Giáo trình Hán ngữ Cơ cấu tổ chức, Chức năng phòng ban và Hệ thống quản lý doanh nghiệp Tác giả Nguyễn Minh Vũ

Giáo trình Hán ngữ Cơ cấu tổ chức, Chức năng phòng ban và Hệ thống quản lý doanh nghiệp Tác giả Nguyễn Minh Vũ

CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG PHÒNG BAN VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

企业组织架构、部门职能与企业管理体系

Bài học này giúp học viên hình thành tư duy tổng thể về cách một doanh nghiệp được tổ chức, phân công, phân quyền, phối hợp, kiểm tra, phê duyệt, ghi nhận dữ liệu, lưu hồ sơ và báo cáo.

Trọng tâm không phải chỉ ghi nhớ tên các phòng ban bằng tiếng Trung mà phải hiểu được một doanh nghiệp vận hành theo chuỗi quản trị:

目标
→ 分工
→ 授权
→ 执行
→ 协调
→ 检查
→ 审批
→ 数据记录
→ 档案保存
→ 汇报
→ 评估
→ 改进

Mục tiêu
→ phân công
→ phân quyền
→ thực hiện
→ phối hợp
→ kiểm tra
→ phê duyệt
→ ghi nhận dữ liệu
→ lưu hồ sơ
→ báo cáo
→ đánh giá
→ cải tiến

Một học viên sau buổi học phải có khả năng trả lời được những câu hỏi căn bản:

谁管理谁？

Ai quản lý ai?

谁向谁汇报？

Ai báo cáo cho ai?

谁负责执行？

Ai chịu trách nhiệm thực hiện?

谁负责协调？

Ai chịu trách nhiệm phối hợp?

谁负责检查？

Ai chịu trách nhiệm kiểm tra?

谁有权审批？

Ai có quyền phê duyệt?

谁承担最终责任？

Ai chịu trách nhiệm cuối cùng?

如果工作超出权限，应该向谁汇报？

Nếu công việc vượt thẩm quyền thì phải báo cáo cho ai?

需要形成哪些文件、数据和报告？

Cần hình thành những hồ sơ, dữ liệu và báo cáo nào?

01. TỪ VỰNG TIẾNG TRUNG THEO CHỦ ĐỀ

01.01. Cơ cấu tổ chức và cấp quản lý

组织架构 – zǔzhī jiàgòu – organizational structure – cơ cấu tổ chức

组织架构图 – zǔzhī jiàgòu tú – organization chart – sơ đồ tổ chức

管理层 – guǎnlǐ céng – management – cấp quản lý

管理体系 – guǎnlǐ tǐxì – management system – hệ thống quản lý

管理层级 – guǎnlǐ céngjí – management hierarchy – cấp bậc quản lý

总经理 – zǒngjīnglǐ – General Manager – Tổng Giám đốc, Giám đốc

副总经理 – fù zǒngjīnglǐ – Deputy General Manager – Phó Giám đốc

部门主管 – bùmén zhǔguǎn – department supervisor – trưởng bộ phận

部门经理 – bùmén jīnglǐ – department manager – trưởng phòng

员工 – yuángōng – employee – nhân viên

专员 – zhuānyuán – specialist – chuyên viên

助理 – zhùlǐ – assistant – trợ lý

上级 – shàngjí – superior – cấp trên

下级 – xiàjí – subordinate – cấp dưới

管理关系 – guǎnlǐ guānxì – management relationship – quan hệ quản lý

汇报关系 – huìbào guānxì – reporting relationship – quan hệ báo cáo

01.02. Các phòng ban chính

行政人事部 – xíngzhèng rénshì bù – Administration and HR Department – Phòng Hành chính Nhân sự

财务会计部 – cáiwù kuàijì bù – Finance and Accounting Department – Phòng Tài chính Kế toán

销售部 – xiāoshòu bù – Sales Department – Phòng Kinh doanh

仓储部 – cāngchǔ bù – Warehouse Department – Bộ phận Kho

管理部门 – guǎnlǐ bùmén – management department – bộ phận quản lý

业务部门 – yèwù bùmén – business department – phòng nghiệp vụ

支持部门 – zhīchí bùmén – support department – bộ phận hỗ trợ

01.03. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm

职能 – zhínéng – function – chức năng

任务 – rènwu – task – nhiệm vụ

职责 – zhízé – responsibility; duty – chức trách

权限 – quánxiàn – authority – quyền hạn

责任 – zérèn – responsibility – trách nhiệm

工作范围 – gōngzuò fànwéi – scope of work – phạm vi công việc

负责 – fùzé – be responsible for – phụ trách

执行 – zhíxíng – execute – thực hiện

协调 – xiétiáo – coordinate – điều phối

配合 – pèihé – cooperate – phối hợp

检查 – jiǎnchá – check – kiểm tra

监督 – jiāndū – supervise – giám sát

审批 – shěnpī – approve – phê duyệt

确认 – quèrèn – confirm – xác nhận

决定 – juédìng – decide – quyết định

汇报 – huìbào – report – báo cáo

承担责任 – chéngdān zérèn – assume responsibility – chịu trách nhiệm

最终责任 – zuìzhōng zérèn – final responsibility – trách nhiệm cuối cùng

01.04. Phân công và phân quyền

分工 – fēngōng – division of work – phân công

授权 – shòuquán – authorization – phân quyền, ủy quyền

审批权限 – shěnpī quánxiàn – approval authority – thẩm quyền phê duyệt

管理权限 – guǎnlǐ quánxiàn – management authority – quyền hạn quản lý

超过权限 – chāoguò quánxiàn – exceed authority – vượt thẩm quyền

超出权限 – chāochū quánxiàn – exceed authority – vượt quyền

申请批准 – shēnqǐng pīzhǔn – request approval – xin phê duyệt

提交审批 – tíjiāo shěnpī – submit for approval – trình phê duyệt

擅自决定 – shànzì juédìng – decide without authorization – tự ý quyết định

擅自处理 – shànzì chǔlǐ – handle without authorization – tự ý xử lý

01.05. Quản trị và chiến lược

经营战略 – jīngyíng zhànlüè – business strategy – chiến lược kinh doanh

经营计划 – jīngyíng jìhuà – business plan – kế hoạch kinh doanh

年度计划 – niándù jìhuà – annual plan – kế hoạch năm

投资计划 – tóuzī jìhuà – investment plan – kế hoạch đầu tư

经营目标 – jīngyíng mùbiāo – business objective – mục tiêu kinh doanh

收入目标 – shōurù mùbiāo – revenue target – mục tiêu doanh thu

利润目标 – lìrùn mùbiāo – profit target – mục tiêu lợi nhuận

市场目标 – shìchǎng mùbiāo – market target – mục tiêu thị trường

客户目标 – kèhù mùbiāo – customer target – mục tiêu khách hàng

风险管理 – fēngxiǎn guǎnlǐ – risk management – quản trị rủi ro

经营风险 – jīngyíng fēngxiǎn – business risk – rủi ro kinh doanh

财务风险 – cáiwù fēngxiǎn – financial risk – rủi ro tài chính

法律风险 – fǎlǜ fēngxiǎn – legal risk – rủi ro pháp lý

01.06. Tài chính và kế toán

预算 – yùsuàn – budget – ngân sách

收入 – shōurù – income; revenue – thu nhập, doanh thu

支出 – zhīchū – expenditure – khoản chi

成本 – chéngběn – cost – chi phí, giá vốn

利润 – lìrùn – profit – lợi nhuận

营业额 – yíngyè’é – turnover – doanh số, doanh thu

现金流 – xiànjīnliú – cash flow – dòng tiền

应收账款 – yīngshōu zhàngkuǎn – accounts receivable – công nợ phải thu

应付账款 – yīngfù zhàngkuǎn – accounts payable – công nợ phải trả

付款 – fùkuǎn – payment – thanh toán

收款 – shōukuǎn – receive payment – thu tiền

报销 – bàoxiāo – reimbursement – thanh toán hoàn ứng

发票 – fāpiào – invoice – hóa đơn

凭证 – píngzhèng – voucher – chứng từ

财务报告 – cáiwù bàogào – financial report – báo cáo tài chính

管理报告 – guǎnlǐ bàogào – management report – báo cáo quản trị

01.07. Kinh doanh

客户 – kèhù – customer – khách hàng

新客户 – xīn kèhù – new customer – khách hàng mới

老客户 – lǎo kèhù – existing customer – khách hàng cũ

供应商 – gōngyìngshāng – supplier – nhà cung cấp

报价 – bàojià – quotation – báo giá

销售价格 – xiāoshòu jiàgé – selling price – giá bán

折扣 – zhékòu – discount – chiết khấu

订单 – dìngdān – order – đơn hàng

销售合同 – xiāoshòu hétong – sales contract – hợp đồng bán hàng

谈判 – tánpàn – negotiation – đàm phán

付款条件 – fùkuǎn tiáojiàn – payment terms – điều kiện thanh toán

交货时间 – jiāohuò shíjiān – delivery time – thời gian giao hàng

销售额 – xiāoshòu’é – sales amount – doanh số

销售目标 – xiāoshòu mùbiāo – sales target – mục tiêu doanh số

01.08. Kho hàng

仓库 – cāngkù – warehouse – kho

库存 – kùcún – inventory – tồn kho

入库 – rùkù – stock in – nhập kho

出库 – chūkù – stock out – xuất kho

入库单 – rùkù dān – goods receipt note – phiếu nhập kho

出库单 – chūkù dān – goods issue note – phiếu xuất kho

盘点 – pándiǎn – stocktaking – kiểm kê

库存数量 – kùcún shùliàng – inventory quantity – số lượng tồn kho

库存差异 – kùcún chāyì – inventory discrepancy – chênh lệch tồn kho

合格品 – hégé pǐn – qualified goods – hàng đạt

次品 – cìpǐn – defective goods – hàng lỗi

损坏品 – sǔnhuài pǐn – damaged goods – hàng hỏng

退货 – tuìhuò – returned goods – hàng trả

01.09. Hồ sơ, dữ liệu và báo cáo

文件 – wénjiàn – document – văn bản, tài liệu

档案 – dàng’àn – file; archive – hồ sơ

资料 – zīliào – materials – tài liệu

数据 – shùjù – data – dữ liệu

记录 – jìlù – record – ghi nhận

保存 – bǎocún – save – lưu giữ

归档 – guīdàng – archive – lưu hồ sơ

核对 – héduì – verify – kiểm tra, đối chiếu

Xem thêm forum học tiếng Trung ChineMaster EDU.

对账 – duìzhàng – reconcile accounts – đối chiếu công nợ, sổ sách

报告 – bàogào – report – báo cáo

异常 – yìcháng – abnormality – bất thường

原因 – yuányīn – cause – nguyên nhân

结果 – jiéguǒ – result – kết quả

改进 – gǎijìn – improve – cải tiến

02. BỐI CẢNH HỘI THOẠI

Công ty tổ chức một cuộc họp quản trị nội bộ vào lúc 8 giờ 30 sáng thứ Hai.

Nguyễn Minh Vũ chủ trì cuộc họp cùng Đinh Thùy Dương, Lê Vân Anh, Thủy Tiên và Phương Linh.

Mục tiêu của cuộc họp là rà soát cơ cấu tổ chức, xác định rõ chức năng từng phòng ban và kiểm tra khả năng phối hợp trong một số tình huống thực tế.

Trong bài tập mô phỏng, công ty có 96 nhân sự.

Cơ cấu gồm:

Ban Giám đốc: 2 người.

Phòng Hành chính Nhân sự: 8 người.

Phòng Tài chính Kế toán: 10 người.

Phòng Kinh doanh: 38 người.

Bộ phận Kho: 20 người.

Các vị trí hỗ trợ và nghiệp vụ khác: 18 người.

Doanh thu mục tiêu năm được đặt ở mức 180 tỷ đồng.

Lợi nhuận mục tiêu là 14 tỷ đồng.

Phòng Kinh doanh có mục tiêu doanh số trung bình 15 tỷ đồng mỗi tháng.

Kho hiện quản lý khoảng 3.800 đơn vị hàng hóa thuộc nhiều mã sản phẩm.

Cuộc họp đồng thời xử lý bốn tình huống mô phỏng:

Một khách hàng đặt đơn hàng lớn lúc 15 giờ và yêu cầu giao sáng hôm sau.

Một khách hàng yêu cầu được thanh toán sau 90 ngày.

Hệ thống tồn kho ghi 100 đơn vị nhưng thực tế chỉ kiểm được 95 đơn vị.

Một phòng ban đề nghị mua thiết bị mới trị giá 180 triệu đồng.

03. HỘI THOẠI CHUYÊN SÂU

03.01. Xác định cơ cấu tổ chức

阮明武：今天我们先从公司的组织架构开始。一个企业要管理好，首先必须知道谁管理谁、谁向谁汇报。
Ruǎn Míngwǔ: Jīntiān wǒmen xiān cóng gōngsī de zǔzhī jiàgòu kāishǐ. Yí ge qǐyè yào guǎnlǐ hǎo, shǒuxiān bìxū zhīdào shéi guǎnlǐ shéi, shéi xiàng shéi huìbào.
Nguyễn Minh Vũ: Hôm nay chúng ta bắt đầu từ cơ cấu tổ chức của công ty. Một doanh nghiệp muốn quản lý tốt thì trước tiên phải biết ai quản lý ai và ai báo cáo cho ai.
Nguyen Minh Vu: Today we will start with the company’s organizational structure. To manage a company well, we must first know who manages whom and who reports to whom.

丁垂杨：阮明武哥，我们现在的管理结构可以分成几个主要层级？
Dīng Chuíyáng: Ruǎn Míngwǔ gē, wǒmen xiànzài de guǎnlǐ jiégòu kěyǐ fēnchéng jǐ ge zhǔyào céngjí?
Đinh Thùy Dương: Anh Nguyễn Minh Vũ, cơ cấu quản lý hiện nay của chúng ta có thể chia thành mấy cấp chính ạ?
Dinh Thuy Duong: Bro Nguyen Minh Vu, how many main management levels can our current structure be divided into?

阮明武：最上面是管理层，然后是各部门主管，下面是员工、专员、助理和其他业务岗位。
Ruǎn Míngwǔ: Zuì shàngmiàn shì guǎnlǐ céng, ránhòu shì gè bùmén zhǔguǎn, xiàmiàn shì yuángōng, zhuānyuán, zhùlǐ hé qítā yèwù gǎngwèi.
Nguyễn Minh Vũ: Trên cùng là cấp quản lý, tiếp theo là trưởng các phòng ban, phía dưới là nhân viên, chuyên viên, trợ lý và các vị trí nghiệp vụ khác.
Nguyen Minh Vu: At the top is management, followed by department heads, then employees, specialists, assistants, and other operational positions.

黎云英：目前公司一共有九十六名员工，其中管理层有两个人，对吗？
Lí Yún Yīng: Mùqián gōngsī yígòng yǒu jiǔshíliù míng yuángōng, qízhōng guǎnlǐ céng yǒu liǎng ge rén, duì ma?
Lê Vân Anh: Hiện nay công ty có tổng cộng 96 nhân viên, trong đó cấp quản lý có 2 người, đúng không anh?
Le Van Anh: The company currently has 96 employees in total, including two members of management, correct?

阮明武：对。行政人事部有八个人，财务会计部有十个人，销售部有三十八个人，仓储部有二十个人，其他岗位共有十八个人。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Xíngzhèng rénshì bù yǒu bā ge rén, cáiwù kuàijì bù yǒu shí ge rén, xiāoshòu bù yǒu sānshíbā ge rén, cāngchǔ bù yǒu èrshí ge rén, qítā gǎngwèi gòng yǒu shíbā ge rén.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Phòng Hành chính Nhân sự có 8 người, phòng Tài chính Kế toán có 10 người, phòng Kinh doanh có 38 người, bộ phận Kho có 20 người và các vị trí khác tổng cộng 18 người.
Nguyen Minh Vu: Correct. Administration and HR has eight people, Finance and Accounting has ten, Sales has thirty-eight, the Warehouse has twenty, and other positions account for eighteen people.

03.02. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm

水仙：很多人会把职能、任务、权限和责任混在一起，我们应该怎么区分？
Shuǐ Xiān: Hěn duō rén huì bǎ zhínéng, rènwu, quánxiàn hé zérèn hùn zài yìqǐ, wǒmen yīnggāi zěnme qūfēn?
Thủy Tiên: Rất nhiều người hay nhầm lẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm với nhau, chúng ta nên phân biệt thế nào ạ?
Thuy Tien: Many people confuse functions, tasks, authority, and responsibility. How should we distinguish them?

阮明武：职能回答“这个部门为什么存在”，任务回答“具体要做什么”，权限回答“可以决定到什么程度”，责任回答“出了问题谁要解释”。
Ruǎn Míngwǔ: Zhínéng huídá “zhè ge bùmén wèishénme cúnzài”, rènwu huídá “jùtǐ yào zuò shénme”, quánxiàn huídá “kěyǐ juédìng dào shénme chéngdù”, zérèn huídá “chū le wèntí shéi yào jiěshì”.
Nguyễn Minh Vũ: Chức năng trả lời “bộ phận này tồn tại để làm gì”, nhiệm vụ trả lời “cụ thể phải làm những gì”, quyền hạn trả lời “được quyết định đến mức nào”, còn trách nhiệm trả lời “nếu xảy ra vấn đề thì ai phải giải trình”.
Nguyen Minh Vu: Function answers “why this department exists,” tasks answer “what specifically must be done,” authority answers “how far it can make decisions,” and responsibility answers “who must explain if something goes wrong.”

芳玲：也就是说，权力越大，责任通常也越大。
Fāng Líng: Yě jiùshì shuō, quánlì yuè dà, zérèn tōngcháng yě yuè dà.
Phương Linh: Nói cách khác, quyền hạn càng lớn thì trách nhiệm thông thường cũng càng lớn.
Phuong Linh: In other words, the greater the authority, the greater the responsibility usually is.

阮明武：对，这是企业管理中非常重要的原则。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, zhè shì qǐyè guǎnlǐ zhōng fēicháng zhòngyào de yuánzé.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, đây là một nguyên tắc rất quan trọng trong quản trị doanh nghiệp.
Nguyen Minh Vu: Correct. This is a very important principle in enterprise management.

03.03. Chức năng của Ban Giám đốc

丁垂杨：管理层最重要的工作是什么？
Dīng Chuíyáng: Guǎnlǐ céng zuì zhòngyào de gōngzuò shì shénme?
Đinh Thùy Dương: Công việc quan trọng nhất của Ban Giám đốc là gì ạ?
Dinh Thuy Duong: What is the most important work of management?

阮明武：管理层要管理企业的经营、财务、人事、资产、投资、对外关系、运营和风险，还要对公司的整体结果承担最终责任。
Ruǎn Míngwǔ: Guǎnlǐ céng yào guǎnlǐ qǐyè de jīngyíng, cáiwù, rénshì, zīchǎn, tóuzī, duìwài guānxì, yùnyíng hé fēngxiǎn, hái yào duì gōngsī de zhěngtǐ jiéguǒ chéngdān zuìzhōng zérèn.
Nguyễn Minh Vũ: Ban Giám đốc phải quản lý kinh doanh, tài chính, nhân sự, tài sản, đầu tư, quan hệ đối ngoại, vận hành và rủi ro của doanh nghiệp, đồng thời chịu trách nhiệm cuối cùng đối với kết quả chung của công ty.
Nguyen Minh Vu: Management oversees business, finance, HR, assets, investment, external relations, operations, and risks, and also bears ultimate responsibility for the company’s overall results.

黎云英：今年我们的营业额目标是多少？
Lí Yún Yīng: Jīnnián wǒmen de yíngyè’é mùbiāo shì duōshao?
Lê Vân Anh: Mục tiêu doanh thu năm nay của chúng ta là bao nhiêu ạ?
Le Van Anh: What is our revenue target for this year?

阮明武：这个模拟计划把年度营业额目标定为一百八十亿越南盾，利润目标是十四亿越南盾。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè ge mónǐ jìhuà bǎ niándù yíngyè’é mùbiāo dìngwéi yìbǎi bāshí yì Yuènán dùn, lìrùn mùbiāo shì shísì yì Yuènán dùn.
Nguyễn Minh Vũ: Kế hoạch mô phỏng này đặt mục tiêu doanh thu năm là 180 tỷ đồng Việt Nam và mục tiêu lợi nhuận là 14 tỷ đồng.
Nguyen Minh Vu: This simulated plan sets the annual revenue target at VND 180 billion and the profit target at VND 14 billion.

水仙：那销售部平均每个月要完成大约十五亿越南盾的销售额。
Shuǐ Xiān: Nà xiāoshòu bù píngjūn měi ge yuè yào wánchéng dàyuē shíwǔ yì Yuènán dùn de xiāoshòu’é.
Thủy Tiên: Vậy phòng Kinh doanh trung bình mỗi tháng phải hoàn thành khoảng 15 tỷ đồng doanh số.
Thuy Tien: That means the Sales Department needs to achieve about VND 15 billion in sales per month on average.

阮明武：对，但是不能只看销售额，还要看利润、现金流、应收账款、库存和风险。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, dànshì bù néng zhǐ kàn xiāoshòu’é, hái yào kàn lìrùn, xiànjīnliú, yīngshōu zhàngkuǎn, kùcún hé fēngxiǎn.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, nhưng không thể chỉ nhìn vào doanh số mà còn phải xem lợi nhuận, dòng tiền, công nợ phải thu, tồn kho và rủi ro.
Nguyen Minh Vu: Correct, but we cannot look only at sales. We also need to consider profit, cash flow, accounts receivable, inventory, and risk.

03.04. Chức năng của Phó Giám đốc

芳玲：副总经理主要负责什么？
Fāng Líng: Fù zǒngjīnglǐ zhǔyào fùzé shénme?
Phương Linh: Phó Giám đốc chủ yếu phụ trách những gì ạ?
Phuong Linh: What is the Deputy General Manager mainly responsible for?

阮明武：副总经理要协助管理层研究战略、市场、客户、供应商和大型交易，还要关注一年、两年、三年的发展目标。
Ruǎn Míngwǔ: Fù zǒngjīnglǐ yào xiézhù guǎnlǐ céng yánjiū zhànlüè, shìchǎng, kèhù, gōngyìngshāng hé dàxíng jiāoyì, hái yào guānzhù yì nián, liǎng nián, sān nián de fāzhǎn mùbiāo.
Nguyễn Minh Vũ: Phó Giám đốc phải hỗ trợ Ban Giám đốc nghiên cứu chiến lược, thị trường, khách hàng, nhà cung cấp và những giao dịch lớn, đồng thời phải theo dõi các mục tiêu phát triển 1 năm, 2 năm và 3 năm.
Nguyen Minh Vu: The Deputy General Manager assists management with strategy, markets, customers, suppliers, and major transactions, while also focusing on one-, two-, and three-year development goals.

丁垂杨：如果原材料价格明显上涨，副总经理需要做什么？
Dīng Chuíyáng: Rúguǒ yuáncáiliào jiàgé míngxiǎn shàngzhǎng, fù zǒngjīnglǐ xūyào zuò shénme?
Đinh Thùy Dương: Nếu giá nguyên vật liệu tăng rõ rệt thì Phó Giám đốc cần làm gì ạ?
Dinh Thuy Duong: What should the Deputy General Manager do if raw material prices rise significantly?

阮明武：要评估库存、采购价格、销售价格、运输成本和现金流，然后决定是否增加库存、调整售价或者重新跟供应商谈判。
Ruǎn Míngwǔ: Yào pínggū kùcún, cǎigòu jiàgé, xiāoshòu jiàgé, yùnshū chéngběn hé xiànjīnliú, ránhòu juédìng shìfǒu zēngjiā kùcún, tiáozhěng shòujià huòzhě chóngxīn gēn gōngyìngshāng tánpàn.
Nguyễn Minh Vũ: Phải đánh giá tồn kho, giá mua, giá bán, chi phí vận chuyển và dòng tiền, sau đó quyết định có tăng tồn kho, điều chỉnh giá bán hoặc đàm phán lại với nhà cung cấp hay không.
Nguyen Minh Vu: Inventory, purchasing prices, selling prices, transportation costs, and cash flow must be evaluated before deciding whether to increase inventory, adjust selling prices, or renegotiate with suppliers.

03.05. Chức năng của Phòng Hành chính Nhân sự

黎云英：行政人事部在整个管理系统中主要负责什么？
Lí Yún Yīng: Xíngzhèng rénshì bù zài zhěng ge guǎnlǐ xìtǒng zhōng zhǔyào fùzé shénme?
Lê Vân Anh: Phòng Hành chính Nhân sự chủ yếu phụ trách những gì trong toàn bộ hệ thống quản lý ạ?
Le Van Anh: What is the Administration and HR Department mainly responsible for within the overall management system?

阮明武：行政人事部主要负责组织架构、招聘、员工档案、考勤、培训、劳动合同、工资数据、保险、规章制度、行政资产和后勤工作。
Ruǎn Míngwǔ: Xíngzhèng rénshì bù zhǔyào fùzé zǔzhī jiàgòu, zhāopìn, yuángōng dàng’àn, kǎoqín, péixùn, láodòng hétong, gōngzī shùjù, bǎoxiǎn, guīzhāng zhìdù, xíngzhèng zīchǎn hé hòuqín gōngzuò.
Nguyễn Minh Vũ: Phòng Hành chính Nhân sự chủ yếu phụ trách cơ cấu tổ chức, tuyển dụng, hồ sơ nhân viên, chấm công, đào tạo, hợp đồng lao động, dữ liệu tiền lương, bảo hiểm, nội quy quy chế, tài sản hành chính và công tác hậu cần.
Nguyen Minh Vu: Administration and HR is mainly responsible for organizational structure, recruitment, employee records, attendance, training, labor contracts, payroll data, insurance, internal regulations, administrative assets, and logistics.

水仙：员工从招聘到离职，行政人事部都要跟进吗？
Shuǐ Xiān: Yuángōng cóng zhāopìn dào lízhí, xíngzhèng rénshì bù dōu yào gēnjìn ma?
Thủy Tiên: Từ lúc tuyển dụng cho đến khi nhân viên nghỉ việc, phòng Hành chính Nhân sự đều phải theo dõi phải không ạ?
Thuy Tien: Does Administration and HR follow employees from recruitment all the way through resignation?

阮明武：对。招聘、面试、入职、试用、评估、签合同、正式工作、培训、调动、调薪、离职、交接和档案处理都是员工生命周期的一部分。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Zhāopìn, miànshì, rùzhí, shìyòng, pínggū, qiān hétong, zhèngshì gōngzuò, péixùn, diàodòng, tiáoxīn, lízhí, jiāojiē hé dàng’àn chǔlǐ dōu shì yuángōng shēngmìng zhōuqī de yí bùfen.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Tuyển dụng, phỏng vấn, tiếp nhận, thử việc, đánh giá, ký hợp đồng, làm việc chính thức, đào tạo, điều chuyển, điều chỉnh lương, nghỉ việc, bàn giao và xử lý hồ sơ đều là một phần của vòng đời nhân sự.
Nguyen Minh Vu: Correct. Recruitment, interviewing, onboarding, probation, evaluation, contract signing, official employment, training, transfers, salary adjustments, resignation, handover, and record processing are all part of the employee lifecycle.

03.06. Chức năng của Phòng Tài chính Kế toán

芳玲：财务会计部是不是只负责做账？
Fāng Líng: Cáiwù kuàijì bù shì bú shì zhǐ fùzé zuòzhàng?
Phương Linh: Phòng Tài chính Kế toán có phải chỉ phụ trách ghi sổ không ạ?
Phuong Linh: Is the Finance and Accounting Department only responsible for bookkeeping?

阮明武：不是。财务会计部还要管理收入、支出、应收账款、应付账款、现金流、成本、税务、预算和财务报告。
Ruǎn Míngwǔ: Bú shì. Cáiwù kuàijì bù hái yào guǎnlǐ shōurù, zhīchū, yīngshōu zhàngkuǎn, yīngfù zhàngkuǎn, xiànjīnliú, chéngběn, shuìwù, yùsuàn hé cáiwù bàogào.
Nguyễn Minh Vũ: Không. Phòng Tài chính Kế toán còn phải quản lý doanh thu, chi phí, công nợ phải thu, công nợ phải trả, dòng tiền, giá vốn, thuế, ngân sách và báo cáo tài chính.
Nguyen Minh Vu: No. Finance and Accounting must also manage revenue, expenditure, accounts receivable, accounts payable, cash flow, cost, taxes, budgets, and financial reports.

丁垂杨：付款以前需要检查什么？
Dīng Chuíyáng: Fùkuǎn yǐqián xūyào jiǎnchá shénme?
Đinh Thùy Dương: Trước khi thanh toán cần kiểm tra những gì ạ?
Dinh Thuy Duong: What needs to be checked before a payment is made?

阮明武：要检查付款申请、合同、发票、其他凭证、预算、审批和付款条件，不能只有一句“请付款”就把钱付出去。
Ruǎn Míngwǔ: Yào jiǎnchá fùkuǎn shēnqǐng, hétong, fāpiào, qítā píngzhèng, yùsuàn, shěnpī hé fùkuǎn tiáojiàn, bù néng zhǐyǒu yí jù “qǐng fùkuǎn” jiù bǎ qián fù chūqù.
Nguyễn Minh Vũ: Phải kiểm tra đề nghị thanh toán, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ khác, ngân sách, phê duyệt và điều kiện thanh toán; không thể chỉ có một câu “hãy thanh toán” là chi tiền.
Nguyen Minh Vu: Payment requests, contracts, invoices, supporting documents, budgets, approvals, and payment terms must be checked. Money cannot be paid out simply because someone says “please pay.”

03.07. Chức năng của Phòng Kinh doanh

水仙：销售部最主要的责任是不是找客户和卖产品？
Shuǐ Xiān: Xiāoshòu bù zuì zhǔyào de zérèn shì bú shì zhǎo kèhù hé mài chǎnpǐn?
Thủy Tiên: Trách nhiệm chính nhất của phòng Kinh doanh có phải là tìm khách hàng và bán sản phẩm không ạ?
Thuy Tien: Is the main responsibility of the Sales Department to find customers and sell products?

阮明武：这是核心工作，但是销售流程还包括了解需求、报价、谈判、合同、订单、交货、发票、应收账款和收款。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè shì héxīn gōngzuò, dànshì xiāoshòu liúchéng hái bāokuò liǎojiě xūqiú, bàojià, tánpàn, hétong, dìngdān, jiāohuò, fāpiào, yīngshōu zhàngkuǎn hé shōukuǎn.
Nguyễn Minh Vũ: Đây là công việc cốt lõi, nhưng quy trình bán hàng còn bao gồm tìm hiểu nhu cầu, báo giá, đàm phán, hợp đồng, đơn hàng, giao hàng, hóa đơn, công nợ phải thu và thu tiền.
Nguyen Minh Vu: That is the core work, but the sales process also includes understanding needs, quotations, negotiation, contracts, orders, delivery, invoices, accounts receivable, and collection.

黎云英：所以货送到客户那里以后，销售工作还没有结束。
Lí Yún Yīng: Suǒyǐ huò sòng dào kèhù nàli yǐhòu, xiāoshòu gōngzuò hái méiyǒu jiéshù.
Lê Vân Anh: Vì vậy sau khi hàng được giao tới khách thì công việc bán hàng vẫn chưa kết thúc.
Le Van Anh: So even after the goods are delivered to the customer, the sales work is not finished.

阮明武：对，还要跟进发票、付款日期、已经收了多少钱、还有多少没收以及有没有逾期。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, hái yào gēnjìn fāpiào, fùkuǎn rìqī, yǐjīng shōu le duōshao qián, hái yǒu duōshao méi shōu yǐjí yǒu méiyǒu yúqī.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, còn phải theo dõi hóa đơn, ngày thanh toán, đã thu được bao nhiêu tiền, còn bao nhiêu chưa thu và có quá hạn hay không.
Nguyen Minh Vu: Correct. Sales must continue following the invoice, payment due date, amount collected, outstanding balance, and whether the payment is overdue.

03.08. Chức năng của Kho

芳玲：仓储部是不是只要知道还有多少库存？
Fāng Líng: Cāngchǔ bù shì bú shì zhǐyào zhīdào hái yǒu duōshao kùcún?
Phương Linh: Bộ phận Kho có phải chỉ cần biết còn bao nhiêu hàng tồn không ạ?
Phuong Linh: Does the Warehouse Department only need to know how much stock is left?

阮明武：当然不是。仓库要负责收货、检查、入库、摆放、保管、出库、盘点和异常报告。
Ruǎn Míngwǔ: Dāngrán bú shì. Cāngkù yào fùzé shōuhuò, jiǎnchá, rùkù, bǎifàng, bǎoguǎn, chūkù, pándiǎn hé yìcháng bàogào.
Nguyễn Minh Vũ: Tất nhiên không. Kho phải phụ trách nhận hàng, kiểm tra, nhập kho, sắp xếp, bảo quản, xuất kho, kiểm kê và báo cáo bất thường.
Nguyen Minh Vu: Of course not. The warehouse is responsible for receiving, checking, stocking, arranging, preserving, issuing, counting, and reporting abnormalities.

丁垂杨：仓库现在大约管理三千八百个单位的商品，对吗？
Dīng Chuíyáng: Cāngkù xiànzài dàyuē guǎnlǐ sānqiān bābǎi ge dānwèi de shāngpǐn, duì ma?
Đinh Thùy Dương: Hiện nay kho đang quản lý khoảng 3.800 đơn vị hàng hóa, đúng không anh?
Dinh Thuy Duong: The warehouse currently manages about 3,800 units of goods, correct?

阮明武：对，而且不能只记录总数量，还要区分合格品、次品、损坏品、退货和待处理商品。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, érqiě bù néng zhǐ jìlù zǒng shùliàng, hái yào qūfēn hégé pǐn, cìpǐn, sǔnhuài pǐn, tuìhuò hé dài chǔlǐ shāngpǐn.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, hơn nữa không thể chỉ ghi tổng số lượng mà còn phải phân biệt hàng đạt, hàng lỗi, hàng hỏng, hàng trả và hàng chờ xử lý.
Nguyen Minh Vu: Correct. We cannot record only the total quantity; qualified goods, defective goods, damaged goods, returns, and pending items must also be distinguished.

03.09. Tình huống khách đặt hàng gấp

黎云英：现在我们做一个实际练习。下午三点，一个客户打电话说第二天上午九点以前必须收到一批大货。
Lí Yún Yīng: Xiànzài wǒmen zuò yí ge shíjì liànxí. Xiàwǔ sān diǎn, yí ge kèhù dǎ diànhuà shuō dì-èr tiān shàngwǔ jiǔ diǎn yǐqián bìxū shōudào yì pī dà huò.
Lê Vân Anh: Bây giờ chúng ta làm một bài thực hành. Lúc 3 giờ chiều, một khách hàng gọi điện nói rằng trước 9 giờ sáng hôm sau phải nhận được một lô hàng lớn.
Le Van Anh: Now let’s do a practical exercise. At 3 p.m., a customer calls and says a large shipment must arrive before 9 a.m. the next morning.

阮明武：第一步不是马上答应，而是先确认产品、数量、价格、库存、付款条件、交货地点和时间。
Ruǎn Míngwǔ: Dì-yī bù bú shì mǎshàng dāying, ér shì xiān quèrèn chǎnpǐn, shùliàng, jiàgé, kùcún, fùkuǎn tiáojiàn, jiāohuò dìdiǎn hé shíjiān.
Nguyễn Minh Vũ: Bước đầu tiên không phải là đồng ý ngay, mà phải xác nhận sản phẩm, số lượng, giá, tồn kho, điều kiện thanh toán, địa điểm giao hàng và thời gian trước.
Nguyen Minh Vu: The first step is not to agree immediately, but to confirm the product, quantity, price, inventory, payment terms, delivery location, and time.

水仙：如果客户要五百个单位，销售部先问仓库有没有足够的库存，对吗？
Shuǐ Xiān: Rúguǒ kèhù yào wǔbǎi ge dānwèi, xiāoshòu bù xiān wèn cāngkù yǒu méiyǒu zúgòu de kùcún, duì ma?
Thủy Tiên: Nếu khách cần 500 đơn vị thì phòng Kinh doanh trước tiên phải hỏi kho có đủ tồn hay không, đúng không ạ?
Thuy Tien: If the customer needs 500 units, Sales should first ask the warehouse whether enough inventory is available, correct?

阮明武：对，同时财务会计部要检查客户有没有到期或者逾期的应收账款。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, tóngshí cáiwù kuàijì bù yào jiǎnchá kèhù yǒu méiyǒu dàoqī huòzhě yúqī de yīngshōu zhàngkuǎn.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, đồng thời phòng Tài chính Kế toán phải kiểm tra khách có công nợ đến hạn hoặc quá hạn hay không.
Nguyen Minh Vu: Correct. At the same time, Finance and Accounting must check whether the customer has any due or overdue receivables.

芳玲：如果库存只有四百八十个单位，就不能直接答应客户五百个。
Fāng Líng: Rúguǒ kùcún zhǐyǒu sìbǎi bāshí ge dānwèi, jiù bù néng zhíjiē dāying kèhù wǔbǎi ge.
Phương Linh: Nếu tồn kho chỉ có 480 đơn vị thì không thể trực tiếp cam kết với khách 500 đơn vị.
Phuong Linh: If only 480 units are in stock, we cannot directly promise the customer 500 units.

阮明武：完全正确。不能用希望代替数据。
Ruǎn Míngwǔ: Wánquán zhèngquè. Bù néng yòng xīwàng dàitì shùjù.
Nguyễn Minh Vũ: Hoàn toàn chính xác. Không thể lấy hy vọng thay cho dữ liệu.
Nguyen Minh Vu: Exactly. Hope cannot replace data.

03.10. Tình huống công nợ 90 ngày

丁垂杨：第二个情况，客户要买一批价值二十亿越南盾的货，但是要求九十天以后才付款，也不愿意付定金。
Dīng Chuíyáng: Dì-èr ge qíngkuàng, kèhù yào mǎi yì pī jiàzhí èrshí yì Yuènán dùn de huò, dànshì yāoqiú jiǔshí tiān yǐhòu cái fùkuǎn, yě bù yuànyì fù dìngjīn.
Đinh Thùy Dương: Tình huống thứ hai, khách muốn mua một lô hàng trị giá 2 tỷ đồng nhưng yêu cầu sau 90 ngày mới thanh toán và cũng không muốn đặt cọc.
Dinh Thuy Duong: In the second situation, the customer wants to buy goods worth VND 2 billion but requests payment after 90 days and does not want to pay a deposit.

阮明武：这个条件已经超过普通销售人员的权限，不能自己答应。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè ge tiáojiàn yǐjīng chāoguò pǔtōng xiāoshòu rényuán de quánxiàn, bù néng zìjǐ dāying.
Nguyễn Minh Vũ: Điều kiện này đã vượt thẩm quyền của nhân viên Kinh doanh thông thường, không được tự ý đồng ý.
Nguyen Minh Vu: These terms exceed the authority of an ordinary salesperson and cannot be accepted independently.

黎云英：财务会计部应该先提供客户目前的应收账款、付款历史和逾期情况。
Lí Yún Yīng: Cáiwù kuàijì bù yīnggāi xiān tígōng kèhù mùqián de yīngshōu zhàngkuǎn, fùkuǎn lìshǐ hé yúqī qíngkuàng.
Lê Vân Anh: Phòng Tài chính Kế toán trước tiên phải cung cấp công nợ phải thu hiện tại, lịch sử thanh toán và tình trạng quá hạn của khách.
Le Van Anh: Finance and Accounting should first provide the customer’s current receivables, payment history, and overdue status.

水仙：销售部还要说明这笔交易的利润率和客户未来的合作价值。
Shuǐ Xiān: Xiāoshòu bù hái yào shuōmíng zhè bǐ jiāoyì de lìrùn lǜ hé kèhù wèilái de hézuò jiàzhí.
Thủy Tiên: Phòng Kinh doanh còn phải giải thích biên lợi nhuận của giao dịch và giá trị hợp tác trong tương lai của khách.
Thuy Tien: Sales must also explain the transaction’s profit margin and the customer’s future cooperation value.

阮明武：最后由有权限的人根据风险、利润和现金流决定是否批准。
Ruǎn Míngwǔ: Zuìhòu yóu yǒu quánxiàn de rén gēnjù fēngxiǎn, lìrùn hé xiànjīnliú juédìng shìfǒu pīzhǔn.
Nguyễn Minh Vũ: Cuối cùng người có thẩm quyền sẽ căn cứ vào rủi ro, lợi nhuận và dòng tiền để quyết định có phê duyệt hay không.
Nguyen Minh Vu: Finally, the authorized person decides whether to approve the deal based on risk, profit, and cash flow.

03.11. Tình huống chênh lệch tồn kho

芳玲：第三个情况，系统显示库存是一百个单位，但是仓库实际只数到九十五个。
Fāng Líng: Dì-sān ge qíngkuàng, xìtǒng xiǎnshì kùcún shì yìbǎi ge dānwèi, dànshì cāngkù shíjì zhǐ shǔ dào jiǔshíwǔ ge.
Phương Linh: Tình huống thứ ba, hệ thống hiển thị tồn kho là 100 đơn vị nhưng kho thực tế chỉ đếm được 95 đơn vị.
Phuong Linh: In the third situation, the system shows 100 units in stock, but the warehouse physically counts only 95.

阮明武：发现差五个以后，第一件事不是直接把系统改成九十五。
Ruǎn Míngwǔ: Fāxiàn chà wǔ ge yǐhòu, dì-yī jiàn shì bú shì zhíjiē bǎ xìtǒng gǎi chéng jiǔshíwǔ.
Nguyễn Minh Vũ: Sau khi phát hiện thiếu 5 đơn vị, việc đầu tiên không phải là trực tiếp sửa hệ thống thành 95.
Nguyen Minh Vu: After finding a shortage of five units, the first thing to do is not to change the system directly to 95.

丁垂杨：应该重新盘点，再检查其他位置、入库单、出库单和退货，对吗？
Dīng Chuíyáng: Yīnggāi chóngxīn pándiǎn, zài jiǎnchá qítā wèizhi, rùkù dān, chūkù dān hé tuìhuò, duì ma?
Đinh Thùy Dương: Phải kiểm kê lại, sau đó kiểm tra các vị trí khác, phiếu nhập, phiếu xuất và hàng trả, đúng không anh?
Dinh Thuy Duong: We should recount the stock and then check other locations, goods receipt notes, goods issue notes, and returned goods, correct?

阮明武：对，还要跟财务会计部核对数据，确定原因以后形成记录，再按照权限进行调整。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, hái yào gēn cáiwù kuàijì bù héduì shùjù, quèdìng yuányīn yǐhòu xíngchéng jìlù, zài ànzhào quánxiàn jìnxíng tiáozhěng.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, còn phải đối chiếu dữ liệu với phòng Tài chính Kế toán, sau khi xác định nguyên nhân thì lập biên bản, rồi mới điều chỉnh theo thẩm quyền.
Nguyen Minh Vu: Correct. The data must also be reconciled with Finance and Accounting. Once the cause is identified, a record should be created and adjustments made according to authority.

03.12. Tình huống mua thiết bị

水仙：第四个情况，一个部门提出购买一台价值一亿八千万越南盾的新设备。
Shuǐ Xiān: Dì-sì ge qíngkuàng, yí ge bùmén tíchū gòumǎi yì tái jiàzhí yí yì bāqiān wàn Yuènán dùn de xīn shèbèi.
Thủy Tiên: Tình huống thứ tư, một phòng ban đề nghị mua một thiết bị mới trị giá 180 triệu đồng Việt Nam.
Thuy Tien: In the fourth situation, a department requests the purchase of new equipment worth VND 180 million.

阮明武：首先要说明为什么要买、谁提出、谁确认需求、预算是多少、有没有其他方案。
Ruǎn Míngwǔ: Shǒuxiān yào shuōmíng wèishénme yào mǎi, shéi tíchū, shéi quèrèn xūqiú, yùsuàn shì duōshao, yǒu méiyǒu qítā fāng’àn.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên phải giải thích tại sao cần mua, ai đề xuất, ai xác nhận nhu cầu, ngân sách là bao nhiêu và có phương án khác hay không.
Nguyen Minh Vu: First, the department must explain why the equipment is needed, who proposed it, who confirmed the need, the budget, and whether there are alternatives.

黎云英：财务会计部要检查预算和现金流，行政人事部或者行政岗位要跟进采购和资产登记。
Lí Yún Yīng: Cáiwù kuàijì bù yào jiǎnchá yùsuàn hé xiànjīnliú, xíngzhèng rénshì bù huòzhě xíngzhèng gǎngwèi yào gēnjìn cǎigòu hé zīchǎn dēngjì.
Lê Vân Anh: Phòng Tài chính Kế toán phải kiểm tra ngân sách và dòng tiền, còn phòng Hành chính Nhân sự hoặc vị trí hành chính phải theo dõi việc mua sắm và đăng ký tài sản.
Le Van Anh: Finance and Accounting must check the budget and cash flow, while Administration and HR or the administrative function follows up on procurement and asset registration.

阮明武：对。买完以后还要知道谁在使用、什么时候开始使用、设备现在是什么状态。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Mǎi wán yǐhòu hái yào zhīdào shéi zài shǐyòng, shénme shíhou kāishǐ shǐyòng, shèbèi xiànzài shì shénme zhuàngtài.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Sau khi mua xong còn phải biết ai đang sử dụng, bắt đầu sử dụng từ khi nào và tình trạng hiện tại của thiết bị ra sao.
Nguyen Minh Vu: Correct. After purchase, the company must know who is using it, when usage began, and the equipment’s current condition.

03.13. Nguyên tắc không vượt thẩm quyền

丁垂杨：员工怎么判断一件事是不是超出自己的权限？
Dīng Chuíyáng: Yuángōng zěnme pànduàn yí jiàn shì shì bú shì chāochū zìjǐ de quánxiàn?
Đinh Thùy Dương: Nhân viên làm thế nào để xác định một việc có vượt thẩm quyền của mình hay không ạ?
Dinh Thuy Duong: How can an employee determine whether something exceeds their authority?

阮明武：每个人都要知道哪些事情可以自己处理，哪些事情必须请示，哪些必须审批，哪些必须马上报告。
Ruǎn Míngwǔ: Měi ge rén dōu yào zhīdào nǎxiē shìqing kěyǐ zìjǐ chǔlǐ, nǎxiē shìqing bìxū qǐngshì, nǎxiē bìxū shěnpī, nǎxiē bìxū mǎshàng bàogào.
Nguyễn Minh Vũ: Mỗi người đều phải biết việc nào có thể tự xử lý, việc nào phải xin ý kiến, việc nào phải phê duyệt và việc nào phải báo cáo ngay.
Nguyen Minh Vu: Everyone must know which matters they may handle themselves, which require consultation, which require approval, and which must be reported immediately.

芳玲：销售人员不能自己答应特别折扣、长期账期或者特别付款条件。
Fāng Líng: Xiāoshòu rényuán bù néng zìjǐ dāying tèbié zhékòu, chángqī zhàngqī huòzhě tèbié fùkuǎn tiáojiàn.
Phương Linh: Nhân viên Kinh doanh không được tự ý đồng ý chiết khấu đặc biệt, thời hạn công nợ dài hoặc điều kiện thanh toán đặc biệt.
Phuong Linh: Salespeople may not independently agree to special discounts, extended credit terms, or special payment conditions.

阮明武：仓库也不能没有合格的文件和批准就自己把货发出去。
Ruǎn Míngwǔ: Cāngkù yě bù néng méiyǒu hégé de wénjiàn hé pīzhǔn jiù zìjǐ bǎ huò fā chūqù.
Nguyễn Minh Vũ: Kho cũng không được tự ý xuất hàng khi chưa có hồ sơ hợp lệ và phê duyệt cần thiết.
Nguyen Minh Vu: The warehouse also may not release goods without valid documentation and required approval.

03.14. Quản lý bằng hồ sơ

黎云英：为什么很多重要工作都必须留下文件？
Lí Yún Yīng: Wèishénme hěn duō zhòngyào gōngzuò dōu bìxū liúxià wénjiàn?
Lê Vân Anh: Tại sao rất nhiều nghiệp vụ quan trọng đều phải để lại hồ sơ ạ?
Le Van Anh: Why must many important activities leave documentary records?

阮明武：因为文件可以帮助我们检查、核对、查询、交接、解释问题和确定责任。
Ruǎn Míngwǔ: Yīnwèi wénjiàn kěyǐ bāngzhù wǒmen jiǎnchá, héduì, cháxún, jiāojiē, jiěshì wèntí hé quèdìng zérèn.
Nguyễn Minh Vũ: Bởi vì hồ sơ giúp chúng ta kiểm tra, đối chiếu, tra cứu, bàn giao, giải trình vấn đề và xác định trách nhiệm.
Nguyen Minh Vu: Because records help us inspect, verify, retrieve information, hand over work, explain issues, and determine responsibility.

水仙：比如招聘要有招聘申请，休假要有请假单，入库要有入库单，出库要有出库单。
Shuǐ Xiān: Bǐrú zhāopìn yào yǒu zhāopìn shēnqǐng, xiūjià yào yǒu qǐngjià dān, rùkù yào yǒu rùkù dān, chūkù yào yǒu chūkù dān.
Thủy Tiên: Ví dụ tuyển dụng phải có yêu cầu tuyển dụng, nghỉ phép phải có đơn xin nghỉ, nhập kho phải có phiếu nhập và xuất kho phải có phiếu xuất.
Thuy Tien: For example, recruitment requires a recruitment request, leave requires a leave form, stock receipt requires a goods receipt note, and stock issue requires a goods issue note.

阮明武：对，重要业务不能完全靠口头交流来管理。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, zhòngyào yèwù bù néng wánquán kào kǒutóu jiāoliú lái guǎnlǐ.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, nghiệp vụ quan trọng không thể được quản lý hoàn toàn chỉ bằng trao đổi miệng.
Nguyen Minh Vu: Correct. Important operations cannot be managed entirely through verbal communication.

03.15. Quản lý bằng dữ liệu

芳玲：除了文件以外，我们还需要哪些管理数据？
Fāng Líng: Chúle wénjiàn yǐwài, wǒmen hái xūyào nǎxiē guǎnlǐ shùjù?
Phương Linh: Ngoài hồ sơ ra, chúng ta còn cần những dữ liệu quản trị nào?
Phuong Linh: Besides documents, what management data do we need?

阮明武：销售要有销售额、客户、订单和应收账款数据；仓库要有入库、出库、库存和差异数据；财务要有收入、支出、成本和现金流数据；行政人事要有人数、考勤、工资、休假和人员变化数据。
Ruǎn Míngwǔ: Xiāoshòu yào yǒu xiāoshòu’é, kèhù, dìngdān hé yīngshōu zhàngkuǎn shùjù; cāngkù yào yǒu rùkù, chūkù, kùcún hé chāyì shùjù; cáiwù yào yǒu shōurù, zhīchū, chéngběn hé xiànjīnliú shùjù; xíngzhèng rénshì yào yǒu rénshù, kǎoqín, gōngzī, xiūjià hé rényuán biànhuà shùjù.
Nguyễn Minh Vũ: Kinh doanh phải có dữ liệu doanh số, khách hàng, đơn hàng và công nợ; Kho phải có dữ liệu nhập, xuất, tồn và chênh lệch; Tài chính phải có dữ liệu thu, chi, chi phí và dòng tiền; Hành chính Nhân sự phải có dữ liệu nhân sự, chấm công, lương, nghỉ phép và biến động lao động.
Nguyen Minh Vu: Sales needs data on sales, customers, orders, and receivables; the warehouse needs inbound, outbound, inventory, and discrepancy data; Finance needs revenue, expenditure, cost, and cash flow data; Administration and HR needs headcount, attendance, payroll, leave, and workforce change data.

丁垂杨：管理层通过这些数据来做决定。
Dīng Chuíyáng: Guǎnlǐ céng tōngguò zhèxiē shùjù lái zuò juédìng.
Đinh Thùy Dương: Ban quản lý dùng những dữ liệu này để ra quyết định.
Dinh Thuy Duong: Management uses this data to make decisions.

阮明武：对。没有可靠的数据，管理就很容易变成猜测。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Méiyǒu kěkào de shùjù, guǎnlǐ jiù hěn róngyì biànchéng cāicè.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Không có dữ liệu đáng tin cậy thì quản trị rất dễ biến thành phỏng đoán.
Nguyen Minh Vu: Correct. Without reliable data, management can easily turn into guesswork.

04. HỆ THỐNG MẪU CÂU THEO CHỦ ĐỀ

04.01. Hỏi cơ cấu tổ chức

公司现在有几个主要部门？
Gōngsī xiànzài yǒu jǐ ge zhǔyào bùmén?
Hiện nay công ty có mấy phòng ban chính?
How many main departments does the company currently have?

谁负责管理这个部门？
Shéi fùzé guǎnlǐ zhè ge bùmén?
Ai phụ trách quản lý phòng ban này?
Who is responsible for managing this department?

这个岗位向谁汇报？
Zhè ge gǎngwèi xiàng shéi huìbào?
Vị trí này báo cáo cho ai?
Who does this position report to?

这个部门下面还有几个岗位？
Zhè ge bùmén xiàmiàn hái yǒu jǐ ge gǎngwèi?
Bên dưới phòng ban này còn có mấy vị trí?
How many positions are under this department?

04.02. Hỏi chức năng

这个部门的主要职能是什么？
Zhè ge bùmén de zhǔyào zhínéng shì shénme?
Chức năng chính của phòng ban này là gì?
What is the main function of this department?

销售部主要负责开发客户和创造收入。
Xiāoshòu bù zhǔyào fùzé kāifā kèhù hé chuàngzào shōurù.
Phòng Kinh doanh chủ yếu phụ trách phát triển khách hàng và tạo doanh thu.
The Sales Department is mainly responsible for developing customers and generating revenue.

财务会计部负责管理财务和控制凭证。
Cáiwù kuàijì bù fùzé guǎnlǐ cáiwù hé kòngzhì píngzhèng.
Phòng Tài chính Kế toán phụ trách quản lý tài chính và kiểm soát chứng từ.
The Finance and Accounting Department manages finance and controls accounting documents.

仓储部负责管理货物。
Cāngchǔ bù fùzé guǎnlǐ huòwù.
Bộ phận Kho phụ trách quản lý hàng hóa.
The Warehouse Department is responsible for managing goods.

04.03. Hỏi nhiệm vụ

这个岗位每天需要完成哪些工作？
Zhè ge gǎngwèi měitiān xūyào wánchéng nǎxiē gōngzuò?
Vị trí này mỗi ngày phải hoàn thành những công việc nào?
What tasks must this position complete each day?

谁负责检查库存？
Shéi fùzé jiǎnchá kùcún?
Ai phụ trách kiểm tra tồn kho?
Who is responsible for checking inventory?

谁负责跟进应收账款？
Shéi fùzé gēnjìn yīngshōu zhàngkuǎn?
Ai phụ trách theo dõi công nợ phải thu?
Who is responsible for following up accounts receivable?

谁负责管理员工档案？
Shéi fùzé guǎnlǐ yuángōng dàng’àn?
Ai phụ trách quản lý hồ sơ nhân viên?
Who is responsible for employee records?

04.04. Hỏi quyền hạn

这个岗位可以决定到什么程度？
Zhè ge gǎngwèi kěyǐ juédìng dào shénme chéngdù?
Vị trí này được quyền quyết định đến mức nào?
How far can this position make decisions?

这件事是不是已经超过你的权限？
Zhè jiàn shì shì bú shì yǐjīng chāoguò nǐ de quánxiàn?
Việc này có phải đã vượt thẩm quyền của bạn không?
Has this matter exceeded your authority?

超过权限以后应该向谁汇报？
Chāoguò quánxiàn yǐhòu yīnggāi xiàng shéi huìbào?
Sau khi vượt thẩm quyền thì phải báo cáo cho ai?
Who should it be reported to once it exceeds authority?

这个价格需要谁批准？
Zhè ge jiàgé xūyào shéi pīzhǔn?
Mức giá này cần ai phê duyệt?
Who needs to approve this price?

04.05. Phân công trách nhiệm

谁提出？
Shéi tíchū?
Ai đề xuất?
Who proposes?

谁执行？
Shéi zhíxíng?
Ai thực hiện?
Who executes?

谁配合？
Shéi pèihé?
Ai phối hợp?
Who cooperates?

谁检查？
Shéi jiǎnchá?
Ai kiểm tra?
Who checks?

谁审批？
Shéi shěnpī?
Ai phê duyệt?
Who approves?

谁承担最终责任？
Shéi chéngdān zuìzhōng zérèn?
Ai chịu trách nhiệm cuối cùng?
Who bears ultimate responsibility?

04.06. Xử lý công việc vượt quyền

这件事超过了我的权限，需要向上级汇报。
Zhè jiàn shì chāoguò le wǒ de quánxiàn, xūyào xiàng shàngjí huìbào.
Việc này vượt thẩm quyền của tôi, cần báo cáo cấp trên.
This matter exceeds my authority and needs to be reported to a superior.

这个折扣不能由销售人员自己决定。
Zhè ge zhékòu bù néng yóu xiāoshòu rényuán zìjǐ juédìng.
Mức chiết khấu này không thể do nhân viên Kinh doanh tự quyết định.
This discount cannot be decided by the salesperson alone.

请先提交审批。
Qǐng xiān tíjiāo shěnpī.
Hãy trình phê duyệt trước.
Please submit it for approval first.

批准以后才能执行。
Pīzhǔn yǐhòu cái néng zhíxíng.
Sau khi được phê duyệt mới có thể thực hiện.
It can only be implemented after approval.

04.07. Kiểm soát chứng từ

文件齐全了吗？
Wénjiàn qíquán le ma?
Hồ sơ đã đầy đủ chưa?
Are the documents complete?

合同已经检查了吗？
Hétong yǐjīng jiǎnchá le ma?
Hợp đồng đã được kiểm tra chưa?
Has the contract been checked?

发票和付款申请一致吗？
Fāpiào hé fùkuǎn shēnqǐng yízhì ma?
Hóa đơn và đề nghị thanh toán có khớp nhau không?
Does the invoice match the payment request?

这个业务必须留下记录。
Zhè ge yèwù bìxū liúxià jìlù.
Nghiệp vụ này bắt buộc phải để lại hồ sơ.
This operation must leave a record.

04.08. Báo cáo có dữ liệu

现在的问题是什么？
Xiànzài de wèntí shì shénme?
Vấn đề hiện tại là gì?
What is the current problem?

什么时候发生的？
Shénme shíhou fāshēng de?
Xảy ra khi nào?
When did it happen?

影响多大？
Yǐngxiǎng duō dà?
Mức độ ảnh hưởng lớn đến đâu?
How large is the impact?

现在已经处理到哪一步了？
Xiànzài yǐjīng chǔlǐ dào nǎ yí bù le?
Hiện đã xử lý đến bước nào rồi?
What stage has the handling reached?

需要管理层决定什么？
Xūyào guǎnlǐ céng juédìng shénme?
Cần Ban Giám đốc quyết định điều gì?
What does management need to decide?

05. NGỮ PHÁP CHUYÊN SÂU TRONG BÀI

05.01. 负责 + danh từ / động từ

Công thức:

Chủ ngữ + 负责 + danh từ

Chủ ngữ + 负责 + động từ + tân ngữ

Ví dụ 1 – từ hội thoại:

仓库要负责收货、检查、入库、摆放、保管、出库、盘点和异常报告。
Cāngkù yào fùzé shōuhuò, jiǎnchá, rùkù, bǎifàng, bǎoguǎn, chūkù, pándiǎn hé yìcháng bàogào.
Kho phải phụ trách nhận hàng, kiểm tra, nhập kho, sắp xếp, bảo quản, xuất kho, kiểm kê và báo cáo bất thường.

Ví dụ 2:

行政人事部负责招聘新员工。
Xíngzhèng rénshì bù fùzé zhāopìn xīn yuángōng.
Phòng Hành chính Nhân sự phụ trách tuyển nhân viên mới.

Ví dụ 3:

财务会计部负责检查付款资料。
Cáiwù kuàijì bù fùzé jiǎnchá fùkuǎn zīliào.
Phòng Tài chính Kế toán phụ trách kiểm tra hồ sơ thanh toán.

Ví dụ 4:

销售部负责开发客户。
Xiāoshòu bù fùzé kāifā kèhù.
Phòng Kinh doanh phụ trách phát triển khách hàng.

Ví dụ 5:

部门主管负责检查工作进度。
Bùmén zhǔguǎn fùzé jiǎnchá gōngzuò jìndù.
Trưởng bộ phận phụ trách kiểm tra tiến độ công việc.

05.02. 谁……谁……

Công thức:

谁 + động từ 1 + 谁 + động từ 2

Hoặc chuỗi câu hỏi:

谁负责？

谁检查？

谁审批？

Cấu trúc này đặc biệt quan trọng trong giao tiếp quản trị vì dùng để xác định trách nhiệm.

Ví dụ 1:

谁管理谁，谁向谁汇报？
Shéi guǎnlǐ shéi, shéi xiàng shéi huìbào?
Ai quản lý ai, ai báo cáo cho ai?

Ví dụ 2:

谁提出，谁负责执行？
Shéi tíchū, shéi fùzé zhíxíng?
Ai đề xuất, ai phụ trách thực hiện?

Ví dụ 3:

谁检查，谁批准？
Shéi jiǎnchá, shéi pīzhǔn?
Ai kiểm tra, ai phê duyệt?

Ví dụ 4:

谁发现问题，谁就要及时报告。
Shéi fāxiàn wèntí, shéi jiù yào jíshí bàogào.
Ai phát hiện vấn đề thì người đó phải báo cáo kịp thời.

Ví dụ 5:

谁使用公司资产，谁就要负责保管。
Shéi shǐyòng gōngsī zīchǎn, shéi jiù yào fùzé bǎoguǎn.
Ai sử dụng tài sản công ty thì người đó phải chịu trách nhiệm bảo quản.

05.03. 不能只……还要……

Công thức:

不能只 + A + 还要 + B

Dùng để nhấn mạnh không được chỉ xem xét một yếu tố.

Khám phá thêm nội dung về giáo trình Hán ngữ ChineMaster EDU.

Ví dụ 1:

不能只看销售额，还要看利润、现金流、应收账款、库存和风险。
Bù néng zhǐ kàn xiāoshòu’é, hái yào kàn lìrùn, xiànjīnliú, yīngshōu zhàngkuǎn, kùcún hé fēngxiǎn.
Không thể chỉ nhìn doanh số mà còn phải xem lợi nhuận, dòng tiền, công nợ, tồn kho và rủi ro.

Ví dụ 2:

不能只看价格，还要看付款条件。
Bù néng zhǐ kàn jiàgé, hái yào kàn fùkuǎn tiáojiàn.
Không thể chỉ nhìn giá mà còn phải xem điều kiện thanh toán.

Ví dụ 3:

不能只看系统数据，还要盘点实际库存。
Bù néng zhǐ kàn xìtǒng shùjù, hái yào pándiǎn shíjì kùcún.
Không thể chỉ nhìn dữ liệu hệ thống mà còn phải kiểm kê tồn thực tế.

Ví dụ 4:

不能只看员工人数，还要看工作量。
Bù néng zhǐ kàn yuángōng rénshù, hái yào kàn gōngzuòliàng.
Không thể chỉ nhìn số nhân viên mà còn phải xem khối lượng công việc.

Ví dụ 5:

不能只看收入，还要看成本。
Bù néng zhǐ kàn shōurù, hái yào kàn chéngběn.
Không thể chỉ nhìn doanh thu mà còn phải xem chi phí.

05.04. 如果……就……

Công thức:

如果 + điều kiện + 就 + kết quả

Ví dụ 1:

如果库存只有四百八十个单位，就不能直接答应客户五百个。
Rúguǒ kùcún zhǐyǒu sìbǎi bāshí ge dānwèi, jiù bù néng zhíjiē dāying kèhù wǔbǎi ge.
Nếu tồn kho chỉ có 480 đơn vị thì không thể trực tiếp hứa với khách 500 đơn vị.

Ví dụ 2:

如果超过权限，就要向上级汇报。
Rúguǒ chāoguò quánxiàn, jiù yào xiàng shàngjí huìbào.
Nếu vượt thẩm quyền thì phải báo cáo cấp trên.

Ví dụ 3:

如果文件不完整，就不能付款。
Rúguǒ wénjiàn bù wánzhěng, jiù bù néng fùkuǎn.
Nếu hồ sơ không đầy đủ thì không thể thanh toán.

Ví dụ 4:

如果发现库存差异，就要重新盘点。
Rúguǒ fāxiàn kùcún chāyì, jiù yào chóngxīn pándiǎn.
Nếu phát hiện chênh lệch tồn kho thì phải kiểm kê lại.

Ví dụ 5:

如果客户逾期付款，就要马上跟进。
Rúguǒ kèhù yúqī fùkuǎn, jiù yào mǎshàng gēnjìn.
Nếu khách thanh toán quá hạn thì phải theo dõi ngay.

05.05. 先……再……

Công thức:

先 + hành động 1 + 再 + hành động 2

Ví dụ 1:

应该重新盘点，再检查其他位置、入库单、出库单和退货。
Yīnggāi chóngxīn pándiǎn, zài jiǎnchá qítā wèizhi, rùkù dān, chūkù dān hé tuìhuò.
Phải kiểm kê lại trước, sau đó kiểm tra vị trí khác, phiếu nhập, phiếu xuất và hàng trả.

Ví dụ 2:

先检查库存，再答复客户。
Xiān jiǎnchá kùcún, zài dáfù kèhù.
Kiểm tra tồn kho trước rồi mới trả lời khách.

Ví dụ 3:

先检查合同，再进行付款。
Xiān jiǎnchá hétong, zài jìnxíng fùkuǎn.
Kiểm tra hợp đồng trước rồi mới thanh toán.

Ví dụ 4:

先确认需求，再开始招聘。
Xiān quèrèn xūqiú, zài kāishǐ zhāopìn.
Xác nhận nhu cầu trước rồi mới tuyển dụng.

Ví dụ 5:

先找到原因，再调整数据。
Xiān zhǎodào yuányīn, zài tiáozhěng shùjù.
Tìm nguyên nhân trước rồi mới điều chỉnh dữ liệu.

05.06. ……以后才……

Công thức:

Hành động 1 + 以后 + 才 + hành động 2

Nhấn mạnh chỉ sau khi hoàn thành điều kiện trước thì mới thực hiện hành động sau.

Ví dụ 1:

客户要求九十天以后才付款。
Kèhù yāoqiú jiǔshí tiān yǐhòu cái fùkuǎn.
Khách yêu cầu sau 90 ngày mới thanh toán.

Ví dụ 2:

批准以后才能执行。
Pīzhǔn yǐhòu cái néng zhíxíng.
Sau khi phê duyệt mới được thực hiện.

Ví dụ 3:

检查完文件以后才能付款。
Jiǎnchá wán wénjiàn yǐhòu cái néng fùkuǎn.
Sau khi kiểm tra xong hồ sơ mới được thanh toán.

Ví dụ 4:

确定原因以后才能调整库存。
Quèdìng yuányīn yǐhòu cái néng tiáozhěng kùcún.
Sau khi xác định nguyên nhân mới được điều chỉnh tồn kho.

Ví dụ 5:

客户确认订单以后才能安排发货。
Kèhù quèrèn dìngdān yǐhòu cái néng ānpái fāhuò.
Sau khi khách xác nhận đơn hàng mới được bố trí giao hàng.

05.07. 由……负责……

Công thức:

由 + người / bộ phận + 负责 + công việc

Dùng để phân công trách nhiệm chính thức.

Ví dụ 1:

最后由有权限的人决定是否批准。
Zuìhòu yóu yǒu quánxiàn de rén juédìng shìfǒu pīzhǔn.
Cuối cùng người có thẩm quyền quyết định có phê duyệt hay không.

Ví dụ 2:

招聘工作由行政人事部负责。
Zhāopìn gōngzuò yóu xíngzhèng rénshì bù fùzé.
Công tác tuyển dụng do phòng Hành chính Nhân sự phụ trách.

Ví dụ 3:

库存管理由仓储部负责。
Kùcún guǎnlǐ yóu cāngchǔ bù fùzé.
Quản lý tồn kho do bộ phận Kho phụ trách.

Ví dụ 4:

财务数据由财务会计部负责检查。
Cáiwù shùjù yóu cáiwù kuàijì bù fùzé jiǎnchá.
Dữ liệu tài chính do phòng Tài chính Kế toán phụ trách kiểm tra.

Ví dụ 5:

客户开发由销售部负责。
Kèhù kāifā yóu xiāoshòu bù fùzé.
Phát triển khách hàng do phòng Kinh doanh phụ trách.

05.08. 把字句 trong quản trị doanh nghiệp

Công thức:

Chủ ngữ + 把 + tân ngữ + động từ + kết quả / vị trí / hướng

Ví dụ 1:

不能没有批准就自己把货发出去。
Bù néng méiyǒu pīzhǔn jiù zìjǐ bǎ huò fā chūqù.
Không được tự ý xuất hàng khi chưa được phê duyệt.

Ví dụ 2:

请把报告发给管理层。
Qǐng bǎ bàogào fā gěi guǎnlǐ céng.
Hãy gửi báo cáo cho Ban Giám đốc.

Ví dụ 3:

请把新的数据录入系统。
Qǐng bǎ xīn de shùjù lùrù xìtǒng.
Hãy nhập dữ liệu mới vào hệ thống.

Ví dụ 4:

财务会计部要把付款资料检查清楚。
Cáiwù kuàijì bù yào bǎ fùkuǎn zīliào jiǎnchá qīngchu.
Phòng Tài chính Kế toán phải kiểm tra rõ hồ sơ thanh toán.

Ví dụ 5:

仓库要把不同状态的商品分开管理。
Cāngkù yào bǎ bùtóng zhuàngtài de shāngpǐn fēnkāi guǎnlǐ.
Kho phải quản lý riêng hàng hóa theo từng trạng thái khác nhau.

05.09. 越……越……

Công thức:

越 + A + 越 + B

Ví dụ 1:

权力越大，责任通常也越大。
Quánlì yuè dà, zérèn tōngcháng yě yuè dà.
Quyền hạn càng lớn thì trách nhiệm thường càng lớn.

Ví dụ 2:

库存越高，占用的资金越多。
Kùcún yuè gāo, zhànyòng de zījīn yuè duō.
Tồn kho càng cao thì vốn bị chiếm dụng càng nhiều.

Ví dụ 3:

账期越长，现金流压力越大。
Zhàngqī yuè cháng, xiànjīnliú yālì yuè dà.
Thời hạn công nợ càng dài thì áp lực dòng tiền càng lớn.

Ví dụ 4:

数据越准确，管理越有效。
Shùjù yuè zhǔnquè, guǎnlǐ yuè yǒuxiào.
Dữ liệu càng chính xác thì quản lý càng hiệu quả.

Ví dụ 5:

流程越清楚，员工越容易执行。
Liúchéng yuè qīngchu, yuángōng yuè róngyì zhíxíng.
Quy trình càng rõ thì nhân viên càng dễ thực hiện.

05.10. 不但……还……

Công thức:

不但 + A + 还 + B

Ví dụ 1:

销售工作不但包括卖货，还包括跟进应收账款。
Xiāoshòu gōngzuò búdàn bāokuò mài huò, hái bāokuò gēnjìn yīngshōu zhàngkuǎn.
Công việc Kinh doanh không chỉ bao gồm bán hàng mà còn bao gồm theo dõi công nợ.

Ví dụ 2:

仓库不但要管理数量，还要管理商品状态。
Cāngkù búdàn yào guǎnlǐ shùliàng, hái yào guǎnlǐ shāngpǐn zhuàngtài.
Kho không chỉ phải quản lý số lượng mà còn phải quản lý trạng thái hàng.

Ví dụ 3:

财务不但要记录数据，还要分析风险。
Cáiwù búdàn yào jìlù shùjù, hái yào fēnxī fēngxiǎn.
Tài chính không chỉ phải ghi nhận dữ liệu mà còn phải phân tích rủi ro.

Ví dụ 4:

管理层不但要做决定，还要承担责任。
Guǎnlǐ céng búdàn yào zuò juédìng, hái yào chéngdān zérèn.
Ban quản lý không chỉ phải ra quyết định mà còn phải chịu trách nhiệm.

Ví dụ 5:

行政人事部不但管理人员，还管理行政工作。
Xíngzhèng rénshì bù búdàn guǎnlǐ rényuán, hái guǎnlǐ xíngzhèng gōngzuò.
Phòng Hành chính Nhân sự không chỉ quản lý nhân sự mà còn quản lý công tác hành chính.

06. BÀI VĂN TỔNG HỢP

企业为什么需要清楚的组织架构和管理体系

一个企业要稳定发展，不能只依靠几个能力很强的人，而是需要建立清楚、稳定、可以检查、可以交接的管理体系。

组织架构首先要说明企业有哪些管理层级和部门。员工要知道自己的上级是谁，自己向谁汇报，也要知道自己的工作结果应该交给谁。

企业里的每一个部门都有自己的职能。

管理层负责企业的整体经营、财务、人事、投资、资产、对外关系和风险管理，并对整体经营结果承担最终责任。

行政人事部负责组织架构、人力资源、员工档案、招聘、培训、考勤、劳动合同、工资数据、保险、行政资产和后勤工作。

财务会计部负责收入、支出、成本、预算、应收账款、应付账款、现金流、税务和财务报告。

销售部负责寻找客户、开发客户、报价、谈判、订单、合同、交货协调以及应收账款的跟进。

仓储部负责收货、检查、入库、摆放、保管、出库、盘点和异常报告。

虽然每一个部门都有自己的专业职能，但是没有一个部门可以完全独立工作。

例如，一个客户要买五百个单位的商品，销售部不能只看客户的要求。销售人员需要先跟仓库确认库存，也需要让财务会计部检查付款条件和客户目前的应收账款。

如果客户要求特别折扣或者九十天以后才付款，这种条件可能已经超过普通销售人员的权限，就需要向更高层级汇报并申请批准。

仓库也不能在没有合法文件和批准的情况下自己出库。

如果系统显示库存是一百个，但是实际只能找到九十五个，仓库不能直接把系统改成九十五。应该先重新盘点，再检查入库单、出库单、退货和其他位置，同时跟财务会计部核对数据。只有找到原因并形成记录以后，才能按照权限进行调整。

企业管理还需要文件和数据。

重要业务必须留下文件。例如招聘要有招聘申请，休假要有请假单，付款要有付款申请和有关凭证，入库要有入库单，出库要有出库单。

除了文件以外，企业还需要管理数据。

销售需要有客户、订单、销售额和应收账款数据。

仓库需要有入库、出库、库存和库存差异数据。

财务需要有收入、支出、成本、利润和现金流数据。

行政人事需要有员工人数、考勤、工资、休假和人员变化数据。

管理层根据这些数据进行经营判断。

因此，一个企业真正有效的管理流程应该是：

确定目标

→ 明确分工

→ 明确权限

→ 执行工作

→ 部门协调

→ 检查结果

→ 必要时审批

→ 更新数据

→ 保存文件

→ 提交报告

→ 评估结果

→ 持续改进。

每一个员工都应该知道自己要做什么、为什么要做、可以决定到什么程度、什么时候需要请示、什么时候需要汇报、要形成什么文件、要更新什么数据以及谁负责检查自己的工作。

只有这样，企业才不会因为某一个人离开或者忘记某件事情就出现管理混乱。

Bản dịch tiếng Việt

Một doanh nghiệp muốn phát triển ổn định không thể chỉ dựa vào một vài cá nhân có năng lực tốt mà cần xây dựng được một hệ thống quản lý rõ ràng, ổn định, có thể kiểm tra và có thể bàn giao.

Trước hết, cơ cấu tổ chức phải thể hiện doanh nghiệp có những cấp quản lý và phòng ban nào. Nhân viên phải biết cấp trên của mình là ai, mình báo cáo cho ai và kết quả công việc của mình phải chuyển cho ai.

Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có chức năng riêng.

Ban Giám đốc phụ trách toàn bộ hoạt động kinh doanh, tài chính, nhân sự, đầu tư, tài sản, đối ngoại và quản trị rủi ro, đồng thời chịu trách nhiệm cuối cùng đối với kết quả chung.

Phòng Hành chính Nhân sự phụ trách cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực, hồ sơ nhân viên, tuyển dụng, đào tạo, chấm công, hợp đồng lao động, dữ liệu lương, bảo hiểm, tài sản hành chính và hậu cần.

Phòng Tài chính Kế toán phụ trách thu, chi, chi phí, ngân sách, công nợ phải thu, công nợ phải trả, dòng tiền, thuế và báo cáo tài chính.

Phòng Kinh doanh phụ trách tìm kiếm khách hàng, phát triển khách hàng, báo giá, đàm phán, đơn hàng, hợp đồng, phối hợp giao hàng và theo dõi công nợ phải thu.

Bộ phận Kho phụ trách nhận hàng, kiểm tra, nhập kho, sắp xếp, bảo quản, xuất kho, kiểm kê và báo cáo bất thường.

Mặc dù mỗi phòng ban có chức năng chuyên môn riêng nhưng không một phòng ban nào có thể hoạt động hoàn toàn độc lập.

Ví dụ, khi một khách hàng muốn mua 500 đơn vị hàng hóa, phòng Kinh doanh không thể chỉ nhìn vào yêu cầu của khách. Nhân viên Kinh doanh cần xác nhận tồn kho với Kho và cũng cần để phòng Tài chính Kế toán kiểm tra điều kiện thanh toán và công nợ hiện tại của khách.

Nếu khách yêu cầu chiết khấu đặc biệt hoặc thanh toán sau 90 ngày, điều kiện đó có thể đã vượt thẩm quyền của nhân viên Kinh doanh thông thường, vì vậy phải báo cáo cấp cao hơn và xin phê duyệt.

Kho cũng không được tự ý xuất hàng khi chưa có hồ sơ hợp lệ và phê duyệt.

Nếu hệ thống hiển thị tồn kho là 100 đơn vị nhưng thực tế chỉ tìm được 95 thì Kho không được trực tiếp sửa hệ thống thành 95. Phải kiểm kê lại, kiểm tra phiếu nhập, phiếu xuất, hàng trả, các vị trí khác và đồng thời đối chiếu dữ liệu với phòng Tài chính Kế toán. Chỉ sau khi tìm được nguyên nhân và lập hồ sơ thì mới được điều chỉnh theo thẩm quyền.

Quản trị doanh nghiệp còn cần hồ sơ và dữ liệu.

Những nghiệp vụ quan trọng phải để lại hồ sơ. Ví dụ tuyển dụng cần có yêu cầu tuyển dụng, nghỉ phép cần có đơn xin nghỉ, thanh toán cần có đề nghị thanh toán và chứng từ liên quan, nhập kho cần có phiếu nhập, xuất kho cần có phiếu xuất.

Ngoài hồ sơ, doanh nghiệp còn cần dữ liệu quản trị.

Kinh doanh cần có dữ liệu khách hàng, đơn hàng, doanh số và công nợ phải thu.

Kho cần có dữ liệu nhập, xuất, tồn và chênh lệch tồn kho.

Tài chính cần có dữ liệu thu, chi, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền.

Hành chính Nhân sự cần có dữ liệu số lượng nhân viên, chấm công, tiền lương, nghỉ phép và biến động lao động.

Ban Giám đốc sử dụng những dữ liệu này để đưa ra các quyết định kinh doanh.

Do đó, một quy trình quản trị doanh nghiệp thực sự hiệu quả phải đi theo chuỗi:

Xác định mục tiêu

→ phân công rõ ràng

→ phân quyền rõ ràng

→ thực hiện

→ phối hợp các phòng ban

→ kiểm tra kết quả

→ phê duyệt khi cần

→ cập nhật dữ liệu

→ lưu hồ sơ

→ báo cáo

→ đánh giá kết quả

→ liên tục cải tiến.

Mỗi nhân viên phải biết mình phải làm gì, tại sao phải làm, có quyền quyết định đến đâu, khi nào phải xin ý kiến, khi nào phải báo cáo, phải tạo hồ sơ gì, phải cập nhật dữ liệu nào và ai sẽ kiểm tra kết quả công việc của mình.

Chỉ khi đó doanh nghiệp mới không rơi vào tình trạng quản lý hỗn loạn chỉ vì một cá nhân nghỉ việc hoặc quên một công việc nào đó.

07. BÀI TẬP CỦNG CỐ

07.01. Điền từ

Từ cho sẵn:

组织架构 / 职能 / 权限 / 汇报 / 审批 / 库存 / 应收账款 / 数据 / 档案 / 责任

Câu A:

公司的______要明确谁管理谁。

Câu B:

销售部的主要______之一是开发客户。

Câu C:

这件事已经超过我的______。

Câu D:

超过权限以后要向上级______。

Câu E:

特殊折扣需要管理层______。

Câu F:

仓库每天都要关注______数量。

Câu G:

财务会计部要跟进客户的______。

Câu H:

管理层要根据可靠的______做决定。

Câu I:

重要业务必须形成______。

Câu J:

权力越大，______通常也越大。

07.02. Chọn đáp án đúng

Câu A:

如果工作超过权限，______向上级汇报。

A. 就要

B. 但是

C. 虽然

Câu B:

我们要______检查库存，______答复客户。

A. 不但……还……

B. 先……再……

C. 因为……所以……

Câu C:

不能只看销售额，______看利润和现金流。

A. 还要

B. 已经

C. 才

Câu D:

批准以后______执行。

A. 还没有

B. 才能

C. 虽然

Câu E:

招聘工作______行政人事部负责。

A. 被

B. 由

C. 从

07.03. Sắp xếp câu

权限 / 这件事 / 已经 / 超过 / 我的

库存 / 先 / 请 / 检查

负责 / 仓库 / 管理 / 商品

管理层 / 数据 / 根据 / 做决定

不能 / 没有批准 / 出库 / 仓库

07.04. Dịch Trung sang Việt

行政人事部负责管理员工的整个生命周期。

财务会计部不能只记录数据，还要分析企业的财务情况。

销售人员不能擅自答应超过权限的折扣。

仓库必须按照有效文件和批准进行出库。

如果库存数据和实际数量不同，就要重新盘点。

重要业务不能完全依靠口头交流。

管理层必须知道企业的收入、利润、现金流和风险情况。

07.05. Dịch Việt sang Trung

Công ty hiện có 96 nhân viên.

Phòng Kinh doanh có 38 nhân viên.

Phòng Tài chính Kế toán phụ trách quản lý dòng tiền.

Bộ phận Kho phụ trách nhập kho, xuất kho và kiểm kê.

Nếu công việc vượt thẩm quyền thì phải báo cáo cấp trên.

Trước tiên kiểm tra hồ sơ, sau đó mới thanh toán.

Chỉ sau khi được phê duyệt mới được thực hiện.

Doanh nghiệp không thể chỉ quản lý bằng trao đổi miệng.

07.06. Bài tập tình huống 1 – Khách đặt hàng gấp

Khách hàng đặt 500 đơn vị hàng lúc 15 giờ.

Khách yêu cầu giao trước 9 giờ sáng hôm sau.

Hệ thống cho thấy tồn kho 520 đơn vị.

Học viên trả lời bằng tiếng Trung:

销售部先要确认什么？

谁检查库存？

谁检查付款条件？

如果客户还有逾期应收账款怎么办？

谁准备货？

谁批准特殊折扣？

谁跟进付款？

07.07. Bài tập tình huống 2 – Công nợ 90 ngày

Khách muốn mua đơn hàng 2 tỷ đồng.

Không đặt cọc.

Thanh toán sau 90 ngày.

Học viên phải dùng các từ:

权限

应收账款

付款历史

现金流

风险

审批

để giải thích vì sao nhân viên Kinh doanh không được tự ý đồng ý.

07.08. Bài tập tình huống 3 – Chênh lệch tồn kho

Hệ thống: 100 đơn vị.

Thực tế: 95 đơn vị.

Học viên xây dựng quy trình bằng tiếng Trung theo thứ tự:

重新盘点

检查其他位置

检查入库单

检查出库单

检查退货

跟财务核对

确定原因

形成记录

提交报告

批准以后调整

08. ĐÁP ÁN

08.01. Điền từ

Câu A: 组织架构

Câu B: 职能

Câu C: 权限

Câu D: 汇报

Câu E: 审批

Câu F: 库存

Câu G: 应收账款

Câu H: 数据

Câu I: 档案

Câu J: 责任

08.02. Trắc nghiệm

Câu A: A. 就要

Câu B: B. 先……再……

Câu C: A. 还要

Câu D: B. 才能

Câu E: B. 由

08.03. Sắp xếp câu

这件事已经超过我的权限。
Zhè jiàn shì yǐjīng chāoguò wǒ de quánxiàn.
Việc này đã vượt thẩm quyền của tôi.

请先检查库存。
Qǐng xiān jiǎnchá kùcún.
Hãy kiểm tra tồn kho trước.

仓库负责管理商品。
Cāngkù fùzé guǎnlǐ shāngpǐn.
Kho phụ trách quản lý hàng hóa.

管理层根据数据做决定。
Guǎnlǐ céng gēnjù shùjù zuò juédìng.
Ban quản lý căn cứ vào dữ liệu để ra quyết định.

仓库没有批准不能出库。
Cāngkù méiyǒu pīzhǔn bù néng chūkù.
Kho không được xuất hàng khi chưa có phê duyệt.

08.04. Đáp án dịch Việt sang Trung

公司现在有九十六名员工。
Gōngsī xiànzài yǒu jiǔshíliù míng yuángōng.

销售部有三十八名员工。
Xiāoshòu bù yǒu sānshíbā míng yuángōng.

财务会计部负责管理现金流。
Cáiwù kuàijì bù fùzé guǎnlǐ xiànjīnliú.

仓储部负责入库、出库和盘点。
Cāngchǔ bù fùzé rùkù, chūkù hé pándiǎn.

如果工作超过权限，就要向上级汇报。
Rúguǒ gōngzuò chāoguò quánxiàn, jiù yào xiàng shàngjí huìbào.

先检查文件，再付款。
Xiān jiǎnchá wénjiàn, zài fùkuǎn.

批准以后才能执行。
Pīzhǔn yǐhòu cái néng zhíxíng.

企业不能只靠口头交流进行管理。
Qǐyè bù néng zhǐ kào kǒutóu jiāoliú jìnxíng guǎnlǐ.

09. HỆ THỐNG GHI NHỚ LOGIC

09.01. Chuỗi cơ cấu tổ chức

管理层

→ 部门主管

→ 员工

→ 汇报关系

→ 管理关系

Ban Giám đốc

→ trưởng phòng

→ nhân viên

→ quan hệ báo cáo

→ quan hệ quản lý

09.02. Chuỗi trách nhiệm

提出

→ 执行

→ 配合

→ 检查

→ 审批

→ 最终责任

Đề xuất

→ thực hiện

→ phối hợp

→ kiểm tra

→ phê duyệt

→ trách nhiệm cuối cùng

09.03. Chuỗi bán hàng

客户需求

→ 库存

→ 报价

→ 审批

→ 谈判

→ 合同

→ 订单

→ 出库

→ 交货

→ 发票

→ 应收账款

→ 收款

Nhu cầu khách hàng

→ tồn kho

→ báo giá

→ phê duyệt

→ đàm phán

→ hợp đồng

→ đơn hàng

→ xuất kho

→ giao hàng

→ hóa đơn

→ công nợ

→ thu tiền

09.04. Chuỗi nhập hàng

采购需求

→ 检查库存

→ 确定数量

→ 申请

→ 审批

→ 下单

→ 到货

→ 检查

→ 入库

→ 应付账款

→ 付款

Nhu cầu mua hàng

→ kiểm tra tồn

→ xác định số lượng

→ đề nghị

→ phê duyệt

→ đặt hàng

→ hàng về

→ kiểm tra

→ nhập kho

→ công nợ phải trả

→ thanh toán

09.05. Chuỗi xử lý chênh lệch tồn kho

发现差异

→ 重新盘点

→ 检查单据

→ 核对数据

→ 确定原因

→ 形成记录

→ 汇报

→ 审批

→ 调整数据

Phát hiện chênh lệch

→ kiểm kê lại

→ kiểm tra chứng từ

→ đối chiếu dữ liệu

→ xác định nguyên nhân

→ lập hồ sơ

→ báo cáo

→ phê duyệt

→ điều chỉnh dữ liệu

10. TỔNG KẾT BUỔI HỌC

Mục tiêu cuối cùng của bài học không phải là học thuộc lòng từng phòng ban mà là hình thành tư duy quản trị.

Mỗi nhân viên phải trả lời được:

我做什么？

Wǒ zuò shénme?

Tôi làm việc gì?

为什么要做？

Wèishénme yào zuò?

Tại sao phải làm?

谁给我工作？

Shéi gěi wǒ gōngzuò?

Công việc đầu vào đến từ ai?

我的工作结果交给谁？

Wǒ de gōngzuò jiéguǒ jiāo gěi shéi?

Kết quả công việc của tôi chuyển cho ai?

我的权限到哪里？

Wǒ de quánxiàn dào nǎli?

Thẩm quyền của tôi đến đâu?

什么时候需要请示？

Shénme shíhou xūyào qǐngshì?

Khi nào cần xin ý kiến?

什么时候需要汇报？

Shénme shíhou xūyào huìbào?

Khi nào cần báo cáo?

需要形成什么文件？

Xūyào xíngchéng shénme wénjiàn?

Cần tạo những hồ sơ gì?

需要更新什么数据？

Xūyào gēngxīn shénme shùjù?

Cần cập nhật những dữ liệu gì?

谁检查我的工作？

Shéi jiǎnchá wǒ de gōngzuò?

Ai kiểm tra công việc của tôi?

如果发生错误，应该从哪一步开始查？
Rúguǒ fāshēng cuòwù, yīnggāi cóng nǎ yí bù kāishǐ chá?
Nếu xảy ra sai sót thì phải bắt đầu kiểm tra từ bước nào?

Một doanh nghiệp vận hành tốt khi công việc đã được:

明确分工 – phân công rõ ràng

明确授权 – phân quyền rõ ràng

流程化 – quy trình hóa

标准化 – tiêu chuẩn hóa

数据化 – dữ liệu hóa

文件化 – hồ sơ hóa

可检查 – có thể kiểm tra

可追踪 – có thể truy xuất

可交接 – có thể bàn giao

可培训 – có thể đào tạo

可评估 – có thể đánh giá

可改进 – có thể liên tục cải tiến

Đó chính là nền tảng của hệ thống quản trị doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Trả phòng check-out khách sạn Mua vé máy bay về Việt Nam

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Du lịch Khảo sát thị trường Quảng Châu

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Bắt taxi Đổi tiền tệ Chỉ đường đi

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Đàm phán vàng bạc Thanh toán Giao dịch USDT

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Gặp đối tác Trao đổi kinh doanh Vàng bạc