manager – trưởng phòng
汇报关系 – huìbào guānxì – reporting relationship – quan hệ báo cáo
协作关系 – xiézuò guānxì – coordination relationship – quan hệ phối hợp
01.02. Chức năng và nhiệm vụ
功能 – gōngnéng – function – chức năng
职能 – zhínéng – function – chức năng nghiệp vụ
职责 – zhízé – duties; responsibilities – chức trách, nhiệm vụ
任务 – rènwu – task – nhiệm vụ
主要职责 – zhǔyào zhízé – main duties – nhiệm vụ chính
工作范围 – gōngzuò fànwéi – scope of work – phạm vi công việc
工作内容 – gōngzuò nèiróng – work content – nội dung công việc
工作目标 – gōngzuò mùbiāo – work objective – mục tiêu công việc
负责 – fùzé – be responsible for – phụ trách
管理 – guǎnlǐ – manage – quản lý
执行 – zhíxíng – execute – thực hiện
支持 – zhīchí – support – hỗ trợ
配合 – pèihé – cooperate – phối hợp
协调 – xiétiáo – coordinate – điều phối
01.03. Tần suất công việc
日常工作 – rìcháng gōngzuò – daily work – công việc hàng ngày
每周工作 – měizhōu gōngzuò – weekly work – công việc hàng tuần
每月工作 – měiyuè gōngzuò – monthly work – công việc hàng tháng
季度工作 – jìdù gōngzuò – quarterly work – công việc hàng quý
年度工作 – niándù gōngzuò – annual work – công việc hàng năm
定期工作 – dìngqī gōngzuò – periodic work – công việc định kỳ
临时工作 – línshí gōngzuò – ad hoc work – công việc phát sinh
工作频率 – gōngzuò pínlǜ – work frequency – tần suất công việc
完成期限 – wánchéng qīxiàn – completion deadline – thời hạn hoàn thành
进度 – jìndù – progress – tiến độ
01.04. Quyền hạn và trách nhiệm
权限 – quánxiàn – authority – quyền hạn
责任 – zérèn – responsibility – trách nhiệm
提议权 – tíyì quán – right to propose – quyền đề xuất
检查权 – jiǎnchá quán – right to inspect – quyền kiểm tra
签字权 – qiānzì quán – signing authority – quyền ký
审批权 – shěnpī quán – approval authority – quyền phê duyệt
管理权 – guǎnlǐ quán – management authority – quyền quản lý
保密责任 – bǎomì zérèn – confidentiality responsibility – trách nhiệm bảo mật
报告责任 – bàogào zérèn – reporting responsibility – trách nhiệm báo cáo
质量责任 – zhìliàng zérèn – quality responsibility – trách nhiệm về chất lượng
进度责任 – jìndù zérèn – schedule responsibility – trách nhiệm về tiến độ
数据责任 – shùjù zérèn – data responsibility – trách nhiệm về dữ liệu
01.05. Chức danh và định biên
职位 – zhíwèi – position – vị trí công việc
岗位 – gǎngwèi – job position – vị trí, vị trí công tác
职务 – zhíwù – post – chức vụ
职务名称 – zhíwù míngchēng – job title – tên chức danh
管理职位 – guǎnlǐ zhíwèi – management position – chức danh quản lý
专业职位 – zhuānyè zhíwèi – professional position – chức danh chuyên môn
业务职位 – yèwù zhíwèi – operational position – chức danh nghiệp vụ
支持职位 – zhīchí zhíwèi – support position – chức danh hỗ trợ
人员编制 – rényuán biānzhì – staffing establishment – định biên nhân sự
编制人数 – biānzhì rénshù – approved headcount – số lượng nhân sự theo định biên
实际人数 – shíjì rénshù – actual headcount – số nhân sự thực tế
缺编 – quēbiān – understaffed – thiếu biên chế
超编 – chāobiān – overstaffed – vượt định biên
招聘需求 – zhāopìn xūqiú – recruitment need – nhu cầu tuyển dụng
01.06. Quyết định bổ nhiệm
任命 – rènmìng – appoint – bổ nhiệm
任命决定 – rènmìng juédìng – appointment decision – quyết định bổ nhiệm
任命日期 – rènmìng rìqī – appointment date – ngày bổ nhiệm
生效日期 – shēngxiào rìqī – effective date – ngày có hiệu lực
被任命人 – bèi rènmìng rén – appointee – người được bổ nhiệm
发布 – fābù – issue – ban hành
内部通知 – nèibù tōngzhī – internal notice – thông báo nội bộ
存档 – cúndàng – file; archive – lưu hồ sơ
更新 – gēngxīn – update – cập nhật
有效 – yǒuxiào – valid – còn hiệu lực
失效 – shīxiào – invalid; expired – hết hiệu lực
01.07. Mô tả công việc
职位描述 – zhíwèi miáoshù – job description – mô tả công việc
岗位描述 – gǎngwèi miáoshù – job description – mô tả vị trí
职位目标 – zhíwèi mùbiāo – position objective – mục tiêu vị trí
直接上级 – zhíjiē shàngjí – direct supervisor – cấp trên trực tiếp
主要任务 – zhǔyào rènwu – key duties – nhiệm vụ chính
工作输入 – gōngzuò shūrù – work input – đầu vào công việc
工作输出 – gōngzuò shūchū – work output – đầu ra công việc
工作结果 – gōngzuò jiéguǒ – work result – kết quả công việc
合作对象 – hézuò duìxiàng – cooperation counterpart – đối tượng phối hợp
审批人 – shěnpī rén – approver – người phê duyệt
保存文件 – bǎocún wénjiàn – retained documents – hồ sơ cần lưu
01.08. Tiêu chuẩn chức danh
任职资格 – rènzhí zīgé – job qualifications – tiêu chuẩn chức danh
任职资格标准 – rènzhí zīgé biāozhǔn – qualification standards – tiêu chuẩn chức danh
学历 – xuélì – educational background – trình độ học vấn
专业 – zhuānyè – major; specialization – chuyên ngành
专业知识 – zhuānyè zhīshi – professional knowledge – kiến thức chuyên môn
工作经验 – gōngzuò jīngyàn – work experience – kinh nghiệm làm việc
管理经验 – guǎnlǐ jīngyàn – management experience – kinh nghiệm quản lý
技能 – jìnéng – skill – kỹ năng
沟通能力 – gōutōng nénglì – communication ability – khả năng giao tiếp
协调能力 – xiétiáo nénglì – coordination ability – khả năng phối hợp
组织能力 – zǔzhī nénglì – organizational ability – năng lực tổ chức
解决问题能力 – jiějué wèntí nénglì – problem-solving ability – năng lực giải quyết vấn đề
软件使用能力 – ruǎnjiàn shǐyòng nénglì – software skills – khả năng sử dụng phần mềm
01.09. Kiểm tra chồng chéo và khoảng trống trách nhiệm
职责重叠 – zhízé chóngdié – overlapping responsibilities – chồng chéo trách nhiệm
职责空缺 – zhízé kòngquē – responsibility gap – khoảng trống trách nhiệm
重复工作 – chóngfù gōngzuò – duplicated work – công việc trùng lặp
无人负责 – wú rén fùzé – no person responsible – không có người phụ trách
主要负责人 – zhǔyào fùzérén – primary responsible person – người chịu trách nhiệm chính
工作接口 – gōngzuò jiēkǒu – work interface – đầu mối phối hợp
工作交接 – gōngzuò jiāojiē – work handover – bàn giao công việc
01.10. Hồ sơ quản lý phòng ban
成立决定 – chénglì juédìng – department establishment decision – quyết định thành lập
功能规定 – gōngnéng guīdìng – function regulation – quy định chức năng
职责规定 – zhízé guīdìng – duty regulation – quy định nhiệm vụ
人员名单 – rényuán míngdān – personnel list – danh sách nhân sự
编制表 – biānzhì biǎo – staffing table – bảng định biên
任命文件 – rènmìng wénjiàn – appointment document – hồ sơ bổ nhiệm
Tham khảo thêm forum tiếng Trung ChineMaster EDU.
文件版本 – wénjiàn bǎnběn – document version – phiên bản tài liệu
发布日期 – fābù rìqī – issue date – ngày ban hành
更新日期 – gēngxīn rìqī – update date – ngày cập nhật
文件状态 – wénjiàn zhuàngtài – document status – trạng thái tài liệu
一致性 – yízhìxìng – consistency – tính thống nhất
02. Bối cảnh hội thoại
Công ty đang thực hiện đợt rà soát cơ cấu tổ chức định kỳ.
Trong tình huống mô phỏng, doanh nghiệp có 5 đơn vị chính:
Ban Giám đốc.
Phòng Hành chính Nhân sự.
Phòng Tài chính Kế toán.
Phòng Kinh doanh.
Bộ phận Kho.
Tổng định biên được phê duyệt là 100 người.
Số nhân sự thực tế hiện tại là 92 người.
Như vậy toàn công ty còn thiếu 8 người so với định biên.
Kết quả rà soát ban đầu cho thấy:
Phòng Hành chính Nhân sự định biên 10 người, thực tế 8 người, thiếu 2 người.
Phòng Tài chính Kế toán định biên 12 người, thực tế 11 người, thiếu 1 người.
Phòng Kinh doanh định biên 42 người, thực tế 37 người, thiếu 5 người.
Bộ phận Kho định biên 22 người, thực tế 22 người, đủ định biên.
Ban Giám đốc và các vị trí quản lý khác đủ nhân sự.
Ngoài vấn đề định biên, cuộc rà soát phát hiện:
Hai chức danh đang sử dụng hai tên khác nhau trong ba loại hồ sơ.
Ba vị trí chưa có mô tả công việc cập nhật.
Một quyết định bổ nhiệm trưởng phòng mới chưa được cập nhật vào sơ đồ tổ chức.
Hai nhiệm vụ đang bị giao chồng chéo cho hai phòng.
Một báo cáo định kỳ chưa xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm lập.
Nguyễn Minh Vũ tổ chức cuộc họp với Đinh Thùy Dương, Lê Vân Anh, Thủy Tiên và Phương Linh để giải quyết toàn bộ các vấn đề trên.
03. Hội thoại chuyên sâu
03.01. Rà soát danh sách các phòng ban
阮明武：今天我们要把公司的部门清单、部门功能、人员编制和职位资料全部检查一遍。
Ruǎn Míngwǔ: Jīntiān wǒmen yào bǎ gōngsī de bùmén qīngdān, bùmén gōngnéng, rényuán biānzhì hé zhíwèi zīliào quánbù jiǎnchá yí biàn.
Nguyễn Minh Vũ: Hôm nay chúng ta phải rà soát toàn bộ danh sách phòng ban, chức năng phòng ban, định biên nhân sự và hồ sơ vị trí của công ty.
Nguyen Minh Vu: Today we need to review the company’s department list, department functions, staffing plan, and position records.
丁垂杨：阮明武哥，我已经把现有部门名单整理好了。目前有行政人事部、财务会计部、销售部和仓储部。
Dīng Chuíyáng: Ruǎn Míngwǔ gē, wǒ yǐjīng bǎ xiànyǒu bùmén míngdān zhěnglǐ hǎo le. Mùqián yǒu xíngzhèng rénshì bù, cáiwù kuàijì bù, xiāoshòu bù hé cāngchǔ bù.
Đinh Thùy Dương: Anh Nguyễn Minh Vũ, em đã tổng hợp xong danh sách các phòng ban hiện có. Hiện tại có phòng Hành chính Nhân sự, phòng Tài chính Kế toán, phòng Kinh doanh và bộ phận Kho.
Dinh Thuy Duong: Bro Nguyen Minh Vu, I have compiled the current department list. We currently have Administration and HR, Finance and Accounting, Sales, and Warehouse.
阮明武：除了名称以外，还要检查每个部门属于哪个管理层级、负责人是谁、现在有多少人。
Ruǎn Míngwǔ: Chúle míngchēng yǐwài, hái yào jiǎnchá měi ge bùmén shǔyú nǎ ge guǎnlǐ céngjí, fùzérén shì shéi, xiànzài yǒu duōshao rén.
Nguyễn Minh Vũ: Ngoài tên phòng ban ra còn phải kiểm tra từng phòng thuộc cấp quản lý nào, người phụ trách là ai và hiện có bao nhiêu nhân sự.
Nguyen Minh Vu: Besides the department name, we also need to check its management level, person in charge, and current headcount.
黎云英：我还会把部门名单跟最新的组织架构图进行核对。
Lí Yún Yīng: Wǒ hái huì bǎ bùmén míngdān gēn zuìxīn de zǔzhī jiàgòu tú jìnxíng héduì.
Lê Vân Anh: Em cũng sẽ đối chiếu danh sách phòng ban với sơ đồ tổ chức mới nhất.
Le Van Anh: I will also reconcile the department list with the latest organization chart.
03.02. Xác định vị trí của từng phòng ban
水仙：行政人事部和财务会计部都是直接向管理层汇报吗？
Shuǐ Xiān: Xíngzhèng rénshì bù hé cáiwù kuàijì bù dōu shì zhíjiē xiàng guǎnlǐ céng huìbào ma?
Thủy Tiên: Phòng Hành chính Nhân sự và phòng Tài chính Kế toán đều báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc phải không anh?
Thuy Tien: Do Administration and HR and Finance and Accounting both report directly to management?
阮明武：在这个模拟结构里，是的。销售部和仓储部也有正式的汇报路线，同时各部门之间还有横向协作关系。
Ruǎn Míngwǔ: Zài zhè ge mónǐ jiégòu lǐ, shì de. Xiāoshòu bù hé cāngchǔ bù yě yǒu zhèngshì de huìbào lùxiàn, tóngshí gè bùmén zhījiān hái yǒu héngxiàng xiézuò guānxì.
Nguyễn Minh Vũ: Trong cơ cấu mô phỏng này thì đúng. Phòng Kinh doanh và Kho cũng có tuyến báo cáo chính thức, đồng thời giữa các phòng còn có quan hệ phối hợp ngang.
Nguyen Minh Vu: In this simulated structure, yes. Sales and Warehouse also have formal reporting lines, while departments have horizontal coordination relationships as well.
芳玲：所以组织架构不能只表示上下级，还要考虑部门之间怎么配合。
Fāng Líng: Suǒyǐ zǔzhī jiàgòu bù néng zhǐ biǎoshì shàngxiàjí, hái yào kǎolǜ bùmén zhījiān zěnme pèihé.
Phương Linh: Vì vậy cơ cấu tổ chức không thể chỉ thể hiện cấp trên cấp dưới mà còn phải xem xét các phòng phối hợp với nhau như thế nào.
Phuong Linh: Therefore, an organization structure should show not only hierarchy but also how departments cooperate.
03.03. Xây dựng chức năng của phòng ban
丁垂杨：我们写部门功能的时候，最重要的问题是什么？
Dīng Chuíyáng: Wǒmen xiě bùmén gōngnéng de shíhou, zuì zhòngyào de wèntí shì shénme?
Đinh Thùy Dương: Khi viết chức năng của phòng ban thì câu hỏi quan trọng nhất là gì ạ?
Dinh Thuy Duong: What is the most important question when defining a department’s function?
阮明武：最重要的问题是“这个部门为什么存在”。功能不是列很多小工作，而是说明这个部门总体负责什么领域。
Ruǎn Míngwǔ: Zuì zhòngyào de wèntí shì “zhè ge bùmén wèishénme cúnzài”. Gōngnéng bú shì liè hěn duō xiǎo gōngzuò, ér shì shuōmíng zhè ge bùmén zǒngtǐ fùzé shénme lǐngyù.
Nguyễn Minh Vũ: Câu hỏi quan trọng nhất là “phòng ban này tồn tại để làm gì”. Chức năng không phải liệt kê rất nhiều việc nhỏ mà là giải thích tổng thể phòng đó phụ trách lĩnh vực nào.
Nguyen Minh Vu: The most important question is “why does this department exist?” A function is not a list of small tasks; it explains the overall area for which the department is responsible.
黎云英：比如行政人事部的总体功能可以包括组织管理、人力资源管理、劳动管理、工资管理、档案管理和行政管理。
Lí Yún Yīng: Bǐrú xíngzhèng rénshì bù de zǒngtǐ gōngnéng kěyǐ bāokuò zǔzhī guǎnlǐ, rénlì zīyuán guǎnlǐ, láodòng guǎnlǐ, gōngzī guǎnlǐ, dàng’àn guǎnlǐ hé xíngzhèng guǎnlǐ.
Lê Vân Anh: Ví dụ chức năng tổng thể của phòng Hành chính Nhân sự có thể bao gồm quản lý tổ chức, quản trị nhân lực, quản lý lao động, quản lý tiền lương, quản lý hồ sơ và quản lý hành chính.
Le Van Anh: For example, the overall functions of Administration and HR may include organizational management, human resources management, labor management, payroll management, records management, and administration.
03.04. Phân biệt chức năng và nhiệm vụ
水仙：如果“人力资源管理”是一个功能，那么招聘是不是一个任务？
Shuǐ Xiān: Rúguǒ “rénlì zīyuán guǎnlǐ” shì yí ge gōngnéng, nàme zhāopìn shì bú shì yí ge rènwu?
Thủy Tiên: Nếu “quản trị nhân lực” là một chức năng thì tuyển dụng có phải là một nhiệm vụ không ạ?
Thuy Tien: If “human resources management” is a function, is recruitment one of its tasks?
阮明武：对。功能是大的范围，任务是为了完成这个功能必须做的具体工作。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Gōngnéng shì dà de fànwéi, rènwu shì wèile wánchéng zhè ge gōngnéng bìxū zuò de jùtǐ gōngzuò.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Chức năng là phạm vi lớn, còn nhiệm vụ là những công việc cụ thể phải làm để hoàn thành chức năng đó.
Nguyen Minh Vu: Correct. A function is a broad scope, while tasks are the specific activities required to fulfill that function.
芳玲：所以招聘、入职、试用期管理、劳动合同、考勤、休假和员工档案都可以属于人力资源管理下面的具体任务。
Fāng Líng: Suǒyǐ zhāopìn, rùzhí, shìyòngqī guǎnlǐ, láodòng hétong, kǎoqín, xiūjià hé yuángōng dàng’àn dōu kěyǐ shǔyú rénlì zīyuán guǎnlǐ xiàmiàn de jùtǐ rènwu.
Phương Linh: Vì vậy tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên, quản lý thử việc, hợp đồng lao động, chấm công, nghỉ phép và hồ sơ nhân viên đều có thể là các nhiệm vụ cụ thể thuộc chức năng quản trị nhân lực.
Phuong Linh: Therefore, recruitment, onboarding, probation management, labor contracts, attendance, leave, and employee records can all be specific tasks under HR management.
03.05. Phân loại nhiệm vụ theo tần suất
黎云英：部门任务是不是还要按照频率分类？
Lí Yún Yīng: Bùmén rènwu shì bú shì hái yào ànzhào pínlǜ fēnlèi?
Lê Vân Anh: Nhiệm vụ phòng ban có cần phân loại theo tần suất không ạ?
Le Van Anh: Should department tasks also be classified by frequency?
阮明武：最好这样做。可以分成日常、每周、每月、每季度、每年和临时工作。
Ruǎn Míngwǔ: Zuìhǎo zhèyàng zuò. Kěyǐ fēnchéng rìcháng, měizhōu, měiyuè, měi jìdù, měinián hé línshí gōngzuò.
Nguyễn Minh Vũ: Tốt nhất nên làm như vậy. Có thể chia thành công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm và công việc phát sinh.
Nguyen Minh Vu: That is preferable. Tasks can be divided into daily, weekly, monthly, quarterly, annual, and ad hoc work.
丁垂杨：比如考勤数据每天都有，但是工资数据通常每个月集中处理一次。
Dīng Chuíyáng: Bǐrú kǎoqín shùjù měitiān dōu yǒu, dànshì gōngzī shùjù tōngcháng měi ge yuè jízhōng chǔlǐ yí cì.
Đinh Thùy Dương: Ví dụ dữ liệu chấm công phát sinh hàng ngày nhưng dữ liệu tiền lương thường được xử lý tập trung một lần mỗi tháng.
Dinh Thuy Duong: For example, attendance data is generated daily, while payroll data is usually processed once a month.
阮明武：对。分类以后，员工更容易知道什么时候必须完成什么工作。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Fēnlèi yǐhòu, yuángōng gèng róngyì zhīdào shénme shíhou bìxū wánchéng shénme gōngzuò.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Sau khi phân loại, nhân viên sẽ dễ biết thời điểm nào phải hoàn thành công việc nào.
Nguyen Minh Vu: Correct. Once tasks are classified, employees can more easily know what must be completed and when.
03.06. Quyền hạn và trách nhiệm
水仙：如果一个部门承担很多责任，但是没有足够的权限，会有什么问题？
Shuǐ Xiān: Rúguǒ yí ge bùmén chéngdān hěn duō zérèn, dànshì méiyǒu zúgòu de quánxiàn, huì yǒu shénme wèntí?
Thủy Tiên: Nếu một phòng ban phải chịu rất nhiều trách nhiệm nhưng không có đủ quyền hạn thì sẽ có vấn đề gì ạ?
Thuy Tien: What problems can arise if a department has many responsibilities but insufficient authority?
阮明武：这样很难真正完成工作。所以责任和权限应该基本匹配。
Ruǎn Míngwǔ: Zhèyàng hěn nán zhēnzhèng wánchéng gōngzuò. Suǒyǐ zérèn hé quánxiàn yīnggāi jīběn pǐpèi.
Nguyễn Minh Vũ: Như vậy rất khó hoàn thành công việc thực sự. Vì vậy trách nhiệm và quyền hạn về cơ bản phải tương xứng.
Nguyen Minh Vu: It becomes difficult to complete the work properly. Therefore, responsibility and authority should generally be aligned.
芳玲：比如负责管理员工档案的人，至少要有查看、更新和保存有关资料的权限。
Fāng Líng: Bǐrú fùzé guǎnlǐ yuángōng dàng’àn de rén, zhìshǎo yào yǒu chákàn, gēngxīn hé bǎocún yǒuguān zīliào de quánxiàn.
Phương Linh: Ví dụ người phụ trách hồ sơ nhân viên tối thiểu phải có quyền xem, cập nhật và lưu những tài liệu liên quan.
Phuong Linh: For example, the person responsible for employee files must at least have authority to view, update, and retain the relevant information.
03.07. Quan hệ phối hợp liên phòng ban
丁垂杨：如果一个工作需要三个部门一起做，应该怎么确定责任？
Dīng Chuíyáng: Rúguǒ yí ge gōngzuò xūyào sān ge bùmén yìqǐ zuò, yīnggāi zěnme quèdìng zérèn?
Đinh Thùy Dương: Nếu một công việc cần ba phòng cùng làm thì nên xác định trách nhiệm như thế nào ạ?
Dinh Thuy Duong: If a task requires three departments to work together, how should responsibility be assigned?
阮明武：要明确哪个部门主办、哪个部门配合、谁提供数据、谁检查、谁审批、谁接收最终结果。
Ruǎn Míngwǔ: Yào míngquè nǎ ge bùmén zhǔbàn, nǎ ge bùmén pèihé, shéi tígōng shùjù, shéi jiǎnchá, shéi shěnpī, shéi jiēshōu zuìzhōng jiéguǒ.
Nguyễn Minh Vũ: Phải xác định rõ phòng nào chủ trì, phòng nào phối hợp, ai cung cấp dữ liệu, ai kiểm tra, ai phê duyệt và ai tiếp nhận kết quả cuối cùng.
Nguyen Minh Vu: We need to clearly define which department leads, which cooperates, who provides data, who checks, who approves, and who receives the final result.
黎云英：比如招聘，专业部门提出需求，行政人事部执行招聘，部门主管参加面试，最后按照权限审批。
Lí Yún Yīng: Bǐrú zhāopìn, zhuānyè bùmén tíchū xūqiú, xíngzhèng rénshì bù zhíxíng zhāopìn, bùmén zhǔguǎn cānjiā miànshì, zuìhòu ànzhào quánxiàn shěnpī.
Lê Vân Anh: Ví dụ tuyển dụng, phòng chuyên môn đề xuất nhu cầu, phòng Hành chính Nhân sự triển khai tuyển, trưởng phòng tham gia phỏng vấn và cuối cùng phê duyệt theo thẩm quyền.
Le Van Anh: For example, in recruitment, the professional department raises the need, Administration and HR executes the recruitment, the department manager participates in interviews, and approval is given according to authority.
03.08. Xây dựng danh sách chức danh
芳玲：下一步是不是要检查每个部门的职务名称？
Fāng Líng: Xià yí bù shì bú shì yào jiǎnchá měi ge bùmén de zhíwù míngchēng?
Phương Linh: Bước tiếp theo có phải kiểm tra tên chức danh của từng phòng không ạ?
Phuong Linh: Is the next step to review the job titles in each department?
阮明武：对。一个职位不能在合同里叫一个名字，在组织架构图里又叫另外一个名字。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Yí ge zhíwèi bù néng zài hétong lǐ jiào yí ge míngzi, zài zǔzhī jiàgòu tú lǐ yòu jiào lìngwài yí ge míngzi.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Một vị trí không thể trong hợp đồng gọi bằng một tên, còn trên sơ đồ tổ chức lại gọi bằng một tên khác.
Nguyen Minh Vu: Correct. A position should not have one name in the contract and a different name on the organization chart.
水仙：这次我们发现两个职位在不同文件里用了不同名称。
Shuǐ Xiān: Zhè cì wǒmen fāxiàn liǎng ge zhíwèi zài bùtóng wénjiàn lǐ yòng le bùtóng míngchēng.
Thủy Tiên: Lần rà soát này chúng em phát hiện hai vị trí đang dùng tên khác nhau trong các tài liệu khác nhau.
Thuy Tien: In this review, we found two positions using different names across different documents.
阮明武：那就要统一合同、组织架构图、任命决定、职位描述和工资资料里的职务名称。
Ruǎn Míngwǔ: Nà jiù yào tǒngyī hétong, zǔzhī jiàgòu tú, rènmìng juédìng, zhíwèi miáoshù hé gōngzī zīliào lǐ de zhíwù míngchēng.
Nguyễn Minh Vũ: Vậy phải thống nhất tên chức danh trong hợp đồng, sơ đồ tổ chức, quyết định bổ nhiệm, mô tả công việc và hồ sơ lương.
Nguyen Minh Vu: Then the job title must be standardized across contracts, the organization chart, appointment decisions, job descriptions, and payroll records.
03.09. Kiểm tra định biên nhân sự
黎云英：我已经把人员编制和实际人数核对好了。公司的总编制是一百人，现在实际有九十二人。
Lí Yún Yīng: Wǒ yǐjīng bǎ rényuán biānzhì hé shíjì rénshù héduì hǎo le. Gōngsī de zǒng biānzhì shì yìbǎi rén, xiànzài shíjì yǒu jiǔshí’èr rén.
Lê Vân Anh: Em đã đối chiếu xong định biên với nhân sự thực tế. Tổng định biên của công ty là 100 người, hiện thực tế có 92 người.
Le Van Anh: I have reconciled the staffing plan with the actual headcount. The approved total is 100 employees, while the company currently has 92.
阮明武：也就是说，现在总体还缺八个人。
Ruǎn Míngwǔ: Yě jiùshì shuō, xiànzài zǒngtǐ hái quē bā ge rén.
Nguyễn Minh Vũ: Nói cách khác, hiện nay toàn công ty vẫn còn thiếu 8 người.
Nguyen Minh Vu: In other words, the company is currently short by eight people overall.
黎云英：行政人事部缺两个人，财务会计部缺一个人，销售部缺五个人，仓储部刚好达到编制。
Lí Yún Yīng: Xíngzhèng rénshì bù quē liǎng ge rén, cáiwù kuàijì bù quē yí ge rén, xiāoshòu bù quē wǔ ge rén, cāngchǔ bù gānghǎo dádào biānzhì.
Lê Vân Anh: Phòng Hành chính Nhân sự thiếu 2 người, phòng Tài chính Kế toán thiếu 1 người, phòng Kinh doanh thiếu 5 người, còn Kho vừa đủ định biên.
Le Van Anh: Administration and HR is short by two, Finance and Accounting by one, Sales by five, while the Warehouse exactly meets its staffing level.
阮明武：但是不能看到缺八个人就马上招聘八个人。还要确认工作量、职位必要性和新的组织计划。
Ruǎn Míngwǔ: Dànshì bù néng kàndào quē bā ge rén jiù mǎshàng zhāopìn bā ge rén. Hái yào quèrèn gōngzuòliàng, zhíwèi bìyàoxìng hé xīn de zǔzhī jìhuà.
Nguyễn Minh Vũ: Nhưng không thể cứ thấy thiếu 8 người là lập tức tuyển 8 người. Còn phải xác nhận khối lượng công việc, mức độ cần thiết của vị trí và kế hoạch tổ chức mới.
Nguyen Minh Vu: But we should not immediately recruit eight people just because the plan shows an eight-person shortage. Workload, position necessity, and the new organizational plan must also be confirmed.
03.10. Điều chỉnh định biên
水仙：什么情况下需要调整人员编制？
Shuǐ Xiān: Shénme qíngkuàng xià xūyào tiáozhěng rényuán biānzhì?
Thủy Tiên: Trong những trường hợp nào cần điều chỉnh định biên nhân sự ạ?
Thuy Tien: Under what circumstances should the staffing plan be adjusted?
阮明武：成立新部门、部门合并、业务扩大、业务缩小、出现新职位、功能变化或者工作量明显变化的时候，都应该重新检查编制。
Ruǎn Míngwǔ: Chénglì xīn bùmén, bùmén hébìng, yèwù kuòdà, yèwù suōxiǎo, chūxiàn xīn zhíwèi, gōngnéng biànhuà huòzhě gōngzuòliàng míngxiǎn biànhuà de shíhou, dōu yīnggāi chóngxīn jiǎnchá biānzhì.
Nguyễn Minh Vũ: Khi thành lập phòng mới, sáp nhập phòng, mở rộng hoặc thu hẹp hoạt động, xuất hiện vị trí mới, thay đổi chức năng hoặc khối lượng công việc thay đổi rõ rệt thì đều phải rà soát lại định biên.
Nguyen Minh Vu: The staffing plan should be reviewed whenever a new department is created, departments are merged, operations expand or contract, new positions arise, functions change, or workload changes significantly.
03.11. Quyết định bổ nhiệm trưởng phòng
芳玲：我们还发现销售部新主管已经开始工作，但是最新组织架构图还没有更新。
Fāng Líng: Wǒmen hái fāxiàn xiāoshòu bù xīn zhǔguǎn yǐjīng kāishǐ gōngzuò, dànshì zuìxīn zǔzhī jiàgòu tú hái méiyǒu gēngxīn.
Phương Linh: Chúng em còn phát hiện trưởng phòng Kinh doanh mới đã bắt đầu làm việc nhưng sơ đồ tổ chức mới nhất vẫn chưa được cập nhật.
Phuong Linh: We also found that the new Sales manager has already started working, but the latest organization chart has not been updated.
阮明武：先检查任命决定。要确认决定编号、发布日期、生效日期、被任命人、职务和部门。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān jiǎnchá rènmìng juédìng. Yào quèrèn juédìng biānhào, fābù rìqī, shēngxiào rìqī, bèi rènmìng rén, zhíwù hé bùmén.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên kiểm tra quyết định bổ nhiệm. Phải xác nhận số quyết định, ngày ban hành, ngày hiệu lực, người được bổ nhiệm, chức danh và phòng ban.
Nguyen Minh Vu: First check the appointment decision. We need to confirm the decision number, issue date, effective date, appointee, job title, and department.
丁垂杨：决定确认有效以后，我们再更新管理人员名单和组织架构图。
Dīng Chuíyáng: Juédìng quèrèn yǒuxiào yǐhòu, wǒmen zài gēngxīn guǎnlǐ rényuán míngdān hé zǔzhī jiàgòu tú.
Đinh Thùy Dương: Sau khi xác nhận quyết định còn hiệu lực, chúng ta mới cập nhật danh sách quản lý và sơ đồ tổ chức.
Dinh Thuy Duong: After confirming the decision is valid, we will update the management list and organization chart.
03.12. Xây dựng mô tả công việc
黎云英：目前还有三个新岗位没有最新的职位描述。
Lí Yún Yīng: Mùqián hái yǒu sān ge xīn gǎngwèi méiyǒu zuìxīn de zhíwèi miáoshù.
Lê Vân Anh: Hiện vẫn còn 3 vị trí mới chưa có bản mô tả công việc mới nhất.
Le Van Anh: There are still three new positions without updated job descriptions.
阮明武：每一份职位描述至少要说明职位名称、部门、直接上级、职位目标、主要任务、责任、权限、合作关系和工作结果。
Ruǎn Míngwǔ: Měi yí fèn zhíwèi miáoshù zhìshǎo yào shuōmíng zhíwèi míngchēng, bùmén, zhíjiē shàngjí, zhíwèi mùbiāo, zhǔyào rènwu, zérèn, quánxiàn, hézuò guānxì hé gōngzuò jiéguǒ.
Nguyễn Minh Vũ: Mỗi bản mô tả công việc tối thiểu phải nêu rõ tên vị trí, phòng ban, cấp trên trực tiếp, mục tiêu vị trí, nhiệm vụ chính, trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ phối hợp và kết quả công việc.
Nguyen Minh Vu: Every job description should at least state the position title, department, direct supervisor, position objective, key duties, responsibilities, authority, cooperation relationships, and expected results.
水仙：是不是还要写工作频率、输入、输出和要保存的文件？
Shuǐ Xiān: Shì bú shì hái yào xiě gōngzuò pínlǜ, shūrù, shūchū hé yào bǎocún de wénjiàn?
Thủy Tiên: Có phải còn nên ghi tần suất công việc, đầu vào, đầu ra và những hồ sơ cần lưu không ạ?
Thuy Tien: Should we also include work frequency, inputs, outputs, and documents that must be retained?
阮明武：对，这样职位描述才真正可以用来管理工作。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, zhèyàng zhíwèi miáoshù cái zhēnzhèng kěyǐ yòng lái guǎnlǐ gōngzuò.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, như vậy mô tả công việc mới thực sự có thể dùng để quản lý công việc.
Nguyen Minh Vu: Correct. Only then can the job description truly be used for work management.
03.13. Mục tiêu của vị trí tuyển dụng
丁垂杨：如果我们要写招聘专员的职位目标，应该怎么写？
Dīng Chuíyáng: Rúguǒ wǒmen yào xiě zhāopìn zhuānyuán de zhíwèi mùbiāo, yīnggāi zěnme xiě?
Đinh Thùy Dương: Nếu chúng ta viết mục tiêu vị trí của chuyên viên tuyển dụng thì nên viết thế nào ạ?
Dinh Thuy Duong: How should we define the position objective for a recruitment specialist?
阮明武：可以写成“根据批准的人员需求及时完成招聘，并保证招聘流程和候选人资料完整”。
Ruǎn Míngwǔ: Kěyǐ xiě chéng “gēnjù pīzhǔn de rényuán xūqiú jíshí wánchéng zhāopìn, bìng bǎozhèng zhāopìn liúchéng hé hòuxuǎnrén zīliào wánzhěng”.
Nguyễn Minh Vũ: Có thể viết thành “căn cứ nhu cầu nhân sự đã được phê duyệt để hoàn thành tuyển dụng kịp thời, đồng thời bảo đảm quy trình tuyển dụng và hồ sơ ứng viên đầy đủ”.
Nguyen Minh Vu: It can be written as: “Complete recruitment in a timely manner based on approved staffing needs while ensuring the recruitment process and candidate records are complete.”
03.14. Xây dựng tiêu chuẩn chức danh
芳玲：职位描述解决“这个人做什么”，那任职资格解决什么问题？
Fāng Líng: Zhíwèi miáoshù jiějué “zhè ge rén zuò shénme”, nà rènzhí zīgé jiějué shénme wèntí?
Phương Linh: Mô tả công việc giải quyết câu hỏi “người này làm gì”, vậy tiêu chuẩn chức danh giải quyết câu hỏi gì ạ?
Phuong Linh: A job description answers “what does this person do?” What question do job qualifications answer?
阮明武：任职资格回答“什么样的人适合做这个工作”。
Ruǎn Míngwǔ: Rènzhí zīgé huídá “shénme yàng de rén shìhé zuò zhè ge gōngzuò”.
Nguyễn Minh Vũ: Tiêu chuẩn chức danh trả lời câu hỏi “người như thế nào phù hợp làm công việc này”.
Nguyen Minh Vu: Job qualifications answer the question “what kind of person is suitable for this job?”
黎云英：所以要写学历、专业、知识、经验、技能、沟通能力和管理能力。
Lí Yún Yīng: Suǒyǐ yào xiě xuélì, zhuānyè, zhīshi, jīngyàn, jìnéng, gōutōng nénglì hé guǎnlǐ nénglì.
Lê Vân Anh: Vì vậy phải nêu trình độ học vấn, chuyên ngành, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, khả năng giao tiếp và năng lực quản lý.
Le Van Anh: Therefore, we should specify education, major, knowledge, experience, skills, communication ability, and management capability.
阮明武：对。对于管理职位，还要特别看管理经验、协调能力和解决问题的能力。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Duìyú guǎnlǐ zhíwèi, hái yào tèbié kàn guǎnlǐ jīngyàn, xiétiáo nénglì hé jiějué wèntí de nénglì.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Đối với chức danh quản lý còn phải đặc biệt xem kinh nghiệm quản lý, năng lực phối hợp và khả năng giải quyết vấn đề.
Nguyen Minh Vu: Correct. For management positions, management experience, coordination ability, and problem-solving capability are especially important.
03.15. Phát hiện chồng chéo trách nhiệm
水仙：我们这次发现两个部门都写着“负责员工培训资料”，这是不是职责重叠？
Shuǐ Xiān: Wǒmen zhè cì fāxiàn liǎng ge bùmén dōu xiězhe “fùzé yuángōng péixùn zīliào”, zhè shì bú shì zhízé chóngdié?
Thủy Tiên: Lần này chúng em phát hiện hai phòng đều ghi “phụ trách tài liệu đào tạo nhân viên”, đây có phải là chồng chéo trách nhiệm không ạ?
Thuy Tien: We found that two departments both state “responsible for employee training materials.” Is this an overlap of responsibilities?
阮明武：如果两边都说自己负主要责任，但是没有明确分工，那就是重叠。
Ruǎn Míngwǔ: Rúguǒ liǎng biān dōu shuō zìjǐ fù zhǔyào zérèn, dànshì méiyǒu míngquè fēngōng, nà jiùshì chóngdié.
Nguyễn Minh Vũ: Nếu cả hai bên đều nói mình chịu trách nhiệm chính nhưng không có phân công rõ ràng thì đó là chồng chéo.
Nguyen Minh Vu: If both sides claim primary responsibility without clear division of work, then it is an overlap.
丁垂杨：我们应该确定一个主办部门，另外一个部门负责配合。
Dīng Chuíyáng: Wǒmen yīnggāi quèdìng yí ge zhǔbàn bùmén, lìngwài yí ge bùmén fùzé pèihé.
Đinh Thùy Dương: Chúng ta nên xác định một phòng chủ trì, phòng còn lại chịu trách nhiệm phối hợp.
Dinh Thuy Duong: We should designate one lead department and have the other department provide support.
03.16. Phát hiện khoảng trống trách nhiệm
芳玲：还有一个月度报告没有写谁负责准备，这属于什么问题？
Fāng Líng: Hái yǒu yí ge yuèdù bàogào méiyǒu xiě shéi fùzé zhǔnbèi, zhè shǔyú shénme wèntí?
Phương Linh: Còn một báo cáo hàng tháng chưa ghi ai chịu trách nhiệm chuẩn bị, đây thuộc vấn đề gì ạ?
Phuong Linh: There is also a monthly report with no assigned preparer. What kind of problem is this?
阮明武：这是职责空缺。一个工作不能没有主要负责人。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè shì zhízé kòngquē. Yí ge gōngzuò bù néng méiyǒu zhǔyào fùzérén.
Nguyễn Minh Vũ: Đây là khoảng trống trách nhiệm. Một công việc không thể không có người chịu trách nhiệm chính.
Nguyen Minh Vu: This is a responsibility gap. A task cannot exist without a primary responsible person.
黎云英：那我们要补充负责人、完成时间、检查人和接收报告的人。
Lí Yún Yīng: Nà wǒmen yào bǔchōng fùzérén, wánchéng shíjiān, jiǎnchá rén hé jiēshōu bàogào de rén.
Lê Vân Anh: Vậy chúng ta phải bổ sung người phụ trách, thời gian hoàn thành, người kiểm tra và người nhận báo cáo.
Le Van Anh: Then we need to add the responsible person, completion time, checker, and report recipient.
03.17. Xây dựng ma trận phân công trách nhiệm
丁垂杨：我们是不是可以给重要工作建立一个职责分工矩阵？
Dīng Chuíyáng: Wǒmen shì bú shì kěyǐ gěi zhòngyào gōngzuò jiànlì yí ge zhízé fēngōng jǔzhèn?
Đinh Thùy Dương: Chúng ta có thể xây dựng ma trận phân công trách nhiệm cho các công việc quan trọng phải không anh?
Dinh Thuy Duong: Can we create a responsibility matrix for important work?
阮明武：可以。至少要明确执行人、责任人、配合人和审批人。
Ruǎn Míngwǔ: Kěyǐ. Zhìshǎo yào míngquè zhíxíng rén, zérènrén, pèihé rén hé shěnpī rén.
Nguyễn Minh Vũ: Có thể. Tối thiểu phải xác định người thực hiện, người chịu trách nhiệm, người phối hợp và người phê duyệt.
Nguyen Minh Vu: Yes. At a minimum, we need to identify the executor, accountable person, supporting party, and approver.
水仙：比如招聘，新员工招聘专员执行，行政人事部经理负责，专业部门经理配合，管理层按照权限批准。
Shuǐ Xiān: Bǐrú zhāopìn, xīn yuángōng zhāopìn zhuānyuán zhíxíng, xíngzhèng rénshì bù jīnglǐ fùzé, zhuānyè bùmén jīnglǐ pèihé, guǎnlǐ céng ànzhào quánxiàn pīzhǔn.
Thủy Tiên: Ví dụ tuyển dụng, chuyên viên tuyển dụng thực hiện, trưởng phòng Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm, trưởng phòng chuyên môn phối hợp và Ban Giám đốc phê duyệt theo thẩm quyền.
Thuy Tien: For recruitment, the recruitment specialist executes the work, the Administration and HR manager is accountable, the professional department manager cooperates, and management approves according to authority.
03.18. Kiểm tra tính thống nhất của hồ sơ
黎云英：最后我们还要检查不同文件之间是不是一致。
Lí Yún Yīng: Zuìhòu wǒmen hái yào jiǎnchá bùtóng wénjiàn zhījiān shì bú shì yízhì.
Lê Vân Anh: Cuối cùng chúng ta còn phải kiểm tra các tài liệu khác nhau có thống nhất với nhau hay không.
Le Van Anh: Finally, we also need to check whether the different documents are consistent with one another.
阮明武：对。组织架构图里的部门名称要跟成立决定、任命决定和人员名单一致。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Zǔzhī jiàgòu tú lǐ de bùmén míngchēng yào gēn chénglì juédìng, rènmìng juédìng hé rényuán míngdān yízhì.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Tên phòng ban trên sơ đồ tổ chức phải thống nhất với quyết định thành lập, quyết định bổ nhiệm và danh sách nhân sự.
Nguyen Minh Vu: Correct. Department names on the organization chart must be consistent with establishment decisions, appointment decisions, and personnel lists.
芳玲：职务名称也要跟编制表、职位描述、任职资格和任命决定一致。
Fāng Líng: Zhíwù míngchēng yě yào gēn biānzhì biǎo, zhíwèi miáoshù, rènzhí zīgé hé rènmìng juédìng yízhì.
Phương Linh: Tên chức danh cũng phải thống nhất giữa bảng định biên, mô tả công việc, tiêu chuẩn chức danh và quyết định bổ nhiệm.
Phuong Linh: Job titles must also be consistent across staffing tables, job descriptions, qualification standards, and appointment decisions.
阮明武：很好。一个管理体系真正专业，不是文件多，而是所有文件之间逻辑一致。
Ruǎn Míngwǔ: Hěn hǎo. Yí ge guǎnlǐ tǐxì zhēnzhèng zhuānyè, bú shì wénjiàn duō, ér shì suǒyǒu wénjiàn zhījiān luójí yízhì.
Nguyễn Minh Vũ: Rất tốt. Một hệ thống quản lý thực sự chuyên nghiệp không nằm ở chỗ có nhiều hồ sơ mà ở chỗ logic giữa tất cả hồ sơ phải thống nhất.
Nguyen Minh Vu: Very good. A truly professional management system is not defined by having many documents, but by logical consistency among all documents.
04. Hệ thống mẫu câu theo chủ đề
04.01. Mẫu câu rà soát phòng ban
公司现在一共有几个部门？
Gōngsī xiànzài yígòng yǒu jǐ ge bùmén?
Hiện nay công ty có tổng cộng bao nhiêu phòng ban?
How many departments does the company currently have in total?
这个部门的正式名称是什么？
Zhè ge bùmén de zhèngshì míngchēng shì shénme?
Tên chính thức của phòng ban này là gì?
What is the official name of this department?
这个部门有没有简称？
Zhè ge bùmén yǒu méiyǒu jiǎnchēng?
Phòng ban này có tên viết tắt không?
Does this department have an abbreviation?
这个部门直属哪个管理层级？
Zhè ge bùmén zhíshǔ nǎ ge guǎnlǐ céngjí?
Phòng ban này trực thuộc cấp quản lý nào?
Which management level does this department directly report to?
谁是这个部门的负责人？
Shéi shì zhè ge bùmén de fùzérén?
Ai là người phụ trách phòng ban này?
Who is in charge of this department?
这个部门现在有多少人？
Zhè ge bùmén xiànzài yǒu duōshao rén?
Phòng này hiện có bao nhiêu người?
How many people does this department currently have?
04.02. Mẫu câu xác định chức năng
这个部门为什么存在？
Zhè ge bùmén wèishénme cúnzài?
Phòng ban này tồn tại để làm gì?
Why does this department exist?
这个部门主要负责什么领域？
Zhè ge bùmén zhǔyào fùzé shénme lǐngyù?
Phòng này chủ yếu phụ trách lĩnh vực nào?
What area is this department mainly responsible for?
这个部门管理哪些资源？
Zhè ge bùmén guǎnlǐ nǎxiē zīyuán?
Phòng này quản lý những nguồn lực nào?
What resources does this department manage?
这个部门支持哪些单位？
Zhè ge bùmén zhīchí nǎxiē dānwèi?
Phòng này hỗ trợ những đơn vị nào?
Which units does this department support?
04.03. Mẫu câu xác định nhiệm vụ
这个部门每天要做哪些工作？
Zhè ge bùmén měitiān yào zuò nǎxiē gōngzuò?
Phòng này hàng ngày phải làm những công việc nào?
What tasks does this department perform every day?
哪些工作需要每个月完成？
Nǎxiē gōngzuò xūyào měi ge yuè wánchéng?
Những công việc nào phải hoàn thành hàng tháng?
Which tasks must be completed every month?
哪些工作属于临时任务？
Nǎxiē gōngzuò shǔyú línshí rènwu?
Những công việc nào thuộc nhiệm vụ phát sinh?
Which tasks are ad hoc?
这个工作由哪个部门主办？
Zhè ge gōngzuò yóu nǎ ge bùmén zhǔbàn?
Công việc này do phòng nào chủ trì?
Which department leads this work?
04.04. Mẫu câu về quyền hạn
这个部门有权查看哪些资料？
Zhè ge bùmén yǒu quán chákàn nǎxiē zīliào?
Phòng này có quyền xem những tài liệu nào?
Which records is this department authorized to view?
这个职位可以审批哪些文件？
Zhè ge zhíwèi kěyǐ shěnpī nǎxiē wénjiàn?
Vị trí này có thể phê duyệt những loại văn bản nào?
Which documents can this position approve?
这个部门可以要求哪些部门配合？
Zhè ge bùmén kěyǐ yāoqiú nǎxiē bùmén pèihé?
Phòng này có thể yêu cầu những phòng nào phối hợp?
Which departments can this department request support from?
这件事超过我们的权限，需要提交审批。
Zhè jiàn shì chāoguò wǒmen de quánxiàn, xūyào tíjiāo shěnpī.
Việc này vượt quyền hạn của chúng ta, cần trình phê duyệt.
This matter exceeds our authority and must be submitted for approval.
04.05. Mẫu câu định biên nhân sự
这个部门的人员编制是多少？
Zhè ge bùmén de rényuán biānzhì shì duōshao?
Định biên của phòng này là bao nhiêu người?
What is the approved staffing level for this department?
现在实际有多少人？
Xiànzài shíjì yǒu duōshao rén?
Hiện thực tế có bao nhiêu người?
How many employees are there actually?
现在还缺几个人？
Xiànzài hái quē jǐ ge rén?
Hiện còn thiếu bao nhiêu người?
How many employees are still missing?
这个职位是不是已经超编？
Zhè ge zhíwèi shì bú shì yǐjīng chāobiān?
Vị trí này có phải đã vượt định biên không?
Is this position already overstaffed?
这个岗位还有没有招聘需求？
Zhè ge gǎngwèi hái yǒu méiyǒu zhāopìn xūqiú?
Vị trí này còn có nhu cầu tuyển dụng không?
Is there still a recruitment need for this position?
04.06. Mẫu câu về quyết định bổ nhiệm
这个职位已经有正式的任命决定了吗？
Zhè ge zhíwèi yǐjīng yǒu zhèngshì de rènmìng juédìng le ma?
Vị trí này đã có quyết định bổ nhiệm chính thức chưa?
Does this position already have an official appointment decision?
决定是什么时候发布的？
Juédìng shì shénme shíhou fābù de?
Quyết định được ban hành khi nào?
When was the decision issued?
生效日期是哪一天？
Shēngxiào rìqī shì nǎ yì tiān?
Ngày có hiệu lực là ngày nào?
What is the effective date?
决定生效以后要更新组织架构图。
Juédìng shēngxiào yǐhòu yào gēngxīn zǔzhī jiàgòu tú.
Sau khi quyết định có hiệu lực phải cập nhật sơ đồ tổ chức.
The organization chart must be updated after the decision takes effect.
04.07. Mẫu câu xây dựng mô tả công việc
这个职位的目标是什么？
Zhè ge zhíwèi de mùbiāo shì shénme?
Mục tiêu của vị trí này là gì?
What is the objective of this position?
这个岗位的主要任务有哪些？
Zhè ge gǎngwèi de zhǔyào rènwu yǒu nǎxiē?
Nhiệm vụ chính của vị trí này gồm những gì?
What are the main duties of this position?
这个职位向谁汇报？
Zhè ge zhíwèi xiàng shéi huìbào?
Vị trí này báo cáo cho ai?
Who does this position report to?
这个岗位需要跟哪些部门配合？
Zhè ge gǎngwèi xūyào gēn nǎxiē bùmén pèihé?
Vị trí này cần phối hợp với những phòng nào?
Which departments must this position cooperate with?
这个职位最后要产生什么工作结果？
Zhè ge zhíwèi zuìhòu yào chǎnshēng shénme gōngzuò jiéguǒ?
Vị trí này cuối cùng phải tạo ra kết quả công việc gì?
What work results must this position ultimately produce?
04.08. Mẫu câu tiêu chuẩn chức danh
这个职位要求什么学历？
Zhè ge zhíwèi yāoqiú shénme xuélì?
Vị trí này yêu cầu trình độ học vấn nào?
What educational level does this position require?
需要什么专业背景？
Xūyào shénme zhuānyè bèijǐng?
Cần nền tảng chuyên ngành gì?
What academic background is required?
需要几年工作经验？
Xūyào jǐ nián gōngzuò jīngyàn?
Cần bao nhiêu năm kinh nghiệm làm việc?
How many years of work experience are required?
这个管理职位要求几年管理经验？
Zhè ge guǎnlǐ zhíwèi yāoqiú jǐ nián guǎnlǐ jīngyàn?
Vị trí quản lý này yêu cầu bao nhiêu năm kinh nghiệm quản lý?
How many years of management experience does this management position require?
需要哪些专业技能？
Xūyào nǎxiē zhuānyè jìnéng?
Cần những kỹ năng chuyên môn nào?
What professional skills are required?
04.09. Mẫu câu kiểm tra chồng chéo
这两个部门是不是负责同一个工作？
Zhè liǎng ge bùmén shì bú shì fùzé tóng yí ge gōngzuò?
Hai phòng này có phải cùng phụ trách một công việc không?
Are these two departments responsible for the same task?
谁承担主要责任？
Shéi chéngdān zhǔyào zérèn?
Ai chịu trách nhiệm chính?
Who bears primary responsibility?
谁只是配合？
Shéi zhǐshì pèihé?
Ai chỉ chịu trách nhiệm phối hợp?
Who is only providing support?
这两个职位的职责有没有重叠？
Zhè liǎng ge zhíwèi de zhízé yǒu méiyǒu chóngdié?
Trách nhiệm của hai vị trí này có chồng chéo không?
Do the responsibilities of these two positions overlap?
04.10. Mẫu câu kiểm tra khoảng trống trách nhiệm
这个工作现在由谁负责？
Zhè ge gōngzuò xiànzài yóu shéi fùzé?
Hiện nay ai phụ trách công việc này?
Who is currently responsible for this task?
为什么这个报告没有负责人？
Wèishénme zhè ge bàogào méiyǒu fùzérén?
Tại sao báo cáo này không có người phụ trách?
Why does this report have no responsible person?
这个流程有没有没有人负责的步骤？
Zhè ge liúchéng yǒu méiyǒu méi rén fùzé de bùzhòu?
Quy trình này có bước nào không có người phụ trách không?
Is there any step in this process without an assigned owner?
04.11. Mẫu câu kiểm tra tính thống nhất
组织架构图里的名称跟任命决定一致吗？
Zǔzhī jiàgòu tú lǐ de míngchēng gēn rènmìng juédìng yízhì ma?
Tên trên sơ đồ tổ chức có thống nhất với quyết định bổ nhiệm không?
Is the name on the organization chart consistent with the appointment decision?
编制表里的职务名称跟职位描述一致吗？
Biānzhì biǎo lǐ de zhíwù míngchēng gēn zhíwèi miáoshù yízhì ma?
Tên chức danh trong bảng định biên có thống nhất với mô tả công việc không?
Is the job title in the staffing table consistent with the job description?
所有文件都已经更新了吗？
Suǒyǒu wénjiàn dōu yǐjīng gēngxīn le ma?
Toàn bộ hồ sơ đã được cập nhật chưa?
Have all documents been updated?
05. Ngữ pháp chuyên sâu
05.01. 除了……以外，还……
Công thức:
除了 + A + 以外，还 + B
Dùng để diễn đạt ngoài nội dung A còn phải thực hiện thêm B.
Ví dụ 1 – từ hội thoại:
除了名称以外，还要检查每个部门属于哪个管理层级。
Chúle míngchēng yǐwài, hái yào jiǎnchá měi ge bùmén shǔyú nǎ ge guǎnlǐ céngjí.
Ngoài tên phòng ban còn phải kiểm tra từng phòng thuộc cấp quản lý nào.
Ví dụ 2:
除了人员编制以外，还要检查实际人数。
Chúle rényuán biānzhì yǐwài, hái yào jiǎnchá shíjì rénshù.
Ngoài định biên còn phải kiểm tra nhân sự thực tế.
Ví dụ 3:
除了工作经验以外，还要看专业能力。
Chúle gōngzuò jīngyàn yǐwài, hái yào kàn zhuānyè nénglì.
Ngoài kinh nghiệm làm việc còn phải xem năng lực chuyên môn.
Ví dụ 4:
除了职位描述以外，还要建立任职资格标准。
Chúle zhíwèi miáoshù yǐwài, hái yào jiànlì rènzhí zīgé biāozhǔn.
Ngoài mô tả công việc còn phải xây dựng tiêu chuẩn chức danh.
Ví dụ 5:
除了主管以外，还要确定审批人。
Chúle zhǔguǎn yǐwài, hái yào quèdìng shěnpī rén.
Ngoài trưởng bộ phận còn phải xác định người phê duyệt.
05.02. 为了……必须……
Công thức:
Nội dung liên quan: từ vựng tiếng Trung ChineMaster EDU.
为了 + mục tiêu + 必须 + hành động
Dùng để diễn đạt mục đích và yêu cầu bắt buộc.
Ví dụ 1:
为了完成部门功能，必须明确具体任务。
Wèile wánchéng bùmén gōngnéng, bìxū míngquè jùtǐ rènwu.
Để hoàn thành chức năng phòng ban phải xác định rõ nhiệm vụ cụ thể.
Ví dụ 2:
为了控制进度，必须明确完成期限。
Wèile kòngzhì jìndù, bìxū míngquè wánchéng qīxiàn.
Để kiểm soát tiến độ phải xác định rõ thời hạn hoàn thành.
Ví dụ 3:
为了做好招聘，必须先确定人员编制。
Wèile zuò hǎo zhāopìn, bìxū xiān quèdìng rényuán biānzhì.
Để tuyển dụng tốt phải xác định định biên trước.
Ví dụ 4:
为了避免职责重叠，必须明确主要负责人。
Wèile bìmiǎn zhízé chóngdié, bìxū míngquè zhǔyào fùzérén.
Để tránh chồng chéo trách nhiệm phải xác định rõ người chịu trách nhiệm chính.
Ví dụ 5:
为了保证文件一致，必须统一职务名称。
Wèile bǎozhèng wénjiàn yízhì, bìxū tǒngyī zhíwù míngchēng.
Để đảm bảo hồ sơ thống nhất phải chuẩn hóa tên chức danh.
05.03. 如果……就……
Công thức:
如果 + điều kiện + 就 + kết quả
Ví dụ 1:
如果两边都说自己负主要责任，那就是职责重叠。
Rúguǒ liǎng biān dōu shuō zìjǐ fù zhǔyào zérèn, nà jiùshì zhízé chóngdié.
Nếu hai bên đều nói mình chịu trách nhiệm chính thì đó là chồng chéo trách nhiệm.
Ví dụ 2:
如果人员不足，就要分析招聘需求。
Rúguǒ rényuán bùzú, jiù yào fēnxī zhāopìn xūqiú.
Nếu thiếu nhân sự thì phải phân tích nhu cầu tuyển dụng.
Ví dụ 3:
如果部门功能改变，就要更新职位描述。
Rúguǒ bùmén gōngnéng gǎibiàn, jiù yào gēngxīn zhíwèi miáoshù.
Nếu chức năng phòng ban thay đổi thì phải cập nhật mô tả công việc.
Ví dụ 4:
如果出现新职位，就要检查人员编制。
Rúguǒ chūxiàn xīn zhíwèi, jiù yào jiǎnchá rényuán biānzhì.
Nếu xuất hiện vị trí mới thì phải kiểm tra lại định biên.
Ví dụ 5:
如果文件名称不一致，就要统一修改。
Rúguǒ wénjiàn míngchēng bù yízhì, jiù yào tǒngyī xiūgǎi.
Nếu tên trong các hồ sơ không thống nhất thì phải sửa đồng bộ.
05.04. 由……负责……
Công thức:
由 + người / bộ phận + 负责 + nhiệm vụ
Ví dụ 1:
招聘工作由行政人事部负责。
Zhāopìn gōngzuò yóu xíngzhèng rénshì bù fùzé.
Công tác tuyển dụng do phòng Hành chính Nhân sự phụ trách.
Ví dụ 2:
月度报告由部门专员负责准备。
Yuèdù bàogào yóu bùmén zhuānyuán fùzé zhǔnbèi.
Báo cáo tháng do chuyên viên phòng phụ trách chuẩn bị.
Ví dụ 3:
职位描述由部门主管和行政人事部共同负责。
Zhíwèi miáoshù yóu bùmén zhǔguǎn hé xíngzhèng rénshì bù gòngtóng fùzé.
Mô tả công việc do trưởng phòng và phòng Hành chính Nhân sự cùng phụ trách.
Ví dụ 4:
最终审批由管理层负责。
Zuìzhōng shěnpī yóu guǎnlǐ céng fùzé.
Phê duyệt cuối cùng do Ban Giám đốc phụ trách.
Ví dụ 5:
档案保存由指定人员负责。
Dàng’àn bǎocún yóu zhǐdìng rényuán fùzé.
Việc lưu hồ sơ do người được chỉ định phụ trách.
05.05. 既……也……
Công thức:
既 + A + 也 + B
Ví dụ 1:
一个职位既要有责任，也要有相应的权限。
Yí ge zhíwèi jì yào yǒu zérèn, yě yào yǒu xiāngyìng de quánxiàn.
Một vị trí vừa phải có trách nhiệm vừa phải có quyền hạn tương ứng.
Ví dụ 2:
职位描述既要写任务，也要写工作结果。
Zhíwèi miáoshù jì yào xiě rènwu, yě yào xiě gōngzuò jiéguǒ.
Mô tả công việc vừa phải ghi nhiệm vụ vừa phải ghi kết quả công việc.
Ví dụ 3:
任职资格既要看学历，也要看经验。
Rènzhí zīgé jì yào kàn xuélì, yě yào kàn jīngyàn.
Tiêu chuẩn chức danh vừa phải xem học vấn vừa phải xem kinh nghiệm.
Ví dụ 4:
主管既要管理人员，也要管理工作。
Zhǔguǎn jì yào guǎnlǐ rényuán, yě yào guǎnlǐ gōngzuò.
Trưởng phòng vừa phải quản lý con người vừa phải quản lý công việc.
Ví dụ 5:
部门文件既要完整，也要保持一致。
Bùmén wénjiàn jì yào wánzhěng, yě yào bǎochí yízhì.
Hồ sơ phòng ban vừa phải đầy đủ vừa phải thống nhất.
05.06. 越……越……
Công thức:
越 + A + 越 + B
Ví dụ 1:
责任越大，需要的权限通常也越大。
Zérèn yuè dà, xūyào de quánxiàn tōngcháng yě yuè dà.
Trách nhiệm càng lớn thì quyền hạn cần thiết thường cũng càng lớn.
Ví dụ 2:
部门越大，人员编制管理越重要。
Bùmén yuè dà, rényuán biānzhì guǎnlǐ yuè zhòngyào.
Phòng ban càng lớn thì quản lý định biên càng quan trọng.
Ví dụ 3:
任务越清楚，员工越容易执行。
Rènwu yuè qīngchu, yuángōng yuè róngyì zhíxíng.
Nhiệm vụ càng rõ thì nhân viên càng dễ thực hiện.
Ví dụ 4:
职位描述越具体，试用期评估越容易。
Zhíwèi miáoshù yuè jùtǐ, shìyòngqī pínggū yuè róngyì.
Mô tả công việc càng cụ thể thì đánh giá thử việc càng dễ.
Ví dụ 5:
文件越统一，管理越方便。
Wénjiàn yuè tǒngyī, guǎnlǐ yuè fāngbiàn.
Hồ sơ càng thống nhất thì quản lý càng thuận tiện.
05.07. 先……再……
Công thức:
先 + hành động 1 + 再 + hành động 2
Ví dụ 1:
先检查任命决定，再更新组织架构图。
Xiān jiǎnchá rènmìng juédìng, zài gēngxīn zǔzhī jiàgòu tú.
Kiểm tra quyết định bổ nhiệm trước rồi mới cập nhật sơ đồ tổ chức.
Ví dụ 2:
先确定功能，再制定任务。
Xiān quèdìng gōngnéng, zài zhìdìng rènwu.
Xác định chức năng trước rồi mới xây dựng nhiệm vụ.
Ví dụ 3:
先检查编制，再确认招聘人数。
Xiān jiǎnchá biānzhì, zài quèrèn zhāopìn rénshù.
Kiểm tra định biên trước rồi mới xác nhận số lượng tuyển.
Ví dụ 4:
先确定职位目标，再写主要任务。
Xiān quèdìng zhíwèi mùbiāo, zài xiě zhǔyào rènwu.
Xác định mục tiêu vị trí trước rồi mới viết nhiệm vụ chính.
Ví dụ 5:
先发现职责重叠，再重新分工。
Xiān fāxiàn zhízé chóngdié, zài chóngxīn fēngōng.
Phát hiện chồng chéo trước rồi mới phân công lại.
05.08. 把字句
Công thức:
Chủ ngữ + 把 + tân ngữ + động từ + kết quả
Ví dụ 1:
我们要把部门清单和组织架构图全部核对一遍。
Wǒmen yào bǎ bùmén qīngdān hé zǔzhī jiàgòu tú quánbù héduì yí biàn.
Chúng ta phải đối chiếu toàn bộ danh sách phòng ban và sơ đồ tổ chức.
Ví dụ 2:
请把新的主管加到组织架构图里。
Qǐng bǎ xīn de zhǔguǎn jiā dào zǔzhī jiàgòu tú lǐ.
Hãy bổ sung trưởng phòng mới vào sơ đồ tổ chức.
Ví dụ 3:
请把两个不同的职务名称统一起来。
Qǐng bǎ liǎng ge bùtóng de zhíwù míngchēng tǒngyī qǐlái.
Hãy thống nhất hai tên chức danh khác nhau.
Ví dụ 4:
行政人事部要把人员编制更新好。
Xíngzhèng rénshì bù yào bǎ rényuán biānzhì gēngxīn hǎo.
Phòng Hành chính Nhân sự phải cập nhật hoàn chỉnh định biên.
Ví dụ 5:
请把没有负责人的工作找出来。
Qǐng bǎ méiyǒu fùzérén de gōngzuò zhǎo chūlái.
Hãy tìm ra những công việc chưa có người phụ trách.
05.09. 不但……还……
Công thức:
不但 + A + 还 + B
Ví dụ 1:
职位描述不但要写任务，还要写责任和权限。
Zhíwèi miáoshù búdàn yào xiě rènwu, hái yào xiě zérèn hé quánxiàn.
Mô tả công việc không chỉ phải ghi nhiệm vụ mà còn phải ghi trách nhiệm và quyền hạn.
Ví dụ 2:
主管不但要安排工作，还要检查结果。
Zhǔguǎn búdàn yào ānpái gōngzuò, hái yào jiǎnchá jiéguǒ.
Trưởng phòng không chỉ phải phân công công việc mà còn phải kiểm tra kết quả.
Ví dụ 3:
人员编制不但要看人数，还要看职位结构。
Rényuán biānzhì búdàn yào kàn rénshù, hái yào kàn zhíwèi jiégòu.
Định biên không chỉ phải xem số người mà còn phải xem cơ cấu vị trí.
Ví dụ 4:
任职资格不但要看学历，还要看实际能力。
Rènzhí zīgé búdàn yào kàn xuélì, hái yào kàn shíjì nénglì.
Tiêu chuẩn chức danh không chỉ xem học vấn mà còn phải xem năng lực thực tế.
Ví dụ 5:
文件管理不但要保存，还要定期更新。
Wénjiàn guǎnlǐ búdàn yào bǎocún, hái yào dìngqī gēngxīn.
Quản lý hồ sơ không chỉ phải lưu giữ mà còn phải cập nhật định kỳ.
05.10. 只有……才……
Công thức:
只有 + điều kiện + 才 + kết quả
Ví dụ 1:
只有明确功能，才能正确制定部门任务。
Zhǐyǒu míngquè gōngnéng, cái néng zhèngquè zhìdìng bùmén rènwu.
Chỉ khi xác định rõ chức năng mới có thể xây dựng đúng nhiệm vụ phòng ban.
Ví dụ 2:
只有确定编制，才能准确计算招聘需求。
Zhǐyǒu quèdìng biānzhì, cái néng zhǔnquè jìsuàn zhāopìn xūqiú.
Chỉ khi xác định định biên mới có thể tính chính xác nhu cầu tuyển dụng.
Ví dụ 3:
只有确定主要负责人，才能避免责任不清。
Zhǐyǒu quèdìng zhǔyào fùzérén, cái néng bìmiǎn zérèn bù qīng.
Chỉ khi xác định người chịu trách nhiệm chính mới tránh được trách nhiệm không rõ ràng.
Ví dụ 4:
只有职位描述清楚，才能合理评价员工。
Zhǐyǒu zhíwèi miáoshù qīngchu, cái néng hélǐ píngjià yuángōng.
Chỉ khi mô tả công việc rõ ràng mới có thể đánh giá nhân viên hợp lý.
Ví dụ 5:
只有所有文件保持一致，管理系统才真正完整。
Zhǐyǒu suǒyǒu wénjiàn bǎochí yízhì, guǎnlǐ xìtǒng cái zhēnzhèng wánzhěng.
Chỉ khi tất cả hồ sơ thống nhất thì hệ thống quản lý mới thực sự hoàn chỉnh.
06. Bài văn ứng dụng tổng hợp
建立清楚的部门功能、职责和人员结构
一个企业要稳定运行，首先需要有清楚的组织架构。企业不仅要知道有哪些部门，还要知道每个部门为什么存在、负责什么工作、有多少职位、需要多少人以及向谁汇报。
建立部门管理体系的第一步是确定部门清单。
企业需要检查所有现有部门，确认正式名称、负责人、管理层级、实际人数和职位数量，同时把部门清单跟组织架构图进行核对。
第二步是确定每个部门的功能。
部门功能回答的问题是：“这个部门为什么存在？”
例如，行政人事部可以负责组织管理、人力资源管理、劳动管理、工资管理、档案管理和行政管理。
但是功能和任务不能混在一起。
功能是总体范围，任务是为了完成这个功能需要执行的具体工作。
例如，“人力资源管理”是一个功能，而招聘、员工入职、试用期管理、劳动合同、考勤、休假和员工档案管理都是具体任务。
企业还应该按照工作频率对任务进行分类，包括日常工作、每周工作、每月工作、季度工作、年度工作和临时工作。
第三步是明确权限和责任。
如果一个部门承担很多责任，却没有相应的权限，就很难有效完成工作。
相反，如果一个职位有很大的权限，却没有明确的责任，也会产生管理风险。
所以责任和权限应该基本匹配。
第四步是建立职务名称清单和人员编制。
企业需要知道每个部门有哪些职位，每个职位需要几个人，目前实际有几个人，还缺几个人，有没有超编。
例如，一个企业的批准编制是一百人，但是实际只有九十二人，不能简单地认为马上招聘八个人。
企业还要分析每个部门的实际工作量、职位必要性和未来组织计划。
第五步是管理部门负责人的任命决定。
一个新的部门主管上任以后，企业需要检查任命决定的编号、发布日期、生效日期、被任命人、职务名称和部门。
决定生效以后，还要更新管理人员名单、组织架构图和汇报关系。
第六步是给每一个职位建立职位描述。
职位描述应该说明职位名称、所属部门、直接上级、职位目标、主要任务、责任、权限、合作对象以及需要产生的工作结果。
如果可能，还应该说明工作频率、工作输入、工作输出、审批人以及需要保存的文件。
第七步是建立任职资格标准。
职位描述回答“这个职位做什么”，任职资格则回答“什么样的人适合做这个工作”。
任职资格可以包括学历、专业、知识、经验、技能、沟通能力、协调能力、管理能力和其他特殊要求。
企业还必须检查职责重叠和职责空缺。
如果两个部门都认为自己对同一个工作承担主要责任，但是没有明确的分工，这就是职责重叠。
如果一个工作没有任何人负责，或者一个报告没有明确的负责人，这就是职责空缺。
因此，每一个重要工作都应该明确：
谁执行。
谁承担主要责任。
谁配合。
谁检查。
谁审批。
最后，企业还要检查所有组织文件之间的一致性。
组织架构图里的部门名称应该跟成立决定、任命决定和人员名单一致。
编制表里的职务名称应该跟职位描述、任职资格和任命决定一致。
一个专业的管理体系不是简单地建立很多文件，而是要让所有文件、职位、人员和责任之间形成一个完整、清楚、可以执行、可以检查、可以更新的管理系统。
07. Bài tập củng cố
07.01. Điền từ
Từ cho sẵn:
功能 / 职责 / 权限 / 编制 / 任命 / 描述 / 资格 / 重叠 / 空缺 / 一致
Câu A:
这个部门为什么存在，属于部门______的问题。
Câu B:
每天具体做什么，属于工作______。
Câu C:
一个职位要有足够的______才能完成责任。
Câu D:
这个部门批准的人员______是十个人。
Câu E:
新主管上任以前需要有正式______决定。
Câu F:
每个职位都应该有职位______。
Câu G:
学历、经验和技能属于任职______。
Câu H:
两个部门都负责同一个工作，可能出现职责______。
Câu I:
没有人负责月度报告，属于职责______。
Câu J:
不同文件里的职务名称应该保持______。
07.02. Chọn đáp án đúng
Câu A:
______人员编制以外，还要检查实际人数。
A. 如果
B. 除了
C. 因为
Câu B:
如果部门功能改变，______更新职位描述。
A. 就要
B. 但是
C. 已经
Câu C:
招聘工作______行政人事部负责。
A. 从
B. 由
C. 把
Câu D:
______确定人员编制，______能准确计算招聘需求。
A. 虽然……但是……
B. 只有……才……
C. 不但……还……
Câu E:
我们______检查任命决定，______更新组织架构图。
A. 先……再……
B. 因为……所以……
C. 越……越……
07.03. Sắp xếp thành câu
人员编制 / 这个部门 / 是 / 十个人
负责 / 谁 / 这个工作
职位描述 / 还没有 / 三个岗位
把 / 名称 / 请 / 统一起来
职位 / 只有 / 清楚 / 才 / 合理分工 / 能
07.04. Dịch Trung sang Việt
部门功能和部门任务不能混在一起。
人员编制应该根据工作量和组织计划进行调整。
新的部门主管已经有正式的任命决定。
每一个职位都应该有完整的职位描述。
管理职位除了专业能力以外，还需要管理经验。
如果两个部门都承担主要责任，就可能产生职责重叠。
如果一个工作没有负责人，就属于职责空缺。
所有组织文件之间必须保持一致。
07.05. Dịch Việt sang Trung
Phòng Hành chính Nhân sự hiện có 8 người.
Định biên của phòng Hành chính Nhân sự là 10 người.
Phòng này hiện còn thiếu 2 người.
Trước tiên phải xác định chức năng, sau đó mới xây dựng nhiệm vụ.
Mỗi vị trí đều phải có mô tả công việc.
Tiêu chuẩn chức danh phải bao gồm kinh nghiệm và kỹ năng.
Nếu chức năng phòng ban thay đổi thì phải cập nhật định biên.
Hai phòng không được cùng chịu trách nhiệm chính cho một công việc mà không có phân công rõ ràng.
07.06. Tình huống thực hành – định biên
Phòng Kinh doanh:
Định biên: 42 người.
Thực tế: 37 người.
Yêu cầu học viên trả lời bằng tiếng Trung:
现在有多少人？
人员编制是多少？
还缺几个人？
是否应该马上招聘五个人？
招聘以前还需要检查什么？
07.07. Tình huống thực hành – quyết định bổ nhiệm
Một trưởng phòng mới đã bắt đầu làm việc nhưng sơ đồ tổ chức chưa cập nhật.
Hãy trình bày bằng tiếng Trung quy trình:
检查任命决定
确认生效日期
确认职务名称
更新管理人员名单
更新组织架构图
更新汇报关系
保存文件
07.08. Tình huống thực hành – chồng chéo trách nhiệm
Hai phòng đều ghi:
“负责培训资料管理。”
Học viên phải trả lời:
这是不是职责重叠？
哪个部门应该承担主要责任？
另一个部门应该怎么配合？
需要修改哪些文件？
07.09. Tình huống thực hành – khoảng trống trách nhiệm
Một báo cáo hàng tháng phải gửi trước ngày 5 nhưng không có người phụ trách.
Học viên phải xây dựng lại:
负责人
完成期限
检查人
审批人
报告接收人
保存位置
08. Đáp án
08.01. Điền từ
Câu A: 功能
Câu B: 职责
Câu C: 权限
Câu D: 编制
Câu E: 任命
Câu F: 描述
Câu G: 资格
Câu H: 重叠
Câu I: 空缺
Câu J: 一致
08.02. Trắc nghiệm
Câu A: B. 除了
Câu B: A. 就要
Câu C: B. 由
Câu D: B. 只有……才……
Câu E: A. 先……再……
08.03. Sắp xếp câu
这个部门的人员编制是十个人。
Zhè ge bùmén de rényuán biānzhì shì shí ge rén.
Định biên của phòng này là 10 người.
谁负责这个工作？
Shéi fùzé zhè ge gōngzuò?
Ai phụ trách công việc này?
三个岗位还没有职位描述。
Sān ge gǎngwèi hái méiyǒu zhíwèi miáoshù.
Ba vị trí vẫn chưa có mô tả công việc.
请把名称统一起来。
Qǐng bǎ míngchēng tǒngyī qǐlái.
Hãy thống nhất tên gọi.
只有职位清楚，才能合理分工。
Zhǐyǒu zhíwèi qīngchu, cái néng hélǐ fēngōng.
Chỉ khi vị trí được xác định rõ mới có thể phân công hợp lý.
08.04. Đáp án dịch Việt sang Trung
行政人事部现在有八个人。
Xíngzhèng rénshì bù xiànzài yǒu bā ge rén.
行政人事部的人员编制是十个人。
Xíngzhèng rénshì bù de rényuán biānzhì shì shí ge rén.
这个部门现在还缺两个人。
Zhè ge bùmén xiànzài hái quē liǎng ge rén.
先确定功能，再制定任务。
Xiān quèdìng gōngnéng, zài zhìdìng rènwu.
每个职位都应该有职位描述。
Měi ge zhíwèi dōu yīnggāi yǒu zhíwèi miáoshù.
任职资格应该包括经验和技能。
Rènzhí zīgé yīnggāi bāokuò jīngyàn hé jìnéng.
如果部门功能改变，就要更新人员编制。
Rúguǒ bùmén gōngnéng gǎibiàn, jiù yào gēngxīn rényuán biānzhì.
两个部门不能在没有明确分工的情况下同时承担同一个工作的主要责任。
Liǎng ge bùmén bù néng zài méiyǒu míngquè fēngōng de qíngkuàng xià tóngshí chéngdān tóng yí ge gōngzuò de zhǔyào zérèn.
09. Phương pháp liên tưởng ghi nhớ
09.01. Chuỗi chức năng – nhiệm vụ
功能
→ 为什么存在？
→ 做什么领域？
→ 具体任务
→ 谁执行？
Chức năng
→ tại sao tồn tại?
→ phụ trách lĩnh vực gì?
→ nhiệm vụ cụ thể
→ ai thực hiện?
09.02. Chuỗi định biên
部门功能
→ 工作量
→ 职位
→ 编制
→ 实际人数
→ 缺编 / 超编
→ 招聘 / 调整
Chức năng phòng
→ khối lượng công việc
→ vị trí
→ định biên
→ nhân sự thực tế
→ thiếu / thừa
→ tuyển dụng / điều chỉnh
09.03. Chuỗi vị trí
职位
→ 目标
→ 任务
→ 责任
→ 权限
→ 汇报关系
→ 工作结果
Vị trí
→ mục tiêu
→ nhiệm vụ
→ trách nhiệm
→ quyền hạn
→ quan hệ báo cáo
→ kết quả công việc
09.04. Chuỗi tiêu chuẩn chức danh
学历
→ 专业
→ 知识
→ 经验
→ 技能
→ 沟通能力
→ 协调能力
→ 管理能力
Học vấn
→ chuyên ngành
→ kiến thức
→ kinh nghiệm
→ kỹ năng
→ giao tiếp
→ phối hợp
→ quản lý
09.05. Chuỗi hồ sơ phòng ban
成立决定
→ 功能规定
→ 职责规定
→ 组织架构
→ 职务清单
→ 人员编制
→ 任命决定
→ 职位描述
→ 任职资格
Quyết định thành lập
→ chức năng
→ nhiệm vụ
→ sơ đồ tổ chức
→ danh sách chức danh
→ định biên
→ quyết định bổ nhiệm
→ mô tả công việc
→ tiêu chuẩn chức danh
10. Tổng kết trọng điểm
Một hệ thống tổ chức chuyên nghiệp phải trả lời được đầy đủ các câu hỏi:
这个部门为什么存在？
Zhè ge bùmén wèishénme cúnzài?
Phòng ban này tồn tại để làm gì?
这个部门必须做什么？
Zhè ge bùmén bìxū zuò shénme?
Phòng ban này bắt buộc phải làm những gì?
这个部门有什么权限？
Zhè ge bùmén yǒu shénme quánxiàn?
Phòng này có những quyền hạn gì?
这个部门承担什么责任？
Zhè ge bùmén chéngdān shénme zérèn?
Phòng này chịu những trách nhiệm gì?
这个部门需要哪些职位？
Zhè ge bùmén xūyào nǎxiē zhíwèi?
Phòng này cần những vị trí nào?
每个职位需要几个人？
Měi ge zhíwèi xūyào jǐ ge rén?
Mỗi vị trí cần bao nhiêu người?
现在实际有多少人？
Xiànzài shíjì yǒu duōshao rén?
Hiện thực tế có bao nhiêu người?
缺多少人？
Quē duōshao rén?
Thiếu bao nhiêu người?
谁是部门负责人？
Shéi shì bùmén fùzérén?
Ai là người đứng đầu phòng?
任命决定是否有效？
Rènmìng juédìng shìfǒu yǒuxiào?
Quyết định bổ nhiệm có còn hiệu lực hay không?
每个职位有没有职位描述？
Měi ge zhíwèi yǒu méiyǒu zhíwèi miáoshù?
Mỗi vị trí đã có mô tả công việc chưa?
有没有任职资格标准？
Yǒu méiyǒu rènzhí zīgé biāozhǔn?
Đã có tiêu chuẩn chức danh chưa?
有没有职责重叠？
Yǒu méiyǒu zhízé chóngdié?
Có chồng chéo trách nhiệm hay không?
有没有职责空缺？
Yǒu méiyǒu zhízé kòngquē?
Có khoảng trống trách nhiệm hay không?
所有文件是不是一致？
Suǒyǒu wénjiàn shì bú shì yízhì?
Tất cả hồ sơ có thống nhất với nhau hay không?
Trọng tâm cuối cùng cần ghi nhớ:
部门功能
→ 部门职责
→ 职务名称
→ 人员编制
→ 任命决定
→ 职位描述
→ 任职资格
→ 责任分工
→ 汇报关系
→ 审批层级
→ 文件一致性
→ 定期更新
Chức năng phòng ban
→ nhiệm vụ
→ chức danh
→ định biên
→ bổ nhiệm
→ mô tả công việc
→ tiêu chuẩn chức danh
→ phân công trách nhiệm
→ tuyến báo cáo
→ cấp phê duyệt
→ tính thống nhất hồ sơ
→ cập nhật định kỳ
Khi toàn bộ chuỗi này được xây dựng rõ ràng, doanh nghiệp mới có thể tuyển đúng người, bố trí đúng vị trí, đánh giá đúng trách nhiệm, xây dựng KPI hợp lý, thiết kế hệ thống tiền lương phù hợp và duy trì một hệ thống quản trị có thể kiểm tra, bàn giao và liên tục cải tiến.
Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Trả phòng check-out khách sạn Mua vé máy bay về Việt Nam
Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Du lịch Khảo sát thị trường Quảng Châu
Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Bắt taxi Đổi tiền tệ Chỉ đường đi
Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Đàm phán vàng bạc Thanh toán Giao dịch USDT
Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Gặp đối tác Trao đổi kinh doanh Vàng bạc
