Giáo trình Hán ngữ Tổng quan phòng Hành chính Nhân sự và hệ thống tổ chức doanh nghiệp Tác giả Nguyễn Minh Vũ

Giáo trình Hán ngữ Tổng quan phòng Hành chính Nhân sự và hệ thống tổ chức doanh nghiệp Tác giả Nguyễn Minh Vũ

Buổi 1. Tổng quan phòng Hành chính Nhân sự và hệ thống tổ chức doanh nghiệp

行政人事部与企业组织体系概述

Bài học này được thiết kế theo định hướng tiếng Trung giao tiếp HSK 3 mới kết hợp tiếng Trung chuyên ngành Hành chính Nhân sự. Cấu trúc câu chủ yếu sử dụng những mẫu ngữ pháp nền tảng và trung cấp thấp để học viên có thể nhanh chóng chuyển kiến thức chuyên môn thành khả năng giao tiếp thực tế tại doanh nghiệp.

Trọng tâm của buổi học gồm vị trí của phòng Hành chính Nhân sự trong doanh nghiệp, mục tiêu hoạt động, năm nhóm nghiệp vụ chính, sơ đồ tổ chức, hệ thống phòng ban, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyết định bổ nhiệm, chức danh, định biên nhân sự, mô tả công việc, tiêu chuẩn chức danh, quan hệ báo cáo, quan hệ phối hợp, quản lý hồ sơ, hồ sơ pháp lý lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, tuyển dụng và công tác hành chính.

Các số liệu về số lượng nhân viên, số lượng phòng ban, thời gian xử lý hồ sơ và kế hoạch tuyển dụng xuất hiện trong hội thoại dưới đây là số liệu tình huống thực hành được xây dựng nhằm phục vụ việc học tiếng Trung chuyên ngành.

01. Từ vựng tiếng Trung theo chủ đề Hành chính Nhân sự

01.01. Nhóm từ vựng về phòng ban và tổ chức doanh nghiệp

行政人事部 – xíngzhèng rénshì bù – Administration and Human Resources Department – Phòng Hành chính Nhân sự

企业 – qǐyè – enterprise – doanh nghiệp

公司 – gōngsī – company – công ty

组织 – zǔzhī – organization – tổ chức

组织架构 – zǔzhī jiàgòu – organizational structure – cơ cấu tổ chức

组织架构图 – zǔzhī jiàgòu tú – organization chart – sơ đồ tổ chức

部门 – bùmén – department – phòng ban

管理层 – guǎnlǐ céng – management – cấp quản lý

管理层级 – guǎnlǐ céngjí – management level – cấp bậc quản lý

总经理 – zǒngjīnglǐ – general manager – tổng giám đốc

经理 – jīnglǐ – manager – trưởng phòng, quản lý

主管 – zhǔguǎn – supervisor – chủ quản, trưởng bộ phận

组长 – zǔzhǎng – team leader – trưởng nhóm

员工 – yuángōng – employee – nhân viên

上级 – shàngjí – superior – cấp trên

下级 – xiàjí – subordinate – cấp dưới

01.02. Nhóm từ vựng về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

功能 – gōngnéng – function – chức năng

职责 – zhízé – duty; responsibility – chức trách, nhiệm vụ

任务 – rènwu – task – nhiệm vụ

责任 – zérèn – responsibility – trách nhiệm

权限 – quánxiàn – authority – quyền hạn

工作范围 – gōngzuò fànwéi – scope of work – phạm vi công việc

负责 – fùzé – be responsible for – phụ trách, chịu trách nhiệm

管理 – guǎnlǐ – manage – quản lý

协调 – xiétiáo – coordinate – phối hợp, điều phối

配合 – pèihé – cooperate – phối hợp

报告 – bàogào – report – báo cáo

批准 – pīzhǔn – approve – phê duyệt

审核 – shěnhé – review; examine – rà soát, xét duyệt

检查 – jiǎnchá – inspect – kiểm tra

更新 – gēngxīn – update – cập nhật

01.03. Nhóm từ vựng về hồ sơ và văn bản

文件 – wénjiàn – document – văn bản, tài liệu

档案 – dàng’àn – file; archive – hồ sơ

资料 – zīliào – materials; data – tài liệu

决定 – juédìng – decision – quyết định

任命 – rènmìng – appoint – bổ nhiệm

任命决定 – rènmìng juédìng – appointment decision – quyết định bổ nhiệm

劳动合同 – láodòng hétong – labor contract – hợp đồng lao động

劳动规章 – láodòng guīzhāng – labor regulations – nội quy lao động

工作制度 – gōngzuò zhìdù – work regulations – quy chế làm việc

考勤规定 – kǎoqín guīdìng – attendance regulations – quy định chấm công

加班规定 – jiābān guīdìng – overtime regulations – quy định làm thêm giờ

归档 – guīdàng – archive – lưu trữ hồ sơ

保存 – bǎocún – preserve; save – lưu giữ

01.04. Nhóm từ vựng về nhân sự và định biên

人员 – rényuán – personnel – nhân sự

编制 – biānzhì – staffing establishment – định biên

人员编制 – rényuán biānzhì – staffing plan – định biên nhân sự

职位 – zhíwèi – position – vị trí công việc

职务 – zhíwù – post; duty – chức vụ

职务名称 – zhíwù míngchēng – job title – tên chức danh

职位描述 – zhíwèi miáoshù – job description – mô tả công việc

任职资格 – rènzhí zīgé – job qualifications – tiêu chuẩn chức danh

工作经验 – gōngzuò jīngyàn – work experience – kinh nghiệm làm việc

专业知识 – zhuānyè zhīshi – professional knowledge – kiến thức chuyên môn

工作能力 – gōngzuò nénglì – work capability – năng lực công việc

01.05. Nhóm từ vựng về tuyển dụng, lương và bảo hiểm

招聘 – zhāopìn – recruitment – tuyển dụng

招聘申请 – zhāopìn shēnqǐng – recruitment request – yêu cầu tuyển dụng

面试 – miànshì – interview – phỏng vấn

面试评估 – miànshì pínggū – interview assessment – đánh giá phỏng vấn

录用 – lùyòng – hire – tuyển dụng, tiếp nhận

试用期 – shìyòngqī – probation period – thời gian thử việc

工资 – gōngzī – salary – tiền lương

奖金 – jiǎngjīn – bonus – tiền thưởng

津贴 – jīntiē – allowance – phụ cấp

社会保险 – shèhuì bǎoxiǎn – social insurance – bảo hiểm xã hội

考勤 – kǎoqín – attendance – chấm công

工资表 – gōngzī biǎo – payroll – bảng lương

01.06. Nhóm từ vựng về công tác hành chính

行政工作 – xíngzhèng gōngzuò – administrative work – công tác hành chính

办公用品 – bàngōng yòngpǐn – office supplies – văn phòng phẩm

办公设备 – bàngōng shèbèi – office equipment – thiết bị văn phòng

印章 – yìnzhāng – official seal – con dấu

会议 – huìyì – meeting – cuộc họp

会议纪要 – huìyì jìyào – meeting minutes – biên bản cuộc họp

公务车 – gōngwùchē – company vehicle – xe công vụ

快递 – kuàidì – express delivery – chuyển phát nhanh

法律文件 – fǎlǜ wénjiàn – legal document – văn bản pháp lý

Bạn có thể tìm hiểu thêm về forum tiếng Trung HSK.

内部规定 – nèibù guīdìng – internal regulations – quy định nội bộ

02. Bối cảnh hội thoại

Công ty trong tình huống thực hành hiện có 86 nhân viên, gồm Ban Giám đốc và 6 phòng chuyên môn. Do công ty phát triển nhanh, một số hồ sơ tổ chức chưa được cập nhật đồng bộ.

Nguyễn Minh Vũ tổ chức một cuộc họp nội bộ với Đinh Thùy Dương, Lê Vân Anh, Thủy Tiên và Phương Linh để rà soát toàn bộ hệ thống Hành chính Nhân sự.

Kết quả kiểm tra ban đầu cho thấy công ty có 86 nhân viên nhưng định biên mới dự kiến là 94 người, nghĩa là còn thiếu 8 vị trí. Hai phòng ban vừa thay đổi chức năng nhưng sơ đồ tổ chức chưa cập nhật. Ba vị trí mới chưa có mô tả công việc hoàn chỉnh. Một quyết định bổ nhiệm mới cũng cần được bổ sung vào hồ sơ.

Cuộc họp bắt đầu lúc 9 giờ sáng và đặt mục tiêu hoàn thành kế hoạch rà soát trước 17 giờ thứ Sáu.

03. Hội thoại tiếng Trung chuyên ngành Hành chính Nhân sự

03.01. Bắt đầu cuộc họp và xác định vị trí của phòng Hành chính Nhân sự

阮明武：今天我们先全面检查一下公司的行政人事管理体系。
Ruǎn Míngwǔ: Jīntiān wǒmen xiān quánmiàn jiǎnchá yíxià gōngsī de xíngzhèng rénshì guǎnlǐ tǐxì.
Nguyễn Minh Vũ: Hôm nay chúng ta trước tiên kiểm tra toàn diện hệ thống quản lý Hành chính Nhân sự của công ty.
Nguyen Minh Vu: Today, we will first conduct a comprehensive review of the company’s administration and human resources management system.

丁垂杨：阮明武哥，我们先从行政人事部在公司里的位置开始吗？
Dīng Chuíyáng: Ruǎn Míngwǔ gē, wǒmen xiān cóng xíngzhèng rénshì bù zài gōngsī lǐ de wèizhi kāishǐ ma?
Đinh Thùy Dương: Anh Nguyễn Minh Vũ, chúng ta bắt đầu từ vị trí của phòng Hành chính Nhân sự trong công ty phải không ạ?
Dinh Thuy Duong: Bro Nguyen Minh Vu, shall we start with the position of the Administration and Human Resources Department within the company?

阮明武：对。行政人事部直接向管理层报告，同时要跟其他部门密切配合。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Xíngzhèng rénshì bù zhíjiē xiàng guǎnlǐ céng bàogào, tóngshí yào gēn qítā bùmén mìqiè pèihé.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Phòng Hành chính Nhân sự báo cáo trực tiếp cho cấp quản lý, đồng thời phải phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác.
Nguyen Minh Vu: Correct. The Administration and Human Resources Department reports directly to management and must also work closely with the other departments.

黎云英：现在公司一共有六个主要部门，加上管理层，一共有八十六名员工。
Lí Yún Yīng: Xiànzài gōngsī yígòng yǒu liù ge zhǔyào bùmén, jiāshàng guǎnlǐ céng, yígòng yǒu bāshíliù míng yuángōng.
Lê Vân Anh: Hiện nay công ty có tổng cộng 6 phòng ban chính, tính cả cấp quản lý thì có tổng cộng 86 nhân viên.
Le Van Anh: The company currently has six main departments and a total of 86 employees including management.

水仙：行政人事部不但管理人员资料，还要管理很多行政工作，对吗？
Shuǐ Xiān: Xíngzhèng rénshì bù búdàn guǎnlǐ rényuán zīliào, hái yào guǎnlǐ hěn duō xíngzhèng gōngzuò, duì ma?
Thủy Tiên: Phòng Hành chính Nhân sự không chỉ quản lý hồ sơ nhân sự mà còn phải quản lý rất nhiều công việc hành chính, đúng không ạ?
Thuy Tien: The Administration and Human Resources Department not only manages personnel records but also handles a wide range of administrative work, right?

阮明武：对，所以我们必须把人事工作和行政工作的范围分清楚。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, suǒyǐ wǒmen bìxū bǎ rénshì gōngzuò hé xíngzhèng gōngzuò de fànwéi fēn qīngchu.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, vì vậy chúng ta phải phân định rõ phạm vi công việc nhân sự và công việc hành chính.
Nguyen Minh Vu: Correct, so we must clearly distinguish the scope of human resources work from administrative work.

03.02. Năm nhóm nghiệp vụ chính

芳玲：我把行政人事部的工作分成了五大类。
Fāng Líng: Wǒ bǎ xíngzhèng rénshì bù de gōngzuò fēnchéng le wǔ dà lèi.
Phương Linh: Em đã chia công việc của phòng Hành chính Nhân sự thành 5 nhóm lớn.
Phuong Linh: I have divided the work of the Administration and Human Resources Department into five major categories.

阮明武：你说一下是哪五类。
Ruǎn Míngwǔ: Nǐ shuō yíxià shì nǎ wǔ lèi.
Nguyễn Minh Vũ: Em nói thử xem đó là năm nhóm nào.
Nguyen Minh Vu: Tell us what those five categories are.

芳玲：第一是组织管理，第二是劳动法律档案，第三是工资和社会保险，第四是招聘，第五是行政工作。
Fāng Líng: Dì-yī shì zǔzhī guǎnlǐ, dì-èr shì láodòng fǎlǜ dàng’àn, dì-sān shì gōngzī hé shèhuì bǎoxiǎn, dì-sì shì zhāopìn, dì-wǔ shì xíngzhèng gōngzuò.
Phương Linh: Thứ nhất là quản lý tổ chức, thứ hai là hồ sơ pháp lý lao động, thứ ba là tiền lương và bảo hiểm xã hội, thứ tư là tuyển dụng, thứ năm là công tác hành chính.
Phuong Linh: The first category is organizational management, the second is labor legal records, the third is salary and social insurance, the fourth is recruitment, and the fifth is administrative work.

丁垂杨：这五类工作之间不是完全分开的，它们经常需要互相配合。
Dīng Chuíyáng: Zhè wǔ lèi gōngzuò zhījiān bú shì wánquán fēnkāi de, tāmen jīngcháng xūyào hùxiāng pèihé.
Đinh Thùy Dương: Năm nhóm công việc này không hoàn toàn tách biệt mà thường xuyên cần phối hợp với nhau.
Dinh Thuy Duong: These five categories are not completely separate; they often need to work together.

03.03. Kiểm tra sơ đồ tổ chức

黎云英：我检查了最新的组织架构图，发现有两个部门的信息还没有更新。
Lí Yún Yīng: Wǒ jiǎnchá le zuìxīn de zǔzhī jiàgòu tú, fāxiàn yǒu liǎng ge bùmén de xìnxī hái méiyǒu gēngxīn.
Lê Vân Anh: Em đã kiểm tra sơ đồ tổ chức mới nhất và phát hiện thông tin của hai phòng ban vẫn chưa được cập nhật.
Le Van Anh: I checked the latest organization chart and found that information for two departments has not yet been updated.

阮明武：具体是什么问题？
Ruǎn Míngwǔ: Jùtǐ shì shénme wèntí?
Nguyễn Minh Vũ: Cụ thể là vấn đề gì?
Nguyen Minh Vu: What exactly is the problem?

黎云英：一个部门换了主管，另一个部门增加了一个工作组，但是图上还是原来的信息。
Lí Yún Yīng: Yí ge bùmén huàn le zhǔguǎn, lìng yí ge bùmén zēngjiā le yí ge gōngzuò zǔ, dànshì tú shàng háishi yuánlái de xìnxī.
Lê Vân Anh: Một phòng đã thay trưởng bộ phận, phòng còn lại đã bổ sung thêm một nhóm công việc nhưng trên sơ đồ vẫn là thông tin cũ.
Le Van Anh: One department has changed supervisors, and another has added a work team, but the chart still shows the old information.

阮明武：那今天要把这两个地方全部更新，并且检查任命决定。
Ruǎn Míngwǔ: Nà jīntiān yào bǎ zhè liǎng ge dìfang quánbù gēngxīn, bìngqiě jiǎnchá rènmìng juédìng.
Nguyễn Minh Vũ: Vậy hôm nay phải cập nhật toàn bộ hai vị trí này và đồng thời kiểm tra quyết định bổ nhiệm.
Nguyen Minh Vu: Then today we need to update both of these areas and also check the appointment decisions.

03.04. Kiểm tra danh sách chức danh và định biên nhân sự

水仙：现在公司实际有八十六个人，但是新的人员编制是九十四个人。
Shuǐ Xiān: Xiànzài gōngsī shíjì yǒu bāshíliù ge rén, dànshì xīn de rényuán biānzhì shì jiǔshísì ge rén.
Thủy Tiên: Hiện tại công ty thực tế có 86 người, nhưng định biên nhân sự mới là 94 người.
Thuy Tien: The company currently has 86 employees, while the new staffing plan calls for 94.

丁垂杨：也就是说，我们现在还缺八个人，对吗？
Dīng Chuíyáng: Yě jiùshì shuō, wǒmen xiànzài hái quē bā ge rén, duì ma?
Đinh Thùy Dương: Nói cách khác, hiện nay chúng ta vẫn còn thiếu 8 người, đúng không ạ?
Dinh Thuy Duong: In other words, we are currently short of eight employees, correct?

水仙：对，其中销售部缺三个人，行政人事部缺两个人，其他部门一共缺三个人。
Shuǐ Xiān: Duì, qízhōng xiāoshòu bù quē sān ge rén, xíngzhèng rénshì bù quē liǎng ge rén, qítā bùmén yígòng quē sān ge rén.
Thủy Tiên: Đúng, trong đó phòng Kinh doanh thiếu 3 người, phòng Hành chính Nhân sự thiếu 2 người và các phòng khác tổng cộng thiếu 3 người.
Thuy Tien: Yes. The Sales Department is short of three people, the Administration and Human Resources Department is short of two, and the other departments are short of three in total.

阮明武：先确认每个岗位是不是真的需要增加人员，然后再做招聘计划。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān quèrèn měi ge gǎngwèi shì bú shì zhēn de xūyào zēngjiā rényuán, ránhòu zài zuò zhāopìn jìhuà.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên hãy xác nhận từng vị trí có thực sự cần tăng nhân sự hay không, sau đó mới lập kế hoạch tuyển dụng.
Nguyen Minh Vu: First confirm whether each position truly needs additional staff, and then prepare the recruitment plan.

03.05. Mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh

芳玲：我检查职位描述的时候，发现三个新岗位还没有完整的文件。
Fāng Líng: Wǒ jiǎnchá zhíwèi miáoshù de shíhou, fāxiàn sān ge xīn gǎngwèi hái méiyǒu wánzhěng de wénjiàn.
Phương Linh: Khi kiểm tra mô tả công việc, em phát hiện ba vị trí mới vẫn chưa có hồ sơ hoàn chỉnh.
Phuong Linh: While reviewing the job descriptions, I found that three new positions still do not have complete documentation.

阮明武：每个职位描述至少要写清楚工作目标、主要任务、责任、权限和报告关系。
Ruǎn Míngwǔ: Měi ge zhíwèi miáoshù zhìshǎo yào xiě qīngchu gōngzuò mùbiāo, zhǔyào rènwu, zérèn, quánxiàn hé bàogào guānxì.
Nguyễn Minh Vũ: Mỗi bản mô tả công việc tối thiểu phải ghi rõ mục tiêu công việc, nhiệm vụ chính, trách nhiệm, quyền hạn và quan hệ báo cáo.
Nguyen Minh Vu: Every job description must at least clearly state the work objectives, key tasks, responsibilities, authority, and reporting relationship.

芳玲：任职资格也要一起更新吗？
Fāng Líng: Rènzhí zīgé yě yào yìqǐ gēngxīn ma?
Phương Linh: Tiêu chuẩn chức danh cũng phải cập nhật cùng lúc phải không anh?
Phuong Linh: Should the job qualifications also be updated at the same time?

阮明武：当然。职位描述说明“做什么”，任职资格说明“什么样的人适合做”。
Ruǎn Míngwǔ: Dāngrán. Zhíwèi miáoshù shuōmíng “zuò shénme”, rènzhí zīgé shuōmíng “shénme yàng de rén shìhé zuò”.
Nguyễn Minh Vũ: Tất nhiên. Mô tả công việc giải thích “làm việc gì”, còn tiêu chuẩn chức danh giải thích “người như thế nào phù hợp để làm”.
Nguyen Minh Vu: Of course. A job description explains “what the job does,” while job qualifications explain “what kind of person is suitable for the job.”

03.06. Quan hệ báo cáo và phối hợp

丁垂杨：阮明武哥，有几个岗位的报告关系也不太清楚。
Dīng Chuíyáng: Ruǎn Míngwǔ gē, yǒu jǐ ge gǎngwèi de bàogào guānxì yě bú tài qīngchu.
Đinh Thùy Dương: Anh Nguyễn Minh Vũ, quan hệ báo cáo của một vài vị trí cũng chưa được rõ lắm.
Dinh Thuy Duong: Bro Nguyen Minh Vu, the reporting relationships for several positions are also not very clear.

阮明武：那就明确员工向谁报告，组长向谁报告，部门主管又向谁报告。
Ruǎn Míngwǔ: Nà jiù míngquè yuángōng xiàng shéi bàogào, zǔzhǎng xiàng shéi bàogào, bùmén zhǔguǎn yòu xiàng shéi bàogào.
Nguyễn Minh Vũ: Vậy thì hãy xác định rõ nhân viên báo cáo cho ai, trưởng nhóm báo cáo cho ai và trưởng bộ phận báo cáo cho ai.
Nguyen Minh Vu: Then clearly define whom employees report to, whom team leaders report to, and whom department supervisors report to.

黎云英：跨部门工作也要写清楚谁负责、谁配合、什么时候完成。
Lí Yún Yīng: Kuà bùmén gōngzuò yě yào xiě qīngchu shéi fùzé, shéi pèihé, shénme shíhou wánchéng.
Lê Vân Anh: Công việc liên phòng ban cũng phải ghi rõ ai phụ trách, ai phối hợp và khi nào hoàn thành.
Le Van Anh: Cross-department work should also clearly state who is responsible, who cooperates, and when the task must be completed.

03.07. Hồ sơ pháp lý lao động

水仙：我已经把劳动法律档案分成了十一个主要项目。
Shuǐ Xiān: Wǒ yǐjīng bǎ láodòng fǎlǜ dàng’àn fēnchéng le shíyí ge zhǔyào xiàngmù.
Thủy Tiên: Em đã chia hồ sơ pháp lý lao động thành 11 hạng mục chính.
Thuy Tien: I have divided the labor legal records into eleven main categories.

阮明武：先检查劳动规章、工作制度、工资奖金制度、请假规定、考勤规定和加班规定。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān jiǎnchá láodòng guīzhāng, gōngzuò zhìdù, gōngzī jiǎngjīn zhìdù, qǐngjià guīdìng, kǎoqín guīdìng hé jiābān guīdìng.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên hãy kiểm tra nội quy lao động, quy chế làm việc, chế độ lương thưởng, quy định nghỉ phép, quy định chấm công và quy định làm thêm giờ.
Nguyen Minh Vu: First review the labor regulations, work rules, salary and bonus policies, leave regulations, attendance regulations, and overtime regulations.

水仙：招聘、入职、试用期评估、劳动合同和离职流程也要一起检查。
Shuǐ Xiān: Zhāopìn, rùzhí, shìyòngqī pínggū, láodòng hétong hé lízhí liúchéng yě yào yìqǐ jiǎnchá.
Thủy Tiên: Quy trình tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên, đánh giá thử việc, hợp đồng lao động và nghỉ việc cũng phải được kiểm tra cùng lúc.
Thuy Tien: Recruitment, onboarding, probation assessment, labor contracts, and resignation procedures also need to be reviewed together.

03.08. Tiền lương và bảo hiểm xã hội

黎云英：工资方面，我们需要检查工资等级、考勤表、工资表、津贴和奖金制度。
Lí Yún Yīng: Gōngzī fāngmiàn, wǒmen xūyào jiǎnchá gōngzī děngjí, kǎoqín biǎo, gōngzī biǎo, jīntiē hé jiǎngjīn zhìdù.
Lê Vân Anh: Về tiền lương, chúng ta cần kiểm tra cấp bậc lương, bảng chấm công, bảng lương, phụ cấp và chế độ thưởng.
Le Van Anh: Regarding salary management, we need to review salary grades, attendance sheets, payroll, allowances, and bonus policies.

阮明武：社会保险资料也要跟员工名单和劳动合同对上。
Ruǎn Míngwǔ: Shèhuì bǎoxiǎn zīliào yě yào gēn yuángōng míngdān hé láodòng hétong duì shàng.
Nguyễn Minh Vũ: Hồ sơ bảo hiểm xã hội cũng phải đối chiếu khớp với danh sách nhân viên và hợp đồng lao động.
Nguyen Minh Vu: Social insurance records must also match the employee list and labor contracts.

03.09. Tuyển dụng

丁垂杨：如果最后确认缺八个人，我们是不是马上开始招聘？
Dīng Chuíyáng: Rúguǒ zuìhòu quèrèn quē bā ge rén, wǒmen shì bú shì mǎshàng kāishǐ zhāopìn?
Đinh Thùy Dương: Nếu cuối cùng xác nhận thiếu 8 người thì chúng ta có bắt đầu tuyển dụng ngay không ạ?
Dinh Thuy Duong: If we finally confirm that eight employees are missing, should we start recruitment immediately?

阮明武：不能只看人数。每个部门要先提交招聘申请，说明岗位、人数和原因。
Ruǎn Míngwǔ: Bù néng zhǐ kàn rénshù. Měi ge bùmén yào xiān tíjiāo zhāopìn shēnqǐng, shuōmíng gǎngwèi, rénshù hé yuányīn.
Nguyễn Minh Vũ: Không thể chỉ nhìn vào số lượng người. Mỗi phòng ban trước tiên phải gửi yêu cầu tuyển dụng, ghi rõ vị trí, số lượng và lý do.
Nguyen Minh Vu: We cannot look only at headcount. Each department must first submit a recruitment request stating the position, number of people needed, and the reason.

芳玲：通过面试以后，还要填写面试评估表，再发录用通知，对吗？
Fāng Líng: Tōngguò miànshì yǐhòu, hái yào tiánxiě miànshì pínggū biǎo, zài fā lùyòng tōngzhī, duì ma?
Phương Linh: Sau khi vượt qua phỏng vấn còn phải điền phiếu đánh giá phỏng vấn rồi mới gửi thông báo trúng tuyển, đúng không anh?
Phuong Linh: After the interview is passed, we still need to complete the interview assessment form before sending the job offer, correct?

阮明武：对，入职以后还有试用期评估，不能少任何一个重要步骤。
Ruǎn Míngwǔ: Duì, rùzhí yǐhòu hái yǒu shìyòngqī pínggū, bù néng shǎo rènhé yí ge zhòngyào bùzhòu.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, sau khi vào làm còn có đánh giá thử việc, không được thiếu bất kỳ bước quan trọng nào.
Nguyen Minh Vu: Correct. After onboarding, there is also a probation assessment, and no important step should be omitted.

03.10. Công tác hành chính

水仙：行政工作方面，我已经检查了印章、办公用品、办公设备和公司车辆的管理记录。
Shuǐ Xiān: Xíngzhèng gōngzuò fāngmiàn, wǒ yǐjīng jiǎnchá le yìnzhāng, bàngōng yòngpǐn, bàngōng shèbèi hé gōngsī chēliàng de guǎnlǐ jìlù.
Thủy Tiên: Về công tác hành chính, em đã kiểm tra hồ sơ quản lý con dấu, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng và xe công ty.
Thuy Tien: Regarding administrative work, I have reviewed the management records for the company seal, office supplies, office equipment, and company vehicles.

黎云英：会议纪要和快递收发记录也都整理好了。
Lí Yún Yīng: Huìyì jìyào hé kuàidì shōufā jìlù yě dōu zhěnglǐ hǎo le.
Lê Vân Anh: Biên bản họp và hồ sơ nhận gửi chuyển phát nhanh cũng đã được sắp xếp xong.
Le Van Anh: The meeting minutes and express delivery records have also been organized.

03.11. Tổng hợp kế hoạch xử lý

阮明武：我们今天发现的问题不少，所以要分清先后顺序。
Ruǎn Míngwǔ: Wǒmen jīntiān fāxiàn de wèntí bù shǎo, suǒyǐ yào fēn qīng xiānhòu shùnxù.
Nguyễn Minh Vũ: Hôm nay chúng ta phát hiện khá nhiều vấn đề, vì vậy phải phân rõ thứ tự ưu tiên.
Nguyen Minh Vu: We found quite a few issues today, so we need to clearly prioritize them.

丁垂杨：第一步更新组织架构图，第二步检查任命决定，第三步完善职位描述，对吗？
Dīng Chuíyáng: Dì-yī bù gēngxīn zǔzhī jiàgòu tú, dì-èr bù jiǎnchá rènmìng juédìng, dì-sān bù wánshàn zhíwèi miáoshù, duì ma?
Đinh Thùy Dương: Bước thứ nhất cập nhật sơ đồ tổ chức, bước thứ hai kiểm tra quyết định bổ nhiệm, bước thứ ba hoàn thiện mô tả công việc, đúng không anh?
Dinh Thuy Duong: Step one is to update the organization chart, step two is to review appointment decisions, and step three is to complete the job descriptions, correct?

阮明武：对。然后检查人员编制、招聘计划、劳动档案、工资保险和行政档案。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Ránhòu jiǎnchá rényuán biānzhì, zhāopìn jìhuà, láodòng dàng’àn, gōngzī bǎoxiǎn hé xíngzhèng dàng’àn.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Sau đó kiểm tra định biên nhân sự, kế hoạch tuyển dụng, hồ sơ lao động, tiền lương bảo hiểm và hồ sơ hành chính.
Nguyen Minh Vu: Correct. Then review the staffing plan, recruitment plan, labor records, salary and insurance records, and administrative files.

芳玲：我们什么时候完成第一轮检查？
Fāng Líng: Wǒmen shénme shíhou wánchéng dì-yī lún jiǎnchá?
Phương Linh: Khi nào chúng ta hoàn thành vòng kiểm tra đầu tiên ạ?
Phuong Linh: When should we complete the first round of review?

阮明武：星期五下午五点以前完成，星期一上午九点开第二次会议。
Ruǎn Míngwǔ: Xīngqīwǔ xiàwǔ wǔ diǎn yǐqián wánchéng, xīngqīyī shàngwǔ jiǔ diǎn kāi dì-èr cì huìyì.
Nguyễn Minh Vũ: Hoàn thành trước 5 giờ chiều thứ Sáu, 9 giờ sáng thứ Hai họp lần thứ hai.
Nguyen Minh Vu: Complete it before 5 p.m. on Friday, and we will hold the second meeting at 9 a.m. on Monday.

04. Hệ thống mẫu câu tiếng Trung theo chủ đề

04.01. Nhóm mẫu câu xác định chức năng và trách nhiệm

行政人事部主要负责公司的组织、人事和行政工作。
Xíngzhèng rénshì bù zhǔyào fùzé gōngsī de zǔzhī, rénshì hé xíngzhèng gōngzuò.
Phòng Hành chính Nhân sự chủ yếu phụ trách công tác tổ chức, nhân sự và hành chính của công ty.
The Administration and Human Resources Department is mainly responsible for the company’s organizational, HR, and administrative work.

这个部门负责管理员工档案。
Zhè ge bùmén fùzé guǎnlǐ yuángōng dàng’àn.
Phòng ban này phụ trách quản lý hồ sơ nhân viên.
This department is responsible for managing employee records.

行政人事部需要跟财务部门配合。
Xíngzhèng rénshì bù xūyào gēn cáiwù bùmén pèihé.
Phòng Hành chính Nhân sự cần phối hợp với phòng Tài chính.
The Administration and Human Resources Department needs to cooperate with the Finance Department.

每个部门都要明确自己的职责和权限。
Měi ge bùmén dōu yào míngquè zìjǐ de zhízé hé quánxiàn.
Mỗi phòng ban đều phải xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình.
Every department must clearly define its responsibilities and authority.

04.02. Nhóm mẫu câu mô tả cơ cấu tổ chức

公司现在有六个主要部门。
Gōngsī xiànzài yǒu liù ge zhǔyào bùmén.
Hiện nay công ty có sáu phòng ban chính.
The company currently has six main departments.

行政人事部直接向管理层报告。
Xíngzhèng rénshì bù zhíjiē xiàng guǎnlǐ céng bàogào.
Phòng Hành chính Nhân sự báo cáo trực tiếp cho cấp quản lý.
The Administration and Human Resources Department reports directly to management.

每个部门都有一名负责人。
Měi ge bùmén dōu yǒu yì míng fùzérén.
Mỗi phòng ban đều có một người phụ trách.
Each department has one person in charge.

员工先向组长报告，组长再向部门主管报告。
Yuángōng xiān xiàng zǔzhǎng bàogào, zǔzhǎng zài xiàng bùmén zhǔguǎn bàogào.
Nhân viên trước tiên báo cáo cho trưởng nhóm, sau đó trưởng nhóm báo cáo cho trưởng bộ phận.
Employees first report to the team leader, who then reports to the department supervisor.

04.03. Nhóm mẫu câu về định biên nhân sự

目前公司有八十六名员工。
Mùqián gōngsī yǒu bāshíliù míng yuángōng.
Hiện nay công ty có 86 nhân viên.
The company currently has 86 employees.

新的人员编制是九十四人。
Xīn de rényuán biānzhì shì jiǔshísì rén.
Định biên nhân sự mới là 94 người.
The new staffing plan calls for 94 employees.

我们现在还缺八个人。
Wǒmen xiànzài hái quē bā ge rén.
Hiện nay chúng ta vẫn còn thiếu 8 người.
We are currently short of eight employees.

销售部计划增加三名员工。
Xiāoshòu bù jìhuà zēngjiā sān míng yuángōng.
Phòng Kinh doanh dự kiến tăng thêm 3 nhân viên.
The Sales Department plans to add three employees.

04.04. Nhóm mẫu câu về kiểm tra và cập nhật hồ sơ

请检查一下最新的组织架构图。
Qǐng jiǎnchá yíxià zuìxīn de zǔzhī jiàgòu tú.
Hãy kiểm tra sơ đồ tổ chức mới nhất.
Please check the latest organization chart.

这个文件还没有更新。
Zhè ge wénjiàn hái méiyǒu gēngxīn.
Tài liệu này vẫn chưa được cập nhật.
This document has not yet been updated.

我们需要把新的主管加到组织架构图里。
Wǒmen xūyào bǎ xīn de zhǔguǎn jiā dào zǔzhī jiàgòu tú lǐ.
Chúng ta cần bổ sung trưởng bộ phận mới vào sơ đồ tổ chức.
We need to add the new supervisor to the organization chart.

请把所有文件按部门和年份分类。
Qǐng bǎ suǒyǒu wénjiàn àn bùmén hé niánfèn fēnlèi.
Hãy phân loại toàn bộ tài liệu theo phòng ban và năm.
Please classify all documents by department and year.

04.05. Nhóm mẫu câu về tuyển dụng

这个部门需要招聘两名新员工。
Zhè ge bùmén xūyào zhāopìn liǎng míng xīn yuángōng.
Phòng ban này cần tuyển hai nhân viên mới.
This department needs to recruit two new employees.

请先填写招聘申请表。
Qǐng xiān tiánxiě zhāopìn shēnqǐng biǎo.
Hãy điền phiếu yêu cầu tuyển dụng trước.
Please complete the recruitment request form first.

通过面试以后，我们会发录用通知。
Tōngguò miànshì yǐhòu, wǒmen huì fā lùyòng tōngzhī.
Sau khi vượt qua phỏng vấn, chúng tôi sẽ gửi thông báo tuyển dụng.
After you pass the interview, we will send an employment offer.

新员工入职以后需要参加试用期评估。
Xīn yuángōng rùzhí yǐhòu xūyào cānjiā shìyòngqī pínggū.
Sau khi vào làm, nhân viên mới cần tham gia đánh giá thử việc.
New employees need to undergo a probation assessment after joining the company.

04.06. Nhóm mẫu câu về lương và bảo hiểm

我们每个月都要检查考勤表。
Wǒmen měi ge yuè dōu yào jiǎnchá kǎoqín biǎo.
Mỗi tháng chúng ta đều phải kiểm tra bảng chấm công.
We need to review the attendance sheet every month.

工资表必须跟考勤数据一致。
Gōngzī biǎo bìxū gēn kǎoqín shùjù yízhì.
Bảng lương phải thống nhất với dữ liệu chấm công.
The payroll must match the attendance data.

员工的社会保险资料要及时更新。
Yuángōng de shèhuì bǎoxiǎn zīliào yào jíshí gēngxīn.
Hồ sơ bảo hiểm xã hội của nhân viên phải được cập nhật kịp thời.
Employees’ social insurance records must be updated promptly.

04.07. Nhóm mẫu câu về thời hạn công việc

请在星期五以前完成。
Qǐng zài xīngqīwǔ yǐqián wánchéng.
Hãy hoàn thành trước thứ Sáu.
Please complete it before Friday.

我们下午五点以前要完成第一轮检查。
Wǒmen xiàwǔ wǔ diǎn yǐqián yào wánchéng dì-yī lún jiǎnchá.
Chúng ta phải hoàn thành vòng kiểm tra đầu tiên trước 5 giờ chiều.
We need to complete the first round of review before 5 p.m.

完成以后，请马上向我报告。
Wánchéng yǐhòu, qǐng mǎshàng xiàng wǒ bàogào.
Sau khi hoàn thành, hãy báo cáo cho tôi ngay.
Please report to me immediately after completing it.

05. Các trọng điểm ngữ pháp quan trọng

05.01. 负责 + động từ / danh từ

Công thức:

Chủ ngữ + 负责 + danh từ

Chủ ngữ + 负责 + động từ + tân ngữ

负责 dùng để diễn đạt một cá nhân hoặc bộ phận phụ trách một công việc nào đó.

Ví dụ từ hội thoại:

行政人事部主要负责公司的组织、人事和行政工作。
Xíngzhèng rénshì bù zhǔyào fùzé gōngsī de zǔzhī, rénshì hé xíngzhèng gōngzuò.
Phòng Hành chính Nhân sự chủ yếu phụ trách công tác tổ chức, nhân sự và hành chính của công ty.

财务部负责计算工资。
Cáiwù bù fùzé jìsuàn gōngzī.
Phòng Tài chính phụ trách tính lương.

人事专员负责管理员工档案。
Rénshì zhuānyuán fùzé guǎnlǐ yuángōng dàng’àn.
Chuyên viên nhân sự phụ trách quản lý hồ sơ nhân viên.

主管负责检查本部门的工作。
Zhǔguǎn fùzé jiǎnchá běn bùmén de gōngzuò.
Trưởng bộ phận phụ trách kiểm tra công việc của phòng mình.

她负责准备招聘资料。
Tā fùzé zhǔnbèi zhāopìn zīliào.
Cô ấy phụ trách chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng.

05.02. 把字句 – câu chữ 把

Công thức:

Chủ ngữ + 把 + tân ngữ + động từ + thành phần bổ sung

Cấu trúc 把 nhấn mạnh việc xử lý hoặc tạo ra sự thay đổi đối với một đối tượng cụ thể.

Ví dụ từ hội thoại:

我们必须把人事工作和行政工作的范围分清楚。
Wǒmen bìxū bǎ rénshì gōngzuò hé xíngzhèng gōngzuò de fànwéi fēn qīngchu.
Chúng ta phải phân định rõ phạm vi công việc nhân sự và công việc hành chính.

请把这些文件整理好。
Qǐng bǎ zhèxiē wénjiàn zhěnglǐ hǎo.
Hãy sắp xếp những tài liệu này cho tốt.

我已经把名单发给经理了。
Wǒ yǐjīng bǎ míngdān fā gěi jīnglǐ le.
Tôi đã gửi danh sách cho trưởng phòng rồi.

请把新的职位加到组织架构图里。
Qǐng bǎ xīn de zhíwèi jiā dào zǔzhī jiàgòu tú lǐ.
Hãy thêm vị trí mới vào sơ đồ tổ chức.

我们要把所有档案分成十五类。
Wǒmen yào bǎ suǒyǒu dàng’àn fēnchéng shíwǔ lèi.
Chúng ta phải chia toàn bộ hồ sơ thành 15 nhóm.

05.03. 不但……还……

Công thức:

Xem thêm ChineMaster EDU.

Chủ ngữ + 不但 + V1 + 还 + V2

Cấu trúc này dùng để diễn đạt “không những… mà còn…”.

Ví dụ từ hội thoại:

行政人事部不但管理人员资料，还要管理很多行政工作。
Xíngzhèng rénshì bù búdàn guǎnlǐ rényuán zīliào, hái yào guǎnlǐ hěn duō xíngzhèng gōngzuò.
Phòng Hành chính Nhân sự không chỉ quản lý hồ sơ nhân sự mà còn quản lý rất nhiều công việc hành chính.

这个岗位不但要求工作经验，还要求管理能力。
Zhè ge gǎngwèi búdàn yāoqiú gōngzuò jīngyàn, hái yāoqiú guǎnlǐ nénglì.
Vị trí này không chỉ yêu cầu kinh nghiệm làm việc mà còn yêu cầu năng lực quản lý.

她不但会招聘，还会做工资表。
Tā búdàn huì zhāopìn, hái huì zuò gōngzī biǎo.
Cô ấy không chỉ biết tuyển dụng mà còn biết làm bảng lương.

我们不但要检查文件，还要更新系统。
Wǒmen búdàn yào jiǎnchá wénjiàn, hái yào gēngxīn xìtǒng.
Chúng ta không chỉ phải kiểm tra tài liệu mà còn phải cập nhật hệ thống.

主管不但要管理工作，还要培养员工。
Zhǔguǎn búdàn yào guǎnlǐ gōngzuò, hái yào péiyǎng yuángōng.
Trưởng bộ phận không chỉ phải quản lý công việc mà còn phải đào tạo nhân viên.

05.04. 先……然后……

Công thức:

先 + hành động 1 + 然后 + hành động 2

Dùng để biểu thị trình tự trước – sau của hai hành động.

Ví dụ từ hội thoại:

先确认每个岗位是不是需要增加人员，然后再做招聘计划。
Xiān quèrèn měi ge gǎngwèi shì bú shì xūyào zēngjiā rényuán, ránhòu zài zuò zhāopìn jìhuà.
Trước tiên xác nhận từng vị trí có cần bổ sung nhân sự hay không, sau đó mới lập kế hoạch tuyển dụng.

我们先检查名单，然后检查合同。
Wǒmen xiān jiǎnchá míngdān, ránhòu jiǎnchá hétong.
Chúng ta kiểm tra danh sách trước, sau đó kiểm tra hợp đồng.

请先填写申请表，然后交给主管。
Qǐng xiān tiánxiě shēnqǐng biǎo, ránhòu jiāo gěi zhǔguǎn.
Hãy điền đơn trước, sau đó giao cho trưởng bộ phận.

先完成面试，然后再决定是否录用。
Xiān wánchéng miànshì, ránhòu zài juédìng shìfǒu lùyòng.
Trước tiên hoàn thành phỏng vấn, sau đó mới quyết định có tuyển hay không.

我们先更新组织架构图，然后通知各部门。
Wǒmen xiān gēngxīn zǔzhī jiàgòu tú, ránhòu tōngzhī gè bùmén.
Chúng ta cập nhật sơ đồ tổ chức trước, sau đó thông báo cho các phòng ban.

05.05. 如果……就……

Công thức:

如果 + điều kiện + 就 + kết quả

Dùng để biểu thị quan hệ giả thiết – kết quả.

Ví dụ từ hội thoại:

如果最后确认缺八个人，我们就开始准备招聘计划。
Rúguǒ zuìhòu quèrèn quē bā ge rén, wǒmen jiù kāishǐ zhǔnbèi zhāopìn jìhuà.
Nếu cuối cùng xác nhận thiếu 8 người thì chúng ta bắt đầu chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng.

如果资料不完整，就不能办理手续。
Rúguǒ zīliào bù wánzhěng, jiù bù néng bànlǐ shǒuxù.
Nếu hồ sơ không đầy đủ thì không thể làm thủ tục.

如果部门有新的岗位，就要更新职位清单。
Rúguǒ bùmén yǒu xīn de gǎngwèi, jiù yào gēngxīn zhíwèi qīngdān.
Nếu phòng ban có vị trí mới thì phải cập nhật danh sách chức danh.

如果员工人数增加，就要重新检查人员编制。
Rúguǒ yuángōng rénshù zēngjiā, jiù yào chóngxīn jiǎnchá rényuán biānzhì.
Nếu số lượng nhân viên tăng thì phải kiểm tra lại định biên nhân sự.

如果发现问题，就马上报告。
Rúguǒ fāxiàn wèntí, jiù mǎshàng bàogào.
Nếu phát hiện vấn đề thì báo cáo ngay.

05.06. 已经……了

Công thức:

Chủ ngữ + 已经 + động từ + 了

Diễn đạt hành động hoặc trạng thái đã hoàn thành hoặc đã xuất hiện.

Ví dụ từ hội thoại:

我已经把劳动法律档案分成了十一个主要项目。
Wǒ yǐjīng bǎ láodòng fǎlǜ dàng’àn fēnchéng le shíyí ge zhǔyào xiàngmù.
Tôi đã chia hồ sơ pháp lý lao động thành 11 hạng mục chính.

我们已经检查了六个部门。
Wǒmen yǐjīng jiǎnchá le liù ge bùmén.
Chúng tôi đã kiểm tra sáu phòng ban.

新的主管已经到岗了。
Xīn de zhǔguǎn yǐjīng dào gǎng le.
Trưởng bộ phận mới đã nhận việc.

招聘申请已经批准了。
Zhāopìn shēnqǐng yǐjīng pīzhǔn le.
Yêu cầu tuyển dụng đã được phê duyệt.

工资表已经做好了。
Gōngzī biǎo yǐjīng zuò hǎo le.
Bảng lương đã được làm xong.

05.07. 还没有……

Công thức:

Chủ ngữ + 还没有 + động từ

Diễn đạt “vẫn chưa làm gì”.

Ví dụ từ hội thoại:

有两个部门的信息还没有更新。
Yǒu liǎng ge bùmén de xìnxī hái méiyǒu gēngxīn.
Thông tin của hai phòng ban vẫn chưa được cập nhật.

这份文件还没有批准。
Zhè fèn wénjiàn hái méiyǒu pīzhǔn.
Tài liệu này vẫn chưa được phê duyệt.

我们还没有收到招聘申请。
Wǒmen hái méiyǒu shōudào zhāopìn shēnqǐng.
Chúng tôi vẫn chưa nhận được yêu cầu tuyển dụng.

三个岗位还没有职位描述。
Sān ge gǎngwèi hái méiyǒu zhíwèi miáoshù.
Ba vị trí vẫn chưa có mô tả công việc.

社会保险资料还没有更新完。
Shèhuì bǎoxiǎn zīliào hái méiyǒu gēngxīn wán.
Hồ sơ bảo hiểm xã hội vẫn chưa được cập nhật xong.

05.08. ……以前 / ……以后

Công thức:

Thời gian + 以前

Động từ + 以后

以前 diễn đạt “trước một thời điểm”.

以后 diễn đạt “sau khi thực hiện một hành động”.

Ví dụ từ hội thoại:

星期五下午五点以前完成。
Xīngqīwǔ xiàwǔ wǔ diǎn yǐqián wánchéng.
Hoàn thành trước 5 giờ chiều thứ Sáu.

下班以前把报告发给我。
Xiàbān yǐqián bǎ bàogào fā gěi wǒ.
Hãy gửi báo cáo cho tôi trước khi tan làm.

面试以前要先看申请人的资料。
Miànshì yǐqián yào xiān kàn shēnqǐng rén de zīliào.
Trước khi phỏng vấn phải xem hồ sơ ứng viên trước.

入职以后要建立员工档案。
Rùzhí yǐhòu yào jiànlì yuángōng dàng’àn.
Sau khi nhân viên vào làm phải lập hồ sơ nhân viên.

完成以后请通知主管。
Wánchéng yǐhòu qǐng tōngzhī zhǔguǎn.
Sau khi hoàn thành hãy thông báo cho trưởng bộ phận.

06. Bài văn ứng dụng tổng hợp

企业行政人事管理体系

一家企业要稳定发展，必须建立清楚、完整的行政人事管理体系。行政人事部虽然不是直接负责销售和生产的部门，但是它跟公司的每一个部门都有关系。

首先，公司需要有清楚的组织架构图。组织架构图应该说明公司有哪些部门，每个部门由谁负责，员工向谁报告，各部门之间怎样配合。

第二，公司要建立职务名称清单和人员编制。通过人员编制，公司可以知道每个部门需要多少人，现在有多少人，还缺多少人。如果发现人员不足，部门应该先提交招聘申请，然后行政人事部才能开始招聘。

第三，每个岗位都应该有职位描述和任职资格。职位描述主要说明员工需要做什么工作，任职资格则说明这个岗位需要什么样的知识、经验和能力。

第四，公司必须管理好劳动法律档案，包括劳动规章、工作制度、工资奖金制度、请假规定、考勤规定、加班规定、招聘流程、入职流程、试用期评估流程、劳动合同管理流程以及离职流程。

第五，行政人事部还需要跟其他部门一起管理工资、考勤、奖金、津贴和社会保险。

除了人事工作以外，行政人事部还负责很多行政工作，例如管理印章、文件、办公用品、办公设备、公务车、会议纪要和快递。

因此，行政人事部不是一个独立工作的部门。它需要跟管理层、财务部门以及其他业务部门保持密切联系。只有把组织、人员、制度、档案和行政工作连接起来，企业的管理体系才能更加清楚、稳定和有效。

Pinyin

Yì jiā qǐyè yào wěndìng fāzhǎn, bìxū jiànlì qīngchu, wánzhěng de xíngzhèng rénshì guǎnlǐ tǐxì. Xíngzhèng rénshì bù suīrán bú shì zhíjiē fùzé xiāoshòu hé shēngchǎn de bùmén, dànshì tā gēn gōngsī de měi yí ge bùmén dōu yǒu guānxì.

Shǒuxiān, gōngsī xūyào yǒu qīngchu de zǔzhī jiàgòu tú. Zǔzhī jiàgòu tú yīnggāi shuōmíng gōngsī yǒu nǎxiē bùmén, měi ge bùmén yóu shéi fùzé, yuángōng xiàng shéi bàogào, gè bùmén zhījiān zěnyàng pèihé.

Dì-èr, gōngsī yào jiànlì zhíwù míngchēng qīngdān hé rényuán biānzhì. Tōngguò rényuán biānzhì, gōngsī kěyǐ zhīdào měi ge bùmén xūyào duōshao rén, xiànzài yǒu duōshao rén, hái quē duōshao rén. Rúguǒ fāxiàn rényuán bùzú, bùmén yīnggāi xiān tíjiāo zhāopìn shēnqǐng, ránhòu xíngzhèng rénshì bù cái néng kāishǐ zhāopìn.

Dì-sān, měi ge gǎngwèi dōu yīnggāi yǒu zhíwèi miáoshù hé rènzhí zīgé. Zhíwèi miáoshù zhǔyào shuōmíng yuángōng xūyào zuò shénme gōngzuò, rènzhí zīgé zé shuōmíng zhè ge gǎngwèi xūyào shénme yàng de zhīshi, jīngyàn hé nénglì.

Dì-sì, gōngsī bìxū guǎnlǐ hǎo láodòng fǎlǜ dàng’àn, bāokuò láodòng guīzhāng, gōngzuò zhìdù, gōngzī jiǎngjīn zhìdù, qǐngjià guīdìng, kǎoqín guīdìng, jiābān guīdìng, zhāopìn liúchéng, rùzhí liúchéng, shìyòngqī pínggū liúchéng, láodòng hétong guǎnlǐ liúchéng yǐjí lízhí liúchéng.

Dì-wǔ, xíngzhèng rénshì bù hái xūyào gēn qítā bùmén yìqǐ guǎnlǐ gōngzī, kǎoqín, jiǎngjīn, jīntiē hé shèhuì bǎoxiǎn.

Chúle rénshì gōngzuò yǐwài, xíngzhèng rénshì bù hái fùzé hěn duō xíngzhèng gōngzuò, lìrú guǎnlǐ yìnzhāng, wénjiàn, bàngōng yòngpǐn, bàngōng shèbèi, gōngwùchē, huìyì jìyào hé kuàidì.

Yīncǐ, xíngzhèng rénshì bù bú shì yí ge dúlì gōngzuò de bùmén. Tā xūyào gēn guǎnlǐ céng, cáiwù bùmén yǐjí qítā yèwù bùmén bǎochí mìqiè liánxì. Zhǐyǒu bǎ zǔzhī, rényuán, zhìdù, dàng’àn hé xíngzhèng gōngzuò liánjiē qǐlái, qǐyè de guǎnlǐ tǐxì cái néng gèngjiā qīngchu, wěndìng hé yǒuxiào.

Bản dịch tiếng Việt

Một doanh nghiệp muốn phát triển ổn định phải xây dựng được hệ thống quản lý Hành chính Nhân sự rõ ràng và hoàn chỉnh. Mặc dù phòng Hành chính Nhân sự không phải là phòng trực tiếp phụ trách bán hàng hoặc sản xuất, nhưng phòng này có quan hệ với tất cả các phòng ban của công ty.

Trước hết, công ty cần có sơ đồ tổ chức rõ ràng. Sơ đồ tổ chức phải thể hiện công ty có những phòng ban nào, ai phụ trách từng phòng, nhân viên báo cáo cho ai và các phòng ban phối hợp với nhau như thế nào.

Thứ hai, công ty phải xây dựng danh sách chức danh và định biên nhân sự. Thông qua định biên nhân sự, công ty có thể biết từng phòng cần bao nhiêu người, hiện có bao nhiêu người và còn thiếu bao nhiêu người. Nếu phát hiện thiếu nhân sự, phòng ban phải gửi yêu cầu tuyển dụng trước, sau đó phòng Hành chính Nhân sự mới bắt đầu tuyển dụng.

Thứ ba, mỗi vị trí đều phải có mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh. Mô tả công việc chủ yếu giải thích nhân viên cần làm những công việc gì, còn tiêu chuẩn chức danh giải thích vị trí đó yêu cầu kiến thức, kinh nghiệm và năng lực như thế nào.

Thứ tư, công ty phải quản lý tốt hồ sơ pháp lý lao động, bao gồm nội quy lao động, quy chế làm việc, chế độ lương thưởng, quy định nghỉ phép, chấm công, làm thêm giờ, tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên, đánh giá thử việc, quản lý hợp đồng lao động và nghỉ việc.

Thứ năm, phòng Hành chính Nhân sự còn phải phối hợp với các phòng ban khác để quản lý lương, chấm công, thưởng, phụ cấp và bảo hiểm xã hội.

Ngoài công tác nhân sự, phòng Hành chính Nhân sự còn phụ trách rất nhiều công việc hành chính như quản lý con dấu, văn bản, văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, xe công vụ, biên bản họp và chuyển phát nhanh.

Do đó, phòng Hành chính Nhân sự không phải là một phòng hoạt động độc lập. Phòng phải duy trì sự phối hợp chặt chẽ với cấp quản lý, phòng Tài chính và các phòng nghiệp vụ khác. Chỉ khi kết nối tổ chức, nhân sự, quy chế, hồ sơ và công tác hành chính thành một hệ thống thì hệ thống quản lý của doanh nghiệp mới trở nên rõ ràng, ổn định và hiệu quả hơn.

07. Bài tập củng cố kiến thức

07.01. Điền từ thích hợp

Từ cho sẵn:

负责 / 部门 / 招聘 / 档案 / 编制 / 更新 / 权限 / 报告

Câu A:

行政人事部主要______公司的组织和人事工作。

Câu B:

公司现在有六个主要______。

Câu C:

新的人员______是九十四个人。

Câu D:

如果人员不够，我们需要开始______。

Câu E:

这些员工______还没有整理好。

Câu F:

组织架构图需要及时______。

Câu G:

每个主管都要知道自己的职责和______。

Câu H:

员工需要向自己的主管______工作。

07.02. Chọn đáp án đúng

Câu A:

我们先检查人员名单，______检查劳动合同。

A. 但是

B. 然后

C. 因为

Câu B:

______发现文件有问题，就马上告诉主管。

A. 如果

B. 虽然

C. 除了

Câu C:

行政人事部______管理人员档案，还负责行政工作。

A. 因为

B. 不但

C. 所以

Câu D:

我______把最新的组织架构图做好了。

A. 已经

B. 还

C. 再

Câu E:

这个部门的信息______更新。

A. 已经

B. 还没有

C. 一定

07.03. Sắp xếp thành câu hoàn chỉnh

Câu A:

负责 / 行政人事部 / 员工档案 / 管理

Câu B:

把 / 请 / 文件 / 整理好 / 这些

Câu C:

如果 / 人员不足 / 招聘 / 就 / 开始

Câu D:

以前 / 请 / 星期五 / 完成

Câu E:

组织架构图 / 已经 / 更新 / 我们 / 了

07.04. Dịch Trung – Việt

行政人事部需要跟其他部门密切配合。

新的人员编制是九十四个人。

有三个岗位还没有完整的职位描述。

通过面试以后，公司会发录用通知。

工资表必须跟考勤数据一致。

07.05. Dịch Việt – Trung

Phòng Hành chính Nhân sự phụ trách quản lý hồ sơ nhân viên.

Công ty hiện nay có 86 nhân viên.

Chúng ta vẫn còn thiếu 8 người.

Trước tiên kiểm tra sơ đồ tổ chức, sau đó kiểm tra quyết định bổ nhiệm.

Nếu phát hiện vấn đề thì phải báo cáo ngay cho trưởng bộ phận.

07.06. Bài tập tình huống

Tình huống A:

Một phòng ban hiện có 12 nhân viên nhưng định biên là 15 người.

Hãy nói bằng tiếng Trung:

Phòng này hiện có bao nhiêu người.

Còn thiếu bao nhiêu người.

Cần làm gì trước khi tuyển dụng.

Tình huống B:

Công ty vừa bổ nhiệm một trưởng phòng mới.

Hãy nói bằng tiếng Trung những việc phòng Hành chính Nhân sự cần thực hiện liên quan đến:

Quyết định bổ nhiệm.

Sơ đồ tổ chức.

Danh sách cán bộ.

Hồ sơ lưu trữ.

Tình huống C:

Ba vị trí mới chưa có mô tả công việc.

Hãy dùng cấu trúc 把 để yêu cầu nhân viên hoàn thiện hồ sơ trước thứ Sáu.

08. Đáp án và giải thích

08.01. Đáp án bài điền từ

Câu A: 负责

行政人事部主要负责公司的组织和人事工作。

Phòng Hành chính Nhân sự chủ yếu phụ trách công tác tổ chức và nhân sự của công ty.

Câu B: 部门

公司现在有六个主要部门。

Hiện nay công ty có sáu phòng ban chính.

Câu C: 编制

新的人员编制是九十四个人。

Định biên nhân sự mới là 94 người.

Câu D: 招聘

如果人员不够，我们需要开始招聘。

Nếu không đủ nhân sự, chúng ta cần bắt đầu tuyển dụng.

Câu E: 档案

这些员工档案还没有整理好。

Những hồ sơ nhân viên này vẫn chưa được sắp xếp xong.

Câu F: 更新

组织架构图需要及时更新。

Sơ đồ tổ chức cần được cập nhật kịp thời.

Câu G: 权限

每个主管都要知道自己的职责和权限。

Mỗi trưởng bộ phận đều phải biết rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình.

Câu H: 报告

员工需要向自己的主管报告工作。

Nhân viên cần báo cáo công việc cho trưởng bộ phận của mình.

08.02. Đáp án trắc nghiệm

Câu A: B. 然后

先……然后…… biểu thị trình tự trước – sau.

Câu B: A. 如果

如果……就…… biểu thị điều kiện – kết quả.

Câu C: B. 不但

不但……还…… diễn đạt “không những… mà còn…”.

Câu D: A. 已经

已经……了 biểu thị hành động đã hoàn thành.

Câu E: B. 还没有

还没有 biểu thị trạng thái “vẫn chưa”.

08.03. Đáp án sắp xếp câu

Câu A:

行政人事部负责管理员工档案。

Câu B:

请把这些文件整理好。

Câu C:

如果人员不足，就开始招聘。

Câu D:

请在星期五以前完成。

Câu E:

我们已经更新组织架构图了。

08.04. Đáp án dịch Trung – Việt

行政人事部需要跟其他部门密切配合。

Phòng Hành chính Nhân sự cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác.

新的人员编制是九十四个人。

Định biên nhân sự mới là 94 người.

有三个岗位还没有完整的职位描述。

Có ba vị trí vẫn chưa có mô tả công việc hoàn chỉnh.

通过面试以后，公司会发录用通知。

Sau khi vượt qua phỏng vấn, công ty sẽ gửi thông báo tuyển dụng.

工资表必须跟考勤数据一致。

Bảng lương phải thống nhất với dữ liệu chấm công.

08.05. Đáp án dịch Việt – Trung

行政人事部负责管理员工档案。
Xíngzhèng rénshì bù fùzé guǎnlǐ yuángōng dàng’àn.

公司现在有八十六名员工。
Gōngsī xiànzài yǒu bāshíliù míng yuángōng.

我们现在还缺八个人。
Wǒmen xiànzài hái quē bā ge rén.

我们先检查组织架构图，然后检查任命决定。
Wǒmen xiān jiǎnchá zǔzhī jiàgòu tú, ránhòu jiǎnchá rènmìng juédìng.

如果发现问题，就要马上向主管报告。
Rúguǒ fāxiàn wèntí, jiù yào mǎshàng xiàng zhǔguǎn bàogào.

08.06. Gợi ý đáp án tình huống

Tình huống A:

这个部门现在有十二名员工。
Zhè ge bùmén xiànzài yǒu shí’èr míng yuángōng.
Phòng này hiện có 12 nhân viên.

人员编制是十五个人，所以还缺三个人。
Rényuán biānzhì shì shíwǔ ge rén, suǒyǐ hái quē sān ge rén.
Định biên là 15 người, vì vậy vẫn còn thiếu 3 người.

我们要先确认岗位需要，然后提交招聘申请。
Wǒmen yào xiān quèrèn gǎngwèi xūyào, ránhòu tíjiāo zhāopìn shēnqǐng.
Chúng ta phải xác nhận nhu cầu vị trí trước, sau đó gửi yêu cầu tuyển dụng.

Tình huống B:

我们要准备新的任命决定。
Wǒmen yào zhǔnbèi xīn de rènmìng juédìng.
Chúng ta phải chuẩn bị quyết định bổ nhiệm mới.

我们要把新主管加到组织架构图里。
Wǒmen yào bǎ xīn zhǔguǎn jiā dào zǔzhī jiàgòu tú lǐ.
Chúng ta phải bổ sung trưởng phòng mới vào sơ đồ tổ chức.

我们还要更新管理人员名单。
Wǒmen hái yào gēngxīn guǎnlǐ rényuán míngdān.
Chúng ta còn phải cập nhật danh sách cán bộ quản lý.

最后要把有关文件分类归档。
Zuìhòu yào bǎ yǒuguān wénjiàn fēnlèi guīdàng.
Cuối cùng phải phân loại và lưu trữ các tài liệu liên quan.

Tình huống C:

请在星期五以前把这三个岗位的职位描述全部完成。
Qǐng zài xīngqīwǔ yǐqián bǎ zhè sān ge gǎngwèi de zhíwèi miáoshù quánbù wánchéng.
Hãy hoàn thiện toàn bộ mô tả công việc của ba vị trí này trước thứ Sáu.

09. Tổng hợp trọng điểm cần nhớ

Phòng Hành chính Nhân sự trong doanh nghiệp không chỉ thực hiện tuyển dụng mà còn tham gia quản lý toàn bộ hệ thống tổ chức, hồ sơ lao động, tiền lương – bảo hiểm và công tác hành chính.

Năm nhóm nghiệp vụ trọng tâm cần ghi nhớ là:

组织管理 – quản lý tổ chức.

劳动法律档案管理 – quản lý hồ sơ pháp lý lao động.

薪酬与社会保险管理 – quản lý tiền lương và bảo hiểm xã hội.

招聘管理 – quản lý tuyển dụng.

行政管理 – quản lý hành chính.

Chuỗi logic quan trọng trong quản trị nhân sự có thể ghi nhớ theo hướng:

人员需求 → 人员编制 → 招聘申请 → 招聘 → 面试 → 录用 → 入职 → 试用期 → 劳动合同 → 考勤 → 工资 → 社会保险 → 员工评估 → 调薪 → 离职 → 工作交接 → 档案归档

Nhu cầu nhân sự → định biên → yêu cầu tuyển dụng → tuyển dụng → phỏng vấn → tiếp nhận → vào làm → thử việc → hợp đồng lao động → chấm công → tiền lương → bảo hiểm xã hội → đánh giá nhân viên → điều chỉnh lương → nghỉ việc → bàn giao → lưu hồ sơ.

Khi học tiếng Trung chuyên ngành Hành chính Nhân sự, không nên học từng từ riêng lẻ. Học viên nên ghi nhớ theo mạng lưới:

部门 → 职位 → 人员 → 职责 → 权限 → 报告关系

Phòng ban → vị trí → nhân sự → trách nhiệm → quyền hạn → quan hệ báo cáo.

招聘申请 → 面试 → 面试评估 → 录用通知 → 入职 → 试用期评估

Yêu cầu tuyển dụng → phỏng vấn → đánh giá phỏng vấn → thông báo tuyển dụng → nhận việc → đánh giá thử việc.

考勤 → 工资 → 奖金 → 津贴 → 社会保险

Chấm công → tiền lương → thưởng → phụ cấp → bảo hiểm xã hội.

文件 → 检查 → 审核 → 批准 → 发布 → 更新 → 归档

Tài liệu → kiểm tra → xét duyệt → phê duyệt → ban hành → cập nhật → lưu trữ.

Khi nắm được các chuỗi logic này, học viên không chỉ nhớ được từ vựng mà còn có thể tự phát triển hàng trăm câu giao tiếp trong môi trường Hành chính Nhân sự thực tế.

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Trả phòng check-out khách sạn Mua vé máy bay về Việt Nam

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Du lịch Khảo sát thị trường Quảng Châu

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Bắt taxi Đổi tiền tệ Chỉ đường đi

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Đàm phán vàng bạc Thanh toán Giao dịch USDT

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Gặp đối tác Trao đổi kinh doanh Vàng bạc