Giáo trình Hán ngữ Xây dựng nội quy lao động và hệ thống quy chế nội bộ Tác giả Nguyễn Minh Vũ

Giáo trình Hán ngữ Xây dựng nội quy lao động và hệ thống quy chế nội bộ Tác giả Nguyễn Minh Vũ

XÂY DỰNG NỘI QUY LAO ĐỘNG VÀ HỆ THỐNG QUY CHẾ NỘI BỘ

制定劳动规章制度与企业内部管理制度体系

Một doanh nghiệp muốn quản lý ổn định không thể chỉ dựa vào việc người quản lý “nhắc miệng” nhân viên phải làm gì.

Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống văn bản nội bộ có cấu trúc rõ ràng để mọi phòng ban hiểu thống nhất:

什么可以做？

Shénme kěyǐ zuò?

Việc gì được phép làm?

什么不能做？

Shénme bù néng zuò?

Việc gì không được làm?

谁负责？

Shéi fùzé?

Ai chịu trách nhiệm?

谁检查？

Shéi jiǎnchá?

Ai kiểm tra?

谁批准？

Shéi pīzhǔn?

Ai phê duyệt?

使用什么表格？

Shǐyòng shénme biǎogé?

Sử dụng biểu mẫu nào?

什么时候完成？

Shénme shíhou wánchéng?

Khi nào phải hoàn thành?

文件保存在哪里？

Wénjiàn bǎocún zài nǎli?

Hồ sơ được lưu ở đâu?

Hệ thống quản lý văn bản nội bộ có thể hình thành theo chuỗi:

管理需求
→ 制度清单
→ 文件分类
→ 起草
→ 部门意见
→ 检查
→ 审批
→ 发布
→ 培训
→ 执行
→ 检查
→ 记录问题
→ 定期审查
→ 修改
→ 新版本发布
→ 旧版本失效
→ 历史档案保存

Nhu cầu quản lý
→ danh mục văn bản
→ phân loại
→ soạn thảo
→ lấy ý kiến
→ kiểm tra
→ phê duyệt
→ ban hành
→ đào tạo
→ thực hiện
→ kiểm tra
→ ghi nhận vấn đề
→ rà soát định kỳ
→ sửa đổi
→ ban hành phiên bản mới
→ phiên bản cũ hết hiệu lực
→ lưu hồ sơ lịch sử

01. TỪ VỰNG THEO CHỦ ĐỀ

01.01. Hệ thống nội quy và quy chế

规章制度 – guīzhāng zhìdù – rules and regulations – nội quy và quy chế

内部规定 – nèibù guīdìng – internal rules – quy định nội bộ

内部制度 – nèibù zhìdù – internal policy system – hệ thống quy chế nội bộ

劳动规章制度 – láodòng guīzhāng zhìdù – labor rules – nội quy lao động

工作守则 – gōngzuò shǒuzé – work rules – quy chế làm việc

管理制度 – guǎnlǐ zhìdù – management policy – quy chế quản lý

管理规定 – guǎnlǐ guīdìng – management regulation – quy định quản lý

管理流程 – guǎnlǐ liúchéng – management process – quy trình quản lý

制度体系 – zhìdù tǐxì – policy system – hệ thống quy chế

制度清单 – zhìdù qīngdān – policy register – danh mục quy chế

01.02. Phân loại văn bản

劳动纪律 – láodòng jìlǜ – labor discipline – kỷ luật lao động

工作时间 – gōngzuò shíjiān – working hours – thời giờ làm việc

考勤规定 – kǎoqín guīdìng – attendance rules – quy định chấm công

请假制度 – qǐngjià zhìdù – leave policy – quy chế nghỉ phép

节假日规定 – jiéjiàrì guīdìng – holiday rules – quy định nghỉ lễ

加班规定 – jiābān guīdìng – overtime rules – quy định làm thêm giờ

薪酬制度 – xīnchóu zhìdù – compensation policy – quy chế tiền lương

奖金制度 – jiǎngjīn zhìdù – bonus policy – quy chế thưởng

津贴制度 – jīntiē zhìdù – allowance policy – quy chế phụ cấp

调薪规定 – tiáoxīn guīdìng – salary adjustment rules – quy định tăng lương

01.03. Tuyển dụng và quan hệ lao động

招聘流程 – zhāopìn liúchéng – recruitment process – quy trình tuyển dụng

入职流程 – rùzhí liúchéng – onboarding process – quy trình tiếp nhận nhân viên

试用期考核流程 – shìyòngqī kǎohé liúchéng – probation assessment process – quy trình đánh giá thử việc

劳动合同 – láodòng hétong – labor contract – hợp đồng lao động

合同签署 – hétong qiānshǔ – contract signing – ký hợp đồng

合同管理 – hétong guǎnlǐ – contract management – quản lý hợp đồng

合同期限 – hétong qīxiàn – contract term – thời hạn hợp đồng

离职流程 – lízhí liúchéng – resignation process – quy trình nghỉ việc

工作交接 – gōngzuò jiāojiē – work handover – bàn giao công việc

合同处理 – hétong chǔlǐ – contract settlement – xử lý hợp đồng

01.04. Phạm vi và đối tượng áp dụng

适用范围 – shìyòng fànwéi – scope of application – phạm vi áp dụng

适用对象 – shìyòng duìxiàng – applicable persons – đối tượng áp dụng

全体员工 – quántǐ yuángōng – all employees – toàn thể nhân viên

正式员工 – zhèngshì yuángōng – permanent employee – nhân viên chính thức

试用期员工 – shìyòngqī yuángōng – probationary employee – nhân viên thử việc

临时员工 – línshí yuángōng – temporary employee – nhân viên thời vụ

管理人员 – guǎnlǐ rényuán – management personnel – cán bộ quản lý

总部 – zǒngbù – headquarters – trụ sở chính

分公司 – fēngōngsī – branch – chi nhánh

特殊情况 – tèshū qíngkuàng – special case – trường hợp đặc biệt

01.05. Thời gian làm việc

上班时间 – shàngbān shíjiān – starting time – giờ bắt đầu làm việc

下班时间 – xiàbān shíjiān – finishing time – giờ kết thúc làm việc

午休时间 – wǔxiū shíjiān – lunch break – thời gian nghỉ trưa

工作日 – gōngzuòrì – working day – ngày làm việc

休息日 – xiūxīrì – rest day – ngày nghỉ

工作周 – gōngzuò zhōu – working week – tuần làm việc

迟到 – chídào – be late – đi muộn

早退 – zǎotuì – leave early – về sớm

外出 – wàichū – go out for work – ra ngoài trong giờ làm việc

请示 – qǐngshì – request approval – xin phép, trình xin ý kiến

01.06. Chấm công

考勤 – kǎoqín – attendance – chấm công

打卡 – dǎkǎ – clock in/out – chấm công

考勤机 – kǎoqínjī – attendance machine – máy chấm công

考勤记录 – kǎoqín jìlù – attendance record – dữ liệu chấm công

漏打卡 – lòu dǎkǎ – missed clock-in/out – quên chấm công

考勤异常 – kǎoqín yìcháng – attendance exception – bất thường chấm công

补卡申请 – bǔkǎ shēnqǐng – attendance correction request – đề nghị bổ sung chấm công

确认记录 – quèrèn jìlù – confirmation record – hồ sơ xác nhận

考勤汇总 – kǎoqín huìzǒng – attendance consolidation – tổng hợp chấm công

考勤截止时间 – kǎoqín jiézhǐ shíjiān – attendance closing deadline – thời điểm khóa bảng công

01.07. Nghỉ phép

请假 – qǐngjià – request leave – xin nghỉ

请假申请 – qǐngjià shēnqǐng – leave request – đơn xin nghỉ

年假 – niánjià – annual leave – nghỉ phép năm

事假 – shìjià – personal leave – nghỉ việc riêng

无薪假 – wúxīnjià – unpaid leave – nghỉ không hưởng lương

休假 – xiūjià – take leave – nghỉ phép

批准请假 – pīzhǔn qǐngjià – approve leave – phê duyệt nghỉ

请假天数 – qǐngjià tiānshù – number of leave days – số ngày nghỉ

请假记录 – qǐngjià jìlù – leave record – dữ liệu nghỉ phép

工作交接 – gōngzuò jiāojiē – work handover – bàn giao công việc

01.08. Làm thêm giờ

加班 – jiābān – work overtime – làm thêm giờ

加班申请 – jiābān shēnqǐng – overtime request – đề nghị làm thêm

加班时间 – jiābān shíjiān – overtime hours – thời gian làm thêm

加班原因 – jiābān yuányīn – reason for overtime – lý do làm thêm

批准加班 – pīzhǔn jiābān – approve overtime – phê duyệt làm thêm

实际加班时间 – shíjì jiābān shíjiān – actual overtime hours – thời gian làm thêm thực tế

加班记录 – jiābān jìlù – overtime record – dữ liệu làm thêm

加班汇总 – jiābān huìzǒng – overtime consolidation – tổng hợp làm thêm

01.09. Giao việc và báo cáo

工作分配 – gōngzuò fēnpèi – work assignment – giao việc

任务 – rènwu – task – nhiệm vụ

负责人 – fùzérén – person in charge – người phụ trách

完成期限 – wánchéng qīxiàn – completion deadline – thời hạn hoàn thành

工作标准 – gōngzuò biāozhǔn – work standard – tiêu chuẩn công việc

工作汇报 – gōngzuò huìbào – work report – báo cáo công việc

日报 – rìbào – daily report – báo cáo ngày

周报 – zhōubào – weekly report – báo cáo tuần

月报 – yuèbào – monthly report – báo cáo tháng

临时报告 – línshí bàogào – ad hoc report – báo cáo phát sinh

01.10. Phối hợp liên phòng ban

部门协作 – bùmén xiézuò – interdepartmental cooperation – phối hợp phòng ban

主办部门 – zhǔbàn bùmén – lead department – phòng chủ trì

配合部门 – pèihé bùmén – supporting department – phòng phối hợp

联系人 – liánxìrén – contact person – đầu mối liên hệ

反馈 – fǎnkuì – feedback – phản hồi

反馈期限 – fǎnkuì qīxiàn – response deadline – thời hạn phản hồi

工作进度 – gōngzuò jìndù – work progress – tiến độ công việc

延误 – yánwù – delay – chậm tiến độ

跨部门工作 – kuà bùmén gōngzuò – cross-department work – công việc liên phòng ban

01.11. Họp nội bộ

内部会议 – nèibù huìyì – internal meeting – họp nội bộ

会议通知 – huìyì tōngzhī – meeting notice – thông báo họp

会议议题 – huìyì yìtí – agenda item – nội dung họp

参会人员 – cānhuì rényuán – meeting participants – người tham dự

会议资料 – huìyì zīliào – meeting materials – tài liệu họp

会议记录 – huìyì jìlù – meeting minutes – biên bản họp

会议决定 – huìyì juédìng – meeting decision – quyết định cuộc họp

会后跟进 – huìhòu gēnjìn – post-meeting follow-up – theo dõi sau họp

01.12. Thông tin và bảo mật

内部信息 – nèibù xìnxī – internal information – thông tin nội bộ

保密信息 – bǎomì xìnxī – confidential information – thông tin bảo mật

访问权限 – fǎngwèn quánxiàn – access rights – quyền truy cập

文件传递 – wénjiàn chuándì – document transfer – chuyển giao tài liệu

信息共享 – xìnxī gòngxiǎng – information sharing – chia sẻ thông tin

限制访问 – xiànzhì fǎngwèn – restricted access – hạn chế truy cập

保密责任 – bǎomì zérèn – confidentiality responsibility – trách nhiệm bảo mật

数据安全 – shùjù ānquán – data security – an toàn dữ liệu

01.13. Quản lý hồ sơ

档案 – dàng’àn – records – hồ sơ

档案管理 – dàng’àn guǎnlǐ – records management – quản lý hồ sơ

文件管理 – wénjiàn guǎnlǐ – document management – quản lý văn bản

纸质文件 – zhǐzhì wénjiàn – paper document – văn bản giấy

电子文件 – diànzǐ wénjiàn – electronic document – văn bản điện tử

原件 – yuánjiàn – original – bản gốc

副本 – fùběn – copy – bản sao

保存 – bǎocún – retain – lưu giữ

归档 – guīdàng – archive – lưu hồ sơ

借阅 – jièyuè – borrow for reference – mượn tài liệu

归还 – guīhuán – return – hoàn trả

01.14. Phiên bản văn bản

文件编号 – wénjiàn biānhào – document code – mã văn bản

版本 – bǎnběn – version – phiên bản

当前版本 – dāngqián bǎnběn – current version – phiên bản hiện hành

旧版本 – jiù bǎnběn – previous version – phiên bản cũ

发布日期 – fābù rìqī – issue date – ngày ban hành

生效日期 – shēngxiào rìqī – effective date – ngày hiệu lực

失效日期 – shīxiào rìqī – expiry date – ngày hết hiệu lực

有效 – yǒuxiào – valid – còn hiệu lực

失效 – shīxiào – invalid – hết hiệu lực

替代版本 – tìdài bǎnběn – replacement version – phiên bản thay thế

01.15. Soạn thảo và phê duyệt

起草 – qǐcǎo – draft – soạn thảo

草案 – cǎo’àn – draft document – dự thảo

编写人 – biānxiě rén – drafter – người soạn

检查人 – jiǎnchá rén – reviewer – người kiểm tra

审批人 – shěnpī rén – approver – người phê duyệt

征求意见 – zhēngqiú yìjiàn – seek comments – lấy ý kiến

修改 – xiūgǎi – revise – sửa đổi

提交审批 – tíjiāo shěnpī – submit for approval – trình phê duyệt

批准 – pīzhǔn – approve – phê duyệt

发布 – fābù – issue – ban hành

01.16. Phổ biến và đào tạo

宣贯 – xuānguàn – communicate and implement – phổ biến triển khai

制度培训 – zhìdù péixùn – policy training – đào tạo quy chế

员工培训 – yuángōng péixùn – employee training – đào tạo nhân viên

管理人员培训 – guǎnlǐ rényuán péixùn – manager training – đào tạo quản lý

签收确认 – qiānshōu quèrèn – acknowledgement – xác nhận đã nhận

阅读确认 – yuèdú quèrèn – reading acknowledgement – xác nhận đã đọc

执行 – zhíxíng – implement – thực hiện

遵守 – zūnshǒu – comply with – tuân thủ

01.17. Kiểm tra và cập nhật

检查 – jiǎnchá – inspect – kiểm tra

审查 – shěnchá – review – rà soát

定期审查 – dìngqī shěnchá – periodic review – rà soát định kỳ

更新 – gēngxīn – update – cập nhật

执行情况 – zhíxíng qíngkuàng – implementation status – tình hình thực hiện

执行问题 – zhíxíng wèntí – implementation issue – vấn đề khi thực hiện

整改 – zhěnggǎi – corrective action – khắc phục

改进 – gǎijìn – improvement – cải tiến

停止使用 – tíngzhǐ shǐyòng – discontinue use – ngừng sử dụng

回收 – huíshōu – withdraw – thu hồi

02. BỐI CẢNH HỘI THOẠI

Trong tình huống mô phỏng của bài học, doanh nghiệp có 126 nhân viên đang làm việc tại trụ sở chính và một địa điểm kho hàng.

Phòng Hành chính Nhân sự thực hiện một đợt tổng rà soát hệ thống văn bản nội bộ.

Kết quả kiểm tra ban đầu cho thấy doanh nghiệp đang quản lý 32 văn bản nội bộ.

Trong đó:

23 văn bản đang sử dụng bình thường.

5 văn bản cần sửa đổi.

4 văn bản đã cũ và cần thay thế.

Có 18 biểu mẫu đi kèm các quy trình.

Ba biểu mẫu đang tồn tại song song hai phiên bản khác nhau.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về diễn đàn từ vựng tiếng Trung.

Một số phòng vẫn sử dụng biểu mẫu cũ.

Một quy định chấm công đang dùng phiên bản 1.2 trong khi phiên bản 2.0 đã được ban hành.

Một quy trình nghỉ phép chưa ghi rõ thời hạn phản hồi.

Hai quy trình chưa xác định rõ người chịu trách nhiệm lưu hồ sơ.

Công ty quyết định xây dựng lại hệ thống quản lý văn bản theo mã tài liệu và phiên bản.

Ví dụ mô phỏng:

HR-RL-01 – Nội quy lao động – phiên bản 3.0

HR-AT-02 – Quy định chấm công – phiên bản 2.1

HR-LV-03 – Quy chế nghỉ phép – phiên bản 2.0

HR-OT-04 – Quy định làm thêm giờ – phiên bản 1.3

ADM-WR-01 – Quy chế làm việc – phiên bản 2.2

HR-REC-05 – Quy trình tuyển dụng – phiên bản 3.1

HR-ONB-06 – Quy trình tiếp nhận nhân viên – phiên bản 2.0

HR-PRO-07 – Quy trình đánh giá thử việc – phiên bản 2.3

Trong tình huống thực hành, thời gian làm việc được doanh nghiệp giả định như sau:

Buổi sáng bắt đầu lúc 8:00.

Nghỉ trưa từ 12:00 đến 13:30.

Buổi chiều kết thúc lúc 17:30.

Làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu.

Một số bộ phận đặc thù có lịch riêng theo phê duyệt.

Các số liệu trong tình huống này được sử dụng để luyện giao tiếp và quản trị nội bộ.

03. HỘI THOẠI CHUYÊN SÂU

03.01. Bắt đầu cuộc rà soát

丁垂杨：阮明武哥，我们已经完成第一轮内部制度检查，公司现在一共管理三十二份内部文件。
Dīng Chuíyáng: Ruǎn Míngwǔ gē, wǒmen yǐjīng wánchéng dì-yī lún nèibù zhìdù jiǎnchá, gōngsī xiànzài yígòng guǎnlǐ sānshí’èr fèn nèibù wénjiàn.
Đinh Thùy Dương: Anh Nguyễn Minh Vũ, chúng em đã hoàn thành vòng kiểm tra đầu tiên hệ thống quy chế nội bộ, hiện công ty đang quản lý tổng cộng 32 văn bản nội bộ.
Dinh Thuy Duong: Bro Nguyen Minh Vu, we have completed the first review of the internal policy system. The company currently manages a total of thirty-two internal documents.

阮明武：三十二份文件里面，有多少还在正常使用？
Ruǎn Míngwǔ: Sānshí’èr fèn wénjiàn lǐmiàn, yǒu duōshao hái zài zhèngcháng shǐyòng?
Nguyễn Minh Vũ: Trong 32 văn bản đó, có bao nhiêu văn bản vẫn đang được sử dụng bình thường?
Nguyen Minh Vu: Of those thirty-two documents, how many are still in normal use?

丁垂杨：二十三份正常使用，五份需要修改，还有四份应该被新版本替代。
Dīng Chuíyáng: Èrshísān fèn zhèngcháng shǐyòng, wǔ fèn xūyào xiūgǎi, hái yǒu sì fèn yīnggāi bèi xīn bǎnběn tìdài.
Đinh Thùy Dương: Có 23 văn bản đang sử dụng bình thường, 5 văn bản cần sửa và 4 văn bản nên được thay thế bằng phiên bản mới.
Dinh Thuy Duong: Twenty-three documents are in normal use, five need revision, and four should be replaced by new versions.

03.02. Phát hiện sử dụng phiên bản cũ

黎云英：我们还发现销售部还在使用考勤规定一点二版本，但是行政人事部已经发布二点零版本。
Lí Yún Yīng: Wǒmen hái fāxiàn xiāoshòu bù hái zài shǐyòng kǎoqín guīdìng yì diǎn èr bǎnběn, dànshì xíngzhèng rénshì bù yǐjīng fābù èr diǎn líng bǎnběn.
Lê Vân Anh: Chúng em còn phát hiện phòng Kinh doanh vẫn đang sử dụng quy định chấm công phiên bản 1.2 trong khi phòng Hành chính Nhân sự đã ban hành phiên bản 2.0.
Le Van Anh: We also found that the Sales Department is still using version 1.2 of the attendance rules even though Administration and HR has already issued version 2.0.

阮明武：这说明我们不只是要写制度，还要管理制度版本。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè shuōmíng wǒmen bù zhǐshì yào xiě zhìdù, hái yào guǎnlǐ zhìdù bǎnběn.
Nguyễn Minh Vũ: Điều đó cho thấy chúng ta không chỉ phải viết quy chế mà còn phải quản lý phiên bản quy chế.
Nguyen Minh Vu: This shows that we need not only to write policies but also to manage their versions.

03.03. Lập danh mục văn bản

水仙：我们应该先把所有文件按照管理内容重新分类吗？
Shuǐ Xiān: Wǒmen yīnggāi xiān bǎ suǒyǒu wénjiàn ànzhào guǎnlǐ nèiróng chóngxīn fēnlèi ma?
Thủy Tiên: Chúng ta nên phân loại lại toàn bộ văn bản theo nội dung quản lý trước phải không anh?
Thuy Tien: Should we first reclassify all documents according to their management areas?

阮明武：对。先分成劳动纪律、工作时间、薪酬福利、招聘入职和劳动关系几个主要组。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Xiān fēnchéng láodòng jìlǜ, gōngzuò shíjiān, xīnchóu fúlì, zhāopìn rùzhí hé láodòng guānxì jǐ ge zhǔyào zǔ.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Trước tiên chia thành các nhóm lớn gồm kỷ luật lao động, thời gian làm việc, lương phúc lợi, tuyển dụng tiếp nhận và quan hệ lao động.
Nguyen Minh Vu: Yes. First divide them into major groups such as labor discipline, working time, compensation and benefits, recruitment and onboarding, and labor relations.

03.04. Thiết lập trường quản lý văn bản

芳玲：每份文件至少要管理哪些信息？
Fāng Líng: Měi fèn wénjiàn zhìshǎo yào guǎnlǐ nǎxiē xìnxī?
Phương Linh: Mỗi văn bản tối thiểu phải quản lý những thông tin nào?
Phuong Linh: What information should be managed for each document at a minimum?

阮明武：文件名称、编号、版本、发布日期、生效日期、编写人、检查人、审批人和当前状态都要有。
Ruǎn Míngwǔ: Wénjiàn míngchēng, biānhào, bǎnběn, fābù rìqī, shēngxiào rìqī, biānxiě rén, jiǎnchá rén, shěnpī rén hé dāngqián zhuàngtài dōu yào yǒu.
Nguyễn Minh Vũ: Phải có tên văn bản, mã văn bản, phiên bản, ngày ban hành, ngày hiệu lực, người soạn, người kiểm tra, người phê duyệt và trạng thái hiện tại.
Nguyen Minh Vu: Each record should include the document name, code, version, issue date, effective date, drafter, reviewer, approver, and current status.

03.05. Phạm vi nội quy lao động

丁垂杨：劳动规章制度应该适用于所有员工吗？
Dīng Chuíyáng: Láodòng guīzhāng zhìdù yīnggāi shìyòng yú suǒyǒu yuángōng ma?
Đinh Thùy Dương: Nội quy lao động có nên áp dụng cho toàn bộ nhân viên không anh?
Dinh Thuy Duong: Should the labor rules apply to all employees?

阮明武：首先要在文件里写清楚适用范围，包括正式员工、试用期员工、管理人员以及不同工作地点的员工。
Ruǎn Míngwǔ: Shǒuxiān yào zài wénjiàn lǐ xiě qīngchu shìyòng fànwéi, bāokuò zhèngshì yuángōng, shìyòngqī yuángōng, guǎnlǐ rényuán yǐjí bùtóng gōngzuò dìdiǎn de yuángōng.
Nguyễn Minh Vũ: Trước hết phải ghi rõ phạm vi áp dụng trong văn bản, gồm nhân viên chính thức, nhân viên thử việc, cán bộ quản lý và nhân viên tại các địa điểm làm việc khác nhau.
Nguyen Minh Vu: First, the document should clearly define its scope, including permanent employees, probationary employees, managers, and employees working at different locations.

03.06. Quy định thời giờ làm việc

黎云英：在这个模拟制度里，总部的上班时间是早上八点，下班时间是下午五点半。
Lí Yún Yīng: Zài zhè ge mónǐ zhìdù lǐ, zǒngbù de shàngbān shíjiān shì zǎoshang bā diǎn, xiàbān shíjiān shì xiàwǔ wǔ diǎn bàn.
Lê Vân Anh: Trong quy chế mô phỏng này, trụ sở chính bắt đầu làm việc lúc 8 giờ sáng và kết thúc lúc 5 giờ 30 chiều.
Le Van Anh: Under this sample policy, headquarters starts work at 8:00 a.m. and finishes at 5:30 p.m.

水仙：午休时间是十二点到一点半，对吗？
Shuǐ Xiān: Wǔxiū shíjiān shì shí’èr diǎn dào yì diǎn bàn, duì ma?
Thủy Tiên: Thời gian nghỉ trưa là từ 12 giờ đến 1 giờ 30, đúng không anh?
Thuy Tien: The lunch break is from noon to 1:30 p.m., correct?

阮明武：对。但是仓库如果使用不同的工作时间，就要在适用范围或者相关规定里另外说明。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Dànshì cāngkù rúguǒ shǐyòng bùtóng de gōngzuò shíjiān, jiù yào zài shìyòng fànwéi huòzhě xiāngguān guīdìng lǐ lìngwài shuōmíng.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Nhưng nếu kho sử dụng thời gian làm việc khác thì phải giải thích riêng trong phạm vi áp dụng hoặc quy định liên quan.
Nguyen Minh Vu: Correct. However, if the warehouse follows different working hours, that must be stated separately in the scope or the relevant rules.

03.07. Quy định chấm công

芳玲：现在总部使用电子考勤，员工上班和下班都要打卡。
Fāng Líng: Xiànzài zǒngbù shǐyòng diànzǐ kǎoqín, yuángōng shàngbān hé xiàbān dōu yào dǎkǎ.
Phương Linh: Hiện trụ sở chính sử dụng chấm công điện tử, nhân viên đều phải chấm công khi vào và khi ra về.
Phuong Linh: Headquarters currently uses electronic attendance tracking, and employees must clock in when starting and clock out when leaving.

阮明武：除了正常打卡，还要规定漏打卡、设备故障、外出工作和出差的时候怎么处理。
Ruǎn Míngwǔ: Chúle zhèngcháng dǎkǎ, hái yào guīdìng lòu dǎkǎ, shèbèi gùzhàng, wàichū gōngzuò hé chūchāi de shíhou zěnme chǔlǐ.
Nguyễn Minh Vũ: Ngoài chấm công bình thường còn phải quy định cách xử lý khi quên chấm công, thiết bị lỗi, làm việc bên ngoài hoặc đi công tác.
Nguyen Minh Vu: Besides normal clocking, the policy should explain how to handle missed punches, equipment failures, off-site work, and business trips.

03.08. Tình huống quên chấm công

丁垂杨：昨天有七名员工忘了打下班卡，现在各部门的处理方法不一样。
Dīng Chuíyáng: Zuótiān yǒu qī míng yuángōng wàng le dǎ xiàbān kǎ, xiànzài gè bùmén de chǔlǐ fāngfǎ bù yíyàng.
Đinh Thùy Dương: Hôm qua có 7 nhân viên quên chấm công lúc tan làm, hiện cách xử lý của các phòng lại không giống nhau.
Dinh Thuy Duong: Yesterday, seven employees forgot to clock out, and different departments are handling the cases differently.

阮明武：这就是为什么需要统一规定。员工怎么报告、谁确认、什么时候补充、怎么保存记录，都要写清楚。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè jiùshì wèishénme xūyào tǒngyī guīdìng. Yuángōng zěnme bàogào, shéi quèrèn, shénme shíhou bǔchōng, zěnme bǎocún jìlù, dōu yào xiě qīngchu.
Nguyễn Minh Vũ: Đây chính là lý do cần quy định thống nhất. Nhân viên báo cáo thế nào, ai xác nhận, khi nào bổ sung và lưu hồ sơ ra sao đều phải ghi rõ.
Nguyen Minh Vu: This is exactly why a unified rule is needed. The policy must clearly state how employees report the issue, who confirms it, when corrections are made, and how records are retained.

03.09. Đi muộn và về sớm

黎云英：迟到和早退也需要统一定义吗？
Lí Yún Yīng: Chídào hé zǎotuì yě xūyào tǒngyī dìngyì ma?
Lê Vân Anh: Đi muộn và về sớm cũng cần định nghĩa thống nhất phải không anh?
Le Van Anh: Do lateness and early departure also need standardized definitions?

阮明武：当然。什么情况算迟到、怎么记录、谁确认、怎么汇总，都不能让每个部门自己决定。
Ruǎn Míngwǔ: Dāngrán. Shénme qíngkuàng suàn chídào, zěnme jìlù, shéi quèrèn, zěnme huìzǒng, dōu bù néng ràng měi ge bùmén zìjǐ juédìng.
Nguyễn Minh Vũ: Tất nhiên. Trường hợp nào được tính là đi muộn, ghi nhận thế nào, ai xác nhận và tổng hợp ra sao đều không thể để mỗi phòng tự quyết định.
Nguyen Minh Vu: Of course. What counts as lateness, how it is recorded, who confirms it, and how it is consolidated should not be decided independently by each department.

03.10. Quy trình xin nghỉ

水仙：请假制度现在最大的问题是审批时间不明确。
Shuǐ Xiān: Qǐngjià zhìdù xiànzài zuì dà de wèntí shì shěnpī shíjiān bù míngquè.
Thủy Tiên: Vấn đề lớn nhất của quy chế nghỉ phép hiện nay là thời gian phê duyệt chưa rõ.
Thuy Tien: The biggest problem with the current leave policy is that the approval timeline is unclear.

阮明武：那就把流程写完整。员工提出申请，主管确认，有权限的人批准，然后行政人事部更新考勤并保存记录。
Ruǎn Míngwǔ: Nà jiù bǎ liúchéng xiě wánzhěng. Yuángōng tíchū shēnqǐng, zhǔguǎn quèrèn, yǒu quánxiàn de rén pīzhǔn, ránhòu xíngzhèng rénshì bù gēngxīn kǎoqín bìng bǎocún jìlù.
Nguyễn Minh Vũ: Vậy phải viết đầy đủ quy trình. Nhân viên gửi đề nghị, quản lý xác nhận, người có thẩm quyền phê duyệt, sau đó Hành chính Nhân sự cập nhật chấm công và lưu hồ sơ.
Nguyen Minh Vu: Then write the entire process clearly. The employee submits the request, the supervisor confirms it, an authorized person approves it, and Administration and HR updates attendance and retains the record.

03.11. Bàn giao trước khi nghỉ

芳玲：如果员工连续休假五天，还需要做工作交接吗？
Fāng Líng: Rúguǒ yuángōng liánxù xiūjià wǔ tiān, hái xūyào zuò gōngzuò jiāojiē ma?
Phương Linh: Nếu nhân viên nghỉ liên tục 5 ngày thì có cần bàn giao công việc không anh?
Phuong Linh: If an employee takes five consecutive days of leave, is a work handover still required?

阮明武：如果手上有正在处理的重要工作，就应该说明工作状态、接收人、资料和需要跟进的日期。
Ruǎn Míngwǔ: Rúguǒ shǒushang yǒu zhèngzài chǔlǐ de zhòngyào gōngzuò, jiù yīnggāi shuōmíng gōngzuò zhuàngtài, jiēshōu rén, zīliào hé xūyào gēnjìn de rìqī.
Nguyễn Minh Vũ: Nếu đang có công việc quan trọng xử lý dở thì phải ghi rõ trạng thái công việc, người nhận bàn giao, tài liệu và ngày cần tiếp tục theo dõi.
Nguyen Minh Vu: If important work is still in progress, the employee should specify its status, the receiving person, relevant documents, and required follow-up dates.

03.12. Quy định làm thêm giờ

丁垂杨：仓库这个月有四次临时加班，但是其中两次只有口头安排，没有申请记录。
Dīng Chuíyáng: Cāngkù zhè ge yuè yǒu sì cì línshí jiābān, dànshì qízhōng liǎng cì zhǐyǒu kǒutóu ānpái, méiyǒu shēnqǐng jìlù.
Đinh Thùy Dương: Tháng này kho có 4 lần làm thêm đột xuất, nhưng 2 lần trong đó chỉ được giao miệng và không có hồ sơ đề nghị.
Dinh Thuy Duong: The warehouse had four ad hoc overtime cases this month, but two were arranged only verbally with no request records.

阮明武：以后加班必须明确谁提出、为什么加班、计划时间、谁批准、实际做了多久。
Ruǎn Míngwǔ: Yǐhòu jiābān bìxū míngquè shéi tíchū, wèishénme jiābān, jìhuà shíjiān, shéi pīzhǔn, shíjì zuò le duōjiǔ.
Nguyễn Minh Vũ: Về sau việc làm thêm phải xác định rõ ai đề xuất, vì sao làm thêm, thời gian dự kiến, ai phê duyệt và thực tế đã làm bao lâu.
Nguyen Minh Vu: Going forward, overtime must clearly identify who requested it, why it is needed, the planned hours, who approved it, and how long was actually worked.

03.13. Đối chiếu dữ liệu làm thêm

黎云英：如果申请写三个小时，但是实际只加班两个小时，最后应该记录哪个时间？
Lí Yún Yīng: Rúguǒ shēnqǐng xiě sān ge xiǎoshí, dànshì shíjì zhǐ jiābān liǎng ge xiǎoshí, zuìhòu yīnggāi jìlù nǎ ge shíjiān?
Lê Vân Anh: Nếu đơn đăng ký ghi 3 giờ nhưng thực tế chỉ làm thêm 2 giờ thì cuối cùng nên ghi thời gian nào?
Le Van Anh: If the request states three hours but the employee actually worked only two overtime hours, which time should be recorded?

阮明武：申请时间和实际时间都要保留，最后还要按照内部流程确认实际记录。
Ruǎn Míngwǔ: Shēnqǐng shíjiān hé shíjì shíjiān dōu yào bǎoliú, zuìhòu hái yào ànzhào nèibù liúchéng quèrèn shíjì jìlù.
Nguyễn Minh Vũ: Phải lưu cả thời gian đề nghị và thời gian thực tế, sau đó xác nhận dữ liệu thực tế theo quy trình nội bộ.
Nguyen Minh Vu: Both the requested and actual hours should be retained, and the actual record should then be confirmed according to the internal process.

03.14. Quy chế giao việc

水仙：工作守则里要不要规定经理怎么给员工分配工作？
Shuǐ Xiān: Gōngzuò shǒuzé lǐ yào bú yào guīdìng jīnglǐ zěnme gěi yuángōng fēnpèi gōngzuò?
Thủy Tiên: Trong quy chế làm việc có nên quy định quản lý giao việc cho nhân viên thế nào không anh?
Thuy Tien: Should the work rules define how managers assign tasks to employees?

阮明武：要。至少要明确任务内容、完成时间、结果标准和不能按时完成的时候怎么报告。
Ruǎn Míngwǔ: Yào. Zhìshǎo yào míngquè rènwu nèiróng, wánchéng shíjiān, jiéguǒ biāozhǔn hé bù néng ànshí wánchéng de shíhou zěnme bàogào.
Nguyễn Minh Vũ: Có. Tối thiểu phải xác định rõ nội dung nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành, tiêu chuẩn kết quả và cách báo cáo khi không thể hoàn thành đúng hạn.
Nguyen Minh Vu: Yes. At a minimum, it should define the task, deadline, expected result, and reporting method when the task cannot be completed on time.

03.15. Báo cáo công việc

芳玲：我们现在有周报和月报，但是各部门提交时间不一样。
Fāng Líng: Wǒmen xiànzài yǒu zhōubào hé yuèbào, dànshì gè bùmén tíjiāo shíjiān bù yíyàng.
Phương Linh: Hiện chúng ta có báo cáo tuần và báo cáo tháng nhưng thời gian nộp của mỗi phòng không giống nhau.
Phuong Linh: We currently have weekly and monthly reports, but departments submit them at different times.

阮明武：那就根据管理需要统一每一种报告的接收人、截止时间和基本内容。
Ruǎn Míngwǔ: Nà jiù gēnjù guǎnlǐ xūyào tǒngyī měi yì zhǒng bàogào de jiēshōu rén, jiézhǐ shíjiān hé jīběn nèiróng.
Nguyễn Minh Vũ: Vậy hãy căn cứ nhu cầu quản lý để thống nhất người nhận, hạn nộp và nội dung cơ bản của từng loại báo cáo.
Nguyen Minh Vu: Then standardize the recipient, deadline, and basic content of each report according to management needs.

03.16. Phối hợp liên phòng ban

丁垂杨：有一个采购申请已经在两个部门之间停了三天，因为双方都等对方先回复。
Dīng Chuíyáng: Yǒu yí ge cǎigòu shēnqǐng yǐjīng zài liǎng ge bùmén zhījiān tíng le sān tiān, yīnwèi shuāngfāng dōu děng duìfāng xiān huífù.
Đinh Thùy Dương: Có một đề nghị mua sắm đã bị dừng giữa hai phòng suốt 3 ngày vì hai bên đều chờ bên kia phản hồi trước.
Dinh Thuy Duong: A purchase request has been stuck between two departments for three days because both sides are waiting for the other to respond first.

阮明武：跨部门流程必须明确主办部门、配合部门、联系人和反馈期限。
Ruǎn Míngwǔ: Kuà bùmén liúchéng bìxū míngquè zhǔbàn bùmén, pèihé bùmén, liánxìrén hé fǎnkuì qīxiàn.
Nguyễn Minh Vũ: Quy trình liên phòng ban phải xác định rõ phòng chủ trì, phòng phối hợp, đầu mối và thời hạn phản hồi.
Nguyen Minh Vu: Cross-department processes must clearly identify the lead department, supporting department, contact person, and response deadline.

03.17. Họp nội bộ

黎云英：内部会议规定要不要写谁负责会议记录？
Lí Yún Yīng: Nèibù huìyì guīdìng yào bú yào xiě shéi fùzé huìyì jìlù?
Lê Vân Anh: Quy định họp nội bộ có cần ghi rõ ai phụ trách biên bản không anh?
Le Van Anh: Should the internal meeting rules specify who is responsible for the minutes?

阮明武：要。还要明确会议决定由谁跟进、什么时候完成。
Ruǎn Míngwǔ: Yào. Hái yào míngquè huìyì juédìng yóu shéi gēnjìn, shénme shíhou wánchéng.
Nguyễn Minh Vũ: Có. Còn phải xác định rõ ai theo dõi quyết định sau họp và khi nào phải hoàn thành.
Nguyen Minh Vu: Yes. It should also specify who follows up on meeting decisions and when they must be completed.

03.18. Bảo mật thông tin

水仙：工资数据和员工个人资料是不是都应该限制访问？
Shuǐ Xiān: Gōngzī shùjù hé yuángōng gèrén zīliào shì bú shì dōu yīnggāi xiànzhì fǎngwèn?
Thủy Tiên: Dữ liệu lương và hồ sơ cá nhân nhân viên đều nên hạn chế quyền truy cập phải không anh?
Thuy Tien: Should salary data and employee personal records both have restricted access?

阮明武：对。制度里要说明什么信息可以共享，什么信息只能由有权限的人查看。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Zhìdù lǐ yào shuōmíng shénme xìnxī kěyǐ gòngxiǎng, shénme xìnxī zhǐ néng yóu yǒu quánxiàn de rén chákàn.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Quy chế phải nêu rõ thông tin nào được chia sẻ và thông tin nào chỉ người có quyền mới được xem.
Nguyen Minh Vu: Correct. The policy should explain which information can be shared and which information can only be accessed by authorized personnel.

03.19. Quy chế tiền lương

芳玲：工资制度需要跟考勤、请假和加班数据连接起来，对吗？
Fāng Líng: Gōngzī zhìdù xūyào gēn kǎoqín, qǐngjià hé jiābān shùjù liánjiē qǐlái, duì ma?
Phương Linh: Quy chế tiền lương cần liên kết với dữ liệu chấm công, nghỉ phép và làm thêm phải không anh?
Phuong Linh: The payroll policy needs to connect with attendance, leave, and overtime data, correct?

阮明武：对。工资计算不能独立存在，必须确定数据从哪里来、谁汇总、谁检查、谁批准。
Ruǎn Míngwǔ: Duì. Gōngzī jìsuàn bù néng dúlì cúnzài, bìxū quèdìng shùjù cóng nǎli lái, shéi huìzǒng, shéi jiǎnchá, shéi pīzhǔn.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng. Tính lương không thể tồn tại độc lập mà phải xác định dữ liệu đến từ đâu, ai tổng hợp, ai kiểm tra và ai phê duyệt.
Nguyen Minh Vu: Correct. Payroll calculation cannot operate in isolation. The data source, consolidator, reviewer, and approver must all be defined.

03.20. Quy chế thưởng và phụ cấp

丁垂杨：奖金制度和津贴制度是不是也要写清楚适用对象和批准人？
Dīng Chuíyáng: Jiǎngjīn zhìdù hé jīntiē zhìdù shì bú shì yě yào xiě qīngchu shìyòng duìxiàng hé pīzhǔn rén?
Đinh Thùy Dương: Quy chế thưởng và phụ cấp cũng phải ghi rõ đối tượng áp dụng và người phê duyệt phải không anh?
Dinh Thuy Duong: Should the bonus and allowance policies also clearly state the applicable employees and approver?

阮明武：是的，还要明确适用条件、执行时间和发生变化以后怎么更新。
Ruǎn Míngwǔ: Shì de, hái yào míngquè shìyòng tiáojiàn, zhíxíng shíjiān hé fāshēng biànhuà yǐhòu zěnme gēngxīn.
Nguyễn Minh Vũ: Đúng, còn phải xác định điều kiện áp dụng, thời điểm thực hiện và cách cập nhật khi có thay đổi.
Nguyen Minh Vu: Yes. The applicable conditions, implementation timing, and update process after changes should also be defined.

03.21. Hợp đồng lao động

黎云英：劳动合同管理现在已经有一份跟踪表，一共有一百二十六名员工的数据。
Lí Yún Yīng: Láodòng hétong guǎnlǐ xiànzài yǐjīng yǒu yí fèn gēnzōng biǎo, yígòng yǒu yìbǎi èrshíliù míng yuángōng de shùjù.
Lê Vân Anh: Quản lý hợp đồng lao động hiện đã có một bảng theo dõi với dữ liệu của tổng cộng 126 nhân viên.
Le Van Anh: Labor contract management currently uses a tracking file containing data for a total of 126 employees.

阮明武：除了姓名和部门，还要管理合同类型、签署日期、生效日期、到期日期和当前状态。
Ruǎn Míngwǔ: Chúle xìngmíng hé bùmén, hái yào guǎnlǐ hétong lèixíng, qiānshǔ rìqī, shēngxiào rìqī, dàoqī rìqī hé dāngqián zhuàngtài.
Nguyễn Minh Vũ: Ngoài họ tên và phòng ban còn phải quản lý loại hợp đồng, ngày ký, ngày hiệu lực, ngày hết hạn và trạng thái hiện tại.
Nguyen Minh Vu: Besides employee names and departments, the tracking system should include contract type, signing date, effective date, expiry date, and current status.

03.22. Hợp đồng sắp hết hạn

水仙：这个月有六份合同将在未来四十五天以内到期。
Shuǐ Xiān: Zhè ge yuè yǒu liù fèn hétong jiāng zài wèilái sìshíwǔ tiān yǐnèi dàoqī.
Thủy Tiên: Tháng này có 6 hợp đồng sẽ hết hạn trong vòng 45 ngày tới.
Thuy Tien: This month, six contracts will expire within the next forty-five days.

阮明武：那就提前通知管理人员，确认下一步安排，不要等到最后一天才处理。
Ruǎn Míngwǔ: Nà jiù tíqián tōngzhī guǎnlǐ rényuán, quèrèn xià yí bù ānpái, bú yào děng dào zuìhòu yì tiān cái chǔlǐ.
Nguyễn Minh Vũ: Vậy hãy thông báo trước cho quản lý để xác định phương án tiếp theo, không được chờ đến ngày cuối mới xử lý.
Nguyen Minh Vu: Then notify management in advance and confirm the next step rather than waiting until the final day.

03.23. Quy trình nghỉ việc

芳玲：离职流程应该从什么时候开始？
Fāng Líng: Lízhí liúchéng yīnggāi cóng shénme shíhou kāishǐ?
Phương Linh: Quy trình nghỉ việc nên bắt đầu từ thời điểm nào?
Phuong Linh: When should the resignation process begin?

阮明武：从公司收到离职信息或者相关文件的时候开始，然后确认最后工作日、交接计划、资产和档案。
Ruǎn Míngwǔ: Cóng gōngsī shōudào lízhí xìnxī huòzhě xiāngguān wénjiàn de shíhou kāishǐ, ránhòu quèrèn zuìhòu gōngzuòrì, jiāojiē jìhuà, zīchǎn hé dàng’àn.
Nguyễn Minh Vũ: Bắt đầu từ khi công ty nhận thông tin hoặc hồ sơ nghỉ việc, sau đó xác định ngày làm việc cuối, kế hoạch bàn giao, tài sản và hồ sơ.
Nguyen Minh Vu: It begins when the company receives the resignation information or relevant documents, followed by confirmation of the last working day, handover plan, assets, and records.

03.24. Checklist bàn giao

丁垂杨：交接清单里应该包括正在处理的工作、文件、设备、客户联系人和未完成事项。
Dīng Chuíyáng: Jiāojiē qīngdān lǐ yīnggāi bāokuò zhèngzài chǔlǐ de gōngzuò, wénjiàn, shèbèi, kèhù liánxìrén hé wèi wánchéng shìxiàng.
Đinh Thùy Dương: Checklist bàn giao nên bao gồm công việc đang xử lý, hồ sơ, thiết bị, đầu mối khách hàng và các việc chưa hoàn thành.
Dinh Thuy Duong: The handover checklist should include work in progress, documents, equipment, customer contacts, and unfinished items.

阮明武：还要明确谁接收、什么时候完成、谁最后确认。
Ruǎn Míngwǔ: Hái yào míngquè shéi jiēshōu, shénme shíhou wánchéng, shéi zuìhòu quèrèn.
Nguyễn Minh Vũ: Còn phải xác định ai tiếp nhận, khi nào hoàn thành và ai xác nhận cuối cùng.
Nguyen Minh Vu: It should also specify who receives the handover, when it must be completed, and who gives final confirmation.

03.25. Soạn dự thảo quy chế mới

黎云英：我们准备先修改考勤规定，新的草案一共有十二页。
Lí Yún Yīng: Wǒmen zhǔnbèi xiān xiūgǎi kǎoqín guīdìng, xīn de cǎo’àn yígòng yǒu shí’èr yè.
Lê Vân Anh: Chúng em dự định sửa quy định chấm công trước, bản dự thảo mới có tổng cộng 12 trang.
Le Van Anh: We plan to revise the attendance rules first. The new draft contains twelve pages.

阮明武：草案要写目的、范围、对象、责任、执行内容、流程、表格和生效方式。
Ruǎn Míngwǔ: Cǎo’àn yào xiě mùdì, fànwéi, duìxiàng, zérèn, zhíxíng nèiróng, liúchéng, biǎogé hé shēngxiào fāngshì.
Nguyễn Minh Vũ: Dự thảo phải có mục đích, phạm vi, đối tượng, trách nhiệm, nội dung thực hiện, quy trình, biểu mẫu và phương thức có hiệu lực.
Nguyen Minh Vu: The draft should contain the purpose, scope, applicable persons, responsibilities, implementation content, process, forms, and effective mechanism.

03.26. Lấy ý kiến phòng ban

水仙：我们计划把草案发给六个部门，请他们在三个工作日以内反馈。
Shuǐ Xiān: Wǒmen jìhuà bǎ cǎo’àn fā gěi liù ge bùmén, qǐng tāmen zài sān ge gōngzuòrì yǐnèi fǎnkuì.
Thủy Tiên: Chúng em dự định gửi dự thảo cho 6 phòng ban và yêu cầu phản hồi trong vòng 3 ngày làm việc.
Thuy Tien: We plan to send the draft to six departments and ask them to respond within three working days.

阮明武：收到意见以后要分类，哪些必须修改，哪些需要讨论，哪些不采用，都要留下记录。
Ruǎn Míngwǔ: Shōudào yìjiàn yǐhòu yào fēnlèi, nǎxiē bìxū xiūgǎi, nǎxiē xūyào tǎolùn, nǎxiē bù cǎiyòng, dōu yào liúxià jìlù.
Nguyễn Minh Vũ: Sau khi nhận ý kiến phải phân loại: nội dung nào phải sửa, nội dung nào cần thảo luận, nội dung nào không áp dụng đều phải lưu lại hồ sơ.
Nguyen Minh Vu: After receiving comments, classify them into required revisions, items for discussion, and rejected suggestions, and retain records of all decisions.

03.27. Phát hiện mâu thuẫn giữa hai quy chế

芳玲：我们发现请假制度说申请由部门经理批准，但是工作守则里写的是部门主管批准。
Fāng Líng: Wǒmen fāxiàn qǐngjià zhìdù shuō shēnqǐng yóu bùmén jīnglǐ pīzhǔn, dànshì gōngzuò shǒuzé lǐ xiě de shì bùmén zhǔguǎn pīzhǔn.
Phương Linh: Chúng em phát hiện quy chế nghỉ phép ghi đơn do trưởng phòng phê duyệt nhưng quy chế làm việc lại ghi quản lý bộ phận phê duyệt.
Phuong Linh: We found that the leave policy states the department manager approves requests, while the work rules state that the department supervisor approves them.

阮明武：这就是制度不一致。发布新版本以前必须统一职位名称和审批权限。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè jiùshì zhìdù bù yízhì. Fābù xīn bǎnběn yǐqián bìxū tǒngyī zhíwèi míngchēng hé shěnpī quánxiàn.
Nguyễn Minh Vũ: Đây chính là sự không thống nhất giữa các quy chế. Trước khi ban hành phiên bản mới phải thống nhất tên chức danh và thẩm quyền phê duyệt.
Nguyen Minh Vu: This is a policy inconsistency. Job titles and approval authority must be standardized before a new version is issued.

03.28. Trình phê duyệt

丁垂杨：修改完成以后，我们按照什么顺序提交审批？
Dīng Chuíyáng: Xiūgǎi wánchéng yǐhòu, wǒmen ànzhào shénme shùnxù tíjiāo shěnpī?
Đinh Thùy Dương: Sau khi sửa xong, chúng ta trình phê duyệt theo thứ tự nào?
Dinh Thuy Duong: After revisions are completed, in what order should we submit the document for approval?

阮明武：先由编写人完成文件，再由行政人事部负责人检查，相关部门确认，最后提交有权限的管理层批准。
Ruǎn Míngwǔ: Xiān yóu biānxiě rén wánchéng wénjiàn, zài yóu xíngzhèng rénshì bù fùzérén jiǎnchá, xiāngguān bùmén quèrèn, zuìhòu tíjiāo yǒu quánxiàn de guǎnlǐ céng pīzhǔn.
Nguyễn Minh Vũ: Trước tiên người soạn hoàn thiện văn bản, sau đó người phụ trách Hành chính Nhân sự kiểm tra, các phòng liên quan xác nhận và cuối cùng trình cấp quản lý có thẩm quyền phê duyệt.
Nguyen Minh Vu: First the drafter completes the document, then the Administration and HR head reviews it, relevant departments confirm it, and finally it is submitted to authorized management for approval.

03.29. Ban hành phiên bản mới

黎云英：新的考勤规定批准以后，我们准备把版本定为二点一，十一月一日生效。
Lí Yún Yīng: Xīn de kǎoqín guīdìng pīzhǔn yǐhòu, wǒmen zhǔnbèi bǎ bǎnběn dìng wéi èr diǎn yī, shíyī yuè yī rì shēngxiào.
Lê Vân Anh: Sau khi quy định chấm công mới được phê duyệt, chúng em dự kiến đặt là phiên bản 2.1 và có hiệu lực từ ngày 1 tháng 11.
Le Van Anh: After the new attendance rules are approved, we plan to designate them as version 2.1, effective November 1.

阮明武：发布的时候要同时说明旧版本停止使用，不然员工可能继续用旧文件。
Ruǎn Míngwǔ: Fābù de shíhou yào tóngshí shuōmíng jiù bǎnběn tíngzhǐ shǐyòng, bùrán yuángōng kěnéng jìxù yòng jiù wénjiàn.
Nguyễn Minh Vũ: Khi ban hành phải đồng thời nêu rõ phiên bản cũ ngừng sử dụng, nếu không nhân viên có thể tiếp tục dùng văn bản cũ.
Nguyen Minh Vu: When issuing the new version, clearly state that the old version is discontinued; otherwise, employees may continue using the obsolete document.

03.30. Phổ biến quy định

水仙：我们应该只把新文件发到工作群里吗？
Shuǐ Xiān: Wǒmen yīnggāi zhǐ bǎ xīn wénjiàn fā dào gōngzuò qún lǐ ma?
Thủy Tiên: Chúng ta chỉ cần gửi văn bản mới vào nhóm làm việc thôi sao anh?
Thuy Tien: Should we simply send the new document to the work group?

阮明武：不够。重要规定要告诉员工什么时候生效、跟自己有什么关系、需要用什么表格、向谁申请。
Ruǎn Míngwǔ: Bú gòu. Zhòngyào guīdìng yào gàosu yuángōng shénme shíhou shēngxiào, gēn zìjǐ yǒu shénme guānxì, xūyào yòng shénme biǎogé, xiàng shéi shēnqǐng.
Nguyễn Minh Vũ: Chưa đủ. Với quy định quan trọng phải cho nhân viên biết khi nào có hiệu lực, liên quan gì đến họ, phải dùng biểu mẫu nào và gửi đề nghị cho ai.
Nguyen Minh Vu: That is not enough. For important policies, employees must know when they take effect, how they apply to them, which forms to use, and to whom requests should be submitted.

03.31. Kiểm soát biểu mẫu

芳玲：现在十八个配套表格里面有三个表格同时存在两个版本。
Fāng Líng: Xiànzài shíbā ge pèitào biǎogé lǐmiàn yǒu sān ge biǎogé tóngshí cúnzài liǎng ge bǎnběn.
Phương Linh: Hiện trong 18 biểu mẫu đi kèm có 3 biểu mẫu đang đồng thời tồn tại 2 phiên bản.
Phuong Linh: Of the eighteen supporting forms, three currently exist in two different versions at the same time.

阮明武：新流程生效以后，旧表格也要停止使用。流程和表格的版本必须一致。
Ruǎn Míngwǔ: Xīn liúchéng shēngxiào yǐhòu, jiù biǎogé yě yào tíngzhǐ shǐyòng. Liúchéng hé biǎogé de bǎnběn bìxū yízhì.
Nguyễn Minh Vũ: Sau khi quy trình mới có hiệu lực thì biểu mẫu cũ cũng phải ngừng sử dụng. Phiên bản quy trình và biểu mẫu phải thống nhất.
Nguyen Minh Vu: Once the new process takes effect, old forms must also be discontinued. Process and form versions must remain consistent.

03.32. Kiểm tra việc thực hiện sau một tháng

丁垂杨：新制度执行一个月以后，我们计划检查一百份流程记录。
Dīng Chuíyáng: Xīn zhìdù zhíxíng yí ge yuè yǐhòu, wǒmen jìhuà jiǎnchá yìbǎi fèn liúchéng jìlù.
Đinh Thùy Dương: Sau khi quy chế mới thực hiện được 1 tháng, chúng em dự kiến kiểm tra 100 hồ sơ quy trình.
Dinh Thuy Duong: After the new policies have been implemented for one month, we plan to inspect one hundred process records.

阮明武：重点看有没有用错表格、有没有跳过审批、有没有超时、有没有保存记录。
Ruǎn Míngwǔ: Zhòngdiǎn kàn yǒu méiyǒu yòng cuò biǎogé, yǒu méiyǒu tiàoguò shěnpī, yǒu méiyǒu chāoshí, yǒu méiyǒu bǎocún jìlù.
Nguyễn Minh Vũ: Trọng điểm là xem có dùng sai biểu mẫu không, có bỏ qua phê duyệt không, có quá hạn không và có lưu hồ sơ hay không.
Nguyen Minh Vu: Focus on whether the wrong forms were used, approvals were skipped, deadlines were missed, or records were not retained.

03.33. Kết quả kiểm tra tuân thủ

黎云英：一百份记录里面，八十七份完全符合流程，九份缺少资料，四份使用了旧表格。
Lí Yún Yīng: Yìbǎi fèn jìlù lǐmiàn, bāshíqī fèn wánquán fúhé liúchéng, jiǔ fèn quēshǎo zīliào, sì fèn shǐyòng le jiù biǎogé.
Lê Vân Anh: Trong 100 hồ sơ, 87 hồ sơ hoàn toàn đúng quy trình, 9 hồ sơ thiếu tài liệu và 4 hồ sơ sử dụng biểu mẫu cũ.
Le Van Anh: Of one hundred records, eighty-seven fully complied with the process, nine lacked documents, and four used obsolete forms.

阮明武：这十三份异常记录都要分析原因，不能只要求员工重新补文件。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè shísān fèn yìcháng jìlù dōu yào fēnxī yuányīn, bù néng zhǐ yāoqiú yuángōng chóngxīn bǔ wénjiàn.
Nguyễn Minh Vũ: Cả 13 hồ sơ bất thường này đều phải phân tích nguyên nhân, không thể chỉ yêu cầu nhân viên bổ sung lại giấy tờ.
Nguyen Minh Vu: All thirteen abnormal records need root-cause analysis. We should not simply ask employees to resubmit missing documents.

03.34. Phản hồi từ nhân viên

水仙：员工反馈最多的问题是找不到最新表格，还有人不清楚请假应该找谁批准。
Shuǐ Xiān: Yuángōng fǎnkuì zuì duō de wèntí shì zhǎo bú dào zuìxīn biǎogé, hái yǒu rén bù qīngchu qǐngjià yīnggāi zhǎo shéi pīzhǔn.
Thủy Tiên: Phản hồi nhiều nhất từ nhân viên là không tìm thấy biểu mẫu mới nhất, ngoài ra có người không rõ xin nghỉ phải tìm ai phê duyệt.
Thuy Tien: The most common employee feedback is that they cannot find the latest forms, and some employees are unsure who should approve leave requests.

阮明武：这说明文件虽然发布了，但是宣贯和资料库管理还不够好。
Ruǎn Míngwǔ: Zhè shuōmíng wénjiàn suīrán fābù le, dànshì xuānguàn hé zīliào kù guǎnlǐ hái bú gòu hǎo.
Nguyễn Minh Vũ: Điều đó cho thấy văn bản tuy đã được ban hành nhưng việc phổ biến và quản lý thư viện tài liệu vẫn chưa đủ tốt.
Nguyen Minh Vu: This shows that although the documents were issued, policy communication and document-library management are still insufficient.

03.35. Rà soát định kỳ

芳玲：我们以后多长时间检查一次整个制度体系比较合适？
Fāng Líng: Wǒmen yǐhòu duō cháng shíjiān jiǎnchá yí cì zhěng ge zhìdù tǐxì bǐjiào héshì?
Phương Linh: Sau này khoảng bao lâu chúng ta nên rà soát toàn bộ hệ thống quy chế một lần?
Phuong Linh: How often should we review the entire policy system in the future?

阮明武：可以建立定期审查机制，同时只要组织架构、流程、职位或者实际工作发生重要变化，就要及时检查相关文件。
Ruǎn Míngwǔ: Kěyǐ jiànlì dìngqī shěnchá jīzhì, tóngshí zhǐyào zǔzhī jiàgòu, liúchéng, zhíwèi huòzhě shíjì gōngzuò fāshēng zhòngyào biànhuà, jiù yào jíshí jiǎnchá xiāngguān wénjiàn.
Nguyễn Minh Vũ: Có thể xây dựng cơ chế rà soát định kỳ, đồng thời bất cứ khi nào cơ cấu tổ chức, quy trình, chức danh hoặc công việc thực tế thay đổi quan trọng thì phải kiểm tra ngay văn bản liên quan.
Nguyen Minh Vu: A periodic review mechanism can be established, and whenever the organizational structure, processes, positions, or actual work changes significantly, the relevant documents should be reviewed promptly.

04. HỆ THỐNG MẪU CÂU THEO CHỦ ĐỀ

04.01. Nhóm xác định hệ thống văn bản

公司现在有多少份内部制度？
Gōngsī xiànzài yǒu duōshao fèn nèibù zhìdù?
Hiện công ty có bao nhiêu văn bản nội bộ?
How many internal policies does the company currently have?

我们现在一共管理三十二份内部文件。
Wǒmen xiànzài yígòng guǎnlǐ sānshí’èr fèn nèibù wénjiàn.
Hiện chúng tôi quản lý tổng cộng 32 văn bản nội bộ.
We currently manage a total of thirty-two internal documents.

哪些制度还在有效期内？
Nǎxiē zhìdù hái zài yǒuxiào qī nèi?
Những quy chế nào vẫn còn hiệu lực?
Which policies are still valid?

哪些文件需要修改？
Nǎxiē wénjiàn xūyào xiūgǎi?
Những văn bản nào cần sửa?
Which documents need revision?

哪些文件已经失效？
Nǎxiē wénjiàn yǐjīng shīxiào?
Những văn bản nào đã hết hiệu lực?
Which documents have become obsolete?

04.02. Nhóm phân loại quy chế

这份文件属于哪一类制度？
Zhè fèn wénjiàn shǔyú nǎ yí lèi zhìdù?
Văn bản này thuộc nhóm quy chế nào?
Which policy category does this document belong to?

考勤规定属于工作时间管理。
Kǎoqín guīdìng shǔyú gōngzuò shíjiān guǎnlǐ.
Quy định chấm công thuộc quản lý thời gian làm việc.
Attendance rules belong to working-time management.

工资制度属于薪酬管理。
Gōngzī zhìdù shǔyú xīnchóu guǎnlǐ.
Quy chế tiền lương thuộc quản lý tiền lương.
The payroll policy belongs to compensation management.

招聘流程属于招聘和入职管理。
Zhāopìn liúchéng shǔyú zhāopìn hé rùzhí guǎnlǐ.
Quy trình tuyển dụng thuộc quản lý tuyển dụng và tiếp nhận.
The recruitment process belongs to recruitment and onboarding management.

04.03. Nhóm quản lý phiên bản

这份文件现在是什么版本？
Zhè fèn wénjiàn xiànzài shì shénme bǎnběn?
Văn bản này hiện là phiên bản nào?
What is the current version of this document?

当前版本是二点一。
Dāngqián bǎnběn shì èr diǎn yī.
Phiên bản hiện hành là 2.1.
The current version is 2.1.

旧版本什么时候停止使用？
Jiù bǎnběn shénme shíhou tíngzhǐ shǐyòng?
Khi nào phiên bản cũ ngừng sử dụng?
When will the old version be discontinued?

新版本十一月一日开始生效。
Xīn bǎnběn shíyī yuè yī rì kāishǐ shēngxiào.
Phiên bản mới có hiệu lực từ ngày 1 tháng 11.
The new version takes effect on November 1.

04.04. Nhóm mã tài liệu

这份制度的文件编号是什么？
Zhè fèn zhìdù de wénjiàn biānhào shì shénme?
Mã văn bản của quy chế này là gì?
What is the document code for this policy?

每份文件都应该有统一编号。
Měi fèn wénjiàn dōu yīnggāi yǒu tǒngyī biānhào.
Mỗi văn bản đều nên có mã thống nhất.
Every document should have a standardized code.

编号可以包括部门、文件类型和版本。
Biānhào kěyǐ bāokuò bùmén, wénjiàn lèixíng hé bǎnběn.
Mã có thể gồm phòng ban, loại văn bản và phiên bản.
The code may include department, document type, and version.

统一编号以后更容易查询。
Tǒngyī biānhào yǐhòu gèng róngyì cháxún.
Sau khi thống nhất mã thì việc tra cứu dễ hơn.
Standardized coding makes documents easier to retrieve.

04.05. Nhóm phạm vi áp dụng

这项规定适用于哪些员工？
Zhè xiàng guīdìng shìyòng yú nǎxiē yuángōng?
Quy định này áp dụng cho những nhân viên nào?
Which employees does this rule apply to?

这项规定适用于全体员工。
Zhè xiàng guīdìng shìyòng yú quántǐ yuángōng.
Quy định này áp dụng cho toàn thể nhân viên.
This rule applies to all employees.

试用期员工也适用吗？
Shìyòngqī yuángōng yě shìyòng ma?
Nhân viên thử việc cũng áp dụng phải không?
Does this also apply to probationary employees?

仓库使用另外的工作时间规定。
Cāngkù shǐyòng lìngwài de gōngzuò shíjiān guīdìng.
Kho áp dụng quy định thời gian làm việc riêng.
The warehouse follows separate working-time rules.

04.06. Nhóm thời gian làm việc

公司几点上班？
Gōngsī jǐ diǎn shàngbān?
Công ty bắt đầu làm việc lúc mấy giờ?
What time does the company start work?

总部早上八点上班。
Zǒngbù zǎoshang bā diǎn shàngbān.
Trụ sở chính bắt đầu làm việc lúc 8 giờ sáng.
Headquarters starts work at 8:00 a.m.

下午五点半下班。
Xiàwǔ wǔ diǎn bàn xiàbān.
Tan làm lúc 5 giờ 30 chiều.
Work ends at 5:30 p.m.

午休时间是十二点到一点半。
Wǔxiū shíjiān shì shí’èr diǎn dào yì diǎn bàn.
Thời gian nghỉ trưa là từ 12 giờ đến 1 giờ 30.
The lunch break is from noon to 1:30 p.m.

04.07. Nhóm chấm công

员工每天要打几次卡？
Yuángōng měitiān yào dǎ jǐ cì kǎ?
Mỗi ngày nhân viên phải chấm công mấy lần?
How many times do employees need to clock in or out each day?

上班和下班都要打卡。
Shàngbān hé xiàbān dōu yào dǎkǎ.
Khi bắt đầu và kết thúc làm việc đều phải chấm công.
Employees must clock in at the start and out at the end of work.

如果考勤机坏了，应该怎么处理？
Rúguǒ kǎoqínjī huài le, yīnggāi zěnme chǔlǐ?
Nếu máy chấm công hỏng thì xử lý thế nào?
What should be done if the attendance machine fails?

外出工作的员工怎么确认考勤？
Wàichū gōngzuò de yuángōng zěnme quèrèn kǎoqín?
Nhân viên làm việc bên ngoài xác nhận chấm công thế nào?
How do employees working off-site confirm attendance?

04.08. Nhóm quên chấm công

我昨天忘了打下班卡。
Wǒ zuótiān wàng le dǎ xiàbān kǎ.
Hôm qua tôi quên chấm công lúc tan làm.
I forgot to clock out yesterday.

漏打卡以后应该找谁确认？
Lòu dǎkǎ yǐhòu yīnggāi zhǎo shéi quèrèn?
Sau khi quên chấm công thì phải tìm ai xác nhận?
Who should confirm a missed attendance punch?

需要填写补卡申请吗？
Xūyào tiánxiě bǔkǎ shēnqǐng ma?
Có cần điền đơn bổ sung chấm công không?
Is an attendance correction request required?

补卡记录应该保存在哪里？
Bǔkǎ jìlù yīnggāi bǎocún zài nǎli?
Hồ sơ bổ sung chấm công nên lưu ở đâu?
Where should attendance correction records be retained?

04.09. Nhóm đi muộn và về sớm

什么情况算迟到？
Shénme qíngkuàng suàn chídào?
Trường hợp nào được tính là đi muộn?
What counts as lateness?

今天有三名员工迟到。
Jīntiān yǒu sān míng yuángōng chídào.
Hôm nay có 3 nhân viên đi muộn.
Three employees were late today.

早退需要提前说明吗？
Zǎotuì xūyào tíqián shuōmíng ma?
Về sớm có cần báo trước không?
Does early departure require prior notice?

迟到记录由谁汇总？
Chídào jìlù yóu shéi huìzǒng?
Ai tổng hợp dữ liệu đi muộn?
Who consolidates lateness records?

04.10. Nhóm xin nghỉ

您计划请几天假？
Nín jìhuà qǐng jǐ tiān jià?
Anh/chị dự định nghỉ mấy ngày?
How many days of leave are you planning to take?

请假申请已经提交了吗？
Qǐngjià shēnqǐng yǐjīng tíjiāo le ma?
Đơn xin nghỉ đã được gửi chưa?
Has the leave request been submitted?

谁负责批准这次请假？
Shéi fùzé pīzhǔn zhè cì qǐngjià?
Ai phụ trách phê duyệt lần nghỉ này?
Who is responsible for approving this leave?

请假批准以后，行政人事部会更新考勤。
Qǐngjià pīzhǔn yǐhòu, xíngzhèng rénshì bù huì gēngxīn kǎoqín.
Sau khi nghỉ được phê duyệt, Hành chính Nhân sự sẽ cập nhật chấm công.
After leave is approved, Administration and HR will update attendance.

04.11. Nhóm bàn giao trước khi nghỉ

请假以前需要交接哪些工作？
Qǐngjià yǐqián xūyào jiāojiē nǎxiē gōngzuò?
Trước khi nghỉ cần bàn giao những công việc nào?
What work needs to be handed over before leave?

谁接收正在处理的工作？
Shéi jiēshōu zhèngzài chǔlǐ de gōngzuò?
Ai tiếp nhận công việc đang xử lý?
Who will receive the work currently in progress?

这些资料已经交给接收人了吗？
Zhèxiē zīliào yǐjīng jiāo gěi jiēshōu rén le ma?
Những tài liệu này đã được bàn giao cho người tiếp nhận chưa?
Have these documents been handed over to the receiving employee?

交接完成以后要确认。
Jiāojiē wánchéng yǐhòu yào quèrèn.
Sau khi hoàn thành bàn giao phải xác nhận.
The handover must be confirmed after completion.

04.12. Nhóm nghỉ lễ

节假日安排什么时候发布？
Jiéjiàrì ānpái shénme shíhou fābù?
Khi nào lịch nghỉ lễ được ban hành?
When will the holiday schedule be issued?

哪些部门需要安排值班？
Nǎxiē bùmén xūyào ānpái zhíbān?
Những phòng nào cần bố trí trực?
Which departments need to arrange duty coverage?

紧急工作由谁负责联系？
Jǐnjí gōngzuò yóu shéi fùzé liánxì?
Ai phụ trách liên hệ khi có công việc khẩn cấp?
Who is responsible for contact in urgent cases?

休假安排要更新到考勤系统。
Xiūjià ānpái yào gēngxīn dào kǎoqín xìtǒng.
Lịch nghỉ phải được cập nhật vào hệ thống chấm công.
The holiday schedule should be updated in the attendance system.

04.13. Nhóm đề nghị làm thêm

为什么需要加班？
Wèishénme xūyào jiābān?
Tại sao cần làm thêm?
Why is overtime needed?

计划加班几个小时？
Jìhuà jiābān jǐ ge xiǎoshí?
Dự kiến làm thêm mấy giờ?
How many overtime hours are planned?

谁提出加班申请？
Shéi tíchū jiābān shēnqǐng?
Ai đề nghị làm thêm?
Who submits the overtime request?

谁有权批准？
Shéi yǒu quán pīzhǔn?
Ai có quyền phê duyệt?
Who has the authority to approve it?

04.14. Nhóm dữ liệu làm thêm

昨天实际加班两个小时。
Zuótiān shíjì jiābān liǎng ge xiǎoshí.
Hôm qua thực tế làm thêm 2 giờ.
Two overtime hours were actually worked yesterday.

申请时间是三个小时。
Shēnqǐng shíjiān shì sān ge xiǎoshí.
Thời gian đăng ký là 3 giờ.
The requested overtime was three hours.

实际时间和申请时间不一样。
Shíjì shíjiān hé shēnqǐng shíjiān bù yíyàng.
Thời gian thực tế và thời gian đăng ký không giống nhau.
The actual hours differ from the requested hours.

行政人事部需要核对实际记录。
Xíngzhèng rénshì bù xūyào héduì shíjì jìlù.
Hành chính Nhân sự cần đối chiếu dữ liệu thực tế.
Administration and HR needs to verify the actual record.

04.15. Nhóm giao việc

这个任务由谁负责？
Zhè ge rènwu yóu shéi fùzé?
Nhiệm vụ này do ai phụ trách?
Who is responsible for this task?

什么时候必须完成？
Shénme shíhou bìxū wánchéng?
Khi nào bắt buộc phải hoàn thành?
When must it be completed?

工作结果应该达到什么标准？
Gōngzuò jiéguǒ yīnggāi dádào shénme biāozhǔn?
Kết quả công việc phải đạt tiêu chuẩn gì?
What standard should the work result meet?

如果不能按时完成，要提前报告。
Rúguǒ bù néng ànshí wánchéng, yào tíqián bàogào.
Nếu không thể hoàn thành đúng hạn thì phải báo cáo trước.
If the task cannot be completed on time, it should be reported in advance.

04.16. Nhóm báo cáo công việc

周报什么时候提交？
Zhōubào shénme shíhou tíjiāo?
Báo cáo tuần nộp khi nào?
When is the weekly report submitted?

月报提交给谁？
Yuèbào tíjiāo gěi shéi?
Báo cáo tháng nộp cho ai?
Who receives the monthly report?

报告必须包括哪些数据？
Bàogào bìxū bāokuò nǎxiē shùjù?
Báo cáo bắt buộc phải gồm những dữ liệu nào?
What data must the report include?

如果发生重大问题，要立即报告。
Rúguǒ fāshēng zhòngdà wèntí, yào lìjí bàogào.
Nếu phát sinh vấn đề nghiêm trọng thì phải báo cáo ngay.
If a major issue occurs, it must be reported immediately.

04.17. Nhóm phối hợp phòng ban

哪个部门是主办部门？
Nǎ ge bùmén shì zhǔbàn bùmén?
Phòng nào là phòng chủ trì?
Which department is the lead department?

哪个部门负责配合？
Nǎ ge bùmén fùzé pèihé?
Phòng nào phụ trách phối hợp?
Which department provides support?

反馈期限是几个工作日？
Fǎnkuì qīxiàn shì jǐ ge gōngzuòrì?
Thời hạn phản hồi là bao nhiêu ngày làm việc?
How many working days are allowed for a response?

如果超过期限，应该向谁报告？
Rúguǒ chāoguò qīxiàn, yīnggāi xiàng shéi bàogào?
Nếu quá hạn thì phải báo cáo cho ai?
Who should be notified if the deadline is missed?

04.18. Nhóm họp nội bộ

谁负责召集会议？
Shéi fùzé zhàojí huìyì?
Ai phụ trách triệu tập cuộc họp?
Who is responsible for calling the meeting?

会议资料准备好了吗？
Huìyì zīliào zhǔnbèi hǎo le ma?
Tài liệu họp đã chuẩn bị xong chưa?
Are the meeting materials ready?

谁负责做会议记录？
Shéi fùzé zuò huìyì jìlù?
Ai phụ trách ghi biên bản?
Who is responsible for taking the meeting minutes?

会后事项由谁跟进？
Huìhòu shìxiàng yóu shéi gēnjìn?
Các việc sau họp do ai theo dõi?
Who follows up on post-meeting action items?

04.19. Nhóm bảo mật thông tin

这份资料属于保密信息吗？
Zhè fèn zīliào shǔyú bǎomì xìnxī ma?
Tài liệu này có thuộc thông tin bảo mật không?
Is this document confidential?

谁可以查看工资数据？
Shéi kěyǐ chákàn gōngzī shùjù?
Ai có thể xem dữ liệu lương?
Who may access salary data?

这个文件不能随便转发。
Zhè ge wénjiàn bù néng suíbiàn zhuǎnfā.
Văn bản này không được tùy tiện chuyển tiếp.
This document must not be forwarded casually.

没有权限的人不能查看。
Méiyǒu quánxiàn de rén bù néng chákàn.
Người không có quyền không được xem.
Unauthorized personnel may not access it.

04.20. Nhóm quản lý hồ sơ

文件原件保存在哪里？
Wénjiàn yuánjiàn bǎocún zài nǎli?
Bản gốc văn bản được lưu ở đâu?
Where is the original document stored?

谁负责归档？
Shéi fùzé guīdàng?
Ai phụ trách lưu hồ sơ?
Who is responsible for archiving?

借阅文件需要登记吗？
Jièyuè wénjiàn xūyào dēngjì ma?
Mượn tài liệu có cần đăng ký không?
Does borrowing a document require registration?

使用以后要及时归还。
Shǐyòng yǐhòu yào jíshí guīhuán.
Sau khi sử dụng phải hoàn trả kịp thời.
Documents should be returned promptly after use.

04.21. Nhóm quy chế tiền lương

工资计算需要哪些数据？
Gōngzī jìsuàn xūyào nǎxiē shùjù?
Tính lương cần những dữ liệu nào?
What data is needed for payroll calculation?

考勤数据由谁提供？
Kǎoqín shùjù yóu shéi tígōng?
Ai cung cấp dữ liệu chấm công?
Who provides attendance data?

加班数据已经确认了吗？
Jiābān shùjù yǐjīng quèrèn le ma?
Dữ liệu làm thêm đã được xác nhận chưa?
Has the overtime data been confirmed?

工资结果由谁检查？
Gōngzī jiéguǒ yóu shéi jiǎnchá?
Ai kiểm tra kết quả tính lương?
Who reviews the payroll result?

04.22. Nhóm thưởng và phụ cấp

哪些员工可以申请这个津贴？
Nǎxiē yuángōng kěyǐ shēnqǐng zhè ge jīntiē?
Những nhân viên nào được áp dụng khoản phụ cấp này?
Which employees can apply for this allowance?

奖金根据什么标准确定？
Jiǎngjīn gēnjù shénme biāozhǔn quèdìng?
Tiền thưởng được xác định dựa trên tiêu chuẩn nào?
What criteria determine the bonus?

谁提出奖金建议？
Shéi tíchū jiǎngjīn jiànyì?
Ai đề xuất tiền thưởng?
Who proposes the bonus?

谁负责最终批准？
Shéi fùzé zuìzhōng pīzhǔn?
Ai chịu trách nhiệm phê duyệt cuối cùng?
Who gives final approval?

04.23. Nhóm điều chỉnh lương

什么时候可以提出调薪？
Shénme shíhou kěyǐ tíchū tiáoxīn?
Khi nào có thể đề nghị điều chỉnh lương?
When can a salary adjustment be proposed?

调薪根据什么评价结果？
Tiáoxīn gēnjù shénme píngjià jiéguǒ?
Điều chỉnh lương căn cứ kết quả đánh giá nào?
What evaluation results are used for salary adjustments?

谁有权提出建议？
Shéi yǒu quán tíchū jiànyì?
Ai có quyền đề xuất?
Who has the authority to make a proposal?

新的工资什么时候生效？
Xīn de gōngzī shénme shíhou shēngxiào?
Mức lương mới có hiệu lực khi nào?
When does the new salary take effect?

04.24. Nhóm theo dõi hợp đồng

这份合同什么时候到期？
Zhè fèn hétong shénme shíhou dàoqī?
Hợp đồng này khi nào hết hạn?
When does this contract expire?

未来四十五天有六份合同到期。
Wèilái sìshíwǔ tiān yǒu liù fèn hétong dàoqī.
Trong 45 ngày tới có 6 hợp đồng hết hạn.
Six contracts will expire within the next forty-five days.

谁负责跟进这些合同？
Shéi fùzé gēnjìn zhèxiē hétong?
Ai phụ trách theo dõi các hợp đồng này?
Who is responsible for following up on these contracts?

不要等到到期当天才处理。
Bú yào děng dào dàoqī dāngtiān cái chǔlǐ.
Không được chờ đến đúng ngày hết hạn mới xử lý.
Do not wait until the expiry date to handle them.

04.25. Nhóm nghỉ việc và bàn giao

最后工作日是哪一天？
Zuìhòu gōngzuòrì shì nǎ yì tiān?
Ngày làm việc cuối cùng là ngày nào?
What is the final working day?

交接计划已经制定了吗？
Jiāojiē jìhuà yǐjīng zhìdìng le ma?
Kế hoạch bàn giao đã được lập chưa?
Has the handover plan been prepared?

还有哪些工作没有完成？
Hái yǒu nǎxiē gōngzuò méiyǒu wánchéng?
Còn những công việc nào chưa hoàn thành?
Which tasks remain unfinished?

公司资产已经归还了吗？
Gōngsī zīchǎn yǐjīng guīhuán le ma?
Tài sản công ty đã được hoàn trả chưa?
Have company assets been returned?

04.26. Nhóm soạn thảo văn bản

谁负责起草这份制度？
Shéi fùzé qǐcǎo zhè fèn zhìdù?
Ai phụ trách soạn dự thảo quy chế này?
Who is responsible for drafting this policy?

草案一共有十二页。
Cǎo’àn yígòng yǒu shí’èr yè.
Bản dự thảo có tổng cộng 12 trang.
The draft contains twelve pages.

草案已经完成第一版了吗？
Cǎo’àn yǐjīng wánchéng dì-yī bǎn le ma?
Dự thảo đã hoàn thành phiên bản đầu chưa?
Has the first draft been completed?

还需要哪些部门提供意见？
Hái xūyào nǎxiē bùmén tígōng yìjiàn?
Còn cần những phòng nào góp ý?
Which departments still need to provide comments?

04.27. Nhóm lấy ý kiến

我们把草案发给六个部门。
Wǒmen bǎ cǎo’àn fā gěi liù ge bùmén.
Chúng tôi gửi dự thảo cho 6 phòng.
We sent the draft to six departments.

请在三个工作日以内反馈。
Qǐng zài sān ge gōngzuòrì yǐnèi fǎnkuì.
Vui lòng phản hồi trong vòng 3 ngày làm việc.
Please provide feedback within three working days.

这个意见需要修改文件吗？
Zhè ge yìjiàn xūyào xiūgǎi wénjiàn ma?
Ý kiến này có cần sửa văn bản không?
Does this comment require a document revision?

所有重要意见都要保存记录。
Suǒyǒu zhòngyào yìjiàn dōu yào bǎocún jìlù.
Tất cả ý kiến quan trọng đều phải được lưu hồ sơ.
All important comments should be recorded.

04.28. Nhóm rà soát tính thống nhất

这两个规定是不是有矛盾？
Zhè liǎng ge guīdìng shì bú shì yǒu máodùn?
Hai quy định này có mâu thuẫn không?
Do these two rules conflict?

两个文件对审批人的规定不一样。
Liǎng ge wénjiàn duì shěnpī rén de guīdìng bù yíyàng.
Hai văn bản quy định khác nhau về người phê duyệt.
The two documents define different approvers.

职位名称必须保持一致。
Zhíwèi míngchēng bìxū bǎochí yízhì.
Tên chức danh phải được thống nhất.
Job titles must remain consistent.

旧流程不能继续引用失效文件。
Jiù liúchéng bù néng jìxù yǐnyòng shīxiào wénjiàn.
Quy trình không được tiếp tục viện dẫn văn bản đã hết hiệu lực.
A process must not continue referencing an obsolete document.

04.29. Nhóm phê duyệt

文件已经提交审批了吗？
Wénjiàn yǐjīng tíjiāo shěnpī le ma?
Văn bản đã được trình phê duyệt chưa?
Has the document been submitted for approval?

谁负责检查最终版本？
Shéi fùzé jiǎnchá zuìzhōng bǎnběn?
Ai phụ trách kiểm tra phiên bản cuối?
Who is responsible for reviewing the final version?

相关部门已经确认了吗？
Xiāngguān bùmén yǐjīng quèrèn le ma?
Các phòng liên quan đã xác nhận chưa?
Have the relevant departments confirmed it?

批准以后才能正式发布。
Pīzhǔn yǐhòu cái néng zhèngshì fābù.
Chỉ sau khi phê duyệt mới được chính thức ban hành.
It can only be officially issued after approval.

04.30. Nhóm ban hành

这份制度什么时候发布？
Zhè fèn zhìdù shénme shíhou fābù?
Quy chế này được ban hành khi nào?
When will this policy be issued?

什么时候正式生效？
Shénme shíhou zhèngshì shēngxiào?
Khi nào chính thức có hiệu lực?
When does it officially take effect?

旧版本从哪一天开始失效？
Jiù bǎnběn cóng nǎ yì tiān kāishǐ shīxiào?
Phiên bản cũ hết hiệu lực từ ngày nào?
From what date does the old version become obsolete?

新版本已经发给所有部门了吗？
Xīn bǎnběn yǐjīng fā gěi suǒyǒu bùmén le ma?
Phiên bản mới đã gửi cho tất cả phòng ban chưa?
Has the new version been sent to all departments?

04.31. Nhóm phổ biến nội quy

员工已经收到新规定了吗？
Yuángōng yǐjīng shōudào xīn guīdìng le ma?
Nhân viên đã nhận quy định mới chưa?
Have employees received the new rules?

哪些内容需要重点培训？
Nǎxiē nèiróng xūyào zhòngdiǎn péixùn?
Nội dung nào cần đào tạo trọng điểm?
Which topics require focused training?

员工知道应该使用哪个表格吗？
Yuángōng zhīdào yīnggāi shǐyòng nǎ ge biǎogé ma?
Nhân viên có biết phải dùng biểu mẫu nào không?
Do employees know which form they should use?

员工知道向谁申请吗？
Yuángōng zhīdào xiàng shéi shēnqǐng ma?
Nhân viên có biết phải gửi đề nghị cho ai không?
Do employees know to whom requests should be submitted?

04.32. Nhóm kiểm soát biểu mẫu

这个表格是最新版本吗？
Zhè ge biǎogé shì zuìxīn bǎnběn ma?
Biểu mẫu này có phải phiên bản mới nhất không?
Is this the latest version of the form?

为什么还有人在使用旧表格？
Wèishénme hái yǒu rén zài shǐyòng jiù biǎogé?
Tại sao vẫn còn người sử dụng biểu mẫu cũ?
Why are some employees still using the old form?

新流程和新表格必须同时生效。
Xīn liúchéng hé xīn biǎogé bìxū tóngshí shēngxiào.
Quy trình mới và biểu mẫu mới phải đồng thời có hiệu lực.
The new process and new form must take effect at the same time.

旧表格必须停止使用。
Jiù biǎogé bìxū tíngzhǐ shǐyòng.
Biểu mẫu cũ phải ngừng sử dụng.
The old form must be discontinued.

04.33. Nhóm kiểm tra tuân thủ

这次一共检查多少份记录？
Zhè cì yígòng jiǎnchá duōshao fèn jìlù?
Lần này kiểm tra tổng cộng bao nhiêu hồ sơ?
How many records were reviewed this time?

我们检查了一百份记录。
Wǒmen jiǎnchá le yìbǎi fèn jìlù.
Chúng tôi kiểm tra 100 hồ sơ.
We reviewed one hundred records.

八十七份完全符合流程。
Bāshíqī fèn wánquán fúhé liúchéng.
Có 87 hồ sơ hoàn toàn đúng quy trình.
Eighty-seven records fully complied with the process.

九份缺少资料，四份用了旧表格。
Jiǔ fèn quēshǎo zīliào, sì fèn yòng le jiù biǎogé.
Có 9 hồ sơ thiếu tài liệu và 4 hồ sơ dùng biểu mẫu cũ.
Nine records lacked documents and four used obsolete forms.

04.34. Nhóm phân tích vấn đề thực hiện

这个问题为什么会发生？
Zhè ge wèntí wèishénme huì fāshēng?
Tại sao vấn đề này lại xảy ra?
Why did this issue occur?

是员工不了解规定，还是流程不清楚？
Shì yuángōng bù liǎojiě guīdìng, háishi liúchéng bù qīngchu?
Do employees not understand the rule, or is the process unclear?
Nhân viên không hiểu quy định hay quy trình chưa rõ?

是不是因为找不到最新表格？
Shì bú shì yīnwèi zhǎo bú dào zuìxīn biǎogé?
Có phải vì không tìm thấy biểu mẫu mới nhất không?
Is it because the latest form cannot be found?

我们不能只处理结果，还要分析原因。
Wǒmen bù néng zhǐ chǔlǐ jiéguǒ, hái yào fēnxī yuányīn.
Chúng ta không thể chỉ xử lý kết quả mà còn phải phân tích nguyên nhân.
We should not only correct the result but also analyze the cause.

04.35. Nhóm rà soát định kỳ

这份制度多久检查一次？
Zhè fèn zhìdù duōjiǔ jiǎnchá yí cì?
Quy chế này bao lâu kiểm tra một lần?
How often is this policy reviewed?

组织架构改变以后要重新检查相关制度。
Zǔzhī jiàgòu gǎibiàn yǐhòu yào chóngxīn jiǎnchá xiāngguān zhìdù.
Sau khi cơ cấu tổ chức thay đổi phải rà soát lại quy chế liên quan.
Relevant policies must be reviewed after organizational changes.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về luyện thi HSKK online ChineMaster.

实际流程改变以后也要更新文件。
Shíjì liúchéng gǎibiàn yǐhòu yě yào gēngxīn wénjiàn.
Sau khi quy trình thực tế thay đổi cũng phải cập nhật văn bản.
Documents should also be updated when actual processes change.

失效文件要及时停止使用。
Shīxiào wénjiàn yào jíshí tíngzhǐ shǐyòng.
Văn bản hết hiệu lực phải kịp thời ngừng sử dụng.
Obsolete documents should be discontinued promptly.

05. BÀI VĂN TỔNG HỢP

企业为什么需要完整的内部规章制度体系

一个企业要正常运行，不能只靠管理人员口头安排工作。

如果每个部门都有自己的做法，同一个问题可能会出现不同的处理结果。

所以企业需要建立统一的内部规章制度体系。

内部制度首先要回答几个基本问题：

这项规定为什么存在？

适用于谁？

由谁执行？

谁负责检查？

谁可以批准？

需要使用什么表格？

什么时候完成？

文件保存在哪里？

企业应该先建立完整的制度清单。

例如，可以包括劳动规章制度、工作守则、考勤规定、请假制度、节假日规定、加班规定、工资制度、奖金制度、招聘流程、入职流程、试用期考核流程、劳动合同管理流程、离职流程和工作交接流程。

这些制度不能只是分别存在。

它们之间要互相连接。

例如，工资计算需要考勤数据。

考勤数据又可能受到请假、加班、迟到和早退的影响。

招聘以后，新员工需要办理入职。

入职以后进入试用期。

试用期结束以后需要评价。

员工正式工作以后还会涉及考勤、请假、工资、合同和其他内部管理流程。

员工离职的时候又要进行工作交接、资产归还和档案处理。

因此，每一份制度都是整个管理体系的一部分。

企业还要管理制度版本。

每份文件至少应该有文件名称、编号、版本、发布日期、生效日期、编写人、检查人、审批人和当前状态。

如果新版本已经发布，旧版本必须停止使用。

如果企业同时使用两个不同版本，就可能出现同一问题按照两个标准处理的情况。

考勤制度是企业内部管理的重要部分。

企业要明确上班时间、下班时间、休息时间、打卡方法、漏打卡处理、迟到、早退、外出工作和出差的考勤确认方法。

如果员工忘记打卡，也应该有统一流程：

员工报告

→ 主管确认

→ 按照规定补充记录

→ 行政人事部更新数据

→ 保存相关记录。

请假制度也需要明确。

员工需要知道有哪些请假类型，如何申请，谁批准，什么时候提交，需要交什么资料，以及休假以前要不要进行工作交接。

如果员工有重要工作正在处理，休假以前应该把工作状态、相关资料、接收人和后续时间安排交接清楚。

加班也不能只靠口头安排。

企业应该记录加班原因、申请人、计划时间、审批人和实际加班时间。

申请时间和实际时间可能不同，因此最后还需要确认实际数据。

工作守则还应该规定管理人员怎么分配工作、员工怎么汇报、不同部门怎么配合以及会议怎么管理。

跨部门流程尤其需要明确主办部门、配合部门、联系人和反馈期限。

否则很容易发生两个部门互相等待，最后导致工作延误。

工资制度应该跟考勤、请假、加班、津贴和奖金数据连接起来。

企业要知道工资数据从哪里来、谁汇总、谁检查、谁批准。

奖金和津贴制度也应该说明适用对象、条件、审批人和执行时间。

劳动合同管理需要有完整的跟踪数据。

至少要知道员工姓名、部门、职位、合同类型、签署日期、生效日期、到期日期和当前状态。

对于即将到期的合同，不能等到最后一天才处理。

企业应该提前检查，并通知相关管理人员。

员工离职以后，还需要进行完整的工作交接。

交接内容可以包括正在处理的工作、文件、设备、公司资产、客户联系人、未完成事项和相关资料。

交接完成以后还应该有接收人和相关部门确认。

建立制度以后，并不代表管理工作已经结束。

制度还需要起草、征求意见、检查、审批、发布和培训。

发布新制度的时候，必须告诉员工什么时候生效，旧版本什么时候失效，应该使用什么表格以及需要向谁申请。

企业还需要定期检查制度执行情况。

例如，可以检查：

有没有使用错误表格。

有没有跳过审批。

有没有缺少文件。

有没有超过处理时间。

有没有及时保存记录。

有没有更新系统数据。

如果发现问题，也不能只是让员工重新补文件。

还应该分析为什么会发生。

可能是员工没有培训。

可能是制度写得不清楚。

可能是找不到最新表格。

可能是审批责任不明确。

也可能是实际工作已经改变，但是制度还没有更新。

一个好的制度体系应该随着组织架构、岗位、流程和实际工作不断调整。

所以企业应该建立：

制度清单

→ 文件编号

→ 版本管理

→ 起草

→ 意见收集

→ 审批

→ 发布

→ 培训

→ 执行

→ 检查

→ 问题记录

→ 定期审查

→ 更新

→ 新版本发布

→ 旧版本停止使用

→ 历史档案保存

的完整管理循环。

真正有效的内部制度，不是文件越多越好。

最重要的是：

内容清楚。

责任清楚。

流程清楚。

审批清楚。

表格清楚。

时间清楚。

版本清楚。

员工知道。

管理人员理解。

实际工作能够执行。

只有这样，企业的内部制度才能真正成为管理工具，而不是放在电脑里没人看的文件。

06. NGỮ PHÁP CHUYÊN SÂU

06.01. 先……再……

Công thức:

先 + hành động 1 + 再 + hành động 2

Dùng để thể hiện trình tự xử lý trong quy trình nội bộ.

Ví dụ 1 – từ hội thoại:

先分成几个主要组，再建立制度清单。
Xiān fēnchéng jǐ ge zhǔyào zǔ, zài jiànlì zhìdù qīngdān.
Trước tiên chia thành các nhóm chính rồi mới lập danh mục quy chế.

Ví dụ 2:

先确认请假申请，再更新考勤。
Xiān quèrèn qǐngjià shēnqǐng, zài gēngxīn kǎoqín.
Xác nhận đơn xin nghỉ trước rồi mới cập nhật chấm công.

Ví dụ 3:

先检查草案，再提交审批。
Xiān jiǎnchá cǎo’àn, zài tíjiāo shěnpī.
Kiểm tra dự thảo trước rồi mới trình phê duyệt.

Ví dụ 4:

先停止使用旧版本，再全面推广新版本。
Xiān tíngzhǐ shǐyòng jiù bǎnběn, zài quánmiàn tuīguǎng xīn bǎnběn.
Ngừng sử dụng phiên bản cũ trước rồi mới triển khai rộng phiên bản mới.

Ví dụ 5:

先分析问题原因，再制定改进办法。
Xiān fēnxī wèntí yuányīn, zài zhìdìng gǎijìn bànfǎ.
Phân tích nguyên nhân vấn đề trước rồi mới xây dựng biện pháp cải tiến.

06.02. 如果……就……

Công thức:

如果 + điều kiện + 就 + kết quả

Ví dụ 1:

如果仓库使用不同的工作时间，就要另外说明。
Rúguǒ cāngkù shǐyòng bùtóng de gōngzuò shíjiān, jiù yào lìngwài shuōmíng.
Nếu kho sử dụng thời gian làm việc khác thì phải nêu riêng.

Ví dụ 2:

如果忘记打卡，就要按照规定补充记录。
Rúguǒ wàngjì dǎkǎ, jiù yào ànzhào guīdìng bǔchōng jìlù.
Nếu quên chấm công thì phải bổ sung hồ sơ theo quy định.

Ví dụ 3:

如果需要连续休假，就要提前做好工作交接。
Rúguǒ xūyào liánxù xiūjià, jiù yào tíqián zuò hǎo gōngzuò jiāojiē.
Nếu cần nghỉ liên tục thì phải bàn giao công việc trước.

Ví dụ 4:

如果新版本生效，旧版本就要停止使用。
Rúguǒ xīn bǎnběn shēngxiào, jiù bǎnběn jiù yào tíngzhǐ shǐyòng.
Nếu phiên bản mới có hiệu lực thì phiên bản cũ phải ngừng sử dụng.

Ví dụ 5:

如果实际流程发生变化，就要检查相关制度。
Rúguǒ shíjì liúchéng fāshēng biànhuà, jiù yào jiǎnchá xiāngguān zhìdù.
Nếu quy trình thực tế thay đổi thì phải rà soát quy chế liên quan.

06.03. 不但……还……

Công thức:

不但 + A + 还 + B

Ví dụ 1:

制度不但要写清楚内容，还要明确责任。
Zhìdù búdàn yào xiě qīngchu nèiróng, hái yào míngquè zérèn.
Quy chế không chỉ phải viết rõ nội dung mà còn phải xác định trách nhiệm.

Ví dụ 2:

考勤规定不但要说明怎么打卡，还要说明异常情况怎么处理。
Kǎoqín guīdìng búdàn yào shuōmíng zěnme dǎkǎ, hái yào shuōmíng yìcháng qíngkuàng zěnme chǔlǐ.
Quy định chấm công không chỉ phải nói cách chấm công mà còn phải nói cách xử lý tình huống bất thường.

Ví dụ 3:

请假制度不但要规定审批人，还要规定工作交接。
Qǐngjià zhìdù búdàn yào guīdìng shěnpī rén, hái yào guīdìng gōngzuò jiāojiē.
Quy chế nghỉ phép không chỉ phải quy định người phê duyệt mà còn phải quy định bàn giao công việc.

Ví dụ 4:

新制度不但要发布，还要培训员工。
Xīn zhìdù búdàn yào fābù, hái yào péixùn yuángōng.
Quy chế mới không chỉ phải ban hành mà còn phải đào tạo nhân viên.

Ví dụ 5:

发现问题以后不但要处理结果，还要分析原因。
Fāxiàn wèntí yǐhòu búdàn yào chǔlǐ jiéguǒ, hái yào fēnxī yuányīn.
Sau khi phát hiện vấn đề không chỉ phải xử lý kết quả mà còn phải phân tích nguyên nhân.

06.04. 除了……以外，还……

Công thức:

除了 + A + 以外，还 + B

Ví dụ 1:

除了文件名称以外，还要管理编号和版本。
Chúle wénjiàn míngchēng yǐwài, hái yào guǎnlǐ biānhào hé bǎnběn.
Ngoài tên văn bản còn phải quản lý mã và phiên bản.

Ví dụ 2:

除了正常打卡以外，还要规定漏打卡怎么处理。
Chúle zhèngcháng dǎkǎ yǐwài, hái yào guīdìng lòu dǎkǎ zěnme chǔlǐ.
Ngoài chấm công bình thường còn phải quy định cách xử lý quên chấm công.

Ví dụ 3:

除了请假天数以外，还要记录批准人。
Chúle qǐngjià tiānshù yǐwài, hái yào jìlù pīzhǔn rén.
Ngoài số ngày nghỉ còn phải ghi người phê duyệt.

Ví dụ 4:

除了工资以外，还要管理奖金和津贴。
Chúle gōngzī yǐwài, hái yào guǎnlǐ jiǎngjīn hé jīntiē.
Ngoài lương còn phải quản lý thưởng và phụ cấp.

Ví dụ 5:

除了纸质文件以外，还要管理电子文件。
Chúle zhǐzhì wénjiàn yǐwài, hái yào guǎnlǐ diànzǐ wénjiàn.
Ngoài tài liệu giấy còn phải quản lý tài liệu điện tử.

06.05. 由……负责……

Công thức:

由 + người / bộ phận + 负责 + nhiệm vụ

Ví dụ 1:

考勤数据由行政人事部负责汇总。
Kǎoqín shùjù yóu xíngzhèng rénshì bù fùzé huìzǒng.
Dữ liệu chấm công do phòng Hành chính Nhân sự phụ trách tổng hợp.

Ví dụ 2:

制度草案由行政人事部负责起草。
Zhìdù cǎo’àn yóu xíngzhèng rénshì bù fùzé qǐcǎo.
Dự thảo quy chế do phòng Hành chính Nhân sự phụ trách soạn.

Ví dụ 3:

会议记录由指定人员负责。
Huìyì jìlù yóu zhǐdìng rényuán fùzé.
Biên bản họp do người được chỉ định phụ trách.

Ví dụ 4:

旧版本由档案管理人员负责保存。
Jiù bǎnběn yóu dàng’àn guǎnlǐ rényuán fùzé bǎocún.
Phiên bản cũ do nhân viên quản lý hồ sơ phụ trách lưu.

Ví dụ 5:

跨部门项目由主办部门负责协调。
Kuà bùmén xiàngmù yóu zhǔbàn bùmén fùzé xiétiáo.
Dự án liên phòng ban do phòng chủ trì phụ trách điều phối.

06.06. 按照……

Công thức:

按照 + tiêu chuẩn / quy định / quy trình + hành động

Ví dụ 1:

员工要按照考勤规定打卡。
Yuángōng yào ànzhào kǎoqín guīdìng dǎkǎ.
Nhân viên phải chấm công theo quy định chấm công.

Ví dụ 2:

请假要按照批准流程办理。
Qǐngjià yào ànzhào pīzhǔn liúchéng bànlǐ.
Xin nghỉ phải thực hiện theo quy trình phê duyệt.

Ví dụ 3:

加班时间要按照实际记录确认。
Jiābān shíjiān yào ànzhào shíjì jìlù quèrèn.
Thời gian làm thêm phải xác nhận theo dữ liệu thực tế.

Ví dụ 4:

文件要按照统一编号管理。
Wénjiàn yào ànzhào tǒngyī biānhào guǎnlǐ.
Văn bản phải được quản lý theo hệ thống mã thống nhất.

Ví dụ 5:

所有流程要按照当前版本执行。
Suǒyǒu liúchéng yào ànzhào dāngqián bǎnběn zhíxíng.
Tất cả quy trình phải thực hiện theo phiên bản hiện hành.

06.07. 根据……

Công thức:

根据 + căn cứ + hành động

Ví dụ 1:

根据管理需要统一报告时间。
Gēnjù guǎnlǐ xūyào tǒngyī bàogào shíjiān.
Căn cứ nhu cầu quản lý để thống nhất thời gian báo cáo.

Ví dụ 2:

根据实际工作调整制度内容。
Gēnjù shíjì gōngzuò tiáozhěng zhìdù nèiróng.
Căn cứ công việc thực tế để điều chỉnh nội dung quy chế.

Ví dụ 3:

根据考勤数据计算相关数据。
Gēnjù kǎoqín shùjù jìsuàn xiāngguān shùjù.
Căn cứ dữ liệu chấm công để tính các dữ liệu liên quan.

Ví dụ 4:

根据员工反馈修改流程。
Gēnjù yuángōng fǎnkuì xiūgǎi liúchéng.
Căn cứ phản hồi của nhân viên để sửa quy trình.

Ví dụ 5:

根据检查结果制定改进计划。
Gēnjù jiǎnchá jiéguǒ zhìdìng gǎijìn jìhuà.
Căn cứ kết quả kiểm tra để lập kế hoạch cải tiến.

06.08. 把字句

Công thức:

Chủ ngữ + 把 + tân ngữ + động từ + kết quả

Ví dụ 1:

我们先把所有文件重新分类。
Wǒmen xiān bǎ suǒyǒu wénjiàn chóngxīn fēnlèi.
Chúng ta phân loại lại toàn bộ văn bản trước.

Ví dụ 2:

请把请假申请提交给主管。
Qǐng bǎ qǐngjià shēnqǐng tíjiāo gěi zhǔguǎn.
Hãy gửi đơn xin nghỉ cho quản lý.

Ví dụ 3:

要把实际加班时间记录下来。
Yào bǎ shíjì jiābān shíjiān jìlù xiàlái.
Phải ghi lại thời gian làm thêm thực tế.

Ví dụ 4:

请把旧表格停止使用。
Qǐng bǎ jiù biǎogé tíngzhǐ shǐyòng.
Hãy ngừng sử dụng biểu mẫu cũ.

Ví dụ 5:

要把重要意见保存下来。
Yào bǎ zhòngyào yìjiàn bǎocún xiàlái.
Phải lưu lại các ý kiến quan trọng.

06.09. 不能只……还要……

Công thức:

不能只 + A + 还要 + B

Ví dụ 1:

不能只写制度，还要管理制度版本。
Bù néng zhǐ xiě zhìdù, hái yào guǎnlǐ zhìdù bǎnběn.
Không thể chỉ viết quy chế mà còn phải quản lý phiên bản.

Ví dụ 2:

不能只发布文件，还要培训员工。
Bù néng zhǐ fābù wénjiàn, hái yào péixùn yuángōng.
Không thể chỉ ban hành văn bản mà còn phải đào tạo nhân viên.

Ví dụ 3:

不能只记录迟到，还要分析发生原因。
Bù néng zhǐ jìlù chídào, hái yào fēnxī fāshēng yuányīn.
Không thể chỉ ghi nhận đi muộn mà còn phải phân tích nguyên nhân.

Ví dụ 4:

不能只检查文件，还要检查实际执行。
Bù néng zhǐ jiǎnchá wénjiàn, hái yào jiǎnchá shíjì zhíxíng.
Không thể chỉ kiểm tra văn bản mà còn phải kiểm tra thực tế thực hiện.

Ví dụ 5:

不能只修改结果，还要改进流程。
Bù néng zhǐ xiūgǎi jiéguǒ, hái yào gǎijìn liúchéng.
Không thể chỉ sửa kết quả mà còn phải cải tiến quy trình.

06.10. 只有……才……

Công thức:

只有 + điều kiện + 才 + kết quả

Ví dụ 1:

只有批准以后，文件才能正式发布。
Zhǐyǒu pīzhǔn yǐhòu, wénjiàn cái néng zhèngshì fābù.
Chỉ sau khi phê duyệt văn bản mới được chính thức ban hành.

Ví dụ 2:

只有责任明确，流程才能顺利执行。
Zhǐyǒu zérèn míngquè, liúchéng cái néng shùnlì zhíxíng.
Chỉ khi trách nhiệm rõ ràng quy trình mới có thể vận hành thuận lợi.

Ví dụ 3:

只有员工知道规定，制度才能真正执行。
Zhǐyǒu yuángōng zhīdào guīdìng, zhìdù cái néng zhēnzhèng zhíxíng.
Chỉ khi nhân viên biết quy định thì quy chế mới thực sự được thực hiện.

Ví dụ 4:

只有使用最新表格，数据才能保持一致。
Zhǐyǒu shǐyòng zuìxīn biǎogé, shùjù cái néng bǎochí yízhì.
Chỉ khi sử dụng biểu mẫu mới nhất thì dữ liệu mới thống nhất.

Ví dụ 5:

只有定期检查，才能及时发现问题。
Zhǐyǒu dìngqī jiǎnchá, cái néng jíshí fāxiàn wèntí.
Chỉ khi kiểm tra định kỳ mới có thể phát hiện vấn đề kịp thời.

06.11. 虽然……但是……

Công thức:

虽然 + A + 但是 + B

Ví dụ 1:

文件虽然发布了，但是员工还不知道怎么使用。
Wénjiàn suīrán fābù le, dànshì yuángōng hái bù zhīdào zěnme shǐyòng.
Mặc dù văn bản đã được ban hành nhưng nhân viên vẫn chưa biết cách sử dụng.

Ví dụ 2:

虽然有请假制度，但是审批时间还不清楚。
Suīrán yǒu qǐngjià zhìdù, dànshì shěnpī shíjiān hái bù qīngchu.
Mặc dù có quy chế nghỉ phép nhưng thời gian phê duyệt vẫn chưa rõ.

Ví dụ 3:

虽然有十八个表格，但是三个表格存在两个版本。
Suīrán yǒu shíbā ge biǎogé, dànshì sān ge biǎogé cúnzài liǎng ge bǎnběn.
Mặc dù có 18 biểu mẫu nhưng 3 biểu mẫu đang tồn tại hai phiên bản.

Ví dụ 4:

虽然流程已经写出来了，但是实际执行还不统一。
Suīrán liúchéng yǐjīng xiě chūlái le, dànshì shíjì zhíxíng hái bù tǒngyī.
Mặc dù quy trình đã được viết nhưng thực tế thực hiện vẫn chưa thống nhất.

Ví dụ 5:

虽然问题已经解决了，但是我们还要分析原因。
Suīrán wèntí yǐjīng jiějué le, dànshì wǒmen hái yào fēnxī yuányīn.
Mặc dù vấn đề đã được giải quyết nhưng chúng ta vẫn phải phân tích nguyên nhân.

06.12. 越……越……

Công thức:

越 + A + 越 + B

Ví dụ 1:

制度越清楚，员工越容易执行。
Zhìdù yuè qīngchu, yuángōng yuè róngyì zhíxíng.
Quy chế càng rõ thì nhân viên càng dễ thực hiện.

Ví dụ 2:

审批流程越复杂，处理时间可能越长。
Shěnpī liúchéng yuè fùzá, chǔlǐ shíjiān kěnéng yuè cháng.
Quy trình phê duyệt càng phức tạp thì thời gian xử lý có thể càng dài.

Ví dụ 3:

版本越多，版本管理越重要。
Bǎnběn yuè duō, bǎnběn guǎnlǐ yuè zhòngyào.
Phiên bản càng nhiều thì quản lý phiên bản càng quan trọng.

Ví dụ 4:

表格越统一，数据越容易汇总。
Biǎogé yuè tǒngyī, shùjù yuè róngyì huìzǒng.
Biểu mẫu càng thống nhất thì dữ liệu càng dễ tổng hợp.

Ví dụ 5:

反馈越及时，问题越容易解决。
Fǎnkuì yuè jíshí, wèntí yuè róngyì jiějué.
Phản hồi càng kịp thời thì vấn đề càng dễ giải quyết.

07. BÀI TẬP CỦNG CỐ

07.01. Điền từ

Từ cho sẵn:

制度 / 版本 / 考勤 / 请假 / 加班 / 审批 / 表格 / 档案 / 生效 / 失效

Câu A:

公司需要建立统一的内部______体系。

Câu B:

同一个文件不能同时使用两个不同______。

Câu C:

员工上下班需要按照规定进行______。

Câu D:

员工休假以前应该提交______申请。

Câu E:

临时延长工作时间需要按照企业流程办理______。

Câu F:

文件正式发布以前需要完成______。

Câu G:

每个流程应该配套正确的______。

Câu H:

完成的文件和记录需要按照规定保存到______。

Câu I:

新版本十一月一日开始______。

Câu J:

新版本发布以后，旧版本应该停止使用并标记为______。

07.02. Chọn đáp án đúng

Câu A:

______批准以后，文件______能正式发布。

A. 虽然……但是……

B. 只有……才……

C. 越……越……

Câu B:

我们______检查草案，______提交审批。

A. 先……再……

B. 如果……就……

C. 不但……还……

Câu C:

如果员工忘记打卡，______按照规定补充记录。

A. 已经

B. 就要

C. 才

Câu D:

不能只发布制度，______培训员工。

A. 还要

B. 已经

C. 才

Câu E:

工资计算要______考勤、请假和加班数据。

A. 根据

B. 虽然

C. 只有

07.03. Sắp xếp câu

公司 / 三十二份 / 管理 / 内部文件

版本 / 当前 / 二点一 / 是

员工 / 按照 / 打卡 / 规定 / 要

批准 / 文件 / 发布 / 才能 / 以后

旧表格 / 停止 / 必须 / 使用

07.04. Dịch Trung sang Việt

公司现在管理三十二份内部文件。

五份文件需要修改。

四份文件需要被新版本替代。

新版本十一月一日开始生效。

员工上下班都要打卡。

漏打卡需要按照规定补充记录。

请假以前需要做好工作交接。

加班申请和实际时间都要保存。

跨部门流程必须明确主办部门和配合部门。

旧表格不能继续使用。

07.05. Dịch Việt sang Trung

Công ty hiện quản lý 32 văn bản nội bộ.

Có 23 văn bản đang sử dụng bình thường.

Có 5 văn bản cần sửa đổi.

Có 4 văn bản cần được thay thế.

Phiên bản hiện hành là 2.1.

Phiên bản mới có hiệu lực từ ngày 1 tháng 11.

Nhân viên phải chấm công khi vào và khi tan làm.

Nếu quên chấm công thì phải bổ sung hồ sơ theo quy định.

Đơn xin nghỉ phải được phê duyệt.

Biểu mẫu cũ phải ngừng sử dụng.

07.06. Tình huống 1 – Hai phiên bản chấm công

Phòng Hành chính Nhân sự sử dụng phiên bản 2.0.

Phòng Kinh doanh vẫn sử dụng phiên bản 1.2.

Học viên trả lời bằng tiếng Trung:

哪个版本是当前版本？

旧版本应该怎么处理？

为什么不能同时使用两个版本？

谁负责通知销售部？

07.07. Tình huống 2 – Quên chấm công

Có 7 nhân viên quên chấm công lúc tan làm.

Các phòng xử lý khác nhau.

Hãy xây dựng quy trình:

员工报告

→ 主管确认

→ 补充记录

→ 行政人事部更新

→ 保存档案

07.08. Tình huống 3 – Xin nghỉ 5 ngày

Một nhân viên đang xử lý 4 công việc quan trọng và xin nghỉ 5 ngày liên tục.

Hãy xác định:

谁批准？

需要交接什么？

谁接收？

交接什么时候完成？

行政人事部需要更新什么？

07.09. Tình huống 4 – Làm thêm

Đơn đăng ký:

3 giờ.

Thời gian thực tế:

2 giờ.

Học viên trả lời:

申请时间是多少？

实际时间是多少？

两个数据要不要都保存？

最后应该确认哪个数据？

07.10. Tình huống 5 – Phối hợp liên phòng ban

Một đề nghị mua sắm đã dừng 3 ngày giữa hai phòng.

Không ai biết ai phải phản hồi trước.

Hãy xác định bằng tiếng Trung:

主办部门

配合部门

联系人

反馈期限

超时报告对象

07.11. Tình huống 6 – Biểu mẫu cũ

Có 18 biểu mẫu.

3 biểu mẫu tồn tại hai phiên bản.

Một số nhân viên vẫn sử dụng bản cũ.

Hãy viết phương án xử lý bằng tiếng Trung.

07.12. Tình huống 7 – Kiểm tra 100 hồ sơ

Kết quả:

87 hồ sơ đúng.

9 hồ sơ thiếu tài liệu.

4 hồ sơ dùng biểu mẫu cũ.

Hãy mô tả kết quả bằng tiếng Trung và nêu những nội dung cần phân tích.

08. ĐÁP ÁN

08.01. Điền từ

Câu A: 制度

Câu B: 版本

Câu C: 考勤

Câu D: 请假

Câu E: 加班

Câu F: 审批

Câu G: 表格

Câu H: 档案

Câu I: 生效

Câu J: 失效

08.02. Trắc nghiệm

Câu A: B. 只有……才……

Câu B: A. 先……再……

Câu C: B. 就要

Câu D: A. 还要

Câu E: A. 根据

08.03. Sắp xếp câu

公司管理三十二份内部文件。
Gōngsī guǎnlǐ sānshí’èr fèn nèibù wénjiàn.
Công ty quản lý 32 văn bản nội bộ.

当前版本是二点一。
Dāngqián bǎnběn shì èr diǎn yī.
Phiên bản hiện hành là 2.1.

员工要按照规定打卡。
Yuángōng yào ànzhào guīdìng dǎkǎ.
Nhân viên phải chấm công theo quy định.

文件批准以后才能发布。
Wénjiàn pīzhǔn yǐhòu cái néng fābù.
Văn bản chỉ được ban hành sau khi phê duyệt.

旧表格必须停止使用。
Jiù biǎogé bìxū tíngzhǐ shǐyòng.
Biểu mẫu cũ bắt buộc phải ngừng sử dụng.

08.04. Dịch Việt sang Trung

公司现在管理三十二份内部文件。
Gōngsī xiànzài guǎnlǐ sānshí’èr fèn nèibù wénjiàn.

有二十三份文件正在正常使用。
Yǒu èrshísān fèn wénjiàn zhèngzài zhèngcháng shǐyòng.

有五份文件需要修改。
Yǒu wǔ fèn wénjiàn xūyào xiūgǎi.

有四份文件需要被新版本替代。
Yǒu sì fèn wénjiàn xūyào bèi xīn bǎnběn tìdài.

当前版本是二点一。
Dāngqián bǎnběn shì èr diǎn yī.

新版本十一月一日开始生效。
Xīn bǎnběn shíyī yuè yī rì kāishǐ shēngxiào.

员工上班和下班都要打卡。
Yuángōng shàngbān hé xiàbān dōu yào dǎkǎ.

如果忘记打卡，就要按照规定补充记录。
Rúguǒ wàngjì dǎkǎ, jiù yào ànzhào guīdìng bǔchōng jìlù.

请假申请必须经过批准。
Qǐngjià shēnqǐng bìxū jīngguò pīzhǔn.

旧表格必须停止使用。
Jiù biǎogé bìxū tíngzhǐ shǐyòng.

08.05. Đáp án tình huống phiên bản

当前版本是二点零。
Dāngqián bǎnběn shì èr diǎn líng.
Phiên bản hiện hành là 2.0.

一点二版本应该停止使用。
Yì diǎn èr bǎnběn yīnggāi tíngzhǐ shǐyòng.
Phiên bản 1.2 phải ngừng sử dụng.

两个部门不能同时按照不同版本执行。
Liǎng ge bùmén bù néng tóngshí ànzhào bùtóng bǎnběn zhíxíng.
Hai phòng không thể đồng thời thực hiện theo hai phiên bản khác nhau.

行政人事部应该通知销售部更新文件。
Xíngzhèng rénshì bù yīnggāi tōngzhī xiāoshòu bù gēngxīn wénjiàn.
Phòng Hành chính Nhân sự phải thông báo phòng Kinh doanh cập nhật văn bản.

08.06. Đáp án tình huống quên chấm công

员工先报告漏打卡情况。
Yuángōng xiān bàogào lòu dǎkǎ qíngkuàng.
Nhân viên trước tiên báo cáo việc quên chấm công.

主管确认实际工作情况。
Zhǔguǎn quèrèn shíjì gōngzuò qíngkuàng.
Quản lý xác nhận tình hình làm việc thực tế.

员工按照规定补充记录。
Yuángōng ànzhào guīdìng bǔchōng jìlù.
Nhân viên bổ sung hồ sơ theo quy định.

行政人事部更新考勤数据。
Xíngzhèng rénshì bù gēngxīn kǎoqín shùjù.
Phòng Hành chính Nhân sự cập nhật dữ liệu chấm công.

最后保存相关档案。
Zuìhòu bǎocún xiāngguān dàng’àn.
Cuối cùng lưu hồ sơ liên quan.

08.07. Đáp án tình huống làm thêm

申请时间是三个小时。
Shēnqǐng shíjiān shì sān ge xiǎoshí.
Thời gian đăng ký là 3 giờ.

实际加班时间是两个小时。
Shíjì jiābān shíjiān shì liǎng ge xiǎoshí.
Thời gian làm thêm thực tế là 2 giờ.

两个数据都应该保存。
Liǎng ge shùjù dōu yīnggāi bǎocún.
Cả hai dữ liệu đều nên được lưu.

最后还要按照内部流程确认实际加班时间。
Zuìhòu hái yào ànzhào nèibù liúchéng quèrèn shíjì jiābān shíjiān.
Cuối cùng phải xác nhận thời gian làm thêm thực tế theo quy trình nội bộ.

08.08. Đáp án tình huống kiểm tra 100 hồ sơ

这次一共检查了一百份记录。
Zhè cì yígòng jiǎnchá le yìbǎi fèn jìlù.
Lần này kiểm tra tổng cộng 100 hồ sơ.

八十七份完全符合流程。
Bāshíqī fèn wánquán fúhé liúchéng.
Có 87 hồ sơ hoàn toàn đúng quy trình.

九份缺少资料。
Jiǔ fèn quēshǎo zīliào.
Có 9 hồ sơ thiếu tài liệu.

四份使用了旧表格。
Sì fèn shǐyòng le jiù biǎogé.
Có 4 hồ sơ sử dụng biểu mẫu cũ.

我们需要分析为什么资料不完整，也要检查员工为什么还能找到旧表格。
Wǒmen xūyào fēnxī wèishénme zīliào bù wánzhěng, yě yào jiǎnchá yuángōng wèishénme hái néng zhǎodào jiù biǎogé.
Chúng ta cần phân tích tại sao hồ sơ không đầy đủ và tại sao nhân viên vẫn có thể tìm thấy biểu mẫu cũ.

09. PHƯƠNG PHÁP LIÊN TƯỞNG GHI NHỚ

09.01. Chuỗi quản lý văn bản

文件名称

→ 编号

→ 版本

→ 发布日期

→ 生效日期

→ 编写人

→ 检查人

→ 审批人

→ 状态

Tên văn bản

→ mã

→ phiên bản

→ ngày ban hành

→ ngày hiệu lực

→ người soạn

→ người kiểm tra

→ người phê duyệt

→ trạng thái

09.02. Chuỗi xây dựng quy chế

管理问题

→ 收集需求

→ 起草

→ 征求意见

→ 修改

→ 检查

→ 审批

→ 发布

→ 培训

Vấn đề quản lý

→ thu thập nhu cầu

→ dự thảo

→ lấy ý kiến

→ sửa

→ kiểm tra

→ phê duyệt

→ ban hành

→ đào tạo

09.03. Chuỗi chấm công

上班

→ 打卡

→ 异常

→ 报告

→ 确认

→ 调整

→ 汇总

→ 保存

Đi làm

→ chấm công

→ bất thường

→ báo cáo

→ xác nhận

→ điều chỉnh

→ tổng hợp

→ lưu hồ sơ

09.04. Chuỗi xin nghỉ

请假申请

→ 主管确认

→ 审批

→ 工作交接

→ 行政人事更新

→ 考勤

→ 保存记录

Đơn xin nghỉ

→ quản lý xác nhận

→ phê duyệt

→ bàn giao

→ Hành chính Nhân sự cập nhật

→ chấm công

→ lưu hồ sơ

09.05. Chuỗi làm thêm

加班原因

→ 申请

→ 时间

→ 审批

→ 实际加班

→ 确认

→ 汇总

Lý do

→ đề nghị

→ thời gian

→ phê duyệt

→ làm thêm thực tế

→ xác nhận

→ tổng hợp

09.06. Chuỗi kiểm soát phiên bản

旧版本

→ 新版本

→ 审批

→ 发布

→ 生效

→ 旧版本停止使用

→ 历史保存

Phiên bản cũ

→ phiên bản mới

→ phê duyệt

→ ban hành

→ hiệu lực

→ ngừng bản cũ

→ lưu lịch sử

10. TỔNG KẾT BUỔI HỌC

Sau bài học, học viên cần tự trả lời được toàn bộ các câu hỏi nghiệp vụ sau bằng tiếng Trung:

公司有哪些内部制度？

Gōngsī yǒu nǎxiē nèibù zhìdù?

Công ty có những quy chế nội bộ nào?

每份制度属于哪个管理组？

Měi fèn zhìdù shǔyú nǎ ge guǎnlǐ zǔ?

Mỗi quy chế thuộc nhóm quản lý nào?

文件编号是什么？

Wénjiàn biānhào shì shénme?

Mã văn bản là gì?

当前版本是什么？

Dāngqián bǎnběn shì shénme?

Phiên bản hiện hành là gì?

什么时候发布？

Shénme shíhou fābù?

Ban hành khi nào?

什么时候生效？

Shénme shíhou shēngxiào?

Có hiệu lực khi nào?

谁编写？

Shéi biānxiě?

Ai soạn?

谁检查？

Shéi jiǎnchá?

Ai kiểm tra?

谁批准？

Shéi pīzhǔn?

Ai phê duyệt?

适用于谁？

Shìyòng yú shéi?

Áp dụng cho ai?

员工几点上班？

Yuángōng jǐ diǎn shàngbān?

Nhân viên bắt đầu làm lúc mấy giờ?

怎么打卡？

Zěnme dǎkǎ?

Chấm công thế nào?

漏打卡怎么办？

Lòu dǎkǎ zěnme bàn?

Quên chấm công xử lý thế nào?

请假怎么申请？

Qǐngjià zěnme shēnqǐng?

Xin nghỉ thế nào?

谁批准请假？

Shéi pīzhǔn qǐngjià?

Ai phê duyệt nghỉ?

加班怎么申请？

Jiābān zěnme shēnqǐng?

Đăng ký làm thêm thế nào?

谁确认实际加班时间？

Shéi quèrèn shíjì jiābān shíjiān?

Ai xác nhận thời gian làm thêm thực tế?

跨部门工作谁负责？

Kuà bùmén gōngzuò shéi fùzé?

Ai phụ trách công việc liên phòng?

会议记录谁做？

Huìyì jìlù shéi zuò?

Ai ghi biên bản cuộc họp?

哪些信息需要保密？

Nǎxiē xìnxī xūyào bǎomì?

Những thông tin nào cần bảo mật?

工资数据从哪里来？

Gōngzī shùjù cóng nǎli lái?

Dữ liệu tính lương đến từ đâu?

合同什么时候到期？

Hétong shénme shíhou dàoqī?

Hợp đồng khi nào hết hạn?

员工离职需要交接什么？

Yuángōng lízhí xūyào jiāojiē shénme?

Nhân viên nghỉ việc cần bàn giao gì?

新制度怎么起草？

Xīn zhìdù zěnme qǐcǎo?

Quy chế mới được soạn thế nào?

怎么征求部门意见？

Zěnme zhēngqiú bùmén yìjiàn?

Lấy ý kiến phòng ban thế nào?

新版本怎么发布？

Xīn bǎnběn zěnme fābù?

Ban hành phiên bản mới thế nào?

旧版本怎么处理？

Jiù bǎnběn zěnme chǔlǐ?

Xử lý phiên bản cũ thế nào?

员工是否已经接受培训？

Yuángōng shìfǒu yǐjīng jiēshòu péixùn?

Nhân viên đã được đào tạo chưa?

制度有没有真正执行？

Zhìdù yǒu méiyǒu zhēnzhèng zhíxíng?

Quy chế có thực sự được thực hiện không?

什么时候需要重新审查？

Shénme shíhou xūyào chóngxīn shěnchá?

Khi nào cần rà soát lại?

Chuỗi quản trị tổng thể cần ghi nhớ:

制度需求
→ 制度清单
→ 分类
→ 编号
→ 起草
→ 征求意见
→ 检查一致性
→ 审批
→ 发布
→ 生效
→ 培训
→ 执行
→ 检查
→ 记录问题
→ 改进
→ 定期审查
→ 更新
→ 新版本
→ 旧版本停止使用
→ 历史档案

Nhu cầu quy chế
→ danh mục
→ phân loại
→ mã văn bản
→ dự thảo
→ lấy ý kiến
→ kiểm tra tính thống nhất
→ phê duyệt
→ ban hành
→ hiệu lực
→ đào tạo
→ thực hiện
→ kiểm tra
→ ghi nhận vấn đề
→ cải tiến
→ rà soát định kỳ
→ cập nhật
→ phiên bản mới
→ ngừng phiên bản cũ
→ lưu hồ sơ lịch sử

Một hệ thống nội quy và quy chế nội bộ chuyên nghiệp không nằm ở số lượng văn bản nhiều hay ít.

Giá trị thực sự nằm ở việc mỗi văn bản đều trả lời rõ:

Áp dụng cho ai?

Ai thực hiện?

Ai kiểm tra?

Ai phê duyệt?

Sử dụng biểu mẫu nào?

Thời hạn bao lâu?

Đầu vào là gì?

Đầu ra là gì?

Lưu hồ sơ ở đâu?

Phiên bản nào đang có hiệu lực?

Khi nào phải cập nhật?

Khi nào phiên bản cũ phải ngừng sử dụng?

Khi hệ thống này được liên kết với chấm công, nghỉ phép, làm thêm, lương thưởng, tuyển dụng, tiếp nhận, thử việc, hợp đồng lao động, nghỉ việc, bàn giao, hồ sơ và báo cáo, doanh nghiệp mới hình thành được một hệ thống quản trị nội bộ có khả năng vận hành thống nhất, kiểm tra được và cải tiến liên tục.

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Trả phòng check-out khách sạn Mua vé máy bay về Việt Nam

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Du lịch Khảo sát thị trường Quảng Châu

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Bắt taxi Đổi tiền tệ Chỉ đường đi

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Đàm phán vàng bạc Thanh toán Giao dịch USDT

Giáo trình Hán ngữ giao tiếp thực chiến Gặp đối tác Trao đổi kinh doanh Vàng bạc